Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

28 czerwca 2022

NR 3 (Czerwiec 2022)

Jak ograniczyć koszty utrzymania technicznego?

0 234

Spojrzenie z perspektywy firmy z branży facility management.

Zagadnienie obniżenia kosztów związanych z kompleksowym utrzymaniem obiektu jest tematem równie ważkim, co popularnym. Branżowi specjaliści wymieniają masę poglądów i pomysłów, jak poradzić sobie z rosnącymi wydatkami związanymi z opieką nad budynkiem.

POLECAMY

Niejednokrotnie dyskurs ten oparty jest na koncepcji ograniczania pracy ludzkiej. Zamysł ten jest ryzykowny nie tylko ze względu na możliwość pogorszenia jakości wykonania usługi, ale przede wszystkim bezpieczeństwa osób użytkujących obiekt i samych konserwatorów. Koncepcje takie można rozważać w segmencie usług ochrony fizycznej czy zachowania czystości. Oko ludzkie z powodzeniem da się zastąpić usługą monitoringu zdalnego, a zastosowanie wydajniejszych, bardziej zaawansowanych maszyn czyszczących skróci czas pracy. W efekcie doprowadzi to do mniej rozbudowanej struktury organizacyjnej, czyli mniejszego zapotrzebowania na angaż siły ludzkiej. Branża obsługi technicznej jest jednak w tej materii bardziej wymagająca. Nieprzemyślane decyzje w związku z ograniczaniem liczby zaangażowanych do pracy specjalistów mogą nieść za sobą nieprzyjemne konsekwencje. Usługa facility management (FM) to nie tylko bardzo ważny aspekt należytego wykonania usługi, ale przede wszystkim zachowanie bezpieczeństwa. Już tak prozaiczne czynności jak praca na wysokości czy sama inspekcja urządzeń elektrycznych (bez jakiejkolwiek ingerencji w urządzenia) w komorze transformatora są opatrzone rygorystycznymi zasadami BHP, które wymagają uczestnictwa przy tego typu działaniach dodatkowej osoby, odpowiadającej za asystę i kontrolę serwisanta. Pozwolę sobie na truizm, ale koszt obsługi technicznej uzależniony jest od wielu czynników i ciężko dokonać w tym zakresie generalizacji. Faktem jest, że jej znaczącym elementem są koszty pracodawcy w związku z zatrudnieniem personelu technicznego. Zabieg redukcji etatów jawi się jednak jako najprostsze rozwiązanie. Myślę, że w całej dyskusji brakuje głosów osób, takich jak ja – odpowiedzialnych za projektowanie usługi, a co za tym idzie – właśnie za kalkulację kosztów. Z wcześniej wymienionych tu powodów chciałbym zwrócić uwagę osób odpowiedzialnych za kontraktowanie w obiektach usług FM na inne części składowe oferty, które mają wpływ na ostateczny koszt usługi.

Początkowym etapem powinno być projektowanie urządzeń instalowanych w obiekcie, jeżeli – rzecz jasna – przedmiotem rozważań jest nowo powstający projekt. Zdaję sobie sprawę, że dział odpowiadający za wykonawstwo obiektu i dział property managament’u – to dwa różne obszary, a często organizacje. Dlatego pomysł ten sprawdzi się raczej w dużych przedsiębiorstwach, w których kontakt pomiędzy tymi stronami nie kończy się wraz z oddaniem obiektu do użytkowania. W takim przypadku warto dokonać rewizji oceny projektowanych urządzeń nie tylko pod kątem ich wydajności czy zużycia energii, ale również przez pryzmat ponoszonych kosztów dalszej konserwacji. Bardzo często jedynym podmiotem, który może dokonywać przeglądów serwisowych danych urządzeń jest sam producent, a jakakolwiek ingerencja w ten proces nieautoryzowanego serwisu skutkuje utratą gwarancji. W takich przypadkach obsługa techniczna jest skazana na cennik producenta, a argumenty negocjacyjne ograniczone są do minimum. Wszak urządzenie jest już zamontowane. Warto zatem podjąć kwestię cennika niezbędnych prac serwisowych jako elementu negocjacji z działem realizacji czy generalnym wykonawcą. Innym rozwiązaniem jest wstępna weryfikacja wykonawcy obsługi technicznej. Co prawda takie działanie również musiałoby zostać zrealizowane na etapie projektu, jednak otwiera furtkę obwarowań formalnych producenta w związku z przeglądami w celu utrzymania gwarancji. Jesteśmy partnerem biznesowym, który mógłby to państwu ułatwić. Jako Grupa Zinel, w ramach własnych struktur – dzięki spółce Zinel Engineering, podejmujemy się prac wykonawczych zarówno zaawansowanych instalacji chłodniczych w parkach magazynowo-logistycznych, budowy data center, jak i bardziej konwencjonalnych rozwiązań z segmentu klimatyzacji i wentylacji w budynkach biurowych i handlowych. Dlatego zachęcam do kontaktu, jeżeli przygotowujecie się, państwo, do budowy jakiegokolwiek obiektu kubaturowego wyposażonego we wszelkiego typu instalacje. Takie rozwiązanie pozwala nam przede wszystkim sprzęgnąć w przedsięwzięciu siły obiektowe FM z siłami wykonawczymi. I to można nazwać realną oraz bezpieczną redukcją kosztów ludzkich. Pociąga to za sobą zminimalizowanie wydatków logistycznych, daje możliwość poznania kosztów eksploatacyjnych, a co za tym idzie, dokładniejszego zabudżetowania wydatków w związku z utrzymaniem nieruchomości. Dalsza konserwacja zamontowanych instalacji będzie mogła odbywać się w strukturach jednej organizacji – bez pośredników i lewarów negocjacyjnych argumentowanych ryzykiem utraty gwarancji.

Czynny udział w procesie projektowania i wykonawstwa instalacji budynkowych to dla niejednego zarządcy czy inwestora utopia. Nie ma się co oszukiwać, że zdecydowana większość przypadków to problem utrzymania infrastruktury obiektowej z pełnym dobrodziejstwem, które zastaje się po zakupie nieruchomości czy podpisaniu kontraktu o zarządzanie. Warto w tym momencie potraktować wykonawcę usługi FM jako partnera we wspólnym przedsięwzięciu redukcji kosztów. Chciałbym tym tekstem rozbudzić w naszej branży dyskusję o wprowadzaniu zapisów umownych umożliwiających estymację kosztów kontraktu z uwagi na realny stan i liczbę komponentów i urządzeń znajdujących się w obiekcie. W nieruchomościach, które mają za sobą już jakąś historię, częstym problemem projektantów obsługi FM jest brak danych o poszczególnych ilościach elementów instalacji. Jest to niejednokrotnie podyktowane pobudkami obiektywnymi, które rozumiemy i akceptujemy. Chcąc jednak uniknąć nakładania „buforów bezpieczeństwa” na koszty przeglądów serwisowych, które w takich przypadkach czasami pozostaje tylko szacować, rozsądnym rozwiązaniem byłoby umożliwienie implementacji kontraktu z wyznaczeniem okresu do jakiego wykonawca ma za zadanie zliczyć instalacje ze stanu rzeczywistego. Strony mogłyby wtedy, powoławszy się na odpowiedni zapis w umowie, estymować wartość usługi. Zasada ta, rzecz jasna, dotyczyłaby również sytuacji, w których weryfikacja dowiodłaby, że szacowana wartość kosztów była zbyt wysoka. Transparentność ponad wszystko, a rozwaga nad kosztami powinna sięgać głębiej i być poprzedzona skuteczną analizą, a nie prostym pomysłem ograniczania serwisantów FM.

Przypisy