Relokacja czy renegocjacja umowy najmu?
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym zdarza się, że firmy stają przed dylematem: Pozostać w obecnej lokalizacji biura czy zdecydować się na relokację? Wybór ten może mieć istotny wpływ na koszty operacyjne, efektywność pracy i ogólną strategię rozwoju firmy. Z jednej strony relokacja często otwiera nowe możliwości związane z dostępem do lepszej infrastruktury i większej liczby talentów czy z korzystniejszymi warunkami najmu, z drugiej strony pozostanie w dotychczasowym miejscu bywa korzystne ze względu na zachowanie stabilności zespołu, znajomość lokalnego rynku czy nawiązane relacje z klientami i dostawcami.
Przy decyzji o pozostaniu w obecnej lokalizacji warto rozważyć renegocjację warunków najmu powierzchni biurowej. To działanie umożliwi dostosowanie umowy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, zabezpieczy przed nieprzewidzianymi okolicznościami w przyszłości i pomoże przynieść oszczędności finansowe.
Czynsz
Najbardziej oczywistym elementem renegocjacji umowy najmu jest wysokość czynszu i zwykle to ona budzi największe zainteresowanie najemcy decydującego się na pertraktacje. Przedłużenie umowy po obniżonej stawce czynszu może przynieść firmie znaczne oszczędności, zwłaszcza w długoterminowej perspektywie. Niższe koszty najmu zwiększą elastyczność finansową firmy, dając nowe możliwości, na przykład inwestowanie uzyskanych w ten sposób środków w rozwój, innowacje czy nowe technologie, co z kolei może przyczynić się do wzrostu konkurencyjności. Podwyższenie stabilności finansowej może przyciągać inwestorów i poprawić wizerunek firmy w oczach partnerów biznesowych.
Obniżka czynszu może być punktem wyjścia do renegocjacji innych warunków umowy najmu, takich jak: długość jej trwania, warunki wypowiedzenia czy dodatkowe usługi, co może prowadzić do dalszych oszczędności.
Elastyczność warunków najmu
Oprócz renegocjacji czynszu, najemcy coraz częściej skupiają się na elastyczności warunków najmu. Ta potrzeba wynika z rosnącej świadomości przedsiębiorców na temat ryzyka związanego z nieprzewidywalnymi sytuacjami, takimi jak: lockdowny, kryzysy gospodarcze czy konflikty zbrojne. Większa elastyczność pozwala firmom na skuteczniejsze zarządzanie takim ryzykiem. W obliczu niepewności rynkowej firmy chcą mieć możliwość dostosowywania swoich zobowiązań do zmieniających się okoliczności. Opcja skrócenia czasu najmu może być bardzo ważna na przykład na wypadek nagłego spadku popytu na usługi lub produkty. Taka elastyczność – w zależności od sytuacji – może pomóc uniknąć niepotrzebnych wydatków, utrzymać płynność finansową lub zminimalizować straty.
Najemcy negocjują możliwość uzyskania dodatkowych rabatów na czynsz, okresowych zwolnień (np. na start najmu), tymczasowego zwolnienia z opłat w trudnych okresach, a także opcji wcześniejszego zakończenia umowy. Stosuje się zapisy np. o możliwości wypowiedzenia w połowie trwania czasu umowy. Obie strony ustalają wówczas moment, w którym najemca zadeklaruje, czy chce zachować umowę, czy wypowiedzieć ją wcześniej. W takich przypadkach wynajmujący zabezpiecza się dłuższym okresem wypowiedzenia (co najmniej 6 miesięcy).
Elastyczność warunków najmu umożliwia także lepsze dostosowanie się do zmieniających się potrzeb organizacji. Wraz z rozwojem firmy jej wymagania dotyczące przestrzeni biurowej mogą się zmieniać. Możliwość renegocjacji zasad najmu w odpowiedzi na wzrost lub spadek zatrudnienia, zmiany w modelu pracy (np. przejście na tryb hybrydowy) czy potrzebę większej przestrzeni do współpracy zespołowej staje się podstawowa. Firmy, które potrafią szybko dostosować swoje operacje biznesowe do zmieniających się warunków rynkowych, zyskują przewagę. Elastyczność staje się więc ważnym czynnikiem konkurencyjnym. Tego typu zapisy umowne pozwalają na szybsze podejmowanie strategicznych decyzji i lepsze zarządzanie zasobami. Dzięki temu firmy mogą skupić się na innowacjach i rozwoju, zamiast martwić się o sztywne zobowiązania.
Wzrost potrzeby elastyczności powoduje zwiększenie popytu na biura serwisowane i przestrzenie coworkingowe, które oprócz elastycznych warunków najmu oferują dostęp do nowoczesnych udogodnień i infrastruktury.
Zmniejszenie powierzchni
Oszczędności związane z umową najmu przynosi także zmniejszenie zajmowanej powierzchni biurowej. Mniejszy metraż przekłada się na niższe wydatki czynszu liczonego za metr kwadratowy. To z kolei wiąże się również ze zmniejszeniem kosztów eksploatacji związanych z mediami (prąd, woda, ogrzewanie).
Mniejsza przestrzeń to także niższe wydatki na jej wyposażenie. Optymalizacja powierzchni wiąże się z ograniczeniem liczby mebli i sprzętu biurowego, co naturalnie prowadzi do obniżenia kosztów ich zakupu i utrzymania. Ograniczenie zasobów związanych z wyposażeniem z pewnością przyniesie także oszczędności na ich serwisie i konserwacji. Mniejszy metraż oznacza również niższe koszty sprzątania.
Przemodelowanie biura w mniejszej przestrzeni daje szansę na lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów i na poprawę komunikacji i współpracy między pracownikami, co może wpływać na zwiększenie ich motywacji i wydajności. Nowoczesna, dobrze zaplanowana powierzchnia, nawet mimo redukcji metrażu, może przełożyć się na wyższą jakość pracy.
Zrównoważony rozwój metodą na oszczędności
Inwestycje w technologie zwiększające efektywność energetyczną budynków i pozwalają obniżyć rachunki za prąd. Koszt jego zużycia na powierzchni najmu pokrywany jest z budżetu najemcy. Dlatego w umowach stosuje się „zielone” zapisy. Umowy mogą zawierać klauzule umożliwiające najemcom korzystanie z określonych technologii zwiększających efektywność energetyczną. Dzięki zastosowaniu innowacyjnych rozwiązań, takich jak wykorzystanie odnawialnych źródeł energii, inteligentne systemy zarządzania energią, energooszczędne oświetlenie czy zaawansowane systemy izolacji, możliwe jest znaczące obniżenie zużycia energii. W tym kontekście na znaczeniu zyskują budynki certyfikowane między innymi w zakresie ich efektywności energetycznej. Certyfikaty weryfikują zastosowanie technologii redukujących zużycie energii i emisję gazów cieplarnianych.
Im wyższa ocena budynku, tym niższe koszty jego eksploatacji.
Warto także wspomnieć o osobnej certyfikacji dotyczącej środowiska wewnętrznego budynków, w tym wentylacji, oświetlenia, akustyki oraz komfortu użytkowników. Odpowiednie warunki wewnętrzne wpływają na zachowanie zdrowia i dobrego samopoczucia pracowników, przekładając się na ich jakość pracy, co stanowi także istotne zagadnienie w kontekście zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw.
Elementy dodatkowe
Przy okazji renegocjacji można dodać klauzule dotyczące innych udogodnień, z których najemca wcześniej nie korzystał, takich jak na przykład dodatkowe miejsca parkingowe. W umowach na dłuższe okresy (minimum 5 lat) renegocjacja jest także sposobem na pozyskanie od wynajmującego środków na wyposażenie lub rearanżację powierzchni biurowej. W takich sytuacjach najemca decyduje się na pozostanie w obecnym miejscu, ale w jego nowej odsłonie. Przy większych powierzchniach biurowych zachętę do kontynuacji umowy najmu mogą stanowić bonusy finansowe. Wynajmujący może zaproponować je z dowolnym lub określonym celem wydatkowania, na przykład na cele integracyjne najemcy.
Dobre biuro warunkiem sukcesu biznesowego
Biuro to kluczowy element prowadzenia każdej firmy – to tutaj toczy się jej rytm, a zespół realizuje codzienne zadania. Dlatego warto rozważyć renegocjację umowy najmu, aby lepiej dostosować przestrzeń biurową do sytuacji przedsiębiorstwa.
Dialog między wynajmującym a najemcą sprzyja budowaniu trwałych relacji. Otwartość na negocjacje przyczynia się do lepszego zrozumienia potrzeb obu stron, co może prowadzić do długofalowej współpracy. Pertraktacje umożliwiają wypracowanie rozwiązań korzystnych dla wszystkich zaangażowanych, a odpowiednie podejście do negocjacji wpływa nie tylko na warunki najmu, ale również na długoterminowy sukces i rozwój firmy.
