Wywóz odpadów
Odpady to szeroki temat w kontekście zarządzania nieruchomościami, który niejednokrotnie budził i wzbudza wątpliwości w zakresie możliwości interpretacyjnych obowiązujących przepisów. Na potrzeby tego artykułu skupię się na najważniejszych wątkach przekładających się na koszty. Wywóz odpadów to jedna z ostatnich pozycji kosztowych w budżecie kosztów i opłat eksploatacyjnych nieruchomości komercyjnej. W przypadku nieruchomości biurowej stanowi on zwykle ok. 2% tego budżetu.
Odpady a regulacje prawne
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie odbioru i segregacji odpadów jest ustawa z 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Określa ona zadania gminy oraz obowiązki właścicieli nieruchomości dotyczące utrzymania czystości i porządku. Ustawa określa też warunki wykonywania działalności w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz ich zagospodarowania. Każdy właściciel nieruchomości, na której powstają odpady komunalne, ma obowiązek złożenia w swojej gminie deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (tzw. deklaracja śmieciowa), zgodnie ze stawkami uchwalonymi w gminie. W przypadku nieruchomości komercyjnej deklarację należy złożyć w ciągu 14 dni od powstania na jej obszarze odpadów. Przy okazji odpadów pojawia się obowiązek składania raportów do Bazy Danych o Odpadach (BDO), jednak nie wiąże się to – przynajmniej na razie, z dodatkowymi opłatami po stronie właściciela nieruchomości.
Praktyki dotyczące odpadów
Koszty z tytułu zapewnienia miejsca na odbiór odpadów, segregacji i odbioru ponosi właściciel nieruchomości, z której odbierane są nieczystości. Z uwagi na to, że podatek śmieciowy jest podatkiem lokalnym, to gminy decydują, ile wyniesie on w danym roku dla nieruchomości zlokalizowanych na ich terenie. Warte podkreślenia jest, że koszt utylizacji odpadów niesegregowanych jest dużo wyższy (zazwyczaj dwukrotnie) niż segregowanych, dlatego ważnym elementem wspierającym właściciela nieruchomości w segregacji są odpowiednie zapisy w umowach najmu. Pojawia się tutaj kwestia skuteczności tego typu zapisów, czyli na ile w umowie najmu wynajmujący może zobligować najemcę do dokładnej segregacji odpadów – ale to już temat na osobny artykuł.
Wracając do praktycznych aspektów związanych z odbiorem odpadów, warto zwrócić uwagę na specyfikę najemców. Niektórzy z nich ze względuna charakter prowadzonej działalności mają podpisane osobne umowy z firmami odbierającymi odpady. Dobrym przykładem są restauracje wyposażone w specjalne lodówki do przechowywania odpadów.
Standardowo w umowie na odbiór odpadów wskazujemy te same rodzaje i ilości odpadów, które podajemy w deklaracji śmieciowej. W przypadku zwiększenia lub zmniejszenia ilości odpadów zostaje aneksowana umowa na odbiór i analogicznie aktualizowana deklaracja. Wyjątkiem są sytuacje, w których jednorazowo do odebrania jest większa ilość odpadów niż zadeklarowana – wtedy można zamówić dodatkowy kontener bez potrzeby aneksowania umowy.
W dobie poszukiwania oszczędności do dobrych praktyk w przypadku odpadów zaliczyć można korzystanie ze zgniatarek do butelek, belownic do kartonów, pojemników na zużyte baterie i elektrośmieci czy posiadanie własnego kompostownika. Zgniatarki do butelek to nieduży koszt i dobra praktyka w duchu eko, dzięki której zyskiwane jest więcej miejsca w kontenerach na plastik. Jednym z trafionych sposobów na zmniejszenie ilości odpadów kartonowych, zwłaszcza przy najemcach, którzy dużo takich odpadów generują, lub w przypadku wprowadzek najemców (dodatkowe kartony), jest możliwość kupna lub wynajęcia belownicy/prasownicy do kartonów. Dobrą praktyką jest też zawarcie umowy na odbiór zużytych baterii z firmą świadczącą tego typu usługi. Można też postarać się o własny kompostownik, jeśli na obszarze nieruchomości jest dużo terenów zielonych wymagających koszenia i utylizacji skoszonej trawy.
Ubezpieczenie
Ubezpieczenie, podobnie jak podatki, zaliczane jest do grupy kosztów niezależnych od właściciela, chociaż zależy ono od wybranej firmy ubezpieczającej, jest negocjowane i na jego wysokość mają wpływ franszyzy na poszczególne zdarzenia. Mówiąc „ubezpieczenie nieruchomości”, zwykle mamy na myśli jego dwa główne rodzaje: majątkowe i od odpowiedzialności cywilnej. W przypadku wielu nieruchomości komercyjnych pod tą pozycją znajduje się także ubezpieczenie od zdarzeń z zakresu terroryzmu czy też z tytułu utraty zysku, przy czym to drugie powinno być wyłącznym kosztem właściciela nieruchomości. Koszt ubezpieczenia kształtuje się na poziomie podobnym do poziomu kosztu z tytułu wywozu nieczystości i stanowi ok. 2% w całym budżetowym koszyku kosztów i opłat eksploatacyjnych. Koszt ubezpieczenia bywa objęty tzw. CAP w umowach najmu, co oznacza, że najemcy nie ponoszą za niego opłaty lub płacą tylko część, np. bez ubezpieczenia od terroryzmu. Są to jednak kwestie indywidualne, a praktyką rynkową jest włączanie ubezpieczenia budynku do katalogu opłat eksploatacyjnych ponoszonych przez najemców.
Pozostałe koszty
To grupa kosztów o najbardziej zróżnicowanym składzie, która stanowi zwykle od 10–15% całości kosztów i opłat eksploatacyjnych; zajmuje miejsce po takich kosztach jak media, obsługa techniczna, podatek od nieruchomości, ochrona i recepcja, użytkowanie wieczyste (tam, gdzie występuje). Tak zwane pozostałe koszty zależą przede wszystkim od rodzaju i specyfiki nieruchomości, jej wieku czy stanu technicznego. Są do nich zaliczane koszty bieżących napraw i usuwania awarii, koszty materiałów eksploatacyjnych, usług serwisowych dla wybranych systemów i instalacji, kontrole i przeglądy wymagane przepisami prawa (o ile nie są ujęte w umowie na obsługę techniczną obiektu), usługa DDD (dezynfekcja, dezynsekcja i deratyzacja), dekoracje recepcyjne w tym okolicznościowe, utrzymanie zieleni wewnątrz i na zewnątrz obiektu, odśnieżanie (o ile nie jest w usługach firmy sprzątającej).
Koszty bezpieczeństwa pożarowego
Ochrona przeciwpożarowa to pojęcie dotyczące zapobiegania i zwalczania pożarów. Jest ona regulowana przez wiele aktów prawnych, z których najważniejszym jest ustawa z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej. Jej przepisy nakładają na właściciela budynku lub działającego w jego imieniu zarządcę liczne obowiązki, m.in. przestrzeganie przeciwpożarowych wymagań techniczno-budowlanych, instalacyjnych i technologicznych; wyposażenie budynku, obiektu budowlanego lub terenu w wymagane urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice; zapewnienie konserwacji oraz naprawy urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic w sposób gwarantujący ich sprawne i niezawodne funkcjonowanie; zapewnienie osobom przebywającym w budynku, obiekcie budowlanym lub na tterenie bezpieczeństwa i możliwości ewakuacji; przygotowanie budynku, obiektu budowlanego lub terenu do prowadzenia akcji ratowniczej; zapoznanie pracowników z przepisami przeciwpożarowymi; ustalenie sposobów postępowania na wypadek powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia.
Jak wynika z powyższego opisu, bezpieczeństwo pożarowe to temat szeroki, dlatego w budynku komercyjnym warto podpisać umowę z firmą świadczącą profesjonalne usługi przeciwpożarowe. Ich koszt będzie uzależniony od rodzaju i wielkości nieruchomości, jej specyfiki i stanu technicznego. W umowie powinien znaleźć się obowiązek przeprowadzania przez inspektora ochrony przeciwpożarowej kompleksowych okresowych kontroli bieżącego stanu ochrony przeciwpożarowej budynku. Może on również pełnić funkcje doradcze i konsultacyjne, w tym wydawać pisemne opinie w sprawach dotyczących ochrony przeciwpożarowej budynku, projektów jego przebudowy lub modernizacji w zakresie spełnienia wymagań ochrony przeciwpożarowej. Inspektorowi możemy również zlecić opracowywanie i aktualizację instrukcji bezpieczeństwa pożarowego, pomoc przy organizacji i realizacji tzw. próbnych ewaluacji. Do obowiązków inspektora może także należeć przeprowadzanie szkoleń z zakresu ochrony przeciwpożarowej dla pracowników głównych serwisów budynku (obsługa techniczna, ochrona i sprzątanie).
Do ochrony przeciwpożarowej zalicza się też dbałość o tzw. techniczne środki zabezpieczenia przeciwpożarowego, czyli urządzenia, sprzęt, instalacje i rozwiązania budowlane służące zapobieganiu powstawania i rozprzestrzenianiu się pożarów. Przeciwpożarowymi urządzeniami są gaśnice, hydranty, System Sygnalizacji Pożarowej (SSP), Dźwiękowy System Ostrzegawczego (DSO), instalacje oświetlenia ewakuacyjnego i wiele innych. Narzędzia te mogą być w gestii osobnej firmy specjalizującej się w ich konserwacji. Może ona także leżeć w gestii firmytechnicznej, która może podzlecać tego typu zakres firmie specjalistycznej. Bez względu na przyjęty tutaj model biznesowy koszt ochrony pożarowej jest jednym z najważniejszych kosztów i nie należy na nim bezmyślnie oszczędzać – zgodnie z powiedzeniem „bezpieczeństwo nader wszystko”. Nikt raczej nie chce się przekonać, że zasada ta nie działa u niego w momencie pożaru.
Usługa DDD
Temat niekoniecznie przyjemny, a jednocześnie niezwykle ważny pod kątem zapewnienia właściwych warunków sanitarnych nieruchomości. Zyskał on na znaczeniu w dobie pandemii, co pozytywnie wpłynęło na standardy czystości i higieny w wielu nieruchomościach. Niewiele osób potrafi dokładnie wytłumaczyć, co się kryje pod skrótem DDD w kontekście nieruchomości. Dezynfekcja oznacza odkażanie, czyli czynność mającą na celu niszczenie drobnoustrojów i ich przetrwalników. Do dezynfekcji stosuje się metody fizyczne, chemiczne i fizyczno-chemiczne, których większość dobrze poznaliśmy wraz z początkami pandemii. Dezynsekcja dotyczy insektów będących szkodnikami, które przemieszczając się na pożywienie, roznoszą szeroki zasób organizmów chorobotwórczych. W przemyśle spożywczym dezynsekcja szkodników jest obowiązkowa, o czym powinni pamiętać właściciele i zarządcy budynków wynajmujących je pod gastronomię. Stosowane są tutaj metody mechaniczne i chemiczne. W pakiecie do dezynfekcji i dezynsekcji dochodzi deratyzacja, czyli chemiczne i niechemiczne metody zwalczania gryzoni. A problem błahy nie jest, ponieważ w przypadku nieruchomości komercyjnych gryzonie potrafią być niebezpiecznymi szkodnikami generującymi znaczne straty finansowe – niszczą instalacje budynku i zmagazynowaną żywność, doprowadzając do jej skażenia. Temat DDD, jak wspomniałam na wstępie, do najprzyjemniejszych nie należy, ale jest jednym z ważniejszych elementów dbałości o higienę i bezpieczeństwo obiektu i jego użytkowników, dlatego nie powinien być traktowany po macoszemu. Koszty z nim związane w postaci regularnych kontroli i zabiegów DDD powinny stanowić element składowy budżetu kosztów i opłat eksploatacyjnych.
Utrzymanie zieleni
W przypadku nieruchomości komercyjnych mamy zwykle do czynienia z dwoma rodzajami zieleni: wewnętrzną i zewnętrzną. Pierwszą stanowią zwykle dekoracje recepcyjne i elementy pojawiające się w postaci dekoracji części wspólnych nieruchomości, takich jak lobby czy hole windowe. Liczni właściciele zagospodarowują zielenią również otoczenie budynków. W zależności od typu obiektów i wielkości budżetu będziemy mieli do czynienia z mniej lub bardziej skomplikowanym układem roślinności. Dla przykładu na działce przed centrum handlowym mogą znaleźć się dekoracje z drzew, podczas gdy wokół magazynów najczęściej trawniki.
Oprócz funkcji typowo dekoracyjnej zieleń pełni ważną rolę we wspieraniu działalności proekologicznej właścicieli nieruchomości. Ekologiczne walory zieleni są wykorzystywane do realizacji wymogów wynikających z regulacji i standardów związanych z czynnikami ESG, pod którym kryją się środowisko (environmental), społeczeństwo (social) oraz ład korporacyjny (corporate governance) – a dokładnie z pierwszym członem tego akronimu, czyli środowiska. Standardem jest podpisywanie przez właścicieli nieruchomości umów na usługę utrzymania zieleni. Zwykle mieszczą się w niej prace pielęgnacyjno-ogrodnicze, takie jak przycinanie, nawożenie, opieka fitosanitarna, czyli wykonywanie oprysków według potrzeb, koszenie trawnika, podlewanie, przy czym te dwa ostatnie elementy (czyli koszenie i podlewanie trawnika) bywają zlecane firmom sprzątającym. Dzieje się to z różnym skutkiem, dlatego zawsze podkreślam, że zielenią podobnie jak innymi pracami dotyczącymi nieruchomości powinni zajmować się profesjonaliści specjalizujący się w pracach danego rodzaju. Stwierdzenie to często sprawdza się, gdy koszenie lub podlewania trawnika zostanie powierzone komuś z przypadku, co skutkuje zniszczeniami idącymi w dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych. Nie jest bowiem łatwo wymienić trawnik, tym bardziej inne rośliny i zwykle jest to dość kosztowna operacja.
Dekoracje budynkowe
Dekoracje mogą być dostarczane przez firmę zajmującą się zielenią lub przez osobną firmę florystyczną. Podobnie dzieje się w przypadku dekoracji sezonowych, takich jak przystrajanie budynków na święta. Najczęściej w przypadku dużej ilości dekoracji świetlnych prace dekoracyjne zlecane są firmom specjalizującym się w oświetleniu. Jest to kolejny dobry przykład na to, jak bardzo specyfika nieruchomości wpływa na zakres świadczonych na jej obszarze usług.
Tak oto doszliśmy do końca katalogu części składowych kosztów i opłat eksploatacyjnych omawianych przeze mnie w ramach cyklu publikacji na łamach „Real Estate Magazine”. Kto nie przeczytał poprzednich artykułów, tego zapraszam serdecznie do lektury. A wszystkich zainteresowanych tematyką nieruchomości komercyjnych zapraszam serdecznie do śledzenia moich kolejnych publikacji. Obiecuję już wkrótce kolejną porcję wiedzy.
Uczmy się nieruchomości – warto.
