Niemal w każdej branży na proces zarządzania informacją ma wpływ wcześniejsza inwentaryzacja. Nie inaczej jest w branży nieruchomości, gdzie miejsce ma wiele procesów, które wymagają zebrania, posiadania lub przekazania informacji. Są one niezbędne w momencie powstawania nieruchomości, jej odbioru oraz późniejszej eksploatacji. Zakres niezbędnych informacji może różnić się w zależności od procesu czy też rodzaju nieruchomości, ale z pewnością błędne podejście do tego zagadnienia może spowodować wiele niepożądanych konsekwencji.
Inwentaryzacja kojarzy się najczęściej z określaniem wartości składników majątkowych firmy czy rachunkowością, co jest jak najbardziej słuszne. Określenia tego używa się jednak również w odniesieniu do kompletowania informacji o budynku, urządzeniach w nim zamontowanych oraz o innych elementach, które są jego częścią. Obecnie często można spotkać się z sytuacją, w której prawie każdy podmiot (w budynku) ma własny pomysł na inwentaryzację – inne tabele, inne listy, inny zakres, inne cel wykorzystania informacji. Nie oznacza to, że ta metoda nie działa, ale daje do myślenia, czy jest najbardziej efektywna i czy nie warto spojrzeć na nią z szerszej perspektywy.
Patrząc globalnie na inwentaryzację informacji o budynku, nie można pominąć procesów BIM, które są już nieodłączną częścią realizacji nowych inwestycji czy też rewitalizacji już istniejących budynków. Procesy BIM w całości poświęcone są informacjom, ich tworzeniu, aktualizacji oraz późniejszemu przekazaniu. Myśląc o inwentaryzacji, musimy też pamiętać o innym ważnym aspekcie, tj. odpowiedzialności związanej z tym procesem. Bez jednoznacznego stwierdzenia (w każdym procesie), dla kogo powstaje oraz kto powinien być jej właścicielem, nie uda się opracować najbardziej efektywnego rozwiązania.
Mimo że inwentaryzacja jest procesem bardzo powtarzalnym, to nie powstały ujednolicone wytyczne w zakresie jej przeprowadzenia. Warto zadać sobie zatem pytania, które pozwolą na lepsze zrozumienie tego zagadnienia: czym to może być podyktowane? Co blokuje powstanie ujednoliconych wytycznych? jakie potrzeby powinna zaspokajać? Jakie są dostępne metody inwentaryzacji oraz koszty z tym związane?
Różnorodność form inwentaryzacji przeprowadzanych przez podmioty na rynku nieruchomości wynika z kilku powodów. Przede wszystkim bardzo często błędnie rozumiemy samą jej istotę oraz przeznaczenie. Nie skupiamy się na celu, który mamy dzięki niej osiągnąć, tylko zwyczajnie tworzymy bazę danych, którą być może kiedyś wykorzystamy. Określając od samego początku, czemu ma służyć (np. do zakupu usług, audytu DD lub stworzenia raportu), możemy już w bardziej konkretny sposób zdefiniować potrzeby.
Analizując dzisiejsze formy kompletowania informacji na budynkach, można spotkać się z sytuacją, w której zaangażowani w inwentaryzację domniemają, że druga strona na pewno coś ma, coś wie, uzyskała coś w przeszłości lub po prostu powinna zbierać informacje. Niestety, gdy dochodzi do sprawdzenia tego założenia, często okazuje się, że samo domniemanie było czymś niewystarczającym, mimo że pracujemy w dobie cyfryzacji oraz digitalizacji nieruchomości. Ale czy przez brak określonych wytycznych, potrzeb w zakresie wykorzystania informacji nie powodujemy sytuacji, w której stosowane narzędzia nie zbierają pożądanych informacji? Czy podmioty korzystające z narzędzi znają ich pełne możliwości oraz czy ich wiedza jest odpowiednio aktualizowana?
Bez określenia potrzeby, tj. do czego dane informację będą wykorzystane lub mogą się pośrednio przysłużyć, trudno będzie oczekiwać, że ktoś odczyta nasze oczekiwania i cele, które chcemy osiągnąć. Oczywiście, potrzeby będą różniły się w zależności od rodzaju i przeznaczenia nieruchomości, będą też zależały od celu ich wykorzystania. Inaczej określa się informacje niezbędne do codziennej pracy, a jeszcze inaczej te, które są potrzebne w konkretnych sytuacjach, takich jak odbiór nieruchomości od generalnego wykonawcy, due diligence czy przetarg (np. w celu zmiany firmy usługowej). W dobie popularyzacji możliwych do uzyskania certyfikatów dla budynków dodatkową potrzebą jest posiadanie informacji wymaganych właśnie na ich potrzeby. Każdorazowo wprowadzenie nowego certyfikatu wymusza rewizję procesu zarządzania informacją, w zależności, czy informacje będą zebrane jednorazowo czy powinny być kompletowane w określonych odstępach czasowych.
Na rynku istnieje wiele wymagań, standardów, narzędzi czy praktyk, które pozwalają zakładać, że inwentaryzacja oraz późniejsze zarządzanie informacją nie powinny być żadnym wyzwaniem. Ale czy na pewno? Czy aktualnie dostępne metody są kompletne i pozostawienie ich w obecnej formie daje pożądany efekt? Czy łączymy ze sobą aktualnie dostępne narzędzia, aby zwiększać efektywność procesów? Warto odpowiedzieć sobie na te pytania, analizując procesy w swojej organizacji, oraz zastanowić się, czy już dziś odpowiednio wykorzystujemy dostępne na rynku narzędzia i praktyki.
Prowadząc taką analizę, warto zacząć od dokumentacji budynkowej, przeglądowej i serwisowej, która od samego początku powinna być częścią nieruchomości i towarzyszyć jej w całym cyklu życia. Należy zwrócić uwagę, że tę dokumentację ktoś tworzy, ktoś inny weryfikuje, a jeszcze ktoś inny powinien ją aktualizować. Już to powinno dać do myślenia, że skoro tak wiele podmiotów ma styczność z dokumentacją, to czy na pewno nie może wkraść się tu jakiś błąd. Czy właściciel procesu nie powinienem dać jasnych wytycznych, czego oczekuje od tych podmiotów, aby mieć pewność, że w procesie nie zadzieje się nic niepożądanego?
W dobie cyfryzacji oraz popularyzacji wykorzystania technologii w branży nieruchomości bardziej przychylnie spogląda się w kierunku tworzenia cyfrowej wizualizacji budynku. W zależności od rodzaju budynku oraz zaawansowania danego podmiotu cyfryzacja przejawia się w wykorzystaniu prostych rozwiązań 2D, a także już tych bardziej rozbudowanych, związanych między innymi z 3D (modele BIM), skanowaniem laserowym czy fotografią 360º. Bardziej zaawansowane rozwiązania wymagają stosowania odpowiednich aplikacji. Zdecydowanie coraz bardziej rozbudowane narzędzia dają coraz więcej możliwości, ale czy zatem najlepszym rozwiązaniem jest wybór najdroższej aplikacji mającej wszystkie funkcjonalności? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba wrócić do celów, które chcemy osiągnąć przez zebranie i zarządzanie informacją. Jeśli dane funkcjonalności pozwolą nam na ich osiągnięcie w bardziej efektywny (procesowo i ekonomicznie) sposób, to zdecydowanie warto rozważyć taką inwestycję. W przypadku gdy zakup licencji oraz niezbędnych narzędzi okaże się zbyt dużym kosztem, należy zweryfikować, czy na rynku nie można skorzystać z usługi zaspokajającej nasze potrzeby. Myśląc o cyfrowej reprezentacji budynku, należy poddać rozważaniu przydatność wykorzystania technologii VR oraz AR, które potrafią zwiększyć efektywność zadań marketingowych, sprzedażowych, szkoleniowych oraz eksploatacyjnych. Być może same w sobie okażą się tylko gadżetem, ale gdy połączy się je z innymi procesami w organizacji lub planowanymi działaniami (np. realizacją inwestycji w metodologii BIM), nagle mogą okazać się czymś więcej.
Przy wdrażaniu nowych procesów zawsze pojawia się temat kosztów związanych z analizą, zasobami ludzkimi czy niezbędnymi narzędziami. Nie da się od tego uciec – każda zmiana wymaga inwestycji czasu lub pieniędzy. Podchodząc profesjonalnie do wdrożenia całkiem nowych procesów w organizacji, należy się zastanowić, na ile jest to proces skalowalny w organizacji oraz jakie funkcjonalności mają już wykorzystywane przez nas narzędzia. Zdarzają się sytuacje, w których nieodpowiednia analiza już posiadanych rozwiązań prowadziła do poniesienia wyższych kosztów wdrożenia nowego narzędzia oraz wymagała poświęcenia dodatkowego czasu na wprowadzenie użytkowników i zmianę nawyków. Rozważając zmianę narzędzia, nie można zapomnieć o ryzyku utraty danych, zwłaszcza historycznych. Z jednej strony może ono wynikać z braku danych w dotychczasowym narzędziu, z drugiej zaś z braku możliwości integracji narzędzi w celu płynnego przeniesienia danych.
Od czego zacząć?
Jako podmioty z branży real estate możemy cierpliwie czekać na powstanie ujednoliconych wytycznych czy narzędzi, które ułatwią naszą pracę, lub możemy we własnym zakresie dążyć do ich stworzenia, a nasza praca może przyczynić się do powstania bardziej skalowalnego narzędzia.
W pierwszej kolejności należy zadać sobie pytanie, na ile moja organizacja jest świadoma zagadnienia inwentaryzacji, jakie narzędzia dziś wykorzystuje w tym procesie oraz na kogo jest ukierunkowana (firma usługowa, a może też budynek i jego właściciel). Na tej podstawie zdefiniowany zostanie punkt wyjścia do dalszych działań. Czasem niezbędne będzie zaangażowanie ekspertów czy podmiotów zewnętrznych, którzy pomogą w lepszym zrozumieniu potrzeb, narzędzi oraz celu, do którego należy dążyć.
W ramach usług consultingu chętnie wspieramy firmy z branży nieruchomości w prowadzeniu takich analiz oraz poszukiwaniu najlepszych rozwiązań. Dzięki ciągłej obecności w branży, zarówno w zakresie eksploatacji, jak i digitalizacji, z pewnością możemy stać się nieocenionym wsparciem dla innych podmiotów.
