Autor: Karolina J. Dudek

W wielu organizacjach toczy się dziś dyskusja na temat tego, jak powinien wyglądać model hybrydowy, a także jak przeprojektować biuro, by odpowiadało na nowe potrzeby rozproszonych zespołów. Jednym z ważnych wątków jest rozmowa o nowej roli biura, które ma być miejscem budowania społeczności, wspierającym rozwój organizacji. Dlatego tak ważne jest teraz znalezienie odpowiedzi na pytania dotyczące tego, jak zaprojektować przestrzenie, które będą wspierały wymianę wiedzy, budowanie relacji i współpracę w zespołach. W artykule wyjaśniam, jak uwzględnić społeczny wymiar przestrzeni w projektowaniu środowisk pracy.

Kiedy mowa o dobrostanie w odniesieniu do projektowania środowiska pracy, zwykle na pierwszy plan wysuwane są kwestie związane z ergonomią czy tworzeniem przestrzeni do wypoczynku. W tym kontekście pojawiają się również wątki związane z projektowaniem biofilicznym, czyli zbliżaniem warunków w zbudowanym środowisku do tych, które występują w środowisku naturalnym.

Przed Tobą projekt nowego biura i nie wiesz, od czego zacząć, ale chcesz odpowiednio zarządzić zadaniami i zorganizować prace zespołu? Wykorzystanie projektowego ABC – activity-based working, bytes, bricks, behaviors, brand (4B) oraz collaborate, concentrate, communicate, contemplate (4C) – porządkuje proces planowania i aranżowania przestrzeni biurowych: to narzędzie pomagające dopasować ludzi, przestrzeń i technologię.

W ostatnich miesiącach wiele organizacji zdecydowało się wdrożyć tzw. model hybrydowy. Z jednej strony to strategia wynikająca z chęci wyjścia naprzeciw oczekiwaniom pracowników, którym spodobała się praca z domu, z drugiej racjonalne dążenie do tego, by wykorzystać zalety pracy zdalnej i jednocześnie zrównoważyć jej wady. Jednak nie wszystkie organizacje będą pracować hybrydowo – wręcz przeciwnie: są takie, które przez cały okres pandemii pracowały stacjonarnie i zamierzają utrzymać tę organizację pracy. Tymczasem eksperci sugerują wprowadzenie zmian w przestrzeni biur i dostosowanie ich do nowych realiów, a menedżerowie jednych i drugich organizacji zastanawiają się, jakie zmiany powinny być wprowadzone w ich firmie i czy na pewno muszą być zaimplementowane. 
Co się powinno zmienić i w jaki sposób? Czy są jakieś nowe uniwersalne reguły? W jaki sposób praca zdalna zmieniać będzie przestrzenie biurowe?

Technologia w biurze to już nie tylko komputery, laptopy, wi-fi i drukarki, lecz także aplikacje wspierające zarządzanie przestrzenią i efektywną pracę całego budynku. Co jest tylko robiącym wrażenie gadżetem, a co rozwiązaniem, które stanie się oczywistą częścią naszej biurowej rzeczywistości? Ostatnie doświadczenia i zmiany będące wynikiem wdrożenia na masową skalę pracy zdalnej wpłynęły na przegrupowanie na liście organizacyjnych priorytetów – inwestycje w technologię przesunięto na pierwsze pozycje. Natomiast przełamanie istniejących wcześniej ograniczeń otworzyło nowe możliwości. W co warto zainwestować, by tworzyć smart office i wspierać rozwój organizacji?

Pandemia koronawirusa zmieniła na wiele tygodni sposoby funkcjonowania organizacji. Nawet te, które realizowały do tej pory konserwatywne polityki zarządzania zespołami, nakazały wykonywanie zadań w trybie zdalnym. To doświadczenie zmieniło nie tylko wyobrażenie o tym, jak mogą funkcjonować organizacje, lecz także oczekiwania pracowników. Dziś wiele firm rozważa stworzenie nowych strategii, wykorzystujących pracę zdalną w większym wymiarze, i tworzy plany zarządzania zespołami rozproszonymi. Jak wdrożyć nowe style pracy i modele hybrydowe organizacji pracy oraz aranżacji biur?

O trudnym zawodzie workplace managera i jego przyszłości, przenikających się kompetencjach koniecznych na tym stanowisku, o tym, dlaczego office manager odgrywa rolę „tłumacza" i dlaczego częściej mówimy o nowych technologiach w biurze niż o niedziałającym wi-fi, rozmawiamy z Karoliną Dudek, która pełni funkcję prezesa Polskiego Instytutu Środowiska Pracy, jest autorką książki o przestrzeni biurowej Koniec ery calvadosu. Design i praca w późnej nowoczesności, a na co dzień pracuje jako workplace strategy manager w BNP Paribas Real Estate.