Zarządzanie nieruchomością jako element składowy kosztów i opłat eksploatacyjnych

PROPERTY

Koszt zarządzania nieruchomością stanowi blisko 5% budżetu kosztów i opłat eksploatacyjnych. To dużo czy mało? Co się na niego składa? Jak kalkulowane jest wynagrodzenie zarządcy? I kto je płaci? Zapraszam do lektury.

Czy koszt usługi zarządzania nieruchomością bywa zaskoczeniem?

Koszt zarządzania nieruchomością wchodzi w skład budżetu kosztów i opłat eksploatacyjnych. Najemcy płacą zatem za zarządzanie budynkiem, w którym mają lokale. Wydawałoby się to oczywiste, jednak do tej pory zdarzają się najemcy, którzy ze zdziwieniem reagują na informację, że w skład opłaty eksploatacyjnej oprócz sprzątania, obsługi technicznej czy wywozu nieczystości wchodzi wynagrodzenie zarządcy. Kto miałby to wynagrodzenie w takim razie wypłacić? Właściciel? Przecież zarządca opiekuje się budynkiem oraz najemcami i to dlatego powinni zapłacić najemcy. To pewne uproszczenie, w praktyce bowiem właściciel budynku zwykle ma podpisaną umowę na zarządzanie z firmą zarządzającą nieruchomościami, pod warunkiem że sam nie zarządza swoimi aktywami. Bez względu jednak na to, czy właściciel outsourcinguje zarządzanie, czy ma je pod własnym dachem, to i tak wynagrodzenie zarządcy ktoś zapłacić musi. Skoro nie dziwi nas opłata administracyjna na zarząd wspólnoty, w której mamy mieszkanie, to dlaczego dziwi nas opłata dla zarządcy budynku, w którym wynajmujemy lokal? To pytanie zadaję zwykle osobom, które uznają za niezasadne ponoszenie kosztu zarządzania. Na szczęście zdecydowana większość najemców ma świadomość pracy wykonywanej przez zarządcę i nie jest zaskoczona obecnością jego wynagrodzenia w opłacie eksploatacyjnej. Ale bywa zaskoczona wysokością tej opłaty. Czy wysokość wynagrodzenia zarządcy może być powodem do zdziwienia?

Ile kosztuje zarządzanie nieruchomością komercyjną?

Koszt zarządzania stanowi zwykle blisko 5% całości kosztów eksploatacyjnych w przypadku budynku biurowego.

W tym miejscu znajdzie się drobne wyjaśnienie bądź przypomnienie, czym różnią się koszty eksploatacyjne od opłat eksploatacyjnych.

Koszty eksploatacyjne to ogół wydatków ponoszonych przez właściciela na utrzymanie nieruchomości. Są one pokrywane przez właściciela i rozliczane zgodnie z zapisami umów najmu w zdecydowanej większości opartych na zasadzie comiesięcznych zaliczek i dokonywania rozliczenia rocznego. Natomiast opłata eksploatacyjna to część kosztów eksploatacyjnych rozliczana bezpośrednio na najemcę w formie wpłaty comiesięcznej zaliczki przeliczonej na metr kwadratowy powierzchni wynajmowanej.

Czy 5% całości kosztów eksploatacyjnych to dużo czy mało? Najemca zwykle powie, że dużo. No dobrze, czy oby najemca jest jednak na pewno świadom ilości obowiązków zarządcy?

Jakie obowiązki ma zarządca, czyli za co mu płacimy

Obowiązki zarządcy określa umowa o zarządzanie, a w razie jej braku, gdy mamy do czynienia na przykład z zarządzaniem wewnętrznym, inny stosowny dokument zależny od praktyki danej firmy. W umowie prócz obowiązków zarządcy określone jest również jego wynagrodzenie za świadczone usługi, a także obowiązki zleceniodawcy, czyli właściciela nieruchomości. Zacznijmy od obowiązków umownych – zazwyczaj katalog jest opracowywany indywidualnie, jednak główne składowe są w większości umów podobne.

Co należy do obowiązków umownych zarządcy?

Do obowiązków zarządcy wynikających z kontraktu o zarządzanie zalicza się zwykle przygotowywanie budżetu kosztów i opłat eksploatacyjnych – czyli zarządca sam sobie wpisuje wynagrodzenie? Tak, o tym za moment. Sporządzanie raportów miesięcznych, kwartalnych bądź w innej częstotliwości, przygotowywanie prognoz, stały kontakt z wynajmującym i najemcami, współpraca i nadzór nad serwisami budynkowymi, takimi jak utrzymanie techniczne, ochrona, sprzątanie, negocjowanie umów z głównymi serwisami i innymi usługodawcami w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez właściciela budynku, kontakt z urzędami w sprawach dotyczących nieruchomości. Często są to również zadania windykacyjne czy nadzór nad prawidłowością i terminowością dostarczania przez najemców zabezpieczeń do umów najmu. Można by jeszcze długo wyliczać obowiązki zarządcy, choćby dlatego że pod każdym z wymienionych punktów kryje się cała masa podpunktów. Weźmy choćby pod uwagę bieżącą współpracę i nadzór nad obsługą techniczną nieruchomości. Tutaj możemy wymienić obowiązki, takie jak przeprowadzenie konkursu na tę usługę, wprowadzenie wybranej firmy na nieruchomość, nadzór nad terminowym wykonywaniem obowiązków, spotkania koordynacyjne dotyczące bieżących prac, przeglądów i napraw wykonywanych w nieruchomości, monitoring zgłaszanych przez najemców usterek i skuteczności ich usuwania, zlecanie koniecznych prac dodatkowych, współpraca przy usuwaniu awarii i w innych nagłych przypadkach (np. alarmy przeciwpożarowe), kontrola wykonania budżetu na obsługę techniczną (kosztów wynagrodzenia personelu, części zamiennych, materiałów, prac dodatkowych), weryfikacja raportów, współpraca przy realizacji różnych inicjatyw (dotyczących zagadnień proekologicznych). Myślę, że każdy z zarządców, który czyta teraz tę listę, powie, że czegoś tu jeszcze nie wymieniłam. I to prawda, bo katalog obowiązków zarządcy wynikających ze współpracy z firmą techniczną nie jest zamknięty. Oczywiście można go zamknąć w umowach, ale zawsze znajdą się zagadnienia, których umowy nie obejmą, a zrobić je trzeba. Przykład? Jeden z najemców bardzo chce mieć dodatkowe miejsca parkingowe dla rowerów. Kto ma się tym zająć? Zarządca z kierownikiem technicznym – to oni, współpracując ze sobą, wyznaczą optymalne miejsce i zorganizują montaż stojaków. Bo nic samo się nie dzieje, budynek też sam nie działa – za tym wszystkim, co w nim się dzieje, stoją ludzie i zwykle jest wśród nich zarządca nieruchomości.

Obowiązki zarządcy a przepisy i praktyki rynkowe

Co jeszcze określa obowiązki zarządcy? Przepisy i tzw. praktyki rynkowe.

Aktem prawnym określającym obowiązki zarządcy jest ustawa o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 roku. 

Nowelizacja ustawy z dnia 21 września 2017 roku wprowadziła wymóg prowadzenia działalności gospodarczej dla osób wykonujących zawód zarządcy. Określono też, na czym polega zarządzanie nieruchomością. I tak, zgodnie z artykułem 184b ustawy o gospodarce nieruchomościami, zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości, bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego, bieżące administrowanie nieruchomością, utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem, uzasadnione inwestowanie w nieruchomość. Dodatkowo zgodnie z ustawą zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. To w skrócie najważniejsze zapisy dotyczące obowiązków zarządcy wynikające z przepisów ustawy.

O ile przepisy łatwiej jest wymienić, bo są skodyfikowane, o tyle z praktykami bywa trudniej, bo nie ma katalogu dobrych praktyk zarządczych – taki dokument oficjalnie nie istnieje. Ale jak każdy zawód, tak i ten należy wykonywać w zgodzie z tzw. sztuką. W przypadku zarządzania nieruchomościami mowa tu głównie o konieczności posiadania przez zarządcę wiedzy koniecznej do wykonywania zawodu. Jej zakres jest obszerny i różnorodny. Z jednej strony zarządca powinien znać się na przepisach podatkowych, z drugiej na utrzymaniu zieleni, a między tym wszystkim na stawkach płacy minimalnej, inflacji czy indeksacji, do tego mieć tzw. umiejętności miękkie, by uczestniczyć w negocjacjach, umieć pracować pod presją czasu, zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych. Po co o tym wszystkim wspominam? Aby pokazać, jak dużo obowiązków spoczywa na zarządcy. A dobry zarządca to skarb i wiedzą o tym zarówno właściciel budynku, jak i jego najemcy oraz serwisy.
 


Wybór zarządcy, czyli jak to jest z tymi uprawnieniami i kwalifikacjami

Ktoś może powiedzieć: „dobrze, chętnie zapłacimy więcej, pod warunkiem że dostaniemy osobę z odpowiednimi uprawnieniami i kwalifikacjami”.

Jak udokumentować uprawnienia? I tu zaczynają się schody, ponieważ obowiązek posiadania licencji, a co za tym idzie zdania odpowiednich egzaminów, ustał z dniem 1 stycznia 2014 roku. Od tego momentu zarządcy nie potrzebują licencji do wykonywania zawodu. Wystarczy, o czym była mowa wcześniej, że będą przedsiębiorcami i wykupią odpowiednie ubezpieczenie. Dlatego jeśli mowa o weryfikacji zarządców pod kątem potwierdzonych formalnie kwalifikacji, to obecnie jest to praktycznie niemożliwe. Owszem, są na rynku dostępne szkolenia czy kursy, ale nie ma obowiązku ich odbywania. Stąd przy wyborze firmy zarządzającej nieruchomościami pozostaje właścicielowi budynku prześledzić portfolio i zapytać o rekomendacje, a w przypadku wyboru osoby zarządcy – przejrzeć profile potencjalnych zarządców na portalu biznesowym LinkedIn, zweryfikować tradycyjne CV czy listy polecające otrzymane od pracodawców, zleceniodawców, najemców. Na co jeszcze warto zwracać uwagę? Warto przyjrzeć się temu, jak często zarządca zmieniał pracę. Ktoś może się obruszyć i powiedzieć, że to sprawa indywidualna – i tak jest. Jeśli jednak zarządca w ciągu, dajmy na to, ostatnich trzech lat sześciokrotnie zmieniał pracę, to może nie rokować dobrze w zakresie potencjalnej współpracy. Aby poznać budynek, trzeba się z nim zaznajomić. Wymaga to zwykle minimum roku – to czas pełnego cyklu z życia nieruchomości: trzeba przygotować budżet, obronić go, naliczyć i rozliczyć opłaty eksploatacyjne, zrobić okresowe przeglądy. Im dłużej zarządca administruje budynkiem, tym lepiej zarówno dla wynajmującego, najemców, jak i serwisów. Po kilku latach może nastąpić rutyna, zwłaszcza jeśli budynek nie ulega większym zmianom, a zarządca nie zastępuje czasowo zarządców innych budynków. To kwestia indywidulana, jednak myślę, że lepiej, jeśli zarządca nadzoruje budynek kilka lat niż kilka miesięcy.

Wynagrodzenie zarządcy

W tym miejscu należy wyjaśnić, co rozumiemy przez wynagrodzenie zarządcy. Zacznijmy od tego, że „zarządca” to nie to samo co „firma zarządzająca nieruchomościami”. W praktyce w branży nieruchomości komercyjnych często używa się określenia „zarządca” czy też „property manager” na określenie firmy zarządzającej nieruchomościami. Rzadko się zdarza, by na rynku nieruchomości komercyjnych budynkiem czy tym bardziej portfolio budynków zarządzała, bez żadnej pomocy, osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Nie jest to oczywiście wykluczone. Może się zdarzyć i się zdarza, że niewielkimi, tzw. butikowymi nieruchomościami o charakterze komercyjnym zarządzają samodzielnie osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Takie sytuacje należą do rzadkości i zdarzają się częściej w niewielkich miejscowościach niż w dużych aglomeracjach. Zdecydowaną większością nieruchomości komercyjnych zarządzają zespoły osób, zwykle w formule spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub działów takich spółek. Dlatego jeśli mówimy o wynagrodzeniu zarządcy, należy w pierwszej kolejności uściślić, czy odnosimy się do osoby, która osobiście zarządza nieruchomością, czy też do firmy zarządzającej/propertymanagementowej – jak często się o niej mówi. Wynagrodzenie zarządcy, o którym mowa w tym artykule, to zarobek przedsiębiorcy, firmy, z którą podpisany jest kontrakt na zarządzanie, lub w razie zarządzania wewnętrznego inny odpowiedni dokument określający zadania i obowiązki zespołu dedykowanego do obsługi nieruchomości w zakresie zarządzania. Zwykle mamy do czynienia z zespołem osób i dlatego w pozycji „wynagrodzenie zarządcy” mieści się zarówno wynagrodzenie osoby, która osobiście zajmuje się budynkiem jako zarządca/property manager, jak i osób lub zespołów osób, z których pomocy korzysta zarządca. Wielkość i skład zespołu przeznaczonego do zarządzania nieruchomością zależy głównie od ilości i stopnia skomplikowania obowiązków zarządczych, częstotliwości ich wykonywania oraz od rodzaju, liczby, wielkości i stopnia skomplikowania nieruchomości.

W jak sposób obliczyć wynagrodzenie zarządcy?

Kilka lat temu wynagrodzenie podmiotu zarządzającego nieruchomościami było definiowane jako stały procent od wystawionych faktur czynszowych – zafakturowanych przychodów z czynszu z wyłączeniem udzielonych rabatów i upustów. Obecnie się zdarza, że upusty i rabaty są odejmowane od wynagrodzenia zarządcy bądź – w sytuacji gdy zarządca sam odpowiada za windykację – jego wynagrodzenie obliczane jest na podstawie rzeczywistych wpłat od najemców. Marżowość na zarządzaniu nieruchomościami nie jest duża, co wynika po części ze specyfiki rynku, podejścia właścicieli, ale i zarządców, walki o kolejne projekty do zarządzania. Marże nie są duże i są dociskane, a obowiązków zarządcom z każdym rokiem przybywa. W ostatnich latach są to głównie powinności właścicieli nieruchomości, a co za tym idzie zarządców, wynikające bezpośrednio bądź pośrednio z przepisów dotyczących ochrony środowiska, zakresu ESG (environmental, social and corporate governance) czy sprawozdawczości. I nie zapowiada się, by ten trend miał ulec zmianie. Choćby w związku z wejściem w życie regulacji dotyczących ESG właściciele i zarządcy nieruchomości będą mieli gros dodatkowych obowiązków raportowych, czeka nas tutaj – zaryzykuję to stwierdzenie – rewolucja. Przekłada się to bowiem praktycznie na każdy aspekt funkcjonowania nieruchomości i to w kontekście i środowiskowym (environment), i społecznym (social), i zarządzania ładem korporacyjnym/przedsiębiorstwa (governance).

Czy zarządzanie jest drogie?

Wynagrodzenie zarządcy stanowiące wspomniane wcześniej kilka procent całości kosztów eksploatacyjnych budynku to moim zdaniem niewielka kwota za wykonywanie usługi wymagającej tak szerokiego spektrum kompetencji i doświadczenia. Crème de la crème branży nieruchomości kosztuje. I jeśli chcemy być obsługiwani przez najlepszych, to pamiętajmy, że za jakość, profesjonalizm, lata nauki, pracy i zbierania doświadczeń powinniśmy odpowiednio zapłacić. Za wiedzę i doświadczenie należy płacić godziwie. Uważam, że stawki nie powinny już spadać. To zdecydowanie nie przysłuży się żadnej stronie. Do tego najemcom dostanie się rykoszetem. I tak już jest tanio, a momentami wręcz za tanio. Ktoś powie: „no dobrze, ale mój zarządca kiepsko pracuje – za co mam tyle płacić?”. Odpowiem: a czy sprawdziłeś jego résumé? Czy ustaliłeś, kto ma być nim personalnie (nie tylko firma), jakie ma kompetencje, czy dajesz mu czas i możliwości, by się szkolić, uczyć, czy tylko ma wykonywać tzw. robotę? Bo jeśli szukasz wyrobnika, to za najniższą cenę kogoś znajdziesz, ale jeśli poszukujesz profesjonalisty przez duże „P”, to za jego usługi należałoby odpowiednio zapłacić, powinno się z nim na bieżąco komunikować, orientować się, ile faktycznie ma obowiązków, jakie ma potrzeby szkoleniowe i w niego inwestować. Tylko tak stworzymy wartościowy rynek. Przykład idzie z góry. I jeszcze jedna ważna rzecz. Zarządzanie nadal w części organizacji bywa utożsamiane z kosztem. Co robi ten zarządca? Marnie zarabia, niewiele robi (ale my już wiemy, że tak nie jest). Super to jest podpisanie nowej umowy najmu, to jest wyczyn czy doradztwo transakcyjne. I faktycznie, to są wyczyny – zgadzam się. Ale praca zarządcy to też jest wyczyn. Posłużę się tu pewnym przykładem. W czasie kryzysu zapoczątkowanego w 2007 roku i związanego z nim upadku banku Lehman Brothers w wielu firmach zajmujących się obsługą nieruchomości zatrzymały się transakcje. Kto ułatwił tym firmom przejście przez kryzys suchą nogą? Niejednokrotnie byli to zarządcy. Bo kiedy w kryzysie transakcji brak, to niewielkie, lecz stałe wpływy z zarządzania pozwalają przejść spokojniej przez zawirowania. Miejmy to na uwadze, zwłaszcza w kontekście obecnej sytuacji gospodarczo-ekonomicznej w Polsce i na świecie.

Przypisy