Przed pandemią pracownicy w coraz bardziej asertywny sposób domagali się jasnego oddzielenia czasu pracy od prywatnego, tak aby wraz z wyjściem z biura poświęcać energię już tylko sprawom osobistym – przyjaciołom, rodzinie czy ulubionym aktywnościom. Tymczasem w nowej rzeczywistości okazało się, że to praca rozgościła się w naszych domach, z wszystkimi konsekwencjami – również negatywnymi.
Pracując w trybie home office, trudno postawić jasne granice między czasem, w którym pracujemy, a czasem odpoczynku. Brak wyraźnego podziału wywołuje frustrujący chaos, w którym życie prywatne nieustannie miesza się z obowiązkami zawodowymi. Dużym wyzwaniem jest również zachowanie koncentracji – obecność domowników w tle czy bieżące codzienne sprawy do załatwienia są skutecznie rozpraszającymi elementami. W domu trudno odizolować się od licznych bodźców, a tym samym skupić na wykonywanych zadaniach. Kolejną trudnością, której doświadcza wielu pracowników, jest brak samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem pracy w warunkach domowych.
Wrócić do ludzi
Po pierwszej fali entuzjazmu dotyczącego pracy zdalnej coraz częściej słyszy się o ludziach, którzy z własnej woli decydują się na pracę w biurze (lub przynajmniej chcą mieć wybór). Powodów jest wiele: jasny podział na czas pracy i prywatny, lepsza organizacja wykonywanych czynności w biurze, dostęp do narzędzi i nowoczesnych technologii ułatwiających wykonywanie obowiązków, a przede wszystkim obecność innych ludzi, która ma istotny wpływ na wiele sfer aktywności zawodowej. Współpracownicy są nam potrzebni, by skonfrontować z nimi nasze pomysły i koncepcje, czerpać inspirację czy po prostu wypić wspólną kawę i przy okazji poruszyć kilka istotnych tematów dotyczących wspólnego projektu „socjalizacja”. Utrzymywanie relacji i wykorzystanie energii grupy, np. podczas wspólnych burz mózgów, są znacznie trudniejsze, gdy widzimy przed sobą ekran, a nie żywego człowieka. To ważny argument, by pojawić się w biurze, choć na 2 lub 3 dni w tygodniu.
W stronę funkcjonalnego minimalizmu
Model hybrydowy zmienił sposób postrzegania biura przez pracowników. Obecnie profile pracy wykonywanej zarówno w domu, jak i w biurze się różnią – w badaniu przeprowadzonym przez Deloitte 41% ankietowanych oceniło, że w trybie zdalnym bardziej efektywna jest praca indywidualna, a 39% osób wskazało na atuty biura w kontekście współpracy z zespołami i zaangażowania pracowników. To dowód na to, że biuro zyskało nową funkcję. Znajduje to odzwierciedlenie w aktualnych trendach aranżacji. Obecnie zwraca się szczególną uwagę na to, by była to przestrzeń wspierająca pracę zespołową, począwszy od układu i charakteru pomieszczeń, a skończywszy na jego wyposażeniu. Kolejnym priorytetem jest maksymalizacja funkcjonalności biura – to w tym aspekcie można upatrywać jego istotnych przewag względem pracy w warunkach domowych. Coraz silniejszyą tendencją jest funkcjonalny minimalizm – biura przypominają butik z praktycznymi narzędziami, w którym pracownik może wybierać te, które w jego przypadku najlepiej sprzyjają efektywnej pracy. Unika się niezwykle efektownych koncepcji o umiarkowanej przydatności – takie rozwiązania dobrze sprawdzają się w folderach, a nie w praktyce.
Żegnaj, open space
Pracownicy nie tęsknią za open space’em w dawnym wydaniu. Pełna hałasu przestrzeń z dużą koncentracją biurek nie sprzyja ani kreatywności, ani produktywności. Odchodzi się od niej na rzecz innych form tworzących przyjazne warunki do dyskusji, konfrontacji pomysłów i swobodnej wymiany myśli oraz zasobów. W nowoczesnych biurach zamiast dużych, otwartych stref wspólnej pracy powstają przyjazne, dobrze wyciszone przestrzenie do pracy projektowej, sale spotkań o różnej wielkości i wyposażeniu czy miejsca nieformalnych spotkań. Sposób ich aranżacji jest coraz bardziej zróżnicowany, by odpowiedzieć na różne potrzeby i predyspozycje pracowników. Dobre pomysły rodzą się w różnych okolicznościach – przy biurku, w kawiarni czy na kanapie, na siedząco lub na leżąco. Dlatego wystrój tych przestrzeni odzwierciedla tę różnorodność: pojawiają się wysokie stoły i krzesła oraz meble, które zachęcają do interakcji (sofy i pufy, hamaki czy huśtawki). Coraz bardziej popularne strefy relaksu przejęły część funkcji, które wcześniej pełniła kuchnia – to tam przeniosły się nieformalne rozmowy, które wypełniają pracownikom czas między poszczególnymi zadaniami.
