Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY , ARTYKUŁY

19 listopada 2022

NR 5 (Październik 2022)

ABC projektowania powierzchni biurowych

0 175

Przed Tobą projekt nowego biura i nie wiesz, od czego zacząć, ale chcesz odpowiednio zarządzić zadaniami i zorganizować prace zespołu? Wykorzystanie projektowego ABC – activity-based working, bytes, bricks, behaviors, brand (4B) oraz collaborate, concentrate, communicate, contemplate (4C) – porządkuje proces planowania i aranżowania przestrzeni biurowych: to narzędzie pomagające dopasować ludzi, przestrzeń i technologię.

Projektowanie nowoczesnych powierzchni biurowych to bardzo złożony proces, składający się z wielu etapów, w który zaangażowanych jest wielu interesariuszy. Dlatego odpowiednie zaplanowanie koncepcji przyszłego biura, uwzględniające różnorodne potrzeby jest kluczową kwestią dla powodzenia tego typu złożonych przedsięwzięć. Samo projektowanie powinno być poprzedzone rzetelnie przeprowadzonym procesem tworzenia wizji tego, jak biuro ma funkcjonować jako miejsce, w którym architektura, design i technologia zostają tak ze sobą połączone, by oferować użytkownikom środowisko wspierające ich codzienną pracę i wyjątkowe doświadczenie, jakiego nie mogą zagwarantować inne przestrzenie. Na tym wstępnym etapie pojawia się wiele szczegółowych informacji dotyczących tego, jak funkcjonuje dana organizacja. Konieczne jest też uporządkowanie wiedzy na temat potrzeb różnych grup przyszłych użytkowników. Choć nie jest to proste zadanie, to znacznie ułatwia je jednak wykorzystanie kilku narzędzi, które mogą pomóc w uporządkowaniu tego złożonego procesu modelowania koncepcji biura, tak aby z jednej strony nie pominąć żadnych istotnych kwestii, z drugiej zaś by przedstawić koncepcję środowiska pracy w sposób czytelny i komunikatywny osobom zarówno pracującym w danej organizacji, jak i projektującym, których zadaniem jest zmaterializowania tej wizji. Stanowią one swego rodzaju ABC projektowania nowoczesnych biur, dlatego warto się z nimi bliżej zapoznać. Z doświadczenia współpracy z różnymi firmami wiem, że część z nich uwzględnia elementy tego ABC w swoich metodologiach tworzenia środowiska pracy. Dlatego niektórych może zaskoczyć, że terminologia wykorzystywana w ich organizacji nie jest specyficzna tylko dla nich, ale przynależy do powszechnie wykorzystywanych metodologii projektowania.

POLECAMY

A jak activity-based working

Zacznijmy od kwestii zasadniczych. Jednym z głównych wyzwań projektowych jest takie aranżowanie przestrzeni, aby odpowiadała ona różnorodnym potrzebom i była elastyczna – zawsze pozostawiała możliwość łatwego dostosowania do zmieniających się oczekiwań. Codzienna praca większości tzw. białych kołnierzyków to różnorodny zestaw działań wymagających pracy w skupieniu, prowadzenia rozmów z innymi osobami, komunikacji zapośredniczonej przez komputer czy pracy warsztatowej w zespołach składających się z osób zatrudnionych w różnych departamentach. W biurach projektowanych na otwartym planie, w których nie zapewniono odpowiedniego wsparcia dzięki stworzeniu różnorodnych przestrzeni, wszystkie te czynności wykonywane były w tym samym miejscu: przy biurku. Prowadziło to do powstawania toksycznych środowisk pracy, w których panował harmider i trudno było się skoncentrować.

Innowacja wprowadzona pod koniec lat 90. XX wieku, zwana pracą w zadaniowym układzie przestrzeni, pomogła rozwiązać część problemów, które pojawiały się w typowych biurach open space. Dla poszczególnych zadań wymagających innych warunków do pracy zaczęto projektować osobne przestrzenie, stąd rozmowy telefoniczne w budce, praca nad projektem zespołu cross-funkcyjnego w sali warsztatowej, zaplanowane spotkanie zespołu w sali konferencyjnej, praca w skupieniu w tzw. strefie ciszy itd. Logika tego modelu jest następująca: aby dopasować środowisko pracy do oczekiwań i potrzeb poszczególnych zespołów, należy zbadać ich styl pracy. Dzięki temu można ustalić, ile czasu dany zespół poświęca średnio na rozmowy, pracę w skupieniu, współpracę specjalistów czy planowane spotkania zespołowe, a następnie zapewnić odpowiednie wsparcie przestrzenne. Charakterystyki stylu pracy umożliwiają określenie odpowiednich proporcji różnego typu pomieszczeń wspierających poszczególne aktywności.

