Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

15 grudnia 2020

NR 6 (Grudzień 2020)

Smart office

159

Technologia w biurze to już nie tylko komputery, laptopy, wi-fi i drukarki, lecz także aplikacje wspierające zarządzanie przestrzenią i efektywną pracę całego budynku. Co jest tylko robiącym wrażenie gadżetem, a co rozwiązaniem, które stanie się oczywistą częścią naszej biurowej rzeczywistości? Ostatnie doświadczenia i zmiany będące wynikiem wdrożenia na masową skalę pracy zdalnej wpłynęły na przegrupowanie na liście organizacyjnych priorytetów – inwestycje w technologię przesunięto na pierwsze pozycje. Natomiast przełamanie istniejących wcześniej ograniczeń otworzyło nowe możliwości. W co warto zainwestować, by tworzyć smart office i wspierać rozwój organizacji?

Budzisz się, wstajesz, szykujesz do pracy. Jesteś rannym ptaszkiem, więc wyruszasz wcześniej niż inni i udaje ci się ominąć korki. Gdy wjeżdżasz na parking, budynek rozpoznaje twój samochód, a aplikacja kieruje cię na wolne miejsce parkingowe. Następnie aplikacja szuka ci niezajętego biurka. Nie masz swojego biurka, współdzielisz je z innymi. Pracujesz w różnych miejscach, w zależności od twego grafiku, który aplikacja sprawdza, gdy tylko się obudzisz. Raz jest to biurko do pracy na siedząco, innym razem miejsce do pracy na stojąco lub pokój do pracy w skupieniu. Wchodzisz do wybranego pomieszczenia, a aplikacja dostosowuje oświetlenie i temperaturę, żeby było tak, jak lubisz. Aplikacja wie też, jaką wolisz kawę. Wszyscy twoi koledzy i koleżanki też są podłączeni. Dzięki temu, że systemy budynku wiedzą, gdzie przybywają pracownicy i ilu ich jest, odpowiednio zarządzają energią – są w stanie zużywać jej o 30% mniej niż inne budynki. Fascynujące czy przerażające? Tak właśnie Tom Randall już pięć lat temu opisał w „Bloomberg Businessweek” biurowiec The Edge, ale nawet dziś ten opis czyta się jak fragment książki z gatunku science fiction. Jeśli coś dziś powstrzymuje inwestorów przed wykorzystaniem na szeroką skalę rozwiązań wykorzystywanych w The Edge, to przede wszystkim wysokie nakłady, które trzeba ponieść, by te rozwiązania wdrożyć. Jak przyznawał Randall w swoim artykule, koszt stworzenia tak zaawansowanych technologicznie systemów i urządzeń nie został podany.

Potrzeba matką wynalazku albo product market-fit

W branży technologicznej mówi się, że zawsze trzeba znaleźć product-market fit. Można wymyślić ciekawą grę lub aplikację, ale czy ludzie będą chcieli jej używać? Jak stworzyć coś, co nie tylko będzie innowacyjnie, ale po prostu będzie się sprzedawało? Wiele rozwiązań tworzonych na potrzeby świata biur uznawano za intrygujące, ale nietworzące wystarczającej wartości dodanej, by uzasadnić wysokie koszty wdrożenia. Giganci technologiczni wykorzystywali je, by budować przewagę wizerunkową, ale niekoniecznie strategiczną. To jednak, co wczoraj jeszcze wydawało się fanaberią, może być niezbędnym elementem wyposażenia sprawnie działającej organizacji. No właśnie – tylko co?

Smart building w świecie postcovidowym

Gdy wchodzę na uczelnię, na której wykładam, przy wejściu do budynku muszę sprawdzić temperaturę. W tym celu staję na wprost tabletu, w którym odbija się moja twarz, w taki sposób, by czerwony punkt na ekranie tabletu znalazł się na moim czole. Aplikacja wyświetla na ekranie wartość pomiaru i wygłasza komunikat dla obsługi: „authenticated”. Zostaję wpuszczona. Podobnie jest w biurze, w którym pracuję, z tą różnicą, że jeśli pomiar wykonany przez tablet wykaże temperaturę mieszczącą się w dozwolonym zakresie, zwolni się blokada w drzwiach i będę mogła wejść do środka. Potrzeba dodatkowej kontroli przez człowieka zostaje wyeliminowana. Tablet w moim biurze ma jeszcze jedną funkcję: może też akceptować lub odrzucać dostęp na podstawie tożsamości dzięki funkcji skanowania i rozpoznawania twarzy. Urządzenie mogłoby zatem wpuszczać do środka osoby, którym przyznano dostęp, ale tylko wtedy, gdy ich temperatura będzie w normie.

Jest 2021 r. Wyzwania związane z tym, jak zarządzać organizacjami i zachować ciągłość działania w świecie ogarniętym przez pandemię, spędzają sen z powiek menedżerom i prezesom. Bezpieczne środowisko pracy jest jednym z nich. Urządzenia wyposażone w najwyższej jakości sensory medyczne potrafiące zweryfikować stan zdrowia osób wkraczających w przestrzeń budynku stają się biurowym „must have”. Jeśli mają dodatkowe funkcje, będą przydatne nawet po ustaniu pandemii i zmienią sposób, w jaki będziemy poruszać się po budynkach biurowych.

Efektywność przestrzeni: święty Graal

Pandemia stworzyła jeszcze jedno wyzwanie dla menedżerów: praca zdalna zmniejszyła poziom wykorzystania biur. To jeden z trendów, o którym się mówi w środowisku ekspertów ds. nieruchomości, bo wszyscy już dziś wiedzą, że trwale zmienią się style pracy. Będziemy pracować z domów i innych przestrzeni, a biura będą tylko jednym z miejsc, w których będziemy wykonywać obowiązki zawodowe. Zmieni się zatem funkcja biur i trzeba będzie je zupełnie inaczej projektować, a na miejsca ze stanowiskami do pracy indywidualnej przeznaczać o wiele mniej przestrzeni niż do tej pory. W efekcie biurka będziemy współdzielić – i to z wieloma osobami. Różne działy w firmach będą też współdzielić przestrzenie pracy.

Sharedesking jako trend pojawił się już o wiele wcześniej. Zmiany były związane ze stopniowym popularyzowaniem się koncepcji activity-based working, czyli zadaniowego układu przestrzeni. Zgodnie z tą strategią aranżacji biura, przekształcającą sposoby, w jakie użytkownicy wykonują swoje zadania, dla poszczególnych czynności typowych dla codziennego biznesowego harmonogramu zajęć przewidziane są różne przestrzenie: miejsca do pracy w skupieniu, salki do pracy kreatywnej, miejsca do spotkań nieformalnych itd. W efekcie tej mobilności wewnątrz biura użytkownicy mniej czasu spędzają przy biurkach. Jednocześnie zapewnienie pewnego ładu jest o wiele trudniejsze niż w bardziej konwencjonalnym biurze. Dlatego już jakiś czas temu marzeniem zarówno architektów, jak i menedżerów było wdrożenie aplikacji umożliwiających użytkownikom rezerwowanie biurek i sal konferencyjnych, a real estate managerom – bezpośredni wgląd w to, jak ona jest wykorzystywana: ile osób pracuje w danej przestrzeni? gdzie dokładnie najczęściej przebywają? które sale wybierane są najchętniej przez rezerwujących?

Ideą, która przyświecała dążeniom do stworzenia środowiska pracy podatnego na tego typu zarządzanie, nie była oczywiście totalna kontrola dla posiadania samej kontroli. Jednym z celów było udostępnienie użytkownikom rozwiązań zmniejszających nakład pracy potrzebny do skoordynowania codziennych działań i zwiększenia przez to ich efektywności. Drugi to skonstruowanie narzędzi pozwalających na lepsze zrozumienie preferencji użytkowników. Czy bardziej potrzebne są sale multimedialne czy kreatywne, wyposażone w miękkie wygodne meble i tablice do wizualizowania procesów albo zapisywania pomysłów rodzących się w toku dyskusji? Czy potrzebnych jest więcej sal średniej wielkości czy małych? Co się sprawdza w danej organizacji, a co nie? Ma to również wymiar finansowy, ponieważ nieefektywne i nieprzydatne przestrzenie generują dodatkowe koszty, ale nie tworzą wartości dla użytkowników ani dla organizacji.

Stopniowo pojawiały się na rynku rozwiązania, które obiecywały kontrolę nad wykorzystaniem przestrzeni i zwiększenie efektywności biur. Każda z proponowanych technologii obarczona była jednak pewną ułomnością: albo koszt wdrożenia był bardzo wysoki, albo wymagane było nadmierne zaangażowanie użytkowników i okazywało się, że są oni słabym ogniwem uniemożliwiającym osiągnięcie założonej efektywności, albo zadanie przed nią postawione rozwiązywane było tylko w wąskim zakresie związanym określoną funkcjonalnością.

Niektóre opowieści o początkowych zmaganiach z technologią brzmią dziś dość humorystycznie. W pewnym momencie w organizacjach zaczęły się pojawiać systemy do rezerwacji salek, czego widomym znakiem były tablety wiszące na ścianie przed każdym pomieszczeniem, na których wyświetlony był harmonogram. Obecność w salce konferencyjnej powinna być potwierdzona naciśnięciem przycisku wyświetlonego na tablecie najpóźniej 15 minut przed rozpoczęciem zaplanowanego spotkania, inaczej system odwołuje rezerwację i udostępnia ponownie salkę. Menedżerowie opowiadali: „Zainstalowaliśmy rozwiązanie do rezerwacji salek, w którym nie da się zrobić rezerwacji na cały dzień, bo system wymaga potwierdzenia obecności przez kliknięcie na tablecie w ciągu pierwszych 15 minut spotkania, a przecież o północy nikogo nie ma w biurze. Nauczyliśmy się w końcu, że trzeba rezerwować od 9.00 do 17.00, ale na początku nie rozumieliśmy, dlaczego te rezerwacje znikały. To dziwne, że nikt z tworzących aplikację nie pomyślał o takim scenariuszu na etapie projektowania”. Do pierwszych firm, które na polskim rynku wdrożyły podobne rozwiązania, przychodziły wycieczki na wizyty referencyjne, by zobaczyć, jak sprawnie można zorganizować spotkania. Dziś jednak staje się to standardem, który przestaje robić wrażenie, i większość spotkań w średnich i dużych organizacjach można organizować za pomocą podobnych systemów do rezerwacji. Drobne niedociągnięcia, wychwycone na początku przez użytkowników, zostały poprawione.

Obecnie wdrażane są systemy do współdzielenia biurek, które jeszcze nie tak dawno uważane były za zbędne i drogie gadżety. W świecie, w którym pracownicy będą kilka dni w tygodniu pracowali zdalnie albo w ogóle będą się pojawiali w biurze raz na jakiś czas, do rozważenia będzie prosta alternatywa: albo duże biuro, które na ogół stoi puste, albo mniejsza powierzchnia efektywnie zarządzana dzięki aplikacji zapewniającej użytkownikom wygodę korzystania z biura wtedy, kiedy tego potrzebują. QR kody, sensory obecności, beacony czy lokalizacja smartfonów przez wi-fi – na rynku dostępnych jest wiele aplikacji wspomagających zarządzanie przestrzeniami i biurkami. Potrafią pomóc w znalezieniu najbliższej wolnej salki konferencyjnej, umożliwią jej rezerwację i pokazują, jak do niej trafić albo jak znaleźć inne osoby w biurze. Stają się też cenowo coraz bardziej przystępne i coraz lepiej zintegrowane z wykorzystywanymi w organizacjach systemami.

Evergreen: widzieć, kontrolować, zarządzać

Smart office rozumiany jako rozwiązania pomagające najemcom zarządzać efektywnie przestrzeniami i kontrolować, co się w nich dzieje, by je lepiej planować i trafniej odpowiadać na potrzeby użytkowników biura, to jeden z poziomów tego, co nazywamy inteligentnymi rozwiązaniami w budynkach biurowych. Kolejny – głębszy – związany jest z materią budynku: oświetlenie, systemy wentylacyjne i klimatyzacyjne spięte razem w systemy dające się łatwo zarządzać dzięki graficznym interfejsom. Automatyka budynkowa (BMS, building management system) to absolutny „must have” w nowoczesnych inwestycjach biurowych. Pozwala zarządzać efektywnością energetyczną budynków i obniżać koszty, a także szybko lokalizować awarie. Znacząco podnosi również komfort użytkowania.

Przytaczany we wstępie budynek The Edge to dobry przykład, do którego warto w tym miejscu powrócić. W tej inwestycji podstawowe funkcjonalności automatyki budynkowej w połączeniu m.in. z panelami fotowoltaicznymi i systemem odzysku wody tworzą bowiem zintegrowany ekosystem, który jest nie tylko inteligentny, lecz także zrównoważony. I warto pamiętać o tym wymiarze korzyści, które oferują smart buildings.

Beton, szkło, procesor i dialog

Technologia dyskretnie, ale coraz mocniej splata się z budynkami biurowymi, tworząc hybrydy – architektoniczne cyborgi, które będą wspierały naszą pracę i umożliwiały zmierzenie się z wieloma wyzwaniami. Kluczem do sukcesu jest jednak nie sama technologia, ale ścisła współpraca inwestorów, deweloperów, wynajmujących, architektów i najemców – czyli wszystkich osób odpowiedzialnych za projektowanie budynków i poszczególnych biur oraz tych, którzy są ostatecznymi użytkownikami. Elementy ekosystemu, którym jest inteligentne środowisko pracy, muszą być dobrze zintegrowane i odpowiadać na rzeczywiste potrzeby. To, co dziś jest szczególnie istotne z perspektywy najemcy, to rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo oraz te pozwalające na łatwe i efektywne zarządzanie współdzielonymi przestrzeniami, biurkami i miejscami parkingowymi. Dla wynajmującego i zarządzającego budynkiem istotny jest zaś wgląd w funkcjonowanie systemów, by nimi lepiej zarządzać.

Przypisy