Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

20 marca 2020

NR 4 (Sierpień 2019)

Dobry facility manager powinien być dostrzegany

49

Facility manager, facilities manager, dyrektor administracyjny, office manager – nazw stanowisk może być wiele. Jeszcze więcej będzie ich różnych opisów, zakresów obowiązków osób pełniących te funkcje, ich kompetencji. Co ich łączy? Odpowiedzialność za biura, za procesy wspierające biznes… i poczucie bycia niezauważonym.

„Czy prezes wie, kim jestem”? „Oczywiście, że wie, kiedy nie działa klimatyzacja, wystąpi krótkotrwała niedrożność kanalizacyjna, a nowy manager nie otrzyma potrzebnego tableta z dnia na dzień”. W skrócie: wtedy, gdy coś w firmie pójdzie nie tak i potrzebujemy szybkiego rozwiązania. Pozycja facility managera (dla uproszczenia przyjmuję jedną nazwę stanowiska) jest w firmach za niska. Tak, wyrażam zdecydowaną opinię, mając świadomość pojedynczych wyjątków – jednak ogólnie ta rola w firmie jest zdecydowanie niedowartościowana. Z czego to wynika?

POLECAMY

Co mogę dostać od FM-owca?

Moim zdaniem, przyczyną niedoceniania pracy specjalistów ds. FM jest brak edukacji. Szefowie nie są świadomi roli odgrywanej przez pracowników administracyjnych – najczęściej dlatego, że sami FM-owcy nie oceniają jej poprawnie i nie uświadamiają swojej organizacji wagi swojej pracy. Musi się wydarzyć coś ważnego, by ich zauważalność wzrosła – np. „przeprowadzka” biura.

Wtedy wszyscy przypominają sobie, kim jest facility manager: przecież to on dzieli powierzchnie. Może to robić dosłownie, przypisując ilość metrów kwadratowych powierzchni nowego biura do danego zespołu, działu czy pionu, jak i wskazywać, gdzie te „metry” zostaną usytuowane: czy przy toaletach, czy przy kuchni, blisko zarządu, a może w bardziej nasłonecznionej części biura. Wszyscy chcą mu więc opowiedzieć, jak robili remont w swoim domu, na jakie zdecydowali się wykładziny i na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy przeprowadzkowej. Oczywiście dzielą się też informacjami (czytaj: życzeniami) o tym, jakie fotele stoją w biurze żony, jakie automaty z przekąskami warto zainstalować, ile powinno być kuchenek mikrofalowych i na których piętrach. Innymi słowy, próbują ugrać dla siebie jak najwięcej.

Co na to wszystko facility manager? Jest zdezorientowany. Z jednej strony cieszy go ta nagła atencja. Nareszcie może brylować, pochwalić się swoją wiedzą. Z drugiej, czuje się (całkiem słusznie) wykorzystywany – zwraca się na niego uwagę tylko wtedy, gdy można coś od niego dostać. Z tyłu głowy czai się też przeczucie, że to tylko chwilowe zainteresowanie. Gdy wszystko będzie już „zaklepane”, wróci do swojej roli pionka, z którym rozmawia się tylko wtedy, gdy coś nie działa.

Jak powinien być usytuowany facility manager?

Tymczasem powinno wyglądać to inaczej. Jednym z najważniejszych zadań nowoczesnego facility managera powinno być stałe budowanie własnej pozycji poprzez dzielenie się wiedzą oraz edukacja reszty firmy.

Wpisałabym te zadania na stałe do zakresu obowiązków, pomiędzy efektywnym zarządzaniem przestrzenią biurową a utrzymywaniem wydatków „okołonajmowych” na poziomie zgodnym z przydzielonym budżetem. Jeśli specjalista ds. FM będzie proaktywny, a podczas dyskusji będzie uzupełniał wyobrażenia załogi merytoryką, to jego praca realnie wpłynie na skuteczność i efektywność ekonomiczną całego obszaru, którym zarządza. A to przecież jego podstawowy obowiązek, czyż nie?

