Autor: Urszula Rowińska

Rzeczywistość nas ostatnio nie rozpieszcza. Niezwykła przewrotność losu wymusza na nas weryfikację planów i wiele zmian strategii działania, dostarcza też emocji, jakich nawet sama pandemia nam nie dała. „Nieprzewidywalność” – to jedno słowo przyprawia dziś wielu zarządzających i pracowników o rozstrój żołądka. Czego w takim świecie i zmienności potrzebują dziś administracje na pierwszym froncie wsparcia? Czego w tym wsparciu potrzebują same firmy i osoby nimi kierujące? Przyjrzyjmy się aspektowi dzisiejszych potrzeb, które w dobie zmienności z pewnością przełożą się na wspólny efekt.

Ostatnie 1,5 roku całkowicie zmieniło oblicze pracy biurowej. Zreorganizowaliśmy swoją przestrzeń, wprowadziliśmy nowe systemy, narzędzia i zasady organizacji pracy. Można powiedzieć, że te sprawy mamy już opanowane. Te procesy w mniejszym lub większym stopniu mamy już wdrożone. Choć tu pojawia się pierwsze zagrożenie. Czy wdrożony sposób organizacji na czas kryzysu pandemicznego, nie zostanie już na stałe w firmie?

Błyskawiczna transformacja dzieje się na naszych oczach. Z niesamowitą precyzją weryfikuje podstawowe pojęcia, którymi kierowaliśmy się na poziomie globalnym, lokalnym i jednostkowym. Wartości wydające się niegdyś ponadczasowe – gasną w nierównym starciu z kryzysem, zaglądającym w oczy nam wszystkim. Perspektywa ta może brzmieć nieco pesymistycznie, jednak faktem jest, że nowa rzeczywistość wprowadziła upgrade do definicji zmiany.

Skuteczna organizacja biura, nie tylko w aspekcie samej przestrzeni, ale też przepływu pracy – wymaga godzenia różnych interesów. Bardzo często mówi się tutaj o potrzebach pracownika i pracodawcy, jednak nie jest to jedyne pole wymagające współpracy. Okazuje się bowiem, że istnieje jeszcze jeden bardzo ważny czynnik wpływający na organizację biura. Jest nim różnorodność pokoleniowa pracowników. Czy można pogodzić indywidualne predyspozycje i preferencje, aby stworzyć miejsce, w którym każdy (niezależnie od wieku) będzie czuł się dobrze? Przyjrzyjmy się temu nieco bliżej.

Sprawne funkcjonowanie biura przekłada się na realne wyniki, jakie osiąga firma. Jej wielkość nie ma tutaj dużego znaczenia, ponieważ każda tego typu organizacja ma właściwe dla siebie i swojej struktury rozwiązania administracyjne. Nie wszystkimi można jednak łatwo zarządzać, co dowiódł chociażby kryzys związany z wiosennym uderzeniem pandemii. Biorąc pod uwagę, że tymczasowe trudne okoliczności mogą zagościć w Polsce i na świecie nieco dłużej, warto rozejrzeć się za nieco bardziej elastycznymi środkami, które jednocześnie pozwolą skutecznie kontrolować sytuację firm. Mowa tutaj o podejściu procesowym w administracji biurowej.