Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

15 grudnia 2020

NR 6 (Grudzień 2020)

Różne pokolenia – jedno biuro

27

Skuteczna organizacja biura, nie tylko w aspekcie samej przestrzeni, ale też przepływu pracy – wymaga godzenia różnych interesów. Bardzo często mówi się tutaj o potrzebach pracownika i pracodawcy, jednak nie jest to jedyne pole wymagające współpracy. Okazuje się bowiem, że istnieje jeszcze jeden bardzo ważny czynnik wpływający na organizację biura. Jest nim różnorodność pokoleniowa pracowników. Czy można pogodzić indywidualne predyspozycje i preferencje, aby stworzyć miejsce, w którym każdy (niezależnie od wieku) będzie czuł się dobrze? Przyjrzyjmy się temu nieco bliżej.

Pokolenia na rynku pracy przyjmują wprawdzie różne definicje, jednak najczęściej wymienia się wśród nich baby boomersów (stopniowo odchodzących na emeryturę), a także pokolenia X, Y oraz Z. Ich szczegółowe analizy można znaleźć w rozmaitych publikacjach. Na potrzeby niniejszego artykułu kluczowa okazuje się postawa przedstawicieli poszczególnych generacji względem swojej pracy i zajmowanego stanowiska, a także preferencje dotyczące rodzaju relacji w zespole.

POLECAMY

Sylwetki różnych pokoleń

Pracownicy z pokolenia baby boomers (roczniki 1946–1965) rzadko zmieniają swoje miejsca pracy czy zajmowane stanowiska. Chętnie dzielą się wiedzą i doświadczeniem, znacznie gorzej radzą sobie natomiast w sytuacjach konfliktu. Mają również trudność z przyjmowaniem informacji zwrotnej. Liczy się dla nich praca jako proces, a nie tylko jej rezultat.

Przedstawiciele pokolenia X (z roczników 1965–1979) są lojalni wobec swojego pracodawcy i godni zaufania. Cenią sobie możliwość rozwoju i stawiają na różnorodność, a własne działania ukierunkowują przede wszystkim na rezultat. Dobrze radzą sobie z technologią, jednak preferują tradycyjny sposób komunikacji i papierowe archiwa.

Osoby z pokolenia Y (roczniki 1980–1989), określani często mianem milenialsów, są pracownikami wielozadaniowymi, chętnie podejmującymi nowe wyzwania zawodowe. Angażują się w obowiązki, które traktują jako interesujące, dość elastycznie przy tym podchodząc do samego miejsca i godzin pracy. Co ciekawe, trudno stać się autorytetem dla milenialsów, ponieważ realne kompetencje mają dla nich większe znaczenie niż przyjęta w firmie hierarchia. Chętnie angażują się w dyskusje, a własną wygodę cenią często bardziej od oczekiwań stawianych przez pracodawcę.

Pracownicy z pokolenia Z (począwszy od rocznika 1990) właściwie nie pamiętają czasów, w których nie było jeszcze internetu, dlatego ich sposób pracy jest mocno zdigitalizowany. To osoby kreatywne, otwarte na nowe rozwiązania. Świat wirtualny i realny mocno się u nich zazębiają, dlatego mają problemy z koncentracją i przeprowadzeniem projektów od początku do końca. Pracownicy z pokolenia Z są niepewni co do swojej przyszłości, więc często analizują sytuację i zyskowność swoich działań czy inicjatyw w miejscu pracy.

Obserwujemy, jak na naszych oczach dokonują się w firmach zmiany pokoleniowe. To właśnie one przekształcają rynek pracy, dostosowując go do nowych realiów. Rozumiana w ten sposób kultura zmiany jest w stanie łączyć pracowników różnych generacji, gotowych do wymiany doświadczeń, podnosząc tym samym efektywność zespołu. Można budować relacje znajdujące się ponad podziałami pokoleniowymi mimo różnorodności. Tak przynajmniej prezentują się teoretyczne założenia w ramach biurowej różnorodności generacyjnej.

W czym tkwi problem?

Odpowiedzią na to pytanie jest – jak często bywa w przypadku próby pogodzenia odmiennych interesów w firmie – komunikacja. To ona leży u podstaw sprawnie funkcjonujących zespołów oraz biura, przez które swobodnie przepływają zrealizowane zadania, nie wspominając już o bezpośrednim wsparciu innych działów firmy. Komunikacja świadczy jednocześnie o realnym wsparciu oraz zainteresowaniu problemami, które pojawiają się w miejscu pracy. Pokazuje również poziom zaangażowania w życie organizacji i jest wyrazem indywidualnych aspiracji pracowników. Będzie to miało zatem duże znaczenie w kontekście poszanowania potrzeb przedstawicieli różnych pokoleń w biurze, komunikujących je w zupełnie różny sposób.

W tym miejscu pojawia się wyzwanie w postaci zaangażowania czterech różnych pokoleń funkcjonujących na nieco odmiennych zasadach do wspólnego zorganizowania optymalnych warunków biurowych.

Na czym się skupić?

Warto skoncentrować się na różnorodnych sposobach i formach pracy, biorących pod uwagę potrzeby i predyspozycje przedstawicieli różnych pokoleń pracowników. Celem nie jest tu dodatkowa polaryzacja i eksponowanie tego, co jest wśród nich rozbieżne, ale raczej pozwolenie na swego rodzaju samostanowienie i (kontrolowaną) elastyczność.

Dobre praktyki w tym zakresie pokazała nam pandemia oraz dostępność różnych systemów pracy w obrębie dużych organizacji działających na skalę światową, ale nie tylko. Praca stacjonarna, home office oraz rozwiązania hybrydowe przekazały decyzję w ręce samych pracowników, którzy mogli na pewnym etapie testować poszczególne opcje.

Podobnie prezentuje się kwestia systemów motywacyjnych oraz udzielania informacji zwrotnej. Warto poznać oczekiwania samych pracowników biura w tym zakresie i na tej podstawie stworzyć katalog narzędzi motywacyjnych oraz preferowanych sposobów przekazywania feedbacku. Pamiętajmy, że to doskonała podstawa do przeprowadzania bieżących ewaluacji i wprowadzania zmian w procesach administrowania biurem.

Organizacja pracy

Pracę nad zorganizowaniem biura, które odpowiada na potrzeby przedstawicieli różnych pokoleń, najlepiej zacząć od audytu. Poznanie aktualnej sytuacji w zakresie bieżących procedur oraz panującego w dokumentach porządku lub chaosu pozwala lepiej zrozumieć firmę i panujące w niej zasady. Kolejnym krokiem będzie uporządkowanie wspólnej przestrzeni, ułatwiające dostęp do zasobów biura, potrzebnych w codziennej pracy. Na tym etapie można przejść do nieco bardziej złożonego zadania, bez którego organizacja pracy administracyjnej firmy się nie powiedzie.

Mowa o przygotowaniu procedur, czyli harmonogramów do procesu, który jest spisany i uporządkowany. Procedury stanowią więc narzędzie pozwalające sprawnie zarządzać biurem, głównie dzięki rozłożeniu pewnych stałych czynności na proste, zrozumiałe dla wszystkich kroki. Właśnie to stanowi sedno sprawnie zorganizowanego biura, uwzględniającego wielopokoleniowość pracowników – dobrze ułożone procedury sprawiają, że wszyscy mogą się do nich stosować, ponieważ są jasne i przejrzyste. To z kolei sprawia, że przekładają się na wzrost liczby zrealizowanych w biurze zadań oraz ogólną komunikację, wolną w znaczniej mierze od potencjalnych konfliktów i nieporozumień.

Dołóżmy jeszcze do tego współpracę zespołu nad przygotowaniem procedur, a zyskujemy wszechstronne narzędzia dostosowane do oczekiwań różnych pracowników i pozwalające im na optymalną dozę elastyczności.

Wprowadzanie procedur do organizacji biura może przebiegać dwutorowo, w zależności od tego, czy będziemy mieć do czynienia z nową czy też istniejącą wcześniej firmą.

W pierwszym przypadku mamy ten komfort, że już na starcie możemy wyposażyć organizację w odpowiednie procedury, a samo ich przygotowanie może się okazać świetnym sposobem na zintegrowanie zespołu. Aby dobrze je opracować, warto poznać kulturę firmy oraz zakładane przez nią wartości. To pozwoli odpowiedzieć na pytanie, w którym kierunku takie procedury mają poprowadzić całą organizację.

Nieco inaczej będzie wyglądała sytuacja w istniejącej już firmie. Dobrze jest wtedy zacząć od poznania aktualnego stanu zaplecza administracyjnego w poszukiwaniu procesów wymagających usprawnienia oraz przestrzeni na wprowadzenie rozwiązań działających zupełnie od podstaw.

Na podobnej zasadzie można stworzyć tzw. manuale odpowiadające poszczególnym stanowiskom w firmie, do których przygotowania najlepiej zaprosić samych zainteresowanych. Będzie to dotyczyło zarówno obecnych, jak i nowych miejsc pracy w firmie. Okazuje się wtedy, że wiele nieudanych projektów czy konfliktów wynikało z problemów w komunikacji, a praca nad takim manualem pobudza „ducha zespołu”, daje poczucie sprawczości, pewność siebie i wspiera przyswajanie informacji. Trudno bagatelizować ten katalog korzyści.

Co z samą przestrzenią?

Chociaż w przeważającej części biur tzw. open space wydają się atrakcyjne, to warto podejść bardziej obiektywnie do tego rozwiązania. Dla wielu pracowników otwarta przestrzeń biurowa działa rozpraszająco, obniżając tym samym produktywność. Duże znaczenie mają tutaj również dotychczasowe przyzwyczajenia, rytuały i nawyki, które open space może skutecznie ograniczać. Aby zaprojektować miejsce pracy, które jest optymalne dla przedstawicieli różnych pokoleń, warto połączyć przestrzeń typowo prywatną z częścią roboczą, otwartą oraz konferencyjną, a także biurową stołówką. Ten rodzaj mieszanego podejścia zaspokoi potrzeby pracowników w zakresie prywatności i komfortu, dając jednocześnie innym miejsce na nawiązywanie relacji i aktywny udział w życiu biura. Powstałe w ten sposób strefy dadzą zespołowi możliwość swobodnego wyboru.
 


Nie zapominajmy przy tym o otwartym dostępie do zdrowej żywności oraz dobrej jakości powietrza w firmie, podobnie jak o naturalnym oświetleniu. Równie ważne będą różnorodne stanowiska komputerowe, pozwalające na zmiany sposobu korzystania z dostępnych sprzętów. Te drobne, wydawałoby się, niuanse w dłuższej perspektywie wpływają na ogólny komfort pracy, dając pracownikom różnych pokoleń dokładnie to, czego w danym momencie potrzebują.

Warunki, w których powstają, a następnie funkcjonują współczesne organizacje, podlegają dynamicznym zmianom. Biorąc pod uwagę postęp technologiczny i aktualne trendy administracyjne, procesy te zachodzą szybciej niż kiedykolwiek. Możemy to zaobserwować zwłaszcza w tak dynamicznym środowisku pracy, jakim jest biuro. To, czy wielopokoleniowość okaże się dla danej firmy wyzwaniem czy trampoliną do sukcesu, będzie odzwierciedleniem wartości danej organizacji oraz poziomu, na jakim rezonują one z pracownikami. Każda różnorodność, nie tylko ta czysto pokoleniowa, pozytywnie wpływa na zespół i nie musi być postrzegana w kategoriach zagrożeń ani potencjalnych konfliktów. Przede wszystkim należy w niej dostrzegać przestrzeń na wzrost efektywności pracy i kreatywności, która jest drogą do rozwoju całej organizacji. W dobrze zorganizowanym biurze wielopokoleniowość będzie miała zatem szansę na okazanie swojego potencjału w pełnej krasie.

Przypisy