Komfortowe biuro wymaga kompleksowych rozwiązań

FACILITY

Przygotowanie powierzchni biurowej zgodnej z potrzebami najemcy to wieloetapowy proces, który może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Dobry fit-out biura przyczyni się do zwiększenia wydajności pracowników i poprawi wizerunek firmy. Dlaczego warto poświęcić czas na staranne zaplanowanie i przemyślenie każdego etapu projektu? w jaki sposób dobrze przygotować się do tego procesu? – doradza Bartosz Oleksak, starszy negocjator w Dziale powierzchni biurowych firmy AXI IMMO.

Od kilku lat – z przerwą na czas pandemii COVID-19 – rynek powierzchni biurowych w Polsce dynamicznie rozwija się, a wraz z nim towarzyszące mu trendy w zakresie fit-out. Wyraźny spadek liczby podpisywanych umów najmu w latach 2020–2021 nie zmienił tego, że firmy potrzebują biur – zmienił jedynie ich przeznaczenie. W czasie pandemii mogliśmy zaobserwować zwiększoną liczbę renegocjacji, przedłużeń i nowych umów, przy mniejszej liczbie podpisywanych ekspansji. Firmy zachowywały się bardziej zachowawczo, przy czym cały czas biuro było centralną jednostką. Od czasu pandemii obserwujemy również wyraźny trend związany z pracą hybrydową, która istotnie wpłynęła na obecne koncepcje aranżacji powierzchni oraz jej docelowego przeznaczenia. Jeden lub dwa dni pracy z domu są dziś w wielu firmach standardem.

Rok 2022 po stronie podaży zakończył cykl wysokiej aktywności deweloperskiej. Co roku byliśmy świadkami oddawania nowych projektów w coraz bardziej atrakcyjnych lokalizacjach, z większą liczbą usprawnień i rozwiązań technologicznych. Jak zwykle to, co najciekawsze, działo się w sercu każdego z budynków, czyli wśród jego najemców i strategii aranżacji biur. Niektóre firmy w zakresie fit-outu mogą pozwolić sobie na więcej i przygotować powierzchnię zgodną z najnowszymi trendami, a inne, przyzwyczajone do tradycyjnych układów, postawią na klasykę. Niemniej ponadczasowe zostaje przekonanie, że atrakcyjnie zaaranżowane biuro może w istotny sposób wpłynąć na proces rekrutacji i zatrudnienie tzw. najlepszych talentów. Z tego względu wiele konkurencyjnych firm stara się przekonać potencjalnego kandydata benefitami w postaci atrakcyjnego adresu, łatwości dojazdu, wysokości piętra czy właśnie ciekawego fit-outu, zachęcającego do spędzania czasu w biurze.

W ciągu ostatnich kilku kwartałów – w dobie spowolnienia gospodarczego, wysokiej inflacji i do ok. połowy 2022 r. rosnących kosztów materiałów i wykonawstwa – wielu właścicieli biurowców decydowało się na ograniczenie tzw. pakietu zachęt. Obecnie firmy, które są zainteresowane partycypacją właściciela w fit-outcie muszą zdecydować się na podpisanie umowy najmu na około 5–7 lat. W innym przypadku budżet na aranżację może być mocno ograniczony lub niewystarczający do pokrycia całości kosztów i w części przeniesiony na klienta. Innym rozwiązaniem będzie przygotowanie nieco skromniejszej, budżetowej wersji fit-outu bądź ewentualnie zmiana metrażu, lokalizacji lub budynku.

Najemców poszukujących nowej powierzchni możemy podzielić na cztery grupy. W pierwszej znajdują się firmy, które decyzję o zmianie, modernizacji lub ewentualnie relokacji zaczynają dość wcześnie, ponieważ na ok. 18–24 miesiące przed zakończeniem obecnej umowy. W drugiej – z naszej perspektywy najliczniejszej – znajdują się najemcy poszukujący nowego biura na ok. 6–12 miesięcy przed wygaśnięciem aktualnego kontaktu/najmu. Trzecią grupę z kolei tworzą firmy, które oczekują wejścia od zaraz. Natomiast czwartą – najemcy wynajmujący powierzchnie w biurach serwisowanych, coworkingach lub decydujący się na podnajem powierzchni od innej firmy.

W dwóch ostatnich przypadkach firmy nie mają niejako wpływu na procesy związane z fit-outem, ponieważ wybierają z puli dostępnych od ręki modułów biurowych. Powierzchnia na krótki czas przed ich wprowadzeniem przechodzi kosmetyczne poprawki, np. ponowne malowanie ścian, pranie dywanów czy podstawowe prace konserwacyjne. Z kolei w dwóch pierwszych przypadkach proces ten składa się z kilku etapów, m.in. planowania, audytu środowiska pracy, projektowania i organizowania przestrzeni, tak aby stworzyć efektywne i przyjemne biuro dla pracowników.

Wyjściową informacją dla firm doradczych pośredniczących w procesie relokacji i fit-outcie jest analiza obecnej umowy najmu i zapoznanie się z jej długością. Jeżeli klient z różnych przyczyn chce pozostać w obecnej lokalizacji, np. przez wzgląd na dobry dojazd dla pracowników lub korzystne warunki najmu, proces odświeżenia czy przygotowania nowej aranżacji może zostać opóźniony nawet o kilka tygodni. Do ustalenia między najemcą a wynajmującym pozostaną kwestie związane z wykonaniem prac. Jeżeli w budynku znajduje się powierzchnia coworkingowa, jedną z propozycji może być czasowe skorzystanie z tego rozwiązania. Inną pozostaje wprowadzenie pracy rotacyjnej i etapowe wyłączanie kolejnych stref w biurze, tak aby było ono cały czas dostępne dla najemcy. Odejściem od tej propozycji jest sytuacja, w której odświeżeniu czy modernizacji powierzchni towarzyszyć będą głośne prace remontowe lub wykończeniowe.

W przypadku klientów relokujących się pod nowy adres firma doradcza zaangażowana w ten proces przeprowadzi niezbędny wywiad określający m.in. cele i wymagania dla aranżacji biura, a także omówi wstępny budżet na aranżację. Na pewno na etapie przygotowań pojawią się pytania o środowisko pracy, tj. czy klient potrzebuje otwartych i elastycznych rozwiązań czy może jednak preferuje indywidualne, pozwalające zachować więcej prywatności miejsca pracy. To również czas na określenie, ile i o jakiej wielkości powinno być sal konferencyjnych na spotkania z klientami, a także czy najemca potrzebuje dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów. Po ustaleniach firma doradcza przygotuje oferty dopasowane pod indywidualne preferencje klienta oraz przedstawi wstępny kosztorys związany z relokacją. Następnym etapem będzie rozpoczęcie procesu negocjacji warunków najmu i ewentualnych gratyfikacji ze strony właściciela nieruchomości. Warto zaznaczyć, że ich rodzaje zależą od umowy między właścicielem a najemcą oraz od indywidualnych potrzeb i oczekiwań najemcy.

Co ważne, podczas określania budżetu firma doradcza powinna pomóc w oszacowaniu docelowej wielkości powierzchni, doradzić w wykorzystaniu materiałów i rozlokowaniu pomieszczeń oraz w przygotowaniu przetargu na dostarczenie nowych mebli i urządzeń, o ile klient nie chce zabrać ich z poprzedniej lokalizacji. Również na tym etapie ważna pozostaje analiza obecnego wykorzystania powierzchni przez najemcę oraz określenie jej mocnych i słabych stron. Doświadczenie firm doradczych lub jej ekspertów powinno pozwolić na wskazanie lub zaproponowanie rozwiązań, aby stworzyć bardziej funkcjonalne i efektywne środowisko pracy.

Dla przykładu jednym z najczęściej pojawiających się pytań związanych z przeprowadzką do nowego biura i zmianą aranżacji jest to, czy powinna być to powierzchnia otwarta (tzw. open space) czy może układ gabinetowy. W tym przypadku nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ u jego źródła znajduje się wiele czynników, takich jak kultura organizacyjna, rodzaj wykonywanej pracy, potrzeby pracowników oraz preferencje zarządu firmy. Każde z rozwiązań ma swoje zalety, które warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji. Z pewnością firmy preferujące pracę w ciszy, wymagającej koncentracji (jak praca analityków, programistów czy prawników) raczej zdecydują się na układ gabinetowy. Mniejsze pomieszczenia pozwolą im na zwiększenie komfortu i skupienie się na wykonywanym zadaniu bez niepotrzebnego rozpraszania. Układ gabinetowy to również dobre rozwiązanie dla mniejszych firm, jeżeli u podstaw ich strategii jest indywidualne podejście do każdego pracownika, a także chęć pracy nad zadaniem w 2–3-osobowych zespołach. Z kolei open space to przestrzeń umożliwiająca łatwiejszy dostęp do innych członków zespołu – pozwala na szybszą komunikację, sprzyja interakcji i spontanicznym burzom mózgów oraz ułatwia nawiązywanie współpracy między pracownikami. To dobre rozwiązanie dla średnich i większych firm, w których obieg informacji musi następować niemal natychmiast, przy czym zazwyczaj to także środowisko nieco głośniejsze, w którym trudniej o pracę w skupieniu.

Niemniej czy to układ gabinetowy, czy open space, coraz więcej świadomych firm na etapie poszukiwania nowego biura decyduje się na konsultację z pracownikami. Po pierwsze, to czas na zapoznanie się z ich potrzebami czy preferencjami oraz wymianę opinii na temat obecnie zastosowanych rozwiązań. Po drugie, firmy chcą mieć pewność, że udział pracowników w procesie pozwoli im na zachowanie obecnej kadry, a pozytywne rozpatrzenie sugestii i wprowadzenie tych zmian wpłynie na ich morale i przyszłe procesy rekrutacyjne. Wśród najczęściej zgłaszanych potrzeb znajdują się komfort i funkcjonalność, przestrzenie do pracy kreatywnej i współpracy, rozbudowane strefy do chilloutu, wykorzystanie naturalnych materiałów, które będą miały pozytywny wpływ na środowisko, nowoczesny design oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii. Coraz więcej firm inwestuje także w rozwiązania IoT (Internet of Things), które pozwalają na automatyzację różnych procesów oraz poprawiają efektywność i bezpieczeństwo pracy.
W zależności od skali projektu oraz stopnia zaawansowania prac projektowych i budowlanych proces fit-outu trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy. Bardzo często klienci decydują się na przygotowanie powierzchni pod klucz. Oznacza to, że cały fit-out zostanie przeprowadzony przez jednego wykonawcę lub zespół wykonawców odpowiedzialnych za kompleksową realizację projektu, dzięki czemu najemca nie musi martwić się o organizację poszczególnych etapów aranżacji powierzchni.

Przypisy