Ochrona obiektów komercyjnych przez wiele lat kojarzona była głównie z ochroną fizyczną –
ludźmi pracującymi w obiektach jako tzw. agenci ochrony, czyli ochroniarze. Faktycznie jeszcze kilka lat temu mówiąc o ochronie, miało się na myśli głównie ochronę fizyczną. Obecnie wyrażenie to coraz częściej kojarzy się nie tylko z personelem, ale też z systemami go wspierającymi, a często również zastępującymi w wykonywaniu bieżących zadań.
Ryzyko zarządzania a ochrona nieruchomości w szerokim ujęciu
Na pytanie o ryzyko występujące w przypadku zarządzania nieruchomościami odpowiadam, że istnieją dwie grupy ryzyka: fizyczne i kontraktowe. Przez pierwsze rozumiem realne zdarzenia, takie jak wandalizm, kradzież czy ataki terrorystyczne. Ryzyko kontraktowe to takie, które wynika z niepodpisanych albo niewłaściwie sporządzonych umów. Jak poucza stare powiedzenie: umowy są na złe czasy. I na te czasy są po to, by chronić nas od różnych rodzajów ryzyka kontraktowego, jak brak zabezpieczenia wykonania umowy. Zasada ta dotyczy wszystkich umów zawieranych przez właściciela nieruchomości, np. umowy najmu, umowy zawierane z serwisami budynkowymi (typu ochrona, utrzymanie czystości czy obsługa techniczna), umowy na dostarczanie mediów, umowy ubezpieczenia właściciela, zarządcy, budynku i jego wyposażenia. Zadaniem właściciela i zarządcy nieruchomości jest minimalizowanie ryzyka zarówno fizycznego, jak i kontraktowego. Na tym polega szeroko rozumiana ochrona nieruchomości.
W tej publikacji skupię się na usłudze ochrony osób i mienia sensu stricto.
Uregulowania prawne
Zanim przejdę do tego, jak działa obecnie ochrona w obiektach komercyjnych, zatrzymam się na moment nad obowiązującymi przepisami. Ochrona jest bowiem jedyną służbą czy też serwisem budynkowym, którego istnienie i funkcjonowanie sankcjonują i regulują przepisy prawa. Podstawowym aktem prawnym regulującym zagadnienia dotyczące bezpieczeństwa osób i mienia jest ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 roku o ochronie osób i mienia (tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 1995). Definiuje ona ochronę osób jako działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia, zdrowia i nietykalności osobistej. Natomiast ochrona mienia to w myśl ustawy działania zapobiegające przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu, a także przeciwdziałające powstawaniu szkody wynikającej z tych zdarzeń oraz niedopuszczające do wstępu osób nieuprawnionych na teren chroniony. Podkreślić należy, że prowadzenie usług ochrony osób i mienia jest objęte koncesjonowaniem, czyli obowiązkiem uzyskania koncesji na prowadzenie działalności w tym zakresie.
Zadania ochrony
Usługi ochrony, podobnie jak innych serwisów, świadczone są w obiektach komercyjnych i zawierane pomiędzy firmą serwisową (zleceniobiorcą) a właścicielem obiektu (zleceniodawcą). Przedmiotem umowy są działania mające na celu w szczególności:
- zapewnienie bezpieczeństwa życia, zdrowia i nietykalności osobistej pracowników oraz gości obiektu,
- zapobieganie przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu, a także przeciwdziałanie wynikającym z nich szkodom,
- przeciwdziałanie aktom terroru, dywersji, sabotażu oraz zakłóceniom porządku publicznego na terenie chronionego obiektu,
- ochronę mienia właściciela obiektu przed kradzieżą z włamaniem,
- zapobieganie wstępu na teren obiektu przez osoby nieuprawnione,
- kontrolę ruchu osobowo-towarowego na terenie chronionego obiektu,
- zapewnienie bezpieczeństwa i sprawnego funkcjonowania obiektu,
- prowadzenie w czasie realizacji zadań ochronnych dokumentacji z ich wykonania,
- prowadzenie odpowiednich dla obiektu ewidencji i rejestrów,
- przestrzeganie przepisów i procedur obowiązujących na terenie chronionego obiektu,
- wypracowanie z właścicielem obiektu optymalnego systemu zabezpieczenia i ochrony obiektu,
- współpracowanie w zakresie zabezpieczenia obiektu z właściwymi służbami (policja, straż pożarna itp.),
- jak najszybsze wychwytywanie zdarzeń przestępczych i wykroczeń, informowanie o nich właściciela obiektu oraz właściwych służb.
- Jak wynika z powyższego opisu, zasadnicze funkcje ochrony mają charakter zabezpieczający (ochronny) i prewencyjny (zapobiegawczy).
Podstawowy dokument regulujący pracę ochrony
Podstawowym dokumentem szczegółowo regulującym organizację ochrony w danym obiekcie jest regulamin bądź instrukcja ochrony. Powinien on zawierać następujące informacje:
- ogólną charakterystykę chronionego obiektu (lokalizację i usytuowanie, charakter działalności obiektu, personel i system jego pracy, wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację ochrony, odległości od najbliższej jednostki ochrony),
- analizę zagrożeń i stanu bezpieczeństwa obiektu (opis potencjalnych zagrożeń, wskazanie newralgicznych punktów, wskazanie procedur funkcjonujących w obiekcie),
- dane o koncesji posiadanej przez firmę ochrony (opis formacji, siły ochrony fizycznej, wyposażenie, uzbrojenie, ramowy system ochrony, szkolenie pracowników ochrony),
- dane o zabezpieczeniu obiektu (procedury bezpieczeństwa, techniczne środki ochrony),
- zasady organizacji i sposób wykonywania ochrony (ogólne zadania ochrony, zakres obowiązków kierownika zmiany instrukcja pracy kierownika zmiany, podstawowe obowiązki pracownika ochrony, tabela posterunków, dokumentacja obiektowa),
- instrukcje postępowania (w przypadku pożaru, napadu z bronią, włamania, podłożenia ładunku wybuchowego, ewakuacji obiektu itp.),
- wykaz ważnych telefonów (dyspozytor, policja, pogotowie, straż pożarna, pogotowie gazowe, pogotowie energetyczne, pogotowie wodno-kanalizacyjne, straż miejska, zarządca obiektu).
Osobowe i techniczne środki ochrony
Środki ochrony możemy podzielić na dwie grupy: osobowe i techniczne. Do pierwszych należą wspomniani wcześniej pracownicy ochrony pełniący służbę w obiekcie oraz grupy interwencyjne przyjeżdzające do obiektu na wezwanie. Osoby bądź grupy osób rozlokowane na terenie obiektu wchodzą w skład tzw. posterunków. Rozmieszczenie posterunków jest bardzo istotne pod względem właściwego zabezpieczenia obiektu. Skład osobowy pracowników ochrony przebywających na terenie nieruchomości jest determinowany przez rodzaj i wielkość obiektu, jego budowę, czyli układ pomieszczeń, wymagany sposób zabezpieczenia czy lokalizację. Z tego powodu inaczej kompletuje się personel do centrum handlowego położonego w ruchliwej aglomeracji miejskiej, a inaczej do obiektu magazynowego usytuowanego z dala od miejskich ośrodków. Położenie obiektu ma duże i często niedoceniane znaczenie przy kompletowaniu personelu serwisowego, nie tylko ochrony, ale też obsługi technicznej czy utrzymania czystości. Należy pamiętać, że ludzie muszą dojechać na miejsce pracy, pomijając już, czy w danym rejonie mieszkają ludzie w ogóle zdolni do jej podjęcia. Przy obecnych trudnościach z dostępem do wykwalifikowanych pracowników, rotacji personelu, do której przyczynia się sytuacja gospodarcza na znaczeniu coraz bardziej zyskują systemy wspierające właścicieli i zarządców obiektów w zdalnym monitorowaniu bezpieczeństwa nieruchomości, czyli techniczne środki ochrony, zwane również środkami zabezpieczenia technicznego. Są to rozwiązania umożliwiające dozór za pomocą systemów elektronicznych w rodzaju: antywłamaniowych (alarmowych), antykradzieżowych, kontroli dostępu, telewizji dozorowej czy monitoringu zewnętrznego.
Rola CCTV
Spośród wyżej wymienionych środków ochrony technicznej na szczególną uwagę zasługuje system monitoringu określany przez branżowców jako CCTV (Closed-Circuit Tele-Vision) – chodzi o telewizję o obwodzie zamkniętym. Na CCTV składają się kamery wraz z osprzętem zasilającym. Są one połączone sieciowo z odbiornikami, z których sygnał trafia do konwerterów wideo, a następnie do tzw. panelu operatorskiego oraz do rejestratora. Zależnie od konfiguracji i pojemności dysków twardych przetrzymuje on cyfrowy obraz przez określony czas. Przy kamerach często pojawia się określenie: „kamera IP” – IP jest unikatowym adresem w systemie pozwalającym na szybką identyfikację kamery. To rozwiązanie ułatwia zarządzanie kamerami zwłaszcza w lokalizacjach o dużej liczbie kamer. Uzupełnieniem CCTV jest zazwyczaj system alarmowy, który może działać także samodzielnie i niezależnie. Na rynku istnieje wiele rodzajów systemów alarmowych, jednak zasada ich działania jest jedna: urządzenie przekazuje do odbiorcy sygnał o zaistniałych anomaliach. Takim urządzeniem jest zwykle czujnik ruchu, czujnik laserowy czy tzw. kontaktron, który w momencie zmiany swoich parametrów spoczynkowych daje sygnał do jednostki sterującej. Ta z kolei przekazuje sygnał dalej do użytkownika, informując za pomocą alarmu dźwiękowego, SMS-a czy połączenia telefonicznego o wystąpieniu anomalii w danej lokalizacji. Obecnie na rynku ciekawymi rozwiązaniami w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa zdalnego dysponuje wiele firm, których z każdym rokiem przybywa.
Ludzie a technologia, czyli ochrona w praktyce
W praktyce usługi ochrony obejmują zazwyczaj stałą obecność na terenie obiektu pracowników ochrony fizycznej i mobilne patrole interwencyjne. Do zadań pracowników ochrony, oprócz wykonywania zadań stricte prewencyjnych i ochronnych, należy obsługa recepcji budynkowych, punktów informacyjnych czy budek wjazdowych. Pracownicy ochrony sprawują też zwykle nadzór nad prawidłowym działaniem systemów zasilania, instalacji budynkowych, dostarczania mediów czy pożarowych. W tym miejscu pojawia się pytanie: czy i na ile pracę ludzi da się zastąpić zdobyczami najnowszych technologii? Wspomniane wcześniej systemy pozwalające na zdalny monitoring to jedne z wielu rozwiązań umożliwiających redukcję etatów. Redukcja miejsc pracy, co zawsze podkreślam w moich publikacjach, jest newralgicznym tematem ze względów natury etycznej. Pozostawiam to zagadnienie na inną okazję. W tej publikacji skupiam się na możliwościach, które dają właścicielom obiektów tzw. nowe technologie.
Czy w ochronie obiektów komercyjnych możemy zupełnie zrezygnować z etatów? Możemy. Tak się dzieje już nawet w niektórych obiektach logistycznych, magazynowych, gdzie pracownika ochrony na tzw. wjeździe zastępuje system monitorująco-dozorujący, a dalej cały obiekt jest monitorowany zdalnie. Ktoś zapyta, co w przypadku gdy zdarzy się nagły, nieprzewidziany wypadek, sytuacja wymagająca interwencji ludzi na miejscu bezpośrednio i niezwłocznie. To pytanie do osoby analizującej ryzyko. Jednym z najlepszych argumentów przemawiających za rezygnacją z pracowników ochrony na obiektach logistycznych, które słyszałam do tej pory, było porównanie ochrony do pogotowia ratunkowego. Pogotowie nie dysponuje liczbą karetek ani ludzi umożliwiającą dotarcie zawsze i wszędzie na czas – ma tu zastosowanie określony rachunek prawdopodobieństwa. W przypadku nagłej kumulacji zdarzeń, karetek oraz ich obsady może zwyczajnie zabraknąć. Ktoś powie, że straszę, ale takie są fakty. Podobnie wygląda sytuacja z ustalaniem priorytetów i obsady ochrony. Tutaj też możemy zastosować rachunek prawdopodobieństwa co do wystąpienia tzw. anomalii, czyli zdarzeń wymagających natychmiastowej interwencji. Każdy właściciel nieruchomości bierze na siebie odpowiedzialność wynikającą z zarządzania obiektem, w tym za dostępność ochrony.
Przy obecnych trudnościach z dostępem do wykwalifikowanych pracowników, rotacji personelu, do której przyczynia się sytuacja gospodarcza na znaczeniu coraz bardziej zyskują systemy wspierające właścicieli i zarządców obiektów w zdalnym monitorowaniu bezpieczeństwa nieruchomości, czyli techniczne środki ochrony, zwane również środkami zabezpieczenia technicznego.
