Radykalną zmianę nastawienia potwierdzają m.in. wyniki sondażu SW Research, który został przeprowadzony dla „Wprost”. Gdyby Polacy mogli samodzielnie zdecydować o preferowanym modelu wykonywania obowiązków zawodowych, najwięcej wskazań uzyskał model hybrydowy (28,1%), niewiele mniej respondentów wybrałoby pracę całkowicie zdalną (26,3%), a pracę wyłącznie stacjonarną wskazało 24,4% badanych.
Wyniki te pokazują, że tradycyjne biuro nie zniknie z rynku, ale jednocześnie coraz mniej osób postrzega codzienną obecność w siedzibie firmy jako jedyny właściwy sposób wykonywania obowiązków. W praktyce oznacza to, że biuro musi dziś oferować pracownikom coś więcej niż jedynie biurko, komputer i dostęp do internetu.
Coraz częściej eksperci rynku pracy mówią o zjawisku „destination office” – biura będącego celem samym w sobie. Pracownicy nie przyjeżdżają do niego dlatego, że muszą, ale dlatego, że widzą konkretną wartość w obecności na miejscu. To fundamentalna zmiana z perspektywy zarówno pracodawców, jak i właścicieli nieruchomości biurowych.
REKLAMA
Niewygodne biuro odstrasza skuteczniej niż jego brak
Interesujących wniosków dostarcza raport „How Modern Workplaces Win”, który został przygotowany przez firmę ABM. Z badania przeprowadzonego wśród ponad 500 pracowników biurowych z Wielkiej Brytanii, Stanów Zjednoczonych i Irlandii wynika, że aż 87% respondentów byłoby gotowych oddać część swojego wynagrodzenia w zamian za lepiej funkcjonujące miejsce pracy.
To zaskakujący wynik, który pokazuje, jak duże znaczenie ma jakość doświadczeń związanych z korzystaniem z biura. Co więcej, 85% ankietowanych deklaruje, że chętniej spędzałoby więcej czasu w biurze, gdyby organizacja zapewniła im odpowiednie warunki i udogodnienia.
Jednocześnie badanie pokazuje, że elastyczność pozostaje jednym z najważniejszych oczekiwań współczesnych pracowników. Aż 90% osób mających możliwość wykonywania pracy poza biurem preferuje taki model, a 80% funkcjonuje obecnie w systemie hybrydowym lub całkowicie zdalnym.
Najczęściej wskazywanymi korzyściami pracy hybrydowej są: lepsza równowaga między życiem zawodowym i prywatnym, mniejsze zmęczenie oraz wyższa produktywność.
Wbrew często pojawiającym się opiniom, nie oznacza to jednak niechęci wobec biura. Wręcz przeciwnie – pracownicy chcą korzystać z przestrzeni biurowych, ale oczekują, że będą one wspierały ich pracę, a nie generowały dodatkowe problemy.
Największym problemem jest chaos
Jeszcze niedawno głównymi argumentami przemawiającymi za atrakcyjnością biura były lokalizacja, prestiż budynku czy standard wykończenia. Dziś istotne są również bardziej przyziemne kwestie.
Pracownik przyjeżdżający do biura chce mieć pewność, że znajdzie miejsce do pracy, będzie mógł bez problemu zarezerwować salę konferencyjną, zaparkować samochód czy spotkać się z członkami swojego zespołu.
W środowisku pracy hybrydowej nawet drobne niedogodności potrafią skutecznie zniechęcić do wizyt w biurze. Jeśli pracownik musi poświęcić kilkadziesiąt minut na znalezienie wolnego miejsca, sprawdzenie dostępności sal, rozwiązanie problemów organizacyjnych, zaczyna zadawać sobie pytanie, czy podróż do biura była w ogóle potrzebna.
To właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabiera pojęcie „workplace experience”, czyli całościowego doświadczenia pracownika związanego z korzystaniem z przestrzeni biurowej.
Doświadczenie to zaczyna się jeszcze przed przekroczeniem progu budynku. Obejmuje planowanie dnia pracy, sprawdzanie obecności współpracowników, rezerwację miejsca pracy, organizację spotkań czy korzystanie z infrastruktury parkingowej.
Im mniej przeszkód na tej drodze, tym większa szansa, że pracownicy będą postrzegać biuro jako wartość dodaną, a nie obowiązek.
Hybryda zmienia sposób zarządzania nieruchomościami
Zmieniające się oczekiwania pracowników wpływają również na sposób zarządzania powierzchniami biurowymi.
Przez lata organizacje planowały przestrzeń zakładając, że niemal wszyscy pracownicy są obecni w biurze każdego dnia. Model hybrydowy sprawił, że takie podejście przestało być efektywne.
W wielu firmach liczba stanowisk pracy jest dziś mniejsza niż liczba zatrudnionych osób. Jednocześnie poszczególne dni tygodnia charakteryzują się zupełnie różnym poziomem obłożenia biura.
Powoduje to konieczność znacznie dokładniejszego monitorowania wykorzystania przestrzeni. Organizacje muszą wiedzieć, które strefy są wykorzystywane najintensywniej, jakie sale konferencyjne pozostają niewykorzystane oraz w których dniach pojawiają się problemy z dostępnością miejsc.
Dzięki takim danym możliwe jest nie tylko poprawienie komfortu pracy, ale również ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości.
Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy koszty najmu i eksploatacji powierzchni biurowych pozostają wysokie, a dostępność nowoczesnych biur w najlepszych lokalizacjach jest ograniczona.
Od office managera do workplace managera
Transformacja modeli pracy sprawia również, że zmienia się rola osób odpowiedzialnych za zarządzanie biurami.
Jeszcze niedawno zadania office managerów koncentrowały się głównie na obsłudze administracyjnej i utrzymaniu infrastruktury. Obecnie coraz częściej mówi się o workplace managerach, których rolą jest projektowanie doświadczeń pracowników i wspieranie realizacji celów biznesowych organizacji.
Nowoczesny menedżer miejsca pracy musi łączyć kompetencje związane z zarządzaniem przestrzenią, analizą danych, komunikacją oraz budowaniem zaangażowania pracowników.
Jego zadaniem nie jest już wyłącznie zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura, ale stworzenie środowiska, które zachęca ludzi do współpracy, wymiany wiedzy i budowania relacji.
W wykonaniu tego zadania coraz większą rolę odgrywają też zaawansowane narzędzia do zarządzania przestrzenią, co potwierdzają dane firmy badawczej DataM Intelligence. Według jej prognoz globalny rynek oprogramowania do zintegrowanego zarządzania miejscem pracy (IWMS) wzrośnie z 5,23 mld dolarów w 2024 r. do 14,59 mld dolarów w 2033 r. Oznacza to średnioroczne tempo wzrostu przekraczające 10%.
Rozwiązania tej klasy pozwalają integrować zarządzanie biurkami, salami konferencyjnymi, parkingami, utrzymaniem technicznym oraz analizą wykorzystania powierzchni w ramach jednej platformy.
Popularność takich systemów wynika przede wszystkim z potrzeby lepszego wykorzystania istniejących zasobów. Przy ich pomocy zarządzający firmami mogą łatwo zoptymalizować posiadaną przestrzeń, unikając kosztów związanych z przeprowadzką lub powiększeniem biura.
Technologia w służbie administracji – przykłady optymalizacji
Wdrożenie takiego wyspecjalizowanego oprogramowania pozwala na realizację konkretnych, mierzalnych optymalizacji, które diametralnie zmieniają codzienność pracowników i działów administracji:
- Inteligentne zarządzanie parkingiem (połączenie systemu z infrastrukturą fizyczną). Dobrym przykładem takiego podejścia jest połączenie systemu rezerwacji z infrastrukturą fizyczną. Rezerwacje miejsc parkingowych, dokonywane np. przez aplikację Tidaro, trafiają bezpośrednio do systemu kamer i szlabanów. Efekt? Na parking wjeżdżają wyłącznie osoby uprawnione, co odbywa się bez ręcznej kontroli i bez konfliktów o to, że ktoś zajął czyjeś miejsce.
- Listy oczekujących na parking. Ta sama logika sprawdza się przy zarządzaniu popytem na miejsca parkingowe w najpopularniejsze dni w tygodniu. Gdy wszystkie miejsca są zajęte, pracownik zapisuje się na listę oczekujących jednym kliknięciem, a system automatycznie przydziela mu miejsce w momencie, gdy ktoś zwolni rezerwację. Znika polowanie na miejsca i krążenie po parkingu, a administracja nie musi ręcznie pośredniczyć w przekazywaniu zwolnionych stanowisk. Systemy IWMS, jak Tidaro, skracają w ten sposób dystans między potrzebą pracownika a jej zaspokojeniem, dając administracji realne odciążenie od setek maili i zgłoszeń.
Według danych Tidaro, dzięki automatyzacji procesów operacyjnych z pomocą jej systemu można zwiększyć wykorzystanie firmowych biur i parkingów do poziomu nawet 90%. Dzięki temu firmy przestają płacić za nieużywaną przestrzeń.
Podsumowanie
Ewolucja modelu pracy w stronę hybrydy postawiła przed organizacjami zupełnie nowe wymagania. Pracownicy jasno komunikują swoje potrzeby – oczekują przestrzeni elastycznej, pozbawionej chaosu operacyjnego i realnie wspierającej kulturę organizacyjną. Jak udowodniły badania, poziom determinacji zespołów jest na tyle wysoki, że lepsze doświadczenie w miejscu pracy staje się kluczowym elementem w walce o talenty i budowaniu zaangażowania. Odpowiedzią na te wyzwania stają się nowoczesne ekosystemy technologiczne klasy IWMS, reprezentowane m.in. przez polską firmę Tidaro. W dobie optymalizacji kosztów oraz kurczącej się podaży powierzchni biurowej automatyzacja i inteligentne zarządzanie infrastrukturą przestają być jedynie dodatkiem – stają się warunkiem sukcesu operacyjnego i finansowego nowoczesnej firmy.
