Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

23 marca 2020

NR 5 (Październik 2019)

Projektowanie przyszłości

5

O większości współczesnych projektach biurowych mówi, że są do siebie tak łudząco podobne, jakby ktoś dokonał operacji kopiuj-wklej, dodając, że nie wie, czy to źle. Poddaje w wątpliwość sens prowadzenia badań środowiskowych, mając zastrzeżenia do ich metodologii. Pracuje za to nad systemem automatyzacji procesów projektowych, wierząc, że wkrótce konserwatywna branża nieruchomości się zmieni, ale jednocześnie nie wierzy, że przyniesie to wielkie zmiany w roli architekta w procesie projektowania biura – o swoich przemyśleniach dotyczących projektowania przestrzeni biurowej opowiada nam Zbigniew Kostrzewa, architekt, założyciel pracowni InDesign. 

Podczas majowego Szkolenia Real Estate Management mówił Pan o najczęściej powtarzanym micie, że po wprowadzeniu Activity Based Working (ABW) będziemy mogli zaoszczędzić powierzchnię biurową.

W rzeczywistości jest na odwrót: wprowadzając do organizacji ABW, potrzebujemy więcej miejsca. Skąd wzięło się to błędne przekonanie i z czym to się wiąże?

Myślę, że wzięło się to ze starych przyzwyczajeń. Kiedyś, kiedy przechodziło się z układu gabinetowego na open space, współczynnik zaoszczędzonej powierzchni wynosił 15–20% na osobę. Myślę, że niektórzy żyją nadal w przeświadczeniu, że tak jest. Jednak powierzchni Activity Based Working w żaden sposób nie można nazwać „kurnikiem". Ludzie zapominają o tym, że tą powierzchnią nie jest tylko open space i aby wymuszała ona oczekiwane interakcje, muszą zostać uwzględnione na niej dodatkowe funkcje. Wielu pracowników myśli, że open space to po prostu open space, nie rozumie, czym jest Activity Based Working.

Jeśli ktoś będzie próbował robić ABW, robiąc typowy open space z wieloma salkami, to się to nie sprawdzi. Przestrzeń wtedy nadal będzie mieć wady otwartej przestrzeni, które przeszkadzają pracownikom, czyli głównie złą akustykę czy brak prywatności. Wzorcowe powierzchnie zgodne z koncepcją Activity Based Working zakładają min. 15–20 m na osobę, wiąże się to np. z możliwością komfortowej pracy w ciszy, skupieniu.

Czasami to niektórzy agenci nieruchomości mogą źle podpowiedzieć klientom i wprowadzić ich w błąd, mówiąc, że rezygnując z układu gabinetowego na rzecz mniejszej nowoczesnej przestrzeni open space’owej, opartej na ABW, zaoszczędzą na czynszu. Po wynajęciu powierzchni może okazać, że w ogóle nie nadaje się ona na wprowadzenie Activity Based Working, tylko na zwykły open space, czyli nielubiany przez pracowników „kurnik".

Zdarza się, że pracownicy żalą się w internecie, że po wprowadzonych zmianach nie mają gdzie usiąść w nowym biurze.

Owszem, były takie przypadki na rynku. Wiadomo, że kiedy rozmawia się z dyrektorem finansowym, trudno powiedzieć mu, że będzie musiał wynająć większą powierzchnię, żeby wymusić na pracownikach dodatkowe aktywności. Dlatego firmy oferujące usługi związane z workplace, konkurując o klienta, mogą chcieć przekonywać go o przyszłych oszczędnościach. Niestety, w konsekwencji takich działań niektórzy najemcy niedługo po przeprowadzce musieli wynająć dodatkową powierzchnię. Jednak czasami wszystkie powierzchnie w budynku są już wynajęte i wtedy taki ruch po prostu nie jest możliwy. Dlatego przestrzegam najemców przed wiarą we wszystkie niesprawdzone rady, szczególnie udzielane przez tych, którzy obiecują zbyt wiele. 

Będąc organizacją, która się przeprowadza, trzeba też od początku wiedzieć, na czym najbardziej nam zależy. Koncepcja pracy Activity Based Working nie jest dla każdego. Jeśli ktoś chce przede wszystkim zaoszczędzić na powierzchni, może powinien zrobić coś w stylu mixu open space’u z wydzielonymi przestrzeniami.

Przede wszystkim musimy pamiętać, aby wcześniej myśleć o tym, jakie są nasze główne założenia projektowe. Dlatego, że architekt może zrobić tylko to, na co pozwalają mu powierzchnia i warunki budynku.

Czy można powiedzieć, że zbyt późna współpraca z architektami to częsty problem podczas procesu przeprowadzki i aranżacji nowego biura?

Im wcześniej architekt jest obecny w procesie, tym lepiej dla projektu. Myślę, że powinien być obecny już na etapie wyboru short listy, czyli 2–3 budynków, z którymi będziemy negocjować. 

Jeśli tak nie będzie, może później się okazać, że zabraknie nam powierzchni na realizację założeń najemcy, czyli np. na zrobienie funkcji, które decydują o tym, że mamy nowoczesną powierzchnię biurową. Może też zabraknąć nam funduszy na założony standard wykończenia powierzchni, ponieważ to właśnie architekt najlepiej orientuje się w kosztach danego standardu. Ostatnim problemem może być brak realizacji założeń klienta co do powierzchni, gdy na przeszkodzie staną przepisy prawa dotyczącego kwestii ppoż. lub aspektów technicznych budynku.

Obserwacje przy mniejszych powierzchniach nie mają większego sensu, zresztą przy wielu powierzchniach go nie mają. Przede wszystkim dlatego, że pokazują, jak firma funkcjonuje w danym momencie, na danej powierzchni. 

Jeśli pracownicy mają złe warunki pracy przy swoim stanowisku, mogą po prostu od nich uciekać.

 

Wspominał Pan, że Państwa pracownia nie robi już badań środowiskowych.

To prawda. Z reguły zajmują się tym firmy doradcze. Wydaje mi się to kolejnym mitem, że wszystkie firmy, zmieniając powierzchnię biurową, powinny robić badania. Dlatego, że np. przy mniejszych powierzchniach więcej możemy dowiedzieć się z rozmowy z poszczególnymi działami. Przyznam też, że wyniki badań często dają nam bardzo mało informacji, co skutkuje tym, że później musimy powtarzać projekt. Badania mówią więcej o specyfice pracy, o możliwościach rozwoju firmy, nie są jednak konkretnymi założeniami projektowymi. Wiele firm widzi, że badania tak naprawdę niewiele wnoszą, i rezygnuje z nich. Choć oczywiście jeśli są oferowane w pakiecie, to czemu nie mielibyśmy z nich skorzystać?

Moim zdaniem, obserwacje przy mniejszych powierzchniach nie mają większego sensu, zresztą przy wielu powierzchniach go nie mają. Przede wszystkim dlatego, że pokazują mi, jak firma funkcjonuje w danym momencie, na danej powierzchni. Jeśli pracownicy mają złe warunki pracy przy swoim stanowisku, mogą po prostu od nich uciekać. Współczynnik zajętości biurek nie mówi nam, jakie mamy procesy w firmie, z jakimi problemami się mierzymy. W wielu typach firm wyniki obserwacji są podobne, ponieważ wynikają ze specyfiki pracy danej branży, np. finansowej, prawniczej itd., w zależności od charakterystyki pracy.

Natomiast jeśli chodzi o ankiety, to niestety spotkałem się z wieloma źle przygotowanymi arkuszami. W mojej opinii stanowią one bardziej proces chanage managementowy niż realny czynnik wpływający na projektowanie. Problemy z badaniami wynikają z ich metodologii. Być może są na rynku wartościowe ankiety, które stawiają pytania odnoszące się podświadomości pracowników i dotyczące komfortu pracy, tylko po prostu się z nimi nie spotkałem. Jednak te, które znam, zawierające proste pytania o oświetlenie, dojazd do miejsca pracy, o zieleń, wentylację, zakładają oczywiste odpowiedzi. Każdy przecież chce, żeby jego warunki pracy były jak najlepsze. Nie znam osoby, która napisałaby, że chce mieć źle oświetlone biurko czy złą klimatyzację.

Może wobec tego porozmawiamy bardziej o tym, co warto robić. Pracuje Pan teraz nad wprowadzeniem sztucznej inteligencji do procesu projektowego. Może Pan o tym więcej opowiedzieć?

Aktualnie proces projektowy jest bardzo nieuporządkowany. Proces zmiany powierzchni biurowej dzieli się na 4 etapy: wybór budynku, proces projektowania powierzchni proces budowlany, zasiedlenie i praca na nowej powierzchni.

Kiedy firma się już przeprowadzi, zaczyna zarządzać nową powierzchnią biurową. Jeśli zacznie używać do tego nowoczesnych technologii i analizować użytkowanie swojej powierzchni, może wpływać na jej zmianę w przyszłości poprzez wygenerowanie precyzyjnych wytycznych do kolejnego projektu. Na rynku brakuje teraz spójnego systemu, który przeprowadzałby klienta przez cały proces. Mimo że najważniejsza w procesie jest firma, która chce się przeprowadzić, czasami się o tym zapomina. Agencja, deweloper, architekci, dostawcy – wszyscy pracują w ten sposób, że wysyłają do niego osobne informacje mailowe z załącznikami. Każdy używa innych plików generowanych w różnych programach. Kiedy najemca wprowadza się na nową powierzchnię, z reguły nie wie, co się w niej zmieniło, gdzie znajdują się teraz dane biurka, pracownicy itd. Nikt nie prowadzi aktualizacji planów, brakuje wypracowanego standardu, który sprawiłby, żeby firma, która się przeprowadza, miała narzędzie pozwalające mu na wirtualne przeniesienie biurek i od razu poproszenie firmy meblowej o wykonanie
tego. Cała komunikacja z klientem a architektami, deweloperami, dostawcami opiera się na wysyłaniu maili, które zawierają wiele wersji rodzących wiele pytań i wątpliwości. 

Dlatego pracujemy nad systemem, który dzięki automatycznym procesom projektowym przeprowadza klienta przez cały projekt. Już na etapie wyboru budynku klient może się do niego zalogować i zobaczyć swoje space plany w 2D, 3D, VR, AR. Wdrażamy teraz ten system z jednym z największych deweloperów. Kiedy budynek zostaje już wybrany, architekt wraz z klientem zarządza procesem projektowym. Później korzystają z tego firmy budowlane, meblowe i inni dostawcy. Plusem tego systemu, poza dostępem do automatyzacji procesów projektowych, jest też przystępność informacji dla klienta.

Czy to jest już ukończony projekt? 

W większości tak, elementy są wdrażane na bieżąco. Teraz pracujemy nad tym, aby system budował model akustyczny dla całej przestrzeni, czyli możemy, wirtualnie się poruszając, sprawdzić, jak będzie zmieniała się akustyka poprzez zastosowanie różnych materiałów, jednocześnie analizując wizualny model. 

Jest to jeden z wielu modułów, które mają zmienić sposób pracy nad projektem powierzchni biurowej.

Dzięki obecności ich wszystkich na jednej platformie w znaczący sposób ułatwiona jest komunikacja między wszystkimi stronami biorącymi udział w procesie zmiany powierzchni biurowej.

Podsumowując, system będzie miał następujące funkcje: automatyczne generowanie planów, wizualizacja ich w 2D, 3D, pmoc technologii VR i AR , wyceny meblowe, fit-out, analizę akustyczną, zarządzanie procesem projektowym, informowanie w czasie rzeczywistym,  integrację formatów plików używanych w procesie i przedstawianie ich w przystępnej wizualnie dla klienta formie . 

Cała komunikacja z klientem a architektami, deweloperami, dostawcami opiera się na wysłaniu maili, które zawierają wiele wersji rodzących pytania i wątpliwości. 

 

Jak Pana zdaniem będzie się rozwijał cały rynek workplace’owy?

Ofert...

Ten artykuł dostępny jest tylko dla Prenumeratorów.

Sprawdź, co zyskasz, kupując prenumeratę.

Zobacz więcej

Przypisy