Dołącz do czytelników
Brak wyników

Administration&Business

4 listopada 2020

NR 5 (Październik 2020)

Jak zarządzać procesami administracyjnymi w firmie?

0 325

Sprawne funkcjonowanie biura przekłada się na realne wyniki, jakie osiąga firma. Jej wielkość nie ma tutaj dużego znaczenia, ponieważ każda tego typu organizacja ma właściwe dla siebie i swojej struktury rozwiązania administracyjne. Nie wszystkimi można jednak łatwo zarządzać, co dowiódł chociażby kryzys związany z wiosennym uderzeniem pandemii. Biorąc pod uwagę, że tymczasowe trudne okoliczności mogą zagościć w Polsce i na świecie nieco dłużej, warto rozejrzeć się za nieco bardziej elastycznymi środkami, które jednocześnie pozwolą skutecznie kontrolować sytuację firm. Mowa tutaj o podejściu procesowym w administracji biurowej.

Dlaczego podejście procesowe jest tak ważne?

Potrzeba oceny poziomu funkcjonowania biura, organizacji jego pracy, prowadzenia dokumentacji, obowiązków poszczególnych członków zespołu oraz spinającej to wszystko komunikacji pojawia się zazwyczaj, w momencie gdy ta sfera działania firmy zaczyna (mówiąc wprost) zawodzić. Zadania nie są realizowane na czas, a pracownicy nie do końca znają swój zakres obowiązków, nie wspominając już o nieprawidłowościach w prowadzeniu i archiwizowaniu dokumentów. Potrzeba oceny, czyli audytu administracyjnego, wydaje się wtedy rzeczą oczywistą.

Należałoby jednak zrobić krok wstecz i przyjrzeć się temu, gdzie pojawiają się w biurze procesy administracyjne i czego dokładnie one dotyczą. Pozwoli to lepiej zrozumieć kontekst sytuacyjny, w jaki się wpisują, oraz wzajemne zależności między tym sektorem organizacji firmy a pozostałymi, pozornie niezwiązanymi z nim działami.

Co zatem pokazuje perspektywa audytu zewnętrznego? Pozwala przede wszystkim poznać potencjał rozwoju firmy oraz ocenić go niejako od środka, nawet w obliczu trudności dotyczących procesów administrowania biurem. Daje również szansę na pokazanie sposobu pracy różnych członków zespołu, a także łączących ich zależności, nieograniczających się wyłącznie do powiązanych ze sobą zakresów obowiązków. To z kolei umożliwia przyjrzenie się ewidencji dokumentów i korespondencji oraz rutynowym czynnościom, jakie przyjęły się w tym zakresie w danej firmie. Bardzo ważne jest też przeanalizowanie zasad pracy biura, spinających w całość wszystkie wymienione elementy administracji.

Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że podejście do każdej z tych składowych w sposób procesowy nie jest bynajmniej regułą i bardzo często cała trudność w sprawnym zarządzaniu biurem tkwi dokładnie tutaj. Podejście procesowe zakłada bowiem, że wszystkie czynności są ze sobą w pewien sposób powiązane, a jeśli nawet nie bezpośrednio, to chociaż na poziomie swoistej komplementarności.

Można oczywiście zakładać, że pewne obowiązki i czynności dzieją się w firmie niejako samoistnie, jednak w ten sposób odbiera się jej szansę na skuteczne i (niemal) bezbłędne funkcjonowanie. Należy to zatem rozpatrywać nie inaczej jak tylko stratę dla organizacji, którą zwłaszcza w dobie kryzysu nie warto sobie fundować.

POLECAMY

Zarządzanie procesami administracyjnymi – co należy uwzględnić?

Wybrane aspekty zostały już nadmienione wcześniej, jednak dopiero teraz można im się przyjrzeć nieco dokładniej. Tak więc pierwszym z nich będą zasady współpracy. To pierwsze, a zarazem najważniejsze ogniwo, odpowiedzialne za sprawne i skuteczne zarządzanie procesami w biurze. Będzie się na nie składał system wartości firmy oraz wszystkich członków zespołu, ich wymagania i oczekiwania oraz zakres odpowiedzialności, które w połączeniu stanowią przepis na udaną współpracę w firmie.

Drugim ważnym elementem, budującym procesy biurowe, są szeroko rozumiane procedury administracyjne. Można tutaj znaleźć wszystkie reguły postępowania obowiązujące w z góry określonych sytuacjach z życia firmy. Choć swoim ustrukturyzowaniem mogą nieco odstraszać, to jednak oszczędzają czas pracowników, potrzebny na wykonanie zadania, zmniejszając tym samym ilość generowanych w biurze dokumentów oraz związanego z nimi stresu.

Kolejną składową, którą warto uwzględnić w kontekście procesów administracyjnych, jest podział obowiązków. Dobrze, jeżeli są one jasno ustalone już na początku współpracy, dzięki czemu każdy pracownik biura zna zakres swoich zadań oraz wynikającej z nich odpowiedzialności. Składać się będą na niego nie tylko obowiązki przełożonych, ale też zespołu oraz biura rozumianego jako całość.