Z zadaniowym układem przestrzeni łączy się też nowa choreografia codziennych czynności, zwana nowymi sposobami pracy (new ways of working), o czym będzie szerzej w dalszej części. W biurze, w którym wprowadzono zadaniowy układ przestrzeni, specjaliści wybierają bowiem odpowiednie miejsca w zależności od wykonywanego w danym momencie zadania. Co więcej, jak dowodzą badania, im większą aktywność przejawiają w zmienianiu miejsca wykonywania czynności, tym większa jest ich efektywność i satysfakcja z miejsca pracy. Aktywne poszukiwanie odpowiedniego miejsca do wykonania danego zadania zwiększa również poczucie dobrostanu pracowników.

B jak bytes, bricks, behaviors, brand

Aby pomyślnie wdrożyć model pracy w zadaniowym układzie przestrzeni, trzeba w spójny i przemyślany sposób zaplanować trzy wymiary środowiska pracy: technologiczny (bytes), przestrzenny (bricks) i społeczny (behaviors). W jaki sposób technologia powinna wspierać w biurze pracę i komunikację? jakich pomieszczeń potrzebujemy, by wykonywać dogodnie nasze zadania? jak chcemy pracować? – to główne pytania, na które należy znaleźć odpowiedź.

Projektowanie miejsca pracy wymaga jednak szerszego spojrzenia – czysto funkcjonalne dopasowanie przestrzeni do potrzeb poszczególnych zespołów i osób to za mało. Biuro to miejsce tworzone nie tylko przez określony układ ścian i mebli (aspekty przestrzenne), lecz także przez praktyki osób w nim pracujących (aspekty społeczne). Nie wystarczy bowiem zaprojektować różnorodne przestrzenie, potrzebna jest też umowa społeczna dotycząca tego, jak w tych przestrzeniach się zachowujemy i w jaki sposób wykorzystujemy przy tym technologię. Bez tej umowy i zdefiniowania sposobów pracy w poszczególnych miejscach równie dobrze rozmowy mogłyby być prowadzone przy biurkach, a nie w budkach telefonicznych, a praca warsztatowa mogłaby się odbywać w niedostosowanych do tego konwencjonalnych salach konferencyjnych, zamiast w wygodnych przestrzeniach, w których znajdują się tablice suchościeralne i meble na kółkach dające się łatwo przestawiać.

Kolejny ważny element układanki związany jest z czynnikami technologicznymi (bytes) – odpowiednie narzędzia technologiczne (laptopy, wi-fi, systemy AV, odpowiednie oprogramowanie) umożliwiające wykonywanie pracy w różnych przestrzeniach i w zgodzie z ich przeznaczeniem. Aspekty technologiczne i społeczne są mocno splecione. Narzędzia do komunikacji oferują wiele różnych możliwości, ale to umowa społeczna precyzuje, jak z nich się realnie korzysta, na przykład kiedy pisze się e-mail, a kiedy organizuje spotkanie; w jaki sposób się zapisuje i przekazuje dokumenty; co może być potwierdzone ustnie, a co musi zostać dookreślone pisemnie i w jakiej formie.

Koncepcja 4B bierze również pod uwagę to, że biuro to przestrzeń o różnorodnych znaczeniach: opowiada o organizacji, marce i produktach bądź usługach (brand). Ostatni z tematów, którymi należy się zająć na etapie opracowania koncepcji środowiska pracy, wiąże się zatem z przemyśleniem tego, w jaki sposób dzięki designowi biuro ma wyrażać kulturę organizacyjną i wartości firmy. Wymaga to znalezienia odpowiedzi na pytanie: co biuro ma komunikować pracownikom i klientom?

C jak, concentrate, collaborate, contemplate

Przy planowaniu zadaniowego układu przestrzeni ważne jest z jednej strony określenie tego, jakiego rodzaju przestrzenie powinny się znaleźć w biurze i w jakiej liczbie, a także o...

Czasopismo jest dostępne dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy