Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

30 kwietnia 2021

NR 2 (Kwiecień 2021)

Jak skutecznie wprowadzić PropTech do nieruchomości?

49

Implementacja nowych technologii w budynku komercyjnym – kto z was już przez to przechodził? Skoro wdrażaliście takie rozwiązania, to pewnie robiliście to według określonego planu. Przynajmniej tak być powinno. Kto miał na to plan i strategię? A kto z was rozważa zastosowanie nowych rozwiązań? Czy jesteście odpowiednio przygotowani do wdrożeń? Czy przeanalizowaliście KPI, pozycje budżetowe, zankietowaliście użytkowników budynku i wreszcie: czy włączyliście do tego procesu zarządcę i kierownika technicznego obiektu? Jeśli nie, to zapraszam do lektury tego tekstu. A jeśli tak, to gratuluję i także zapraszam do czytania.

W tej publikacji przedstawiam trzy najważniejsze elementy procesu wprowadzania nowych technologii do istniejącej nieruchomości komercyjnej. Są nimi:

  • analiza key performance indicators (KPI) i budżetu,
  • ankietowanie użytkowników budynku,
  • włączenie w proces zarządcy, kierownika technicznego i innych służb budynkowych.

Przy okazji wyjaśniam, z czego wynikają problemy z integracją rozwiązań property technology (PropTech) oraz brak danych na temat wdrożeń.

Słowo wstępu

W ostatnich latach firmy oferujące rozwiązania z zakresu nowych technologii dla nieruchomości, czyli tzw. PropTech, wyrastają niczym grzyby po deszczu. Produkty i usługi, które proponują, trudno zliczyć. Są wśród nich rozwiązania do zarządzania zużyciem mediów, systemami oraz instalacjami budynkowymi, ruchem osobowym, kołowym, segregacją odpadów. Zarówno deweloperzy jak i właściciele już istniejących budynków stają przed dylematem, którego dostawcę danego rozwiązania wybrać. Nie jest to łatwy wybór. Mnogość oferowanych rozwiązań i opcji powoduje, że staje się on niezwykle pracochłonny i czasochłonny. Stąd często w wyborze podpowiadają osoby odpowiedzialne za wdrażanie nowych technologii w danej organizacji lub firmy zewnętrzne. Trudność w wyborze dotyczy nie tylko dużej ilości rozwiązań, ale też ich różnorodności. Ta różnorodność sprawia, że często niemożliwe staje się porównanie określonych rozwiązań 1:1. Inaczej mówiąc, nie możemy porównać jabłek do jabłek, gdyż każda firma PropTech ma typowe dla siebie rozwiązania, co z jej perspektywy ma swoje uzasadnienie. Skoro od firm PropTech oczekuje się innowacyjności, to dane rozwiązanie musi się na rynku wyróżniać. Paradoksalnie, odmienność i innowacyjność rozwiązań utrudniają wybór. I często utrudniają coś jeszcze – integrację systemów.

Integracja, czyli słowo-klucz do sukcesu rozwiązania PropTech

W rozwiązaniach PropTech-owych dla właściciela budynku liczy się pięć elementów: cena, łatwość implementacji, integracja z istniejącymi systemami i instalacjami, łatwość użytkowania i wartość dodana (dla właściciela i użytkownika). Większość firm zapewnia, że ich rozwiązania są kompatybilne z rozwiązaniami budynkowymi, a jeśli nie są, to że można temu zaradzić. Zaradzić się owszem da – prawie wszystkiemu, jednak mało która firma otwarcie przyzna, ile to będzie kosztowało. A integracja jest jednym z najdroższych elementów procesu wdrażania nowych technologii.

Co chce usłyszeć właściciel? Czy będzie tanio i prosto, kiedy się inwestycja zwróci i w czym pomoże – a pomóc ma zwykle w… oszczędnościach. W takiej sytuacji firmy PropTech-owe dwoją się i troją, aby udowodnić, że ich rozwiązania są w dobrej cenie, łatwe w integracji i że pomogą uzyskać oszczędności, a nawet zarobić.

O co chodzi z tą integracją?

Aby w istniejącym budynku wprowadzić rozwiązanie PropTech – inteligentną aplikację stosowaną z różnymi systemami jak community, kontrola dostępu, zapraszanie gości, obsługa wind czy wjazdu do garaży, należy dokonać integracji kilku tzw. wendorów, czyli dostawców różnych rozwiązań, jak choćby te wyżej wymienione. Stare budynki mają swoje systemy, które z reguły w ogóle nie integrują się z nowymi. W tym przypadku konieczna okazuje się modyfikacja, czy tzw. upgrade starego systemu, a często nawet jego całkowita wymiana. Te działania oznaczają koszty rzędu setek tysięcy, a w przypadku rozbudowanych nieruchomości – nawet milionów złotych nakładów kapitałowych. W nowym budynku integracja aplikacji może zostać dokonana na etapie budowy obiektu. Wydawać by się mogło, że w takiej sytuacji integracja PropTech w nowych nieruchomościach powinna być znacznie łatwiejsza niż w budynkach istniejących. Jest w tym sporo prawdy, jednak tu też sprawa się komplikuje. Dlaczego? Otóż, nie w każdym przypadku o wyborze systemów decyduje generalny wykonawca obiektu. Zdarza się, że część z nich wybiera generalny wykonawca, a część wyłaniana jest w drodze osobnych przetargów. Każdy system jest integrowany inaczej i na innym poziomie. Wiele firm ma własne rozwiązania produktowe, czyli tzw. architekturę zamkniętą, ponieważ w swoim modelu biznesowym nie dopuszcza, żeby ktokolwiek się z nimi integrował. Dobrym przykładem pozwalającym zobrazować tę sytuację jest słynny Apple, który nie pozwala na używanie do integracji innych niż własne komponentów.

W takim razie nasuwa się pytanie, czy nie można projektować budynków pod kątem wendorów, czyli wspomnianych wcześniej dostawców rozwiązań PropTech? Owszem można, tylko że w fazie projektowej nie podchodzi się od strony aplikacji, ponieważ koniec końców we wszystkich innych aspektach technicznych brak jest standaryzacji. To powoduje, że stworzenie jednego uniwersalnego rozwiązania jest wyjątkowo trudne, a w wielu przypadkach wręcz niemożliwe do wykonania.

Właściciel chce zobaczyć liczby

Skoro właściciel ma zainwestować w rozwiązanie duże środki finansowe, to chce zobaczyć dane – i tu się zaczynają schody. Albo się nie zaczynają, zależnie od firmy i jej podejścia. Większość firm PropTech-owych ma ze swoimi klientami podpisane umowy o zachowaniu poufności. Krótko mówiąc, nie ma prawa udostępniać danych, dzięki którym mogłaby podjąć rzeczową rozmowę z nowym klientem na temat wpływu produktu lub usługi na koszty bądź przychody klienta. Dodatkowo uzyskanie tego typu danych wymaga lat analiz na porównywalnych obiektach i takich analiz jeszcze nie posiadamy. Zmuszeni jesteśmy zatem w dużej mierze bazować na rachunku prawdopodobieństwa. Z jednej strony dlatego, że rynek tego typu rozwiązań jest relatywnie młody, z drugiej brak jest niezależnego podmiotu, który miałby takie dane zbierać i analizować. Jak zatem rozmawiać o sensowności wprowadzenia danego rozwiązania, skoro nie można omówić konkretów? Dla właściciela nieruchomości bazowanie na zapewnieniach i przewidywaniach jest jak wróżenie z fusów. Część firm próbuje to obejść, prezentując estymacje, które niekoniecznie znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistości. Inwestora najlepiej przekonać liczbami, ale skoro tych brak, to jak?

Rola key performance indicators

Na przykładowe KPI nieruchomości komercyjnej (assetu) składają się: poziom wynajęcia, czynsze (zapłacone), footfall (liczba odwiedzających), obroty, wydatki, zadłużenie, opłaty eksploatacyjne, opłaty marketingowe, najem. Czy i jak na te czynniki mogą przełożyć się nowe technologie i czy te dane są mierzalne? Żeby o tym mówić, należy wyjść od analizy KPI i określenia obszarów problemów, z którymi mamy do czynienia.

Poziom wynajęcia

Problem: najemcy wyprowadzają się, nowi nie przychodzą
Czy PropTech może mieć wpływ na wynajem budynku? Mało prawdopodobne jest, żeby miał bezpośredni wpływ na najem długoterminowy. Owszem, istnieje prawdopodobieństwo, że wybrani najemcy będą decydowali się na najem lokalu bądź biura w danym budynku, kierując się zastosowanymi w nim rozwiązaniami technologicznymi. Na tym etapie rozwoju PropTech-u brak jest jeszcze wiarygodnych danych co do tego typu trendów. Jest na to zwyczajnie na wcześnie. Można, rzecz jasna, spekulować, czy dany typ najemców będzie preferował budynki z określonymi rozwiązaniami technologicznymi – są to jednak nadal spekulacje. Sytuacja wygląda nieco inaczej w przypadku krótkoterminowych umów najmu, takich jak najem nośników reklamowych czy infrastruktury teleinformatycznej. Tutaj rozwiązania PropTech mogą przyciągnąć klientów z uwagi na charakter przedmiotu umowy, którym będzie multiaktywna tablica reklamowa czy inne technicznie zaawansowane rozwiązanie podpięte pod system umożliwiający zdalny monitoring nośnika. Podobnie jednak jak w przypadku standardowych umów najmu, oszacowanie, w jakim stopniu rozwiązanie PropTech wpływa na poziom wynajmu, będzie trudne z uwagi na wspomniany wcześniej brak danych.

Jeszcze inaczej sytuacja ma się do poziomu wynajęcia parkingu. Opłaty za miejsca parkingowe nie mieszczą się w kategorii najmu lokalu, a co za tym idzie, ich wynajęcie nie jest obwarowane określonymi obowiązkami ani formalnościami. Dzięki temu można wyodrębnić część obiektu (parkingu) na rzecz zewnętrznych użytkowników, którzy będą z niego korzystać na zasadach podobnych do parkingów publicznych, czyli uiszczając opłatę za bilet. Ta sytuacja sprawia, że rozwiązania PropTech mogą wesprzeć wynajmujących w monitoringu zajętości, a poszukujących miejsc – w informowaniu o dostępności. Ta funkcjonalność PropTech może pomóc w uzyskaniu dodatkowego źródła przychodu. Miejsca rozpoznawane jako niewynajęte wystawione na „wolny rynek” dzięki PropTech mogą wygenerować dodatkowy przychód. Skutkować to może uzyskaniem ponad 100% przychodu z parkingu przy założeniu, że budynek udostępni wszystkie miejsca, które nie będą zajęte w danym przedziale czasowym. W tym przypadku, podobnie jak w pozostałych, PropTech zwiększa prawdopodobieństwo powiększenia przychodu, jednak z oczywistych względów nikt nie da gwarancji na ponadnormatywne obłożenie parkingu – czyli znowu spekulujemy.

Czynsze (zapłacone)

Problem: płatności
Trudno dopatrywać się wpływu PropTech na same płatności. Rozwiązania te mogą natomiast wspomóc właścicieli w monitorowaniu sytuacji, analizie trendów czy alarmowaniu w razie braku wpłaty w terminie. To oczywiście może pomóc w minimalizacji różnych rodzajów ryzyka, ale bezpośredniego wpływu na same płatności mieć nie będzie. Podobnie dzieje się w przypadku footfallu i obrotów, choć dyskutować można o wpływie PropTech na poziom odwiedzalności danego obiektu, a co za tym idzie, obrotów. Jednak tu także brak danych. Zatem rola PropTech będzie tu bardziej odtwórcza, podobnie jak w przypadku monitoringu płatności.

Wydatki (koszty i opłaty eksploatacyjne, nakłady inwestycyjne)

Problem: zbyt wysokie wydatki
Wpływ PropTech na koszty jest najbardziej realny i jednocześnie mierzalny. Możliwość regulowania harmonogramów pracy urządzeń i monitoring konsumpcji mediów to jedne z typowych przykładów wykorzystania nowych technologii do optymalizacji kosztów. Obszar ten jest też najlepiej zweryfikowany, m.in. dlatego że ma najdłuższą historię. Skuteczność rozwiązań PropTech najłatwiej udowodnić, niestety, na przykładzie redukcji etatów – niestety, bo biorąc pod uwagę aspekt etyczny, niekoniecznie jest to dobry argument. Takie są jednak fakty i tu nie potrzeba spekulacji. Dobrze to obrazuje przykład recepcji budynku. Automatyzacja recepcji umożliwiająca zastąpienie jednego z pracowników odpowiedzialnych za rejestrację gości to redukcja personelu o etat. Gdy się porówna koszty rozwiązania ze zmniejszonym składem obsługi, to łatwo obliczyć, czy i od kiedy rozwiązanie się spłaci i zacznie nadpłacać. Analiza budżetu pod kątem zatrudnianego personelu versus możliwości redukcji etatów w poszczególnych kategoriach kosztowych jest tym, co faktycznie można zmierzyć i zweryfikować.

Obszary optymalizacji

Przyjrzyjmy się przez chwilę obszarom optymalizacji kosztów. Zależnie od przyjętego kryterium wyróżnimy różne obszary optymalizacji. I tak, przyjmując kryterium kosztowe, będą to budżety kosztów (kosztów i opłat eksploatacyjnych, nakładów inwestycyjnych itp.). Kierując się kryterium relacji, wyróżnimy obszary na linii właściciel/wynajmujący-najemcy, właściciel-serwisy itp. Które obszary wymagają w przypadku naszej nieruchomości działań pomocowych, naprawczych? Na to pytanie powinniśmy sobie odpowiedzieć, zanim rozpoczniemy rozmowę z firmą oferującą nowe technologie.

Rola ankiet

Po pierwsze zdefiniuj problemy, z którymi boryka się budynek. W ich określeniu mogą pomóc ankiety i konsultacje. Ankietować warto najemców, osoby opiekujące się budynkiem, takie jak zarządca i kierownik techniczny oraz inne serwisy budynkowe (ochrona, utrzymanie czystości). Należy pytać osoby, które faktycznie zajmują się danym budynkiem i mają na jego temat wiedzę. Przykładowo, jeśli chcemy zrobić wywiad z serwisem sprzątającym, to o budynek należy pytać pracowników danego obiektu, a nie odległą i znającą go z opowieści kadrę wyższego szczebla. Pytając osoby na wyższych stanowiskach, możemy oczywiście uzyskać pewne istotne dane, ale najważniejsze informacje uzyskamy od osób przebywających w budynku na co dzień i znających go jak własną kieszeń, takich jak personel sprzątający, technicy czy agenci ochrony.

To, kogo pytamy, jest równie ważne jak to, o co pytamy. Dobrze skrojone, przemyślane pytania pozwolą na uzyskanie przydatnych, wartościowych odpowiedzi. O co pytać? O problemy. I nie bać się tych pytań ani odpowiedzi. PropTech to reakcja na problemy. Jak skutecznie zareagować, kiedy nie znamy problemów budynku ani jego użytkowników? Nasze własne spostrzeżenia i to, co słyszymy, to jedno, a to co, widzą i czego doświadczają użytkownicy budynku, to drugie.

Rola zarządcy i służb budynkowych

Czy zarządcy nieruchomości aktywnie uczestniczą w wyborze rozwiązań PropTech-owych? Wydawałoby się, że powinni. Kto zna budynek lepiej niż jego zarządca? W praktyce konsultacje rozwiązań z zarządcami nie są jednak regułą. Wynikać to może z obawy blokowania przez zarządców wprowadzania nowych technologii do nieruchomości. Obawa ta bywa uzasadniona, ponieważ dla zarządców wdrażanie PropTech w budynku to dodatkowy obowiązek do już istniejącej długiej listy zadań.

Roli zarządcy w zdefiniowaniu problemów i słabych punktów nieruchomości nie sposób przecenić, dlatego powinien być zaangażowany w proces wyboru rozwiązań PropTech-wych. Jak jednak zachęcić do tego zarządcę mającego i tak dużo innych obowiązków? Najprostszym rozwiązaniem będzie zagwarantowanie, że PropTech służył będzie także jemu. Dorzucanie zarządcom dodatkowych obowiązków w imię dobra budynku i jego użytkowników brzmi świetnie, jednak konia z rzędem temu, kto dołoży sobie pracy w imię idei. Jeśli zatem chcemy, żeby zarządca nie „zbanował” naszego pomysłu, musi mieć w nim swój udział.
Po przeprowadzeniu ankiet, aktywnym zaangażowaniu zarządców w proces… przejrzyj każdy wiersz budżetowy, każdą komórkę.

Mapowanie PropTech

Wyniki ankiet należy zmapować z konkretnymi pozycjami w budżecie, jeśli takie istnieją, a jeśli ich nie ma – należy je założyć. W ten sposób uzyskacie mapę dla implementacji PropTech. Zobaczycie miejsca-drogowskazy, które wskażą obszary wymagające wsparcia określonych rozwiązań PropTech-owych. Dopiero z taką analizą w ręku można konstruktywnie rozmawiać z firmami oferującymi rozwiązania PropTech-owe.

Zdefiniuj problem i szukaj rozwiązania, a nie na odwrót

To nie firma PropTech-owa ma przyjść i powiedzieć: „Właścicielu budynku proponujemy to albo wdróżmy tamto” – to właściciel ma wiedzieć, co chce poprawić. Takie podejście pozwoli zaoszczędzić czas, energię i fundusze właścicielom nieruchomości. Próby zgadywania, czy dana technologia się przyda czy nie, i dopasowywanie rozwiązań na chybił trafił, bo jak wiadomo, rzetelnych danych brak lub są niedostępne, to najgorsze możliwe rozwiązanie.

Podsumowując

Chcesz wprowadzić PropTech w swoim budynku? Przyjrzyj się KPI, zankietuj personel, zaangażuj zarządcę i zdefiniuj problemy. Rozpocznij rozmowy z dostawcami PropTech dopiero wtedy, kiedy będziesz przygotowany. To jest uczciwe, efektywne i profesjonalne podejście do wdrażania nowych rozwiązań – właśnie takiego podejścia i takich nowych technologii w waszych nieruchomościach wam życzę.

Przypisy