Wymienione elementy będą się z kolei przekładały na obieg dokumentów i sprawne zarządzanie nimi w firmie. Ewidencja rozumiana jako system wspierający pracowników biura w wyszukiwaniu dokumentów stanowi niejako wizytówkę dobrze zorganizowanej administracji. Na tym jednak taka procedura się nie kończy, ponieważ znajdują się tutaj:

  1. archiwum i jego spis, czyli jednolity, skatalogowany sposób przechowywania dokumentów, pozwalający na sprawne dotarcie do wszystkich jego zasobów – stąd też wynika bardzo ważna cecha archiwum, czyli jego papierowa i cyfrowa forma;
  2. obieg dokumentów, będący planem pracy z dokumentami – co ważne, powinien on być zaplanowany, tak aby wpisywać się w zasady i system pracy w firmie; wymaga więc dostosowania do jej realiów oraz otwartości na ewentualne, późniejsze zmiany;
  3. stały porządek, związany z usystematyzowaniem nie tylko tego, co znajduje się w archiwum, ale również w podręcznych szafach, a nawet na biurkach pracowników – próby porządkowania wszystkiego co kilka miesięcy nigdy nie przyniosą takich rezultatów, jak konsekwentne, codzienne nawyki.

Ostatnim filarem składającym się na efektywne zarządzania procesami administracyjnymi jest komunikacja. Można jej z powodzeniem poświęcić niejedną książkę, co przecież już się stało, nie sposób więc zawrzeć wszystkich informacji na ten temat w jednym, zwięzłym akapicie. Niemniej jednak pewne techniki i sposoby działania związane z komunikacją będą miały swoje bezpośrednie odzwierciedlenie w pracy biurowej i w jej zwinnym zorganizowaniu, do czego zachęca cały niniejszy artykuł.

Zamiast więc skupiać się na teorii, warto przeanalizować praktyczne aspekty stanowisk administracyjnych przez pryzmat właśnie procesów komunikacyjnych. Znalazłyby się tutaj przede wszystkim:

  • częstotliwość przekazywania informacji,
  • sposób informowania poszczególnych członków zespołu oraz mechanizmy funkcjonujące w kontaktach bezpośrednich oraz online,
  • dokładność przekazywanych informacji,
  • sposób przypominania o kalendarzu spotkań, ofertach czy współpracy z działem księgowości,
  • informowanie o problemach i nieprawidłowościach w biurze i poza nim,
  • katalog informacji, które mają być przekazywane dalej, oraz sposób ich przekazywania.

Bardzo dobrą praktyką w zakresie procesowego podejścia do komunikacji w biurze jest systematyczne przeprowadzanie ewaluacji pozwalającej wychwycić najskuteczniejsze elementy oraz te, które wymagają poprawy w przyszłości. Będą do tego służyły m.in. systematyczne spotkania zespołu, polecane minimum raz w miesiącu.

Co wynika z procesowego podejścia do zarządzania administracją?

Istotą procesów dziejących się w biurze jest czas ich trwania, jednak rozumiany zgoła inaczej, niż może się wydawać. Nie chodzi bynajmniej o to, żeby wyznaczać nowe standardy realizacji zadań firmy w tym zakresie, wyciskając z dostępnego czasu więcej niż dotychczas. Wyrabianie norm, choć kuszące, nie jest wynikiem, do którego warto dążyć. Stąd też mowa o nieco innym rozumieniu czasu, a mianowicie jego przewidywalności. Skoro bowiem biuro ma procesowo zorganizowaną pracę, to każde realizowane w nim zadanie przekłada się na większy wspólny cel. Jest więc mierzalne i usystematyzowane w takim zakresie, jaki będzie się wiązał z innymi komplementarnymi zadaniami.

Brzmi jak zespół naczyń połączonych? W rzeczywistości właśnie tym jest biuro i dokładnie tak należy interpretować jego pracę. Wszystkie obowiązki, plany, harmonogramy i procedury uzupełniają się na tyle dobrze, że są w stanie sprawnie wspierać całą administrację, nawet w sytuacjach kryzysowych. Dla nich też przecież tworzone są odpowiednie procedury trzymające firmę w ryzach, z dala od potencjalnego chaosu.

Tak więc korzyści wynikające ze świadomego zarządzania procesami administracyjnymi prezentują się następująco:

  • wprowadzony zostaje ład i porządek, a co za tym idzie, również lepsza organizację pracy,
  • oszczędza się czas, zarówno w perspektywie pojedynczego pracownika, jak i całego biura,
  • zapanowuje się nad przepływem zadań, generując przy okazji mniejszą liczbę dokumentów do późniejszego archiwizowania,
  • wyrobione zostają dobre nawyki wśród członków zespołu,
  • usprawniony zostaje obieg informacji w biurze,
  • obniżeniu ulegają koszty administracyjne,
  • zabezpieczone zostają interesy firmy i stworzone ogólnodostępne zaplecze.

Jak zorganizować procesy, które będą wspierały administrowanie biurem? Należy zacząć od analizy aktualnej sytuacji, wyodrębnić niesprawne procedury, a następnie poznać ich uczestników oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy pracy. Następnie trzeba wyłonić cel, który dany proces ma osiągnąć, oraz określić zmiany, które do niego doprowadzą. Na koniec pozostaje tylko połączenie obecnego stanu z zakładanym za pomocą konkretnych czynności do wdrożenia. W ten sposób powstaje (najprostsza) mapa procesu, gotowa do praktycznego zastosowania.

Nowa perspektywa zarządzania biurem

Większość firm mierzy się obecnie z wyzwaniami administracyjnymi, które nigdy dotąd ich nie dosięgły. Nastały czasy ogromnej niepewności, pokazującej życie biura jak w soczewce, przy czym nie k...

Czasopismo jest dostępne dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy