Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

5 września 2022

NR 4 (Sierpień 2022)

Elastyczność przede wszystkim

0 101

Pandemia COVID-19, która nadeszła do Polski na początku 2020 roku, spowodowała bezprecedensowe zmiany w naszym codziennym życiu. Warto jednak podkreślić, że jedynie przyspieszyła trendy, które ewoluowały na rynku biurowym już od ponad 10 lat. A my wszyscy musieliśmy odnaleźć się w nowej rzeczywistości i nauczyć się w niej funkcjonować. Słowem, które zagościło w naszym życiu na dobre, stała się „elastyczność” – w odniesieniu nie tylko do przestrzeni biurowej, lecz także ogólnego modelu organizacji pracy w biurze i funkcjonowania firmy jako całości.

Upowszechnianie się modelu pracy zdalnej zmusiło wiele firm do zweryfikowania swojego zapotrzebowania na powierzchnię biurową. Niepewność ekonomiczna w połączeniu z nowymi narzędziami do pracy zdalnej spowodowała wzrost znaczenia elastyczności. Biura, w których pracownicy dotychczas spędzali 8 godzin przy biurku, stają się miejscami wspierającymi współpracę z pozostałymi członkami zespołu, nawiązywanie więzi czy pracę w skupieniu, a nawet miejscami zapewniającymi możliwość relaksu i odpoczynku. Nowe biura są z reguły bardziej kompaktowe, urozmaicone i podzielone na mniejsze strefy.

Ze względu na szybko zmieniające się potrzeby organizacji niezwykle ważne staje się uwzględnianie już na etapie projektowania potencjalnych zmian w przyszłości. Płynność organizacyjna firm sprawia, że przestrzenie muszą być bardzo elastyczne i ewoluować razem z użytkownikami oraz ich potrzebami. Rozwiązania modułowe i elastyczne planowanie ułatwiają zmianę przy minimalnych kosztach, bez zakłócenia działalności firm.

Szacuje się, że w najbliższej przyszłości liczba pojedynczych stanowisk pracy zostanie zredukowana nawet o 50% na rzecz stref sprzyjających pracy zespołowej czy wspierających procesy kreatywne. Według raportu firmy McKinsey pt. Przyszłość pracy po COVID-19 
25% wszystkich miejsc pracy i nawet do 70% stanowisk komputerowych kwalifikuje się do pracy w trybie rotacyjnym oraz do modelu home office.

Biuro przyszłości będzie więc biurem wyboru i elastyczności zarówno w sensie wyboru miejsca pracy, jak i konfiguracji przestrzeni. Należy też pamiętać o nowoczesnych technologiach, które są jednym z ważniejszych narzędzi wspomagających proces optymalizacji wykorzystania zarówno powierzchni biurowej, jak i mediów.

Oprócz elastyczności w samym biurze, dla wielu najemców istotna stała się też możliwość korzystania z elastycznych form najmu. Ze względu na bardzo dynamicznie zmieniające się otoczenie zarówno gospodarcze, jak i biznesowe biura typu flex mogą stanowić idealne rozwiązanie w przypadku konieczności zwiększenia bądź redukcji powierzchni zajmowanej przez firmy.

Elastyczne biura funkcjonują w Polsce już od pewnego czasu, a wziąwszy pod uwagę zmienność zarówno preferencji najemców, jak i ogólnej sytuacji makroekonomicznej, możemy się spodziewać, że ten segment rynku biurowego nadal będzie się rozwijał. Po przejściowym spowolnieniu dynamiki jego rozwoju w pierwszych miesiącach pandemii z 2020 roku koncept ten zyskuje coraz bardziej na popularności.

Najwięcej elastycznych powierzchni biurowych jest zlokalizowanych w głównych miastach, zwłaszcza w Warszawie (61% krajowych zasobów typu flex). Popularnością cieszą się lokalizacje centralne i Mokotów, gdzie znajduje się prawie ¾ stołecznych centrów coworkingowych. Kolejnymi miastami pod względem podaży powierzchni coworkingowych są: Kraków (15%), Wrocław (9%) oraz Trójmiasto i Łódź (każde po 4%). Największe rynki w Polsce (Warszawa, Kraków, Wrocław, Trójmiasto, Katowice, Poznań i Łódź) oferują łącznie prawie 320 tys. m2 elastycznych biur.

Obecnie na polskim rynku dominują dwa rodzaje elastycznych powierzchni biurowych: biura serwisowane oraz centra coworkigowe. Formaty te różnią się od siebie przede wszystkim sposobem korzystania. Biura serwisowane oferują głównie możliwość wynajęcia biurka, natomiast centra coworkingowe kierują swoją ofertę do wszystkich osób zainteresowanych udziałem w budowaniu społeczności. Uzupełnieniem tych dwóch głównych konceptów są hybrydowe modele elastycznych powierzchni biurowych.

Oba formaty oferują gotowe powierzchnie do pracy na warunkach dużo bardziej elastycznych niż najem tradycyjny. W ich przypadku istnieje możliwość wynajęcia powierzchni biurowej na godziny, dni bądź kilka miesięcy, a proces rozliczania kosztów jest znacznie prostszy. Zamiast opłacać czynsz, opłaty eksploatacyjne i media, najemca uiszcza tylko jedną stałą kwotę, co pomaga optymalizować koszty.

Zaletą coworkingu i biur serwisowanych jest nie tyko elastyczny czas najmu i jeden koszt, lecz także możliwość korzystania z dodatkowych udogodnień. Najemca nie musi przejmować się administracją ani organizacją, bo operatorzy takich powierzchni zapewniają między innymi recepcję i obsługę korespondencji, stały dostęp do Wi-Fi, sal konferencyjnych, podstawowych sprzętów biurowych, typu skaner i drukarka czy możliwość korzystania z zaopatrzonej kuchni. Często wśród oferowanych usług jest też wirtualny adres oraz obsługa księgowa, prawna czy też doradcza. Dostępność elastycznych powierzchni w biurowcu umożliwia ponadto potencjalnemu najemcy poznanie budynku oraz jego okolicy bez konieczności wiązania się długoterminowym kontraktem, a obecność doświadczonego operatora elastycznych biur może sprzyjać pozyskaniu nowego najemcy.
 

Wykres 1. Całkowite zasoby elastycznych powierzchni biurowych w Polsce w poszczególnych miastach
Źródło: Newmark Polska


Udział powierzchni elastycznych w budynkach biurowych, który przed pandemią nie przekraczał 5%, obecnie stopniowo wzrasta. Niektóre obiekty są wręcz w całości przeznaczane na potrzeby operatorów tego typu powierzchni, jak chociażby WeWork, który zajął Budynek Zachodni stołecznego kompleksu Mennica Legacy Tower, czy Brain Embassy i BeYOURSeLF w budynku przy ul. Czackiego 15/17 w Warszawie. Ze względu na rosnące zainteresowanie najemców biurami elastycznymi udział powierzchni tego typu w budynkach biurowych może wzrosnąć za kilka lat do około 20–30%.

Wśród głównych uczestników tego rynku możemy wyróżnić niezależnych operatorów, takich jak IWG (obecnie największy w Polsce), Loftmill, WeWork czy Mindspace, a także deweloperów, którzy zauważyli, że z roku na rok powiększa się grono najemców oczekujących bardziej elastycznego podejścia i możliwości szybkiego reagowania na dynamicznie zmieniające się zapotrzebowanie. Dostępność elastycznych biur w budynku znacząco ułatwia najemcom podejmowanie działań w tym zakresie.

Deweloperami, którzy jako pierwsi zaoferowali powierzchnie elastyczne, byli Echo Investment (dzięki przejęciu biur serwisowanych Compass Offices, które później przerodziły się w CitySpace) oraz Adgar Poland (operator marek Brain Embassy i BeYOURSeLF). Inni deweloperzy/właściciele, najpierw międzynarodowi, a później także polscy, nie pozostawali w tyle. Wśród nich znaleźli się Skanska Poland (Business Link), HB Reavis (HubHub i Cambridge Innovation Center), Immofinanz (myoffice i mycowork), Cavatina (Quickwork), Capital Park (Bee Creative) czy Buma z At Office.

Ciekawym konceptem, który pojawił się również na polskim rynku elastycznych powierzchni biurowych, jest opcja wynajęcia biura wykończonego pod klucz na elastycznych warunkach najmu na minimalny okres 6 miesięcy. Pionierem tego typu rozwiązań jest firma Vastint, która wdrożyła Ready Flex. W ramach tej usługi Vastint oferuje indywidualne moduły o powierzchni od 300 m2, które mają własną recepcję, zabudowę gabinetową, open space, sale konferencyjne oraz zaplecze socjalne i toalety.

Różnorodność elastycznych opcji najmu dostępnych na rynku biurowym pokazuje, że tego typu rozwiązania są potrzebne i coraz częściej poszukiwane przez najemców. Wskaźnik obłożenia w większości funkcjonujących obiektów prowadzonych przez niezależnych operatorów czy też pod marką własną dewelopera bądź właściciela kształtuje się na poziomie 70–90%, w zależności od lokalizacji.

Ostatnie lata przyniosły wyraźną zmianę struktury najemców zainteresowanych elastycznymi powierzchniami biurowymi. Początkowo najliczniejszą grupę stanowiły start-upy, freelancerzy oraz małe firmy. Obecnie z elastycznych opcji najmu coraz chętniej korzystają również średnie i duże przedsiębiorstwa. Możliwość korzystania z elastycznych powierzchni na zasadach członkowskich, czyli dostępu do wszystkich lokalizacji znajdujących się w ofercie danego operatora, ostatnio doceniły zwłaszcza duże korporacje.

Warto również podkreślić, że firmy coraz częściej korzystają jednocześnie z opcji najmu tradycyjnego oraz elastycznych biur, które zwykle stanowią około 10–20% zajmowanych przez nie powierzchni. Związane jest to z tym, że coraz więcej korporacji na całym świecie przechodzi z modelu zarządzania firmą i zespołem, zorientowanego na jedną główną siedzibę biura, na podejście, w którym najważniejsze są człowiek i jego potrzeby. Obserwujemy proces ewolucji biura, które – oprócz zapewnienia odpowiednich warunków do pracy – staje się miejscem służącym do spotkań służbowych i towarzyskich oraz integracji pracowników.

Rosnące zainteresowanie elastycznymi biurami wynika nie tylko z możliwości szybkiego ich wynajęcia, bardzo dużej wygody i elastycznych warunków najmu czy też braku konieczności ponoszenia nakładów inwestycyjnych na wykończenie powierzchni biurowej, lecz także z doceniania zalet ekonomii współdzielenia w wielu dziedzinach życia. Ten ostatni czynnik będzie głównym motorem napędzającym dalszy rozwój rynku elastycznych powierzchni biurowych.

Przypisy