Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

1 lipca 2021

NR 3 (Czerwiec 2021)

Co czeka biura w nowej rzeczywistości?

0 82

Błyskawiczna transformacja dzieje się na naszych oczach. Z niesamowitą precyzją weryfikuje podstawowe pojęcia, którymi kierowaliśmy się na poziomie globalnym, lokalnym i jednostkowym. Wartości wydające się niegdyś ponadczasowe – gasną w nierównym starciu z kryzysem, zaglądającym w oczy nam wszystkim. Perspektywa ta może brzmieć nieco pesymistycznie, jednak faktem jest, że nowa rzeczywistość wprowadziła upgrade do definicji zmiany.

Spędziliśmy wiele czasu w pandemii, biura musiały się z tym zmierzyć

POLECAMY

– (...) Po roku pracy zdalnej nikt nie liczy już, że będzie „po staremu” – zauważa Jacek Ratajczak, CEO Zonifero. – Nieco naiwna wydaje się bowiem nadzieja na to, że powrócimy do dobrze znanego status quo, które przecież już dawno przestało istnieć.

Co więcej: racja bytu dawnego porządku jest wielce wątpliwa.

Wybuch pandemii stał się punktem zwrotnym dla pracowników, którzy z dnia na dzień musieli zmienić sposób, w jaki wykonywali swoje dotychczasowe obowiązki. Pojawiła się konieczność dostosowania do nowej rzeczywistości poprzez elastyczność w zakresie zmieniających się zadań oraz sposobu ich wykonywania, całego systemu organizacji pracy, a także spajającej wszystko komunikacji w firmach.

Co ciekawe, początkowo większość pracowników była optymistycznie nastawiona do możliwości pracy zdalnej i wyrażała chęć jej kontynuowania również po zakończeniu lockdownu.

Za najwyżej oceniane elementy home office’u wskazywano wtedy (za: Leesman, Home working impact code, 2020):

  • dostępność wszystkich potrzebnych programów i aplikacji (90%),
  • dostępność do najważniejszych informacji (84,9%),
  • wygoda pracy w domu (82,5%).

W praktyce jednak pracownicy borykali się z różnymi problemami w trakcie zmiany swojego sposobu pracy. Wyzwania z tym związane znalazły swoje odzwierciedlenie m.in. w wynikach raportu Perspektywa pracowników. Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021. Tam też 43% badanych wskazało, że największym wyzwaniem przy przejściu na pracę zdalną było zorganizowanie sobie stanowiska pracy. Pracownicy wskazywali także na konieczność radzenia sobie bez wsparcia innych działów firmy czy współpracowników (25%). Potężnym wyzwaniem okazały się też kwestie nieco bardziej psychologiczne, które wynikały z długotrwałego przebywania w izolacji, na co wskazało 21% respondentów. Natomiast dla 12% badanych problemem był brak odpowiedniego sprzętu do pracy. Tylko 8% pracowników borykało się z wyzwaniami związanymi z niedoborem wiedzy i kompetencji niezbędnej do obsługi wprowadzanych w firmach programów.

Szansa czy zagrożenie?

Przejście w tryb pracy zdalnej, do którego zmobilizowała nas pandemia, zrodziło naturalne pytania o efektywność pracowników. Wbrew pozorom większość osób oceniała ją jednak wysoko, ponieważ z powodzeniem udało im się przenieść dobre nawyki organizacyjne do domów, a lepsze planowanie czynności tylko ułatwiło to zadanie. Konieczność poszukiwania rozwiązań – często na własną rękę, sprawiła ponadto, że zaangażowanie w powierzone obowiązki znacząco wzrosło. Można się w tym doszukiwać również reakcji obronnej w odpowiedzi na obawę dotyczącą utraty danego stanowiska czy redukcji etatów w firmach. Efektywność pracowników była zatem obarczona dużą odpowiedzialnością.

Osoby będące na początku kariery zawodowej w firmach lub te, które posiadają dość niskie przychody, odczuły ograniczenia na swojej ścieżce rozwoju. Główną tego przyczyną była mniejsza możliwość interakcji z bardziej doświadczonymi współpracownikami mogącymi podzielić się posiadaną wiedzą praktyczną. Pracownicy z niewielkim stażem stracili również możliwość pełnego zaprezentowania się w środowisku biura.

Bardzo ważną grupą osób, która odczuła utrudnienia w pracy zdalnej czy rozwoju swojej kariery w strukturach firmy, są rodzice. Konieczność godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym sprawiła, że czas ich pracy mocno się wydłużył.

Regularne kontakty z domownikami przełożyły się wprawdzie na zacieśnianie relacji rodzinnych, jednak granica między pracą a odpoczynkiem uległa zatarciu. Na ten aspekt wskazało aż 43% respondentów badania (zob. Carrotspot i in., Zaangażowanie w czasie pandemii. Wpływ COVID-19 i zdalnego trybu pracy na efektywność polskich firm, 2020).

Należałoby się zatem zastanowić nad szeroko pojętym dobrostanem pracowników w obliczu tak wielu nowych wyzwań. Przez ostatni rok przeprowadzono wiele analiz mających ocenić, jaki wpływ na ich samopoczucie miało przejście w tryb pracy zdalnej.

Jak podaje raport Praca z domu (Kinnarps Polska i in., 2020), problem z utrzymaniem względnego work-life balance ma aż 3 na 10 pracowników, nie tylko w perspektywie Polski, ale także globalnego rynku pracy. Stały rytm dnia związany z przebywaniem w biurze działa przecież motywująco. Nie jest to jednak jedyny czynnik wpływający na wspomniany wellness. Bardzo ważne jest również poczucie izolacji spowodowane pandemią, które przekłada się na stopniowy zanik relacji w zespole i spadające poczucie przynależności czy identyfikowania się z wizją firmy. W wielu przypadkach (niesłusznie nazywanych skrajnymi) zmiana organizacji pracy ujawniła osobiste problemy pracowników, związane z odczuwanym stresem, lękiem, zaburzeniami snu, a nawet depresją. Niezbędne jest więc dłuższe pochylenie się nad wyzwaniami tej nowej rzeczywistości, z którymi trzeba się teraz mierzyć.

To ważna lekcja i warto ją odrobić

Środowisko naszej pracy się zmieniło, podążając w kierunku, w którym zmierza cały świat. Od lat mówi się o postępującej ewolucji, teraz jednak zmiany mają charakter iście rewolucyjny i w dłuższej perspektywie mogą zdziałać wiele dobrego dla biurowego ekosystemu.

Człowiek w centrum

Podstawową sferą zmian, które dzieją się na naszych oczach, jest ugruntowanie pracownika w pozycji konsumenta tego, co dzieje się w firmie. Organizacje coraz częściej dostrzegają swoich pracowników, zwracając się w stronę ich potrzeb i oczekiwań.

Bardzo cieszy również to, że sami zainteresowani są mocno świadomi swoich oczekiwań związanych ze zdrowiem, dobrostanem psychicznym oraz dbałością o środowisko naturalne. W dużej mierze to zasługa tzw. pokolenia Y i Z, które jest katalizatorem dla budowanych na nowo brandów pracodawców.

Open space uwolniony

Biuro przestało być synonimem pracy biurowej. Zyskała ona nową, nieograniczoną konkretnymi ramami przestrzeń. Pracownicy doskonale wykorzystali pretekst w postaci pandemii, aby skutecznie upomnieć się o upragnioną elastyczność i kontrolę nad własnym czasem czy sposobem pracy.

Redefinicja biura

Czy możliwość pracy, która nie byłaby związana z konkretnym miejscem, oznacza, że zrezygnujemy zupełnie ze starego porządku? Otóż nie. Znaczenie biura ulegnie jednak zmianie, ponieważ zyska ono konkretne i świadomie budowane cechy jakościowe. Stanie się przestrzenią budowania relacji, transferu wiedzy czy szeroko pojętej pracy kreatywnej.

Siła napędowa w zarządzaniu zmianą

Nie bez powodu zabrakło wcześniej nieco dłuższej wzmianki o zasygnalizowanym na początku spoiwie łączącym firmy w jedną całość, nawet w starciu z trudnymi doświadczeniami ostatniego roku i niepewną przyszłością. Wydaje się być ono potężnym wyzwaniem, które niejedną organizację doprowadziło w czasie pandemii na skraj rozpaczy (i bankructwa). Stało się tak, być może, również dlatego że nie nastąpiła tam niezbędna zmiana sposobu myślenia pozwalająca przechytrzyć system i skonstruować sobie własną trampolinę do sukcesu.

Czy po tak zawiłym, choć dobrze zapowiadającym się przedstawieniu, nie powinna paść wyczekiwana konkluzja? Z pewnością tak i oto ona: siłą napędową zmiany jest komunikacja. Ta sama, która prowadziła do konfliktów podczas transformacji w firmach; dzieliła zespoły, szukała winnych i zatrzymywała projekty na wiele miesięcy w martwym punkcie; ta, która nie pozwalała upomnieć się o czas wolny, podwyżkę czy wyznaczyć własne granice w relacji z przełożonymi; budowała dystans, przynosząc zwątpienie w sens dalszej pracy.

Wiedząc o komunikacji to wszystko, okraszone jeszcze solidną porcją własnych doświadczeń w różnych organizacjach, możemy się teraz pokusić o mały zwrot. Dokładnie taki, który ma 180° – właśnie tyle potrzeba, aby dostrzec siłę napędową niezbędną do skutecznego zarządzania zmianą. Skoro bowiem komunikacja zespołowa sięga niemalże do samych fundamentów firmy i reguluje jej codzienne funkcjonowanie, to czemu tak bardzo jej unikamy? Badania pokazują, że właśnie teraz – w tym kryzysowym czasie – komunikacja jeszcze bardziej zyskała na znaczeniu, ponieważ znajduje się w samym centrum transformacji. Pozwala wszak nie tylko ją monitorować i zrozumieć, ale przede wszystkim odpowiadać na prawdziwe potrzeby pracowników. Firmy coraz lepiej reagują na to, jak zmienia się środowisko biurowe, jednak nie zawsze pamiętają o tym, aby komunikować swoją nową lub po prostu ulepszoną strategię, ważącą na przyszłości organizacji.

Komunikacja w zespole jest jedną z podstawowych i często pomijanych umiejętności. Być może, właśnie dlatego tak bardzo nam jej brakuje. Ale kiedy dobrze ją zaprojektujemy, pojawia się wiele korzyści – nie tylko dla firmy, ale też na poziomie pracowników. Najbardziej dostrzegalne jest usprawnienie bieżącej organizacji pracy i obiegu informacji w firmie. Równie istotny jest przekazywany w komunikatach feedback, wspierający wykonywanie codziennych zadań w biurze. Pozwala on rozwiązać wiele problemów organizacyjno – zarządczych. 

 

Przypisy