W czasach dużej niepewności gospodarczej elastyczność i możliwość szybkiego reagowania na zmianę założeń stają się kluczowe. Firmy muszą chronić budżet, a jednocześnie mieć pewność, że biura nie zabraknie ani nie będzie go za dużo.
Rozwiązaniem jest biuro flex. To elastyczny model, który pozwala rosnąć wtedy, gdy firma rośnie, i ograniczać koszty wtedy, gdy trzeba je zoptymalizować. Poniżej przedstawiam dwa case studies, które doskonale pokazują, jak biuro flex wspiera wejście na nowy rynek.
Od dwóch do stu siedemdziesięciu osób i to w 15 miesięcy
Do naszej lokalizacji zgłosiła się duża zagraniczna firma, która równolegle otwierała oddziały na trzech europejskich rynkach.
W Polsce zaczynali od dwóch pracowników HR, których zadaniem było przeprowadzenie wyjątkowo dynamicznej rekrutacji. Plan zakładał zatrudnienie 30 osób w ciągu miesiąca i ponad 100 w pół roku. Ambitne tempo, zwłaszcza że w tym okresie bezrobocie wynosiło jedynie 1,2%.
Pierwszy kontrakt – 3 miesiące, by odpalić projekt i jednocześnie zabezpieczyć się na wypadek, gdyby jednak plany okazały się nierealne. W ramach tego kontraktu – możliwość jego przedłużenia z zachowaniem warunków komercyjnych tak, by klient miał pewność i komfort, że jeżeli plan wypali, będzie miał pewność powierzchni na dalszy czas.
To spowodowało, że liczba opcji dla tak elastycznych warunków oczekiwanych przez klienta praktycznie wykluczała tradycyjny najem. Z jednej strony 100 osób dawałoby biznesowe uzasadnienie biura o powierzchni nie mniejszej niż 1000 m2, ale firma nie chciała ryzykować 5-letniego zobowiązania, nie znając polskiego rynku i chcąc zachować dla siebie bufor.
Stąd broker doradzający klientowi skierował się w naszą stronę, by sprawdzić, czy my będziemy w stanie znaleźć rozwiązanie, szczególnie że sam biurowiec, w którym prowadzimy nasze centrum, był nowoczesnym biurowcem klasy A zbudowanym przez grupę Skanska, do której należy Business Link renomowanego globalnego dewelopera.
Dawał więc klientowi odpowiedni standard powierzchni, co miało być dodatkowym atraktorem w tak dynamicznej rekrutacji.
Wyzwania, które (oprócz tak dużej dynamiki wzrostu zespołu) pojawiły się u klienta, to praca trzyzmianowa 24/7 oraz kwestie IT – łącza i bezpieczeństwa.
Oba aspekty byliśmy w stanie obsłużyć. Dzięki usłudze Rotate udostępniliśmy liczbę kart większą niż liczba fizycznych biurek, co zagwarantowało pełny dostęp do dedykowanej przestrzeni dla wszystkich pracowników. Zaawansowana infrastruktura IT, serwerownie i możliwość kolokacji w prywatnych szafach RACK spełniły wymagania technologiczne organizacji.
Plany, ku mojemu zaskoczeniu, okazały się niedoszacowane i rekrutacja poszła wyjątkowo sprawnie. Już po 2 miesiącach organizacja zatrudniała ponad 60 osób pracujących na naszej powierzchni.
To wygenerowało nowe wyzwanie logistyczne: masowy onboarding. Dedykowane biuro klienta nie było projektowane pod tak duże grupy. Rozwiązaniem okazała się nasza przestronna sala szkoleniowa. Klient dostarczał harmonogram szkoleń, a my rezerwowaliśmy przestrzeń tak, aby zapewnić komfortowe warunki wdrożenia. Co istotne, klient płacił wyłącznie za realne wykorzystanie sal, a nie za ich utrzymanie na wyłączność, co znacząco optymalizowało koszty. Jednocześnie mniejsze sale spotkań idealnie wspierały intensywny proces rekrutacji kolejnych osób.
