Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

30 sierpnia 2021

NR 4 (Sierpień 2021)

Koszty obsługi technicznej jako element składowy kosztów i opłat eksploatacyjnych

0 89

Koszt obsługi technicznej stanowi w większości obiektów komercyjnych trzecią pozycję kosztową (po kosztach zużycia mediów i podatku od nieruchomości). Obsługa techniczna to jednocześnie serwis najbardziej złożony pod względem zakresu i rodzaju prac. Jak zbudowana jest usługa obsługi technicznej? CO SKŁADA SIĘ NA JEJ KOSZT I JAK TEN KOSZT BEZPIECZNIE I MĄDRZE OPTYMALIZOWAĆ? O TYM w dzisiejszym odcinku z serii odczarowywania kosztów i opłat eksploatacyjnych w budynkach komercyjnych.

Facility management – co to takiego? I jak się ma do tego obsługa techniczna?

Zanim opowiem o kosztach, słowo na temat definicji pojęcia „facility management”, w której zawiera się termin „obsługa techniczna”. Aby odpowiedzieć na pytanie, dlaczego usługi utrzymania technicznego nieruchomości są nazywane potocznie usługami facility management (w skrócie: FM), należy w pierwszej kolejności wyjaśnić definicję tego terminu oraz zaznaczyć, że tych definicji jest bardzo wiele. Z czego to wynika? Chociażby z tego, że już samo tłumaczenie tego zwrotu na język polski nastręcza wielu niejasności. Bo czym by było wprost tłumaczone „zarządzanie usługami” czy też „administrowanie 
usługami”?

POLECAMY

W większości krajów z rozwiniętymi usługami dla nieruchomości komercyjnych istnieją różne definicje terminu „facility management” – w niektórych, 
np. w Wielkiej Brytanii, nawet po kilka wersji (!). Ta sytuacja niestety bardzo utrudnia ustalenie wspólnego mianownika do dyskusji. Wprawdzie większość definicji porusza sformułowania typu „łańcuch usług” czy „integracja usług”, jednak również one nie są przez wszystkich jednakowo rozumiane.

Dlaczego każdy kraj, a często sama firma definiuje pojęcie „facility management” po swojemu? Moim zdaniem stoją za tym dwie główne przyczyny. Pierwsza to specyfika danego rynku. Każdy kraj, a często i dany jego region, ma swoje historyczne zaszłości w kwestii kształtowania usług z grupy facility management. I jest to zupełnie naturalna i zrozumiała sytuacja. Podobnie zrozumiały jest drugi powód, czyli chęć odróżnienia i wyróżnienia się na tle konkurencji. Firmy często celowo podają swoje własne definicje wspomnianego pojęcia. Robią to po to, żeby pokazać swoją unikatowość, wyjątkowe kompetencje, podkreślić: „hej, to my jesteśmy najlepsi!”. Taka sytuacja jest naturalna w realiach gospodarki wolnorynkowej. Jednak w praktyce utrudnia porozumienie w kwestii jednej, spójnej definicji terminu. Rozwiązaniem tej sytuacji mogłoby być wprowadzenie definicji ustawowej przez ustawodawcę.

To jednak prędko nie nastąpi, jeśli w ogóle kiedykolwiek się zadzieje. Dlaczego? Każda firma bronić będzie swoich interesów. Wprawdzie branża ze sobą rozmawia, jest za wprowadzeniem standardów, nawet studiów, uprawnień itp., jednak biznes rządzi się swoimi prawami i każdy chce zarobić jak najwięcej. W idealnym świecie branża w imię dobra wszystkich jej uczestników powinna dojść do kompromisów w kwestiach takich jak terminologia czy uprawnienia, ale świat idealny nie istnieje, dlatego dylematy terminologiczne (i nie tylko) trochę jeszcze z nami pozostaną.

Definicja IFMA i TFM

Najbliższa prawdzie wydaje się być definicja podawana przez International Facility Management Association (IFMA). Według niej FM to „zawód obejmujący wiele dyscyplin w celu zapewnienia funkcjonalności obiektu poprzez integrację ludzi, miejsc, procesów i technologii”. Co to oznacza? A to, że wspomniane na wstępie usługi utrzymania technicznego nieruchomości są jednym z ogniw łańcucha dostaw wszelkich usług niezbędnych do prawidłowej eksploatacji nieruchomości w czasie oraz takich, które wspomagają i poprawiają efektywność – w tym ekonomiczną – jej funkcjonowania. Stąd też dla uniknięcia wątpliwości, z jakiego rodzaju usługami mamy do czynienia w naszym przypadku, powinniśmy używać skrótu TFM, który oznacza „techniczny facility management”.

Uwaga, tzw. disclaimer!

Obsługa techniczna często określana jest w branży potocznie jako facility management. Dlatego, żeby uniknąć wątpliwości i nieporozumień na tle terminologii, warto zapytać osoby posługującej się tym terminem, co przez to rozumie. W praktyce może się bowiem okazać, że firma przedstawiająca się nam jako świadcząca usługi FM, w rzeczywistości zajmuje się wyłącznie obsługą techniczną.

Dodatkowo nadal pojawia się także rozbieżność w posługiwaniu się terminem „facility manager”. Często nawet osoby pracujące w branży nieruchomości komercyjnych od lat używają tego terminu do określenia zarządcy (!). Tak, tak jest. Spotykam się z tą sytuacją na co dzień, współpracując z firmami świadczącymi usługi i oferującymi produkty dla branży nieruchomości komercyjnych. Spora grupa osób po prostu tak nazywa zarządców. Z jednej strony można powiedzieć, że jest to błąd, bo zarządca to property manager. Z drugiej można zapytać: dlaczego nie? Przecież w bardzo szerokim ujęciu zarządca może być facility managerem – i na odwrót. Sami widzicie, jak wiele zawirowań powoduje brak jednolitej definicji terminu. Póki jednak jest jak jest, radzę na zarządcę mówić „property manager”, a na kierownika technicznego „facility manager”, a najlepiej „technical facility manager”. I nie komplikujmy już tego bardziej.

Techniczny facility management (TFM)

Co zapewnia TFM? Stałą dostępność mediów oraz wiele działań umożliwiających utrzymanie sprawności budynku, sieci i urządzeń od momentu ich powstania, przejęcia do eksploatacji, poprzez obsługę, konserwacje, remonty itp. Realizowane jest to poprzez bieżącą eksploatację i konserwację nieruchomości zgodnie z przepisami prawa budowlanego, przeciwpożarowymi, BHP oraz ochrony środowiska. Każda z firm świadcząca tego typu usługi powinna prawidłowo prowadzić oraz przechowywać dokumentację techniczną nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego, książki dźwigów, książki UDT (Urzędu Dozoru Technicznego). Firmy dostarczające TFM powinny skupiać swoje działania na kontroli prawidłowego użytkowania nieruchomości, w tym instalacji i urządzeń, w które jest wyposażona oraz na przygotowywaniu w tym zakresie odpowiednich przeglądów i organizowaniu napraw.

Ważnym elementem poprawności zarządzania procesami TFM jest nadzór i wsparcie lokalnych zespołów poprzez zaplecze inżynieryjne (tzw. back office firmy), która obsługuje dany projekt. Istotne jest, by dział wsparcia składał się z pracowników o dużym doświadczeniu zawodowym i najwyższych kwalifikacjach, ponieważ to umożliwia bycie przygotowanym do obsługi serwisowej nawet największych i najtrudniejszych projektów. Dobry facility manager musi być zorientowany na zrozumienie potrzeb i oczekiwań klienta. Powinien być przygotowany do rozwiązywania problemów mogących wystąpić przy realizacji kontraktu. Jednocześnie powinien być inicjatorem pomysłów mających na celu działania optymalizacyjne i zapobiegawcze.

Nowoczesne rozwiązania IT

Coraz częściej proces obsługi TFM jest wspierany przez zastosowanie nowoczesnych narzędzi informatycznych. Dzięki temu jakość usług jest nieustannie monitorowana, co zapewnia utrzymanie wysokich standardów. Na rynku istnieje wiele dobrych programów wspierających obsługę TFM, jak Business Property Care firmy IT Optima. Program ten w czytelny i intuicyjny sposób prowadzi użytkowników przez wszystkie procesy związane z technicznym zarządzaniem nieruchomością.

Składowe koszu obsługi technicznej

Skoro rozpracowaliśmy terminy, czas zająć się clue programu, czyli składowymi usługi obsługi technicznej oraz ich kosztami. Co wpływa na koszty usługi? Jest kilka elementów, które wprost składają się na jej końcową wartość. Najistotniejsze to:

  • ludzie, którzy na co dzień zajmują się obsługą nieruchomości (zespół techniczny) oraz
  • koszty okresowych przeglądów serwisowych instalacji/urządzeń/systemów, które stanowią techniczne wyposażenie nieruchomości, takich jak: systemy ochrony przeciwpożarowej, klimatyzacji, wentylacji i ogrzewania (HVAC), instalacji elektrycznej, teletechnicznej, sanitarnej, wodociągowej itp.

Co zapewnia TFM? Stałą dostępność mediów oraz wiele działań umożliwiających utrzymanie sprawności budynku, sieci i urządzeń od momentu ich powstania, przejęcia do eksploatacji, poprzez obsługę, konserwacje, remonty itp. Realizowane jest to poprzez bieżącą eksploatację i konserwację nieruchomości zgodnie z przepisami prawa budowlanego, przeciwpożarowymi, BHP oraz ochrony środowiska.

Dostawcy i nowe technologie

Z uwagi na wcześniej wymienione składowe kosztów obsługi technicznej niezmiernie istotne jest, aby w procesie eksploatacji nieruchomości skupiać się na działaniach, dzięki którym możliwe jest uzyskanie optymalnych kosztów eksploatacyjnych danej nieruchomości. Jak to zrobić? Chociażby poprzez zoptymalizowanie procesu wyboru dostawców (firm podwykonawczych/serwisów specjalistycznych), aby dzięki temu zapewnić odpowiednią jakość i cenę. W obecnych trudnych dla nieruchomości czasach, w których mamy do czynienia z ograniczeniami korzystania z ich powierzchni, a co za tym idzie, z konieczną wymuszoną redukcją kosztów związanych z utrzymaniem obiektów, coraz popularniejsze stają się różnego rodzaju projekty optymalizacyjne mające za zadanie m.in. ograniczenie zużycia mediów. Jak każda potrzeba, tak i ta sytuacja okazuje się być impulsem do rozwoju nowych technologii oraz strategii efektywniejszego zarządzania nieruchomościami. Dzięki temu zauważamy nowe trendy w podejściu do tradycyjnej formuły usług świadczonych w nieruchomościach. Z pomocą idą tu wszelkiego rodzaju innowacje polegające na zdalnym prowadzeniu kontroli nad eksploatacją obiektów, realizowane poprzez budynkowe systemy automatyki, dzięki którym możemy obserwować pracę znajdujących się w nich urządzeń.

Magiczne słowo: „optymalizacja”

Szukanie oszczędności od zawsze towarzyszy obsłudze utrzymania nieruchomości w każdym jej zakresie. Utrzymanie techniczne, należąc do dużych kosztów utrzymania nieruchomości, jest zwykle na celowniku optymalizacyjnym w pierwszej kolejności. W obecnych czasach, w których budynki pozostają nie w pełni zasiedlone w związku z sytuacją epidemiologiczną, właściciele i zarządcy nieruchomości poszukują oszczędności ze zdwojoną siłą.

Redukcja etatów – czy warto?

Koszt personelu jest największą częścią większości usług serwisowych dla nieruchomości. Tak też się dzieje w przypadku obsługi technicznej. Jednak redukcja personelu moim zdaniem powinna być ostatecznością – nie tylko ze względów etycznych, ale także biorąc pod uwagę jakość świadczonej usługi. Oczywiście warto przyjrzeć się ilości składu osobowego serwisu obsługującego daną nieruchomość czy portfel nieruchomości pod kątem możliwości redukcji etatów i jeśli okaże się to uzasadnione, dokonać redukcji. Jednak w pierwszej kolejności należy zastanowić się czy ludzie, którzy obsługują nieruchomość, mają prawidłowo przydzielone zadania i czy – co niezwykle ważne – mają zapewniony nadzór ze strony usługodawcy. Nadzór ten jest zwykle realizowany przez wykwalifikowanych i doświadczonych project managerów. W praktyce nadzorują oni kierowników technicznych kilku obiektów – i taki system się sprawdza i dla usługodawcy, i dla zamawiającego. Oczywiście można zadać pytanie, czy kilka budynków to nie za dużo, a może nie za mało. Liczba obiektów pod nadzorem zależy głównie od wielkości, stopnia skomplikowania i stanu technicznego obiektu. Tutaj należy kierować się zdrowym rozsądkiem. Może się przecież zdarzyć, że dwa ogromne obiekty będą równie skomplikowane co kilka mniejszych. Ta ocena powinna być każdorazowo wyważona, a przydział obowiązków optymalny. Ktoś powie: OK, to zredukujmy personel i dołóżmy obowiązków obecnemu. I to jest zwykle wielki błąd. Przeciążone obowiązkami zespoły nie są w stanie realnie dostarczać usługi na określonym poziomie; wzrasta ryzyko pomyłek, niedociągnięć, a to może być i zwykle jest bardzo kosztowne dla zamawiającego, czyli właściciela nieruchomości. Dlatego optymalizacja personelu powinna odbywać się w drodze wyjątku i w sposób dokładnie przemyślany i zaplanowany.

Inne sposoby optymalizacji

Jeśli optymalizacja kosztów nie poprzez etaty, to jak? Jest wiele sposobów szukania oszczędności w zakresie obsługi technicznej obiektów i wyliczenie wszystkich zapełniłoby nie jedną, a kilka publikacji na ten temat. Dlatego w tym tekście skupię się na najważniejszych przykładach redukcji kosztów. Zanim do niech przejdę, mam kolejny disclaimer, czyli…

Uwaga na obowiązujące przepisy

Może to zabrzmi jak truizm, ale zanim zaczniemy redukować koszty poprzez redukcję pracy urządzeń, przeglądów, konserwacji, to po pierwsze sprawdźmy, czy to co chcemy zmienić (np. mniej przeglądów), jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Po drugie, czy planowane zmiany nie odbiją się negatywnie na jakości obsługi i – co równie ważne – stanu technicznego nieruchomości. Jeśli zmiany są zgodne z prawem i nie wpłyną negatywnie na budynek, wówczas podejmujmy decyzję o wdrożeniu. Nigdy na odwrót. Piszę o tym, ponieważ w praktyce się zdarza, że ciśnienie na oszczędności przesłania jakość, a czasem nawet bezpieczeństwo funkcjonowania obiektów i korzystających z nich ludzi. A przecież nikt nie chce mieć problemów z prawem, płacić kary ani – co gorsza – narażać użytkowników nieruchomości na niebezpieczeństwo.

Jeśli optymalizacja kosztów nie poprzez etaty, to jak? Jest wiele sposobów szukania oszczędności w zakresie obsługi technicznej obiektów i wyliczenie wszystkich zapełniłoby nie jedną, a kilka publikacji na ten temat. Dlatego w tym tekście skupię się na najważniejszych przykładach redukcji kosztów.

Bezpieczne i mądre oszczędności

Gdzie w takim razie szukać bezpiecznych i mądrych oszczędności? Poniżej podaję kilka praktycznych przykładów:

  • Analiza umów – redukcja kosztów energii elektrycznej w wyniku optymalizacji taryfowej, dostosowanie mocy zamówionej do potrzeb oraz likwidacja mocy biernej.
  • Analiza izolacyjności przegród budowlanych, w tym stolarki.
  • Analiza rozwiązań zastosowanych do oświetlenia budynku – użycie programu do planowania oświetlenia (np. dialux), do rozważenia: potencjalna wymiana źródeł wysokoprężnych i żarowych na LED.
  • Ogrzewanie – analiza pod kątem uzyskania maksymalnej rekuperacji i zastosowanych technologii (energia elektryczna, gazowa itd.).
  • Automatyka – wprowadzenie harmonogramów pracy urządzeń (elektryczne, w tym oświetlenie, HVAC i inne urządzenia peryferyjne).
  • Technologie IT – wprowadzenie tzw. strażników energii (energia elektryczna, woda, gaz), monitoring ustawionych nieprzekraczalnych progów.
  • Stała cykliczna analiza zużycia mediów – monitoring, analiza i działania korygujące.

Ewolucja przez małe rewolucje, czyli kierunek zmian w usługach TFM

Skoro było już o składowych kosztu obsługi technicznej i o sposobach ich optymalizacji, na koniec kilka słów na temat przyszłości. Ostatnie półtora roku wywróciło do góry nogami wiele prognoz dotyczących rynku usług TFM.

Tym, co pozostaje niemal pewne, jest to, że rynek usług TFM działa prężnie i będzie ewoluował w kierunku nowoczesnych technologii, dalszej automatyzacji i digitalizacji. W dobie poszukiwania oszczędności, po wymuszonym okresie dystansowania społecznego wzrosła i nadal będzie wzrastać rola rozwiązań, które wesprą nas w zdalnym zarządzaniu obiektami i precyzyjnej ich kontroli. Innowacje technologiczne bywają związane z przełomowymi odkryciami, a te mają charakter skokowy. Często konsekwencją odkryć stają się rewolucje w określonej dziedzinie życia. Tak najprawdopodobniej będzie wyglądał dalszy rozwój rynku usług TFM, czyli ewolucja przez mniejsze bądź większe rewolucje spowodowane przełomowymi odkryciami, nowymi produktami i rozwiązaniami dla branży. Kolejne nowe rozwiązania będą wyznaczać kierunek rozwoju. To od nas: wszystkich uczestników branży nieruchomości komercyjnych zależy, czy i w jakim zakresie będziemy z nich korzystać. Róbmy to zatem mądrze. Doceniajmy i dbajmy o autentyczną jakość usług i bądźmy gotowi zapłacić za nią godziwie. To pozwoli utrzymać stan i standard nieruchomości na dobrym poziomie, na bezpieczne użytkowanie obiektów i godziwą stopę zwrotu ze sprzedaży inwestycji.

Przypisy