Koszty ochrony i recepcji
Koszty ochrony i recepcji stanowią od kilku do kilkunastu procent budżetu kosztów eksploatacyjnych nieruchomości komercyjnej. Główny koszt tej usługi to – podobnie jak w przypadku pozostałych serwisów – koszt personelu. Biorąc pod uwagę trendy, szybkość rozwoju, łatwość zastosowania nowych technologii i wreszcie argument dla większości kluczowy, czyli wspomniane koszty pracownicze, odpowiedź nasuwa się sama. Zdalny monitoring i minimalizowanie składu osobowego pracowników ochrony na miejscu to przyszłość. Co stoi na przeszkodzie szybszemu wdrożeniu zdalnych rozwiązań? Koszty. Tym razem chodzi o koszty implementacji nowych technologii. Wyposażenie obiektu w nowoczesne rozwiązania techniczne jest drogie. Koszty zależą od typu nieruchomości, jej stanu technicznego, wielkości i wielu innych czynników. Zdecydowanie łatwiej jest wprowadzić nowe technologie na etapie projektowania niż w istniejącym, wieloletnim budynku. Jednak producenci oprogramowania i systemów służących do ochrony osób i mienia nieustannie pracują nad prostszymi i przystępniejszymi cenowo rozwiązaniami. To powoduje, że e-ochrona ma się w nieruchomościach komercyjnych z roku na rok coraz lepiej.
Ludzie – posterunki – wyposażenie.
Jak to skalkulować?
Planując wybór bądź zmianę firmy zajmującej się ochroną fizyczną osób i mienia, prócz obowiązku podania koncesji, ubezpieczenia czy rekomendacji, należy dokładnie wskazać, jaki zakres ochrony nas interesuje. Należy podać precyzyjny opis nieruchomości, która ma być objęta usługą, jej lokalizację, budowę, stan techniczny, liczbę (oczekiwanych) posterunków, personelu. Możemy oczywiście przerzucić wskazanie posterunków i liczby personelu na oferenta, jednak w zapytaniu ofertowym warto uwzględnić wartość jednej roboczogodziny jednego pracownika ochrony zatrudnionego z podziałem na szefów zmiany i tzw. pracowników szeregowych oraz osobno wartość jednej roboczogodziny dla jednej recepcjonistki zatrudnionej w obiekcie, jeżeli firma ochroniarska ma również świadczyć usługi recepcyjne. Oferta firmy powinna również zawierać plan ochrony obiektu opracowany przez oferenta na podstawie wykazu posterunków stanowiącego załącznik do zapytania. Składową planu ochrony stanowić powinien wykaz wyposażenia, którym oferent będzie się posługiwał w trakcie wykonywania usługi, oraz wzór umundurowania agentów ochrony na ich posterunkach. Jeśli chcemy skorzystać ze zdalnych rozwiązań służących do monitorowania, możemy podać albo zasugerować nasze preferencje bądź – podobnie jak w przypadku personelu – poprosić o sugestie oferenta. W przypadku korzystania z partoli interwencyjnych należy ustalić częstotliwość ich wizyt w obiekcie oraz sposób i czas reakcji w sytuacjach wymagających niezwłocznej wizyty.
Ważnym elementem pracy ochrony są wykonywane regularnie obchody obiektu według ściśle wyznaczonej trasy. Najlepiej, jeśli przebieg trasy zostanie ustalony jeszcze na etapie postępowania ofertowego, ponieważ pozwoli to na precyzyjne skalkulowanie kosztu personelu koniecznego do wykonywania obchodów oraz sprzętu koniecznego do rejestracji i dokumentowania ich przebiegu. Koszt sprzętu, z którego korzysta ochrona, można przerzucić na oferenta, można umieścić w kosztach opłaty eksploatacyjnej. Wreszcie koszt ten może pokryć właściciel, jeśli urządzenia z uwagi na charakter i stopień zaawansowania technologicznego wpisują się w katalog budynkowych nakładów inwestycyjnych.
Droga środka z drogowskazem
Zgodnie z angielskim safety first, czyli bezpieczeństwo przede wszystkim, ochrona obiektów komercyjnych była, jest i będzie wyjątkowo istotnym serwisem. Rozwój nowych technologii, który miał początkowo wspierać ochronę fizyczną w wykonywaniu obowiązków, coraz częściej zaczyna ją zastępować. Pandemia przyspieszyła ten trend i nic już tego nie zawróci. W dobie problemów z dostępem do pracowników, nastawienia na dystansowanie społeczne i szukania oszczędności rozwiązania zastępujące pracę ludzi budzą coraz większe zainteresowanie. W branży nieruchomości, zwłaszcza w części mocniej dotkniętej pandemią, poszukuje się rozwiązań pozwalających redukować koszty. Jest to zrozumiałe, o ile nie zaczynamy popadać w skrajności. Obecność pracowników ochrony wsparta nowoczesnymi rozwiązaniami we właściwych proporcjach ludzie–technologia to klucz do sukcesu. Jedne firmy będą mówić, że im więcej ludzi tym bezpieczniej, inne, że wszystkich da się zastąpić. Wybierając rozwiązania, należy dobrze przeliczyć opcje i realnie oszacować ryzyko. Drogowskazem do tego niech będzie zdrowy rozsądek.