Detale w biurze mają znaczenie
Rozwiązania, które pojawiły się w biurach w okresie pandemii, nie zniknęły. Przeciwnie – są dalej rozwijane, ponieważ dobrze sprawdzają się w modelu pracy hybrydowej. Dotyczy to przede wszystkim dobrze wyciszonych sal i pomieszczeń umożliwiających prowadzenie spotkań czy prezentacji online. To, co się zmieniło, to znacznie większa dbałość o szczegóły. Przykłada się znaczniejszą wagę do standardu kamer, mikrofonów i ekranów, układu stołów, oświetlenia czy ustawienia kamery, tak aby zapewnić uczestnikom maksymalnie wysoką jakość transmisji. Elementy te są uwzględniane przez architektów już na etapie aranżacji i wyposażania sal. To ważne, ponieważ niektóre detale trudno dostrzec na pierwszy rzut oka. Nie każdy zauważy, że przez nieprzemyślane miejsce zamontowania kamery na transmisji widać głównie kłębowisko kabli pod stołem i buty uczestników, co z pewnością nie ułatwia koncentracji na treści przekazu. Podobnie rzecz się ma z lokalizacją mikrofonów – gdy nie jest ona optymalna, nie wszyscy uczestnicy spotkania są dobrze słyszani po drugiej stronie, co frustruje i zaburza komunikację.
Biuro ma tu istotną przewagę nad pracą w domu – osiągnięcie tak wysokiej jakości spotkań zdalnych jest zazwyczaj nie do osiągnięcia w warunkach domowych, głównie ze względu na brak odpowiednich pomieszczeń i koszt niezbędnego wyposażenia.
Czyste powietrze, przyjazne oświetlenie
Projekty aranżacji i wyposażenie biur w coraz większym stopniu odzwierciedlają naturalne, biologiczne potrzeby człowieka. Duży nacisk kładzie się na modernizację systemów wentylacji i częstszą wymianę filtrów, by zapewnić pracownikom dostęp do wysokiej jakości powietrza. W zasadzie nie używa się już świetlówek – standardem jest nowoczesne oświetlenie LED, które coraz częściej wykorzystuje systemy modyfikujące intensywność i barwę światła w zależności od pory dnia. Jednym z priorytetów dla architektów jest również zapewnienie pracownikom dostępu do naturalnego światła tam, gdzie to możliwe – również w recepcji.
Inkluzywność i uwzględnienie neuroróżnorodności
Popularyzacja otwartych stylów zarządzania, takich jak supportive management, skutkuje większą orientacją na indywidualne potrzeby pracowników. Wynika to również z coraz większej presji na realizację celów ESG (environmental, social, corporate governance), w tym wypadku komponentu social. Menedżerowie zachęcają pracowników, by otwarcie komunikowali swoje oczekiwania i mówili o trudnościach, z którymi spotykają się w pracy, również w zakresie aranżacji biura. Ma to szczególnie istotne znaczenie w kontekście osób neurodywergentnych, których – według szacunków – jest w społeczeństwie 15–20%. Projektując biuro, które będzie im przyjazne, należy uwzględnić siedem podstawowych czynników odnoszących się do sensorycznego postrzegania przestrzeni. Są nimi:
- nawigacja i komunikacja w ramach biura (zwłaszcza dużego) – intuicyjna, wykorzystująca spójne oznakowanie, sprzyjająca poczuciu porządku, dobrej organizacji i harmonii,
- zróżnicowanie stref do pracy i siedzisk, biurek czy stołów, umożliwiające pracę w różnych pozycjach (również w ruchu),
- akustyka – odpowiednie wyciszenie przestrzeni i eliminacja nadmiernych bodźców dźwiękowych,
- oświetlenie dostosowane do biologicznych potrzeb, w tym dostęp do światła dziennego,
- odpowiednia jakość i wilgotność powietrza,
- wykorzystanie zieleni oraz naturalnych materiałów (drewno, kamień), co tworzy przyjazną atmosferę i uspokaja,
- minimalizm zastosowanych form, unikanie krzykliwych kolorów.
Wyzwaniem jest w tym przypadku zaprojektowanie biura, które odpowiada na potrzeby zarówno osób ze specjalnymi potrzebami, jak i pozostałej grupy pracowników. Kluczem do sukcesu jest tu różnorodność zastosowanych rozwiązań, tak aby każdy odnalazł się w nowej przestrzeni.
Włącz pracowników w proces zmiany
W obecnych realiach, gdy sprowadzenie pracowników z powrotem do biur jest trudnym wyzwaniem, zmiany muszą być konkretne i daleko idące – nie ma tu miejsca na kosmetyczne zabiegi. Podwładni powinni dostać jasny sygnał, że firma dostrzega ich zmieniające się potrzeby i uwzględnia je w procesie rearanżacji powierzchni biurowej. Widocznym trendem jest zresztą coraz dalej idące angażowanie zespołów w proces wyboru rozwiązań, które znajdą się w przyszłym biurze. Włączanie pracowników w proces decyzyjny zwiększa szanse, że biuro będzie dla nich praktycznym i dostosowanym do potrzeb narzędziem. Dodatkowo czyni ich współtwórcami tej zmiany – a to z pewnością zwiększa szanse, że będą chcieli korzystać z jej owoców.