Po dziewięciu miesiącach pojawiła się kolejna potrzeba – powiększenie zespołu o dodatkowe 50 stanowisk w bardzo krótkim czasie, bez wcześniejszej zapowiedzi. Jednocześnie firma wprowadziła nowy wymóg bezpieczeństwa – pracownicy różnych projektów nie mogli mieć dostępu do biur innych działów. Nasz system kontroli dostępu umożliwił błyskawiczne nadanie indywidualnych uprawnień dla każdej osoby, eliminując problem od ręki.
W ciągu 15 miesięcy klient „urósł” z 2 do ponad 170 osób. Gdy ustabilizował działalność, przeszedł na tradycyjny najem, zgodnie ze swoim pierwotnym planem.
Elastyczne rozwiązania, które mu zapewniliśmy, pozwoliły zminimalizować ryzyko, zachować kontrolę kosztów i zbudować jeden z trzech najbardziej udanych projektów ekspansyjnych firmy w Europie. Projekt w Polsce, jeden z trzech z tego okresu, okazał się największym sukcesem. I wiem, że nasze rozwiązania i usługi były jednym ze znaczących czynników mających wpływ na efektywność tego projektu w tym wymagającym okresie skalowania biznesu w Polsce.
Dynamiczny klient IT – ponad 4-krotny wzrost w niecałe 2 lata
Jest lipiec 2021 roku, jeszcze czasy pandemii. Trafia do nas zgłoszenie na 10 stanowisk od firmy z branży IT.
Jeszcze przed przedstawieniem oferty zapotrzebowanie rośnie do 30 stanowisk. Wstępne parametry komercyjne zostały zaakceptowane przez klienta, przyszedł czas na wybór jednego z dwóch wariantów docelowej powierzchni, które zaproponowaliśmy.
Wybór padł na większy sektor, który przewidywał znacząco więcej stanowisk pracy. Z perspektywy klienta było istotne, by zabezpieczyć więcej miejsc na przyszły rozrost zespołu. Do tego dochodziły obawy (jak się niestety okazało – słuszne), że firma będzie zmuszona ściągnąć swoje zespoły zza wschodniej granicy w związku z sytuacją na Białorusi i Ukrainie.
Tym bardziej kluczowe było zabezpieczenie takiego biura, które dawało komfort i gwarancję odpowiedniej dostępności stanowisk do pracy.
Jednocześnie klient miał na moment podpisania umowy budżet mocno skorelowany z liczbą faktycznie potrzebnych na start stanowisk. A większa powierzchnia oznaczała naturalnie wyższe koszty. Wypracowaliśmy więc rozwiązanie, które wprowadzało opłatę rezerwacyjną (znacząco niższą od normalnej ceny stanowiska) za wszystkie stanowiska, które nie będą używane w sektorze.
Dawało to klientowi pomieszczenia, które były zarezerwowane na wyłączność oraz jasno określony mechanizm i przewidywalność kosztów przy dalszym rozwoju zespołu. Klient zaakceptował to rozwiązanie jako świetny kompromis między ceną a proponowanymi usługami i rozwiązaniami.
Kiedy warunki komercyjne były potwierdzone, w procesie pojawił się dział IT klienta, który włożył do procesu nowe oczekiwania, niekomunikowane uprzednio wewnętrznie do osoby, która za proces odpowiadała.
Poza oczekiwaniami w zakresie dedykowanej szafy RACK w serwerowni, wydzielonych sieci LAN i Wi-Fi, pojawiła się też potrzeba wsparcia IT z określonym, nieprzewidzianym standardowo w naszych umowach SLA dla czasu reakcji. Wymagania klienta były mocno rygorystyczne. Ale też ze względu na profil działalności firmy każda dłuższa przerwa wynikająca z jakichś potencjalnych problemów technicznych była zbyt dużym ryzykiem, by nie przewidzieć środków je niwelujących.
