Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

3 listopada 2021

NR 5 (Październik 2021)

Trendy w pracy biurowej a realne problemy, z którymi mierzą się dziś firmy – case study

0 397

Ostatnie 1,5 roku całkowicie zmieniło oblicze pracy biurowej. Zreorganizowaliśmy swoją przestrzeń, wprowadziliśmy nowe systemy, narzędzia i zasady organizacji pracy. Można powiedzieć, że te sprawy mamy już opanowane. Te procesy w mniejszym lub większym stopniu mamy już wdrożone. Choć tu pojawia się pierwsze zagrożenie. Czy wdrożony sposób organizacji na czas kryzysu pandemicznego, nie zostanie już na stałe w firmie?

Moja wątpliwość wynika głównie z trenerskiego i audytorskiego doświadczenia. W lipcu szkoliłam pracowników dużej firmy produkcyjnej, w której wprowadzone na czas kryzysu (2007–2008) procedury obowiązują do dziś. Tak, niestety co wdrożone raz, “zastało się” do dziś. A takich przykładów mam znacznie więcej…
Jednym z takich podejść organizacyjnych na czas obecnej pandemii, była praca zdalna. Początkowo całościowa, by następnie (po pierwszym pandemicznym oddechu) przekształcać się w hybrydową. Do czego to doprowadziło? Jak wynika z raportu „Powrót do biura – szansa i wyzwanie. Rynek biurowy a koronawirus” opracowanego przez firmę doradczą Colliers – ponad 3/4 firm (77 proc.) chce pozostać przy hybrydowym modelu pracy w po pandemicznej rzeczywistości.

Pod koniec czerwca tego roku 60% firm pracowało jeszcze w trybie zdalnym, 34% w trybie hybrydowym, zaś 6% wyłącznie z biura.

Możliwość świadczenia pracy zdalnie uzależniona była od wielkości przedsiębiorstwa, wyrażonej poprzez liczbę zatrudnionych pracowników. Zasadniczo, im większe były badane przedsiębiorstwa, tym częściej umożliwiały swoim pracownikom świadczenie pracy z domu. Celowo to podkreślam, gdyż od czasu pierwszej fali spotykam się z dużą ilością mniejszych i średnich firm, które do tego badania nie przystają. Właściwie pracują w trybie całkowitej pracy z biura. I muszę tu podkreślić, że nie tylko ze względu na wymogi czy oczekiwania managerów. Bardziej ze względu na potrzeby pracowników, którzy pracę zdalną uznają za niekorzystną i źle wpływającą na ich efektywność. W domu pracuje się im po prostu znacznie gorzej. Praca z biura umożliwia im skupienie uwagi na pracy, lecz także lepszy kontakt ze współpracownikami.

To dla mnie ważny aspekt, który uważam, warto byłoby wziąć pod uwagę w przypadku robienia analiz rynkowych. Firm mniejszych i średnich jest znacznie więcej, a ich metodologia i specyfika pracy biurowej znacznie różni się od wielkich przedsiębiorstw. Czasem czytając różne raporty i powstające na ich podstawie trendy pracy biurowej, mam wrażenie, że perspektywa mniejszych firm nie jest brana pod uwagę.

Nie zmienia to jednak faktu, że firmy w różny sposób oceniają wpływ pracy zdalnej na produktywność pracowników. Widać to także w badaniach. Jedynie ok. 9% z nich jest zdania, że praca z domu ma zdecydowanie pozytywny wpływ na pracowników. Zasadniczo jednak odsetek przedsiębiorców oceniających wpływ pracy zdalnej na efektywność pracowników w sposób pozytywny i odsetek przedsiębiorców oceniających w sposób negatywny są niemal identyczne, wynoszą odpowiednio około 35% i 37%. Ponadto 28% pracodawców jest zdania, że praca zdalna w ogóle nie miała wpływu na produktywność osób wykonujących pracę.
Jak widać na przykładach powyżej, powielane po wielkroć trendy pracy biurowej nie zawsze się sprawdzają i warto podchodzić do nich z nieco większą rezerwą. Ostrożność powinna być pierwszą myślą po przeczytaniu raportów o trendach. Kolejną, refleksja czy rzeczywiście pasują one do organizacji lub zespołu, którym zarządzam. Idąc dalej, warto brać trendy za inspirację, która wymaga dopasowania do realiów danej firmy.

Pandemia uwydatniła więc wiele różnic, obszarów do pracy i problemów w firmach.

POLECAMY

Jakie główne wyzwania postawiła przed nami praca zdalna?

Były to przede wszystkim:

  • utrzymanie poczucia przynależności do firmy,
  • efektywność pracy zespołowej,
  • zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym,
  • wdrożenie nowych pracowników,
  • komunikacja między pracownikami.

Problemy wymienione powyżej dotknęły także moich klientów, z którymi miałam okazję współpracować przez te ostatnie 1,5 roku. Jednym z nich była warszawska firma, która potrzebowała wsparcia w reorganizacji i zmianie, jakie przyniosła nowa rzeczywistość. Kilkunastoosobowy zespół miał problemy z akceptacją nowego sposobu pracy i dostosowaniu procedur do niej. Gdy rozpoczynaliśmy naszą współpracę początkowy, “drobny” zdaniem zarządzających problem, stał się kilkumiesięcznym projektem.

Z oporu do zmiany systemu pracy, organizacji i obowiązujących zasad, przepracowaliśmy komunikację między członkami tegoż zespołu, jej wpływ na efektywność pracy, aż do utrzymania przynależności najpierw do zespołu, a w dalszej perspektywie do firmy. Dlaczego ten przykład tu wspominam? Gdyż obrazuje wielowątkowość problemów, a jednocześnie ogromny zespół naczyń połączonych w kontekście zarządzania. A wszystko zaczęło się od zmiany na pracę zdalną. Czyli trendu, który pojawił się już przed pandemią i nakazu, który pandemia wymogła na firmach.

Dokładna analiza tego projektu przyniosła nam wiele odpowiedzi, perspektyw i wyzwań, z jakimi mierzyła się wspomniana firma. Ich przedstawienie wymagałoby zapewne zupełnie oddzielnego artykułu. Tym przykładem jednak chciałam pokazać, że nie wszystko jest dla wszystkich. A przynajmniej nie bez przygotowania, analizy, planu wdrożenia i przede wszystkim, dostrzeżenia czynnika ludzkiego. Ten ostatni aspekt zostaje wielokrotnie zapomniany. Niestety, skutkiem tego spada efektywność, zespół przestaje współpracować, pojawiają się konflikty. Zmiana, która miała przynieść wiele dobrego, stała się zalążkiem rozpadu zespołu. Czego przykładem może być historia mojego innego klienta, który tak stracił w pandemii 4 osoby z zespołu.

Uważam więc, że minął zatem bezkrytyczny zachwyt nad pracą zdalną, która początkowo wydawała nam się idealnym rozwiązaniem, mającym zrewolucjonizować oblicze polskich biur. Trendy trendami, ale bez dedykowanych rozwiązań i uważnego przyjrzenia się realiom danej firmy, możemy wyrządzić sobie więcej szkody, niż pożytku. Koszty takiego działania mogą być większe niż zyski. A strata pracownika kosztuje...

Czasopismo jest dostępne dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy