Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

29 kwietnia 2022

NR 2 (Kwiecień 2022)

Czego potrzebują dziś firmy i biura? Perspektywa firmy i pracownika

0 90

Rzeczywistość nas ostatnio nie rozpieszcza. Niezwykła przewrotność losu wymusza na nas weryfikację planów i wiele zmian strategii działania, dostarcza też emocji, jakich nawet sama pandemia nam nie dała. „Nieprzewidywalność” – to jedno słowo przyprawia dziś wielu zarządzających i pracowników o rozstrój żołądka. Czego w takim świecie i zmienności potrzebują dziś administracje na pierwszym froncie wsparcia? Czego w tym wsparciu potrzebują same firmy i osoby nimi kierujące? Przyjrzyjmy się aspektowi dzisiejszych potrzeb, które w dobie zmienności z pewnością przełożą się na wspólny efekt.

Gdy już myśleliśmy, że pandemia COVID-19 dostarczyła nam wszystkich znaczeń słowa „kryzys”, spadła na nas kolejna bomba. Po jej wybuchu ujawniły się potężne barwy nieprzerobionych spraw, niedopracowanych systemów pracy i problemów kadrowych. Wcześniej nie miały one tak wielkiego znaczenia. Wcześniej przecież tylko chorowaliśmy. Wydawało się nam to końcem świata. Pracownicy szli chorować, czasem wracali po chwili, a czasem po 2 tygodniach. Jednak wracali. Dziś rzeczywistość przyniosła nam jednak totalną zmianę.

I to w niej przyszło nam ponownie zrewidować wszystkie modele zarządzania, wykorzystywane procedury i relacje w zespołach, czyli trzy kluczowe elementy w zarządzaniu każdym biznesem. W czasie pandemii świetnie sobie poradziliśmy. Stworzyliśmy regulamin higieny pracy, dbałości o zdrowie i zmianę pracy. Wiele firm zdało ten egzamin celująco.

Niestety, przyszła nowa rzecz, która ten dopiero co wypracowany model organizacji zburzyła. Wymusiło to przemodelowanie organizacji firmy na jeszcze większą skalę, na którą nikt nie był gotowy. Owo przemodelowanie nie będzie, jak jeszcze 2 lata temu, tylko zmianą systemu pracy ze stacjonarnej na zdalną, wykupieniem aplikacji do przesyłania dokumentów czy zmianą benefitów pracowniczych. Będzie zdecydowanie podlegało całkowitemu dopasowaniu pod konkretny dzień, tydzień, z którym mierzy się pracownik i firma. Skala i perspektywa ulegają dziś zupełnej transformacji.

Zacznijmy jednak od początku.

Jedną z podstawowych dziś potrzeb firm będzie przygotowanie swojego biznesu i ludzi na zagrożenie wojenne. Patrzące w przyszłość przedsiębiorstwo potrzebuje dziś opracować procedury na wypadek ryzyka wojny – od magicznej czarnej teczki, w której umieszczone zostaną najistotniejsze dokumenty firmy, po dyski zewnętrzne z bazą danych i kopiami zapasowymi, a wszystko w jednej teczce, segregatorze, czymś absolutnie ochronnym i bezpiecznym do przewożenia. Nikt nie wie, czy w ciągu godziny nie będzie trzeba przewieźć najważniejszych dokumentów firmy.

Wybór zespołu zarządzania kryzysowego, osób odpowiedzialnych za ewakuację firmy i zaopatrzenia jest kolejnym elementem tej układanki, w której nie może zabraknąć listy osób z poziomu czerwonego (system oznaczeń dla przyjętego podziału ról), przewożących dokumenty i dane top secret/confidential. Zarządzanie pandemią było tylko grą wstępną, która na poziomie zarządzania musi dziś przejść na wyższy stopień.
Gdy myślę o przemodelowaniu biznesu, to nie może zabraknąć zaplecza systemowego – bazy danych, serwery, lecz także wszystkie systemy wspierające codzienną pracę firmy. Nadal wiele firm ma ten element absolutnie niezorganizowany. W styczniu 2022 roku blisko 60% firm deklarowało, że przymierza się do wprowadzenia systemów do elektronicznego obiegu dokumentów w ciągu 2 lat. Przykro mi, ten czas już minął!

Zadaniem tych systemów jest już nie tylko generowanie danych. Pogłębiając galopującą transformację, musimy myśleć o ich elastycznej zmianie dostosowanej do nowego. Wsparcie systemowe musi być szybsze nawet, nim my, jako zarządzający, pomyślimy. Warto sprawdzić z dostawcą rozwiązania, czy aby na pewno są dziś gotowi na przeniesienie własnego biznesu, gdyby sytuacja tego wymagała, zadając im pytania:

POLECAMY

  • czy mają sami opracowany plan awaryjny?
  • czy zapewnią płynny dostęp do serwerów w przypadku choćby cyberataków?
  • czy sami mają własne kopie zapasowe systemów?

Choć może się to wydawać trywialne, w obliczu nieprzewidywalności może się to okazać jednym z ważniejszych rozwiązań, by przetrwać. To takie systemy będą dziś na rynku wygrywać. I to za takimi warto będzie podążać, oddając im pod opiekę własne zaplecze danych.

Systemy i opracowane procedury będą fundamentem do zaplecza miękkiego.

O ile system może rozesłać mailing, wysłać powiadomienia, zająć się przepływem danych, o tyle komunikacją z innymi, utrzymaniem relacji i spokoju ducha w zespole już nie. Żadna sztuczna inteligencja nam tego nie zastąpi.

Jak swierdził Jeroen Tiel z firmy Randstad:
„Maszyny i AL mogą zastąpić człowieka przy wykonywaniu czynności lub przy obliczeniach i już to robią, ale nie zastąpią go w bezpośrednim kontakcie, przy którym istotne będzie wykazanie się zwykłym zrozumieniem”.

Faktem jest, że rozwiązania technologiczne będą się rozwijać i rozgaszczać w biurach. Jednak nie ma możliwości, by AL mógł zastąpić empatię ani emocje człowieka. On nie załatwi transportu z granicy, przewiezienia teczki z dokumentami ani rozmowy o strachu z członkami zespołu firmy. Za ten etap przemodelowania organizacji będzie odpowiadać administracja. To ona jest dziś na pierwszym froncie – zupełnie tak jak podczas wybuchu pandemii.

Administracja jest często zespołem wsparcia pracowników, ich rodzin i reagowania na komunikaty o sytuacji. Pracownicy stojący dziś na czele administracji są wywołani do tablicy, a ich rola w zaledwie miesiąc samoistnie uległa całkowitej transformacji. Uczą się nie tylko zarządzania kryzysowego, lecz także większej uważności na emocje, reakcje i radzenie sobie ze stresem. Oni pierwsi go doświadczają i odbierają ze wszystkich stron. I ten poziom odbiega zupełnie od tego z czasów pandemii.

Kiedy więc sytuacja światowa wymusza na nich takie podejście, ich zmiana, którą dopiero co prognozowałam w styczniu, dziś staje się wymogiem. I w tym oczekiwaniu i potrzebach zmienia się całkowicie ich rola. Z zarządzającymi biurem, dokumentami i kalendarzem stają się osobami, które wykonują oprócz tego wszystkiego coś więcej – stają się wsparciem dla każdego pracownika, dla którego są pierwszym kontaktem w firmie. Pracownicy administracji często uczą innych, jak rozumieć odczytane w sieci informacje, nawet odróżniać fake news od prawdziwych faktów. Rozmawiają z pracownikami, poświęcając im należyty czas i uwagę. Podpowiadają emocjonalne rozwiązania, które decydują za opanowane podejście do pracy, wykonywanych zadań i często do rozumienia ich problemów rodzinnych.

I jak to powszechnie bywa, są chwile dobre, ale i złe. Dokładnie w tych drugich będą potrzebować dodatkowego wsparcia, być może tego chroniącego je przed zmęczeniem. Bycie na pierwszej linii frontu potrafi bardzo szybko wypalić z sił witalnych i chęci do pracy. W sytuacji skrajnego zmęczenia takie osoby mogą chcieć wrócić na niższe stanowisko, byleby odpowiedzialność i poziom stresu były mniejsze. Mogą także odejść z pracy i się przebranżowić, by samotnie nie doświadczać ogromu emocji. W tej samotności doświadczeń i wsparcia dla innych łatwo zapomnieć o sobie, a co dopiero o pracowniku.

Z tego powodu, tak jak zarządzający dziś potrzebują zrozumienia dla trudności podejmowanych decyzji, tak samo osoby odpowiedzialne za administrację muszą mieć wsparcie.

W sytuacji nieprzewidywalności na wagę złota będą dziś „złote kule wróżki Kariny” – pół żartem, pół serio warto dziś pochylać się nad eliminacją marnotrawstwa energii i to nie tylko w kwestii organicznych biur, lecz kwestii zarządzania tą energią. Owa wspomniana przeze mnie kula to wsparcie, które dziś dostępne jest nawet niewielkim kosztem. A chyba już wszyscy wiedzą, że patrząc tylko z perspektywy kosztów, nie zapewnimy sobie bezpieczeństwa na miarę nieprzewidywalnych wydarzeń.

Wsparcie, jakiego potrzebują dziś zarówno firmy, jak i pracownicy, to pomoc ekspertów do spraw zarządzania zmianą i kryzysem, optymalizacji pracy i wsparcia mentalnego. To są trzy czynniki najbardziej wpływające na potrzeby dzisiejszych firm, a zarazem potencjał, który może przetrwać nawet nieprzewidywalne.

Dziś świadomość potencjalnych zagrożeń, możliwych z ich tytułu strat, opcji bezpieczeństwa będzie ogromną wartością, bo świadomość jest lepsza od nieświadomości. A zniwelować sobie to ryzyko pragnie dziś właściwie każdy. Właśnie dlatego w dobie zmiany warto sięgać po rozwijające perspektywę narzędzia z zarządzania makro i mikro.

Przypisy