Wiedzieliśmy, jak ważny jest to dla klienta aspekt, więc stworzyliśmy nową dedykowaną i szytą na miarę usługę. Klient otrzymał gwarancje wsparcia, dedykowaną linię kontaktową oraz jasne zasady SLA pod dane sytuacje – dokładnie to, czego oczekiwał. To spowodowało, że mogliśmy przejść do sformalizowania współpracy.
Współpraca się rozpoczęła, mechanizmy dobierania kolejnych stanowisk zostały uruchomione jeszcze w pierwszym kwartale współpracy. Sytuacja zmieniła się po raz kolejny w lutym 2022 roku. Konflikt za wschodnią granicą spowodował, że klient potrzebował trzykrotnie zwiększyć liczbę posiadanych pierwotnie stanowisk i to praktycznie od ręki.
Ponownie szybkość działania i dynamiczna możliwość dobrania powierzchni pozwoliły na rozwiązanie tego wyzwania i na koniec Q1 2022 klient miał już u nas ponad 100 stanowisk i jeszcze więcej pracowników korzystających z powierzchni. Mając uregulowaną sytuację biurową, klient mógł bezpiecznie zwiększać liczebność zespołu oraz prowadzić konsekwentną rekrutację.
Po 2 latach współpracy zajmowana przez klienta powierzchnia i liczba stanowisk urosły ponad 4-krotnie.
Podsumowanie
Dynamiczne wejście na nowy rynek to jeden z najbardziej wymagających momentów w życiu organizacji, zwłaszcza gdy towarzyszy mu niepewność gospodarcza, presja szybkiej rekrutacji i konieczność zachowania wysokiej efektywności operacyjnej. Tradycyjny model najmu biura nie zawsze pasuje do takich wyzwań. To właśnie w takich warunkach elastyczne biura flex pokazują pełnię swojej wartości, stając się kluczowym narzędziem ograniczania ryzyka i budowania przewagi konkurencyjnej.
Oba opisane case studies, zarówno hiperdynamiczny projekt globalnej organizacji, jak i czterokrotny wzrost firmy IT w niespełna dwa lata, pokazują, że flex nie jest jedynie alternatywą dla klasycznego najmu. Jest modelem zaprojektowanym do dzisiejszej zmienności, w którym tempo zmian, skalę potrzeb oraz nieprzewidywalność można obsłużyć szybko, precyzyjnie i bez obciążania przedsiębiorstwa długoterminowym ryzykiem.
Elastyczny dostęp do przestrzeni, możliwość natychmiastowego zwiększania lub zmniejszania liczby stanowisk, wsparcie operacyjne i IT, rozszerzone SLA, systemy kontroli dostępu czy hybrydowe modele rozliczeń tworzą środowisko, które pozwala firmom skupić się na rozwoju, a nie na walce z ograniczeniami infrastrukturalnymi. Biuro flex staje się realnym katalizatorem ekspansji, bo usuwa bariery finansowe, organizacyjne i czasowe.
Najważniejszą wartością, która wynika z obu historii, jest pewność działania w niepewności. Kiedy plany rosną szybciej niż zakładano, flex pozwala natychmiast skalować przestrzeń. Kiedy sytuacja geopolityczna wymusza nagłą relokację zespołów, flex absorbuje ten wzrost bez utraty ciągłości pracy. Kiedy projekt potrzebuje dodatkowego miejsca, większych wymogów bezpieczeństwa lub specjalistycznej infrastruktury IT, flex adaptuje się bez przeciążania budżetu.
Właśnie dlatego elastyczny model okazał się w obu przypadkach nie tylko rozwiązaniem praktycznym, ale wręcz strategicznym. Firmy mogły działać szybciej, bezpieczniej i pewniej. A sukces polskiego projektu największej w Europie ekspansji jednego z klientów potwierdził, że właściwie wdrożony flex realnie zwiększa szanse powodzenia skalowania biznesu.
W świecie, w którym nic nie jest stabilne, elastyczność staje się nowym standardem bezpieczeństwa operacyjnego, a biuro flex – jednym z najważniejszych narzędzi rozwoju współczesnych organizacji.