Od czego więc powinien zacząć? Na początek ważne jest, aby odpowiedzieć sobie szczerze na kilka podstawowych pytań:

  • jak bardzo znam swoją organizację? 
  • czy na pewno wiem, co jest celem mojej firmy? 
  • na czym zarabiamy, które produkty są rentowne, które są w strategii? 
  • no właśnie: czy znam strategię wieloletnią swojej firmy? 
  • czy wiem, co oznaczają duże słowa w niej zawarte?

Co np. oznacza termin „rentowność", który pojawia się w większości dokumentów strategicznych firm? Stosunek zysków do kosztów, prawda? A koszty to obszar, w którym facility manager jest mistrzem. Nikt tak skrupulatnie nie ogląda każdej wydawanej złotówki, bo z każdej z nich jest najczęściej bardzo rygorystycznie rozliczany. Tak można przeanalizować wszystkie słowa pisane wielką literą w dokumentach o strategii firmy. I we wszystkich znaleźć część siebie, obowiązki związane ze stanowiskiem facility managera.

Jednym z najważniejszych zadań nowoczesnego facility managera powinno być stałe budowanie własnej pozycji poprzez dzielenie się wiedzą oraz edukacja reszty firmy.

 

Partnerstwo biznesowe

Kolejny krok to… Wróć! A co, jeśli w pierwszym kroku nie mieliśmy 100% poprawnych odpowiedzi? Co, jeśli czujemy braki w swoim pojmowaniu biznesu swojej organizacji? 

W takim przypadku należy natychmiast opracować taktykę uzupełniania tych braków. W zależności od tego, z kim mamy jakie relacje, warto np. porozmawiać z przełożonym, z jego i swoimi kolegami, poszperać w ogólnodostępnych plikach. Innymi słowy, zbudować pewnego rodzaju przewodnik wiedzy. Dopiero gdy jest ona kompletna i aktualna, można przejść do kroku drugiego, czyli do poznania stref wpływów. 

Co kryje się za tym tajemniczym pojęciem? Na przykład jeśli strategicznym celem firmy jest zdobycie większego udziału w rynku, to znaczy, że ciężar realizacji będzie spoczywał na dziale marketingu i sprzedaży.

Facility manager niewiele może w tym pomóc, choć zawsze wpływa na jakość i koszt niektórych używanych do tego narzędzi, rola nie jest więc zupełnie bez znaczenia i koniecznie należy sprawdzić, jak niewiele znaczy (bo może wcale nie tak mało). Jeśli jednak celem nadrzędnym jest podniesienie poziomu satysfakcji klientów z jakości dostarczanych im produktów, to prym wiedzie dział jakości, produkcji czy obsługi klienta. Tutaj jednak facility manager może już coś zaradzić. Nie tylko będzie wspierał swoją firmę, realizując własne działania operacyjne, ale też będzie się zastanawiał, w czym mógłby pomóc, z jakimi propozycjami może wyjść do innych działów, z jaką ofertą usprawnień, obniżeniem kosztów czy podniesieniem efektywności. Zostając przy przykładzie satysfakcji klientów, FM może np. wyjść z propozycją lepszego rozmieszczenia pomieszczeń serwisantów lub lepszego wyboru zakupionego sprzętu, jaki ze sobą zabierają, czy środków transportu, tak aby skrócić ich czas reakcji na zgłoszenia usterek – tu możliwości są prawie nieograniczone, zależą tylko od wzajemnej komunikacji i starań.

 

Ścisłe relacje na stałe

Tym samym możemy przejść do trzeciego kroku, czyli budowania relacji z resztą firmy. Dostarczając poszczególnym działom to, czego na co dzień potrzebują, facility manager powinien jednocześnie dbać o to, by budować partnerstwo – czyli dzielić się wiedzą, słuchać i rozumieć, uwzględniać ich potrzeby w swoim planowaniu, pozwolić się poznać jako nieodzowne wsparcie. To, moim zdaniem, jest prawdziwą rolą facility managera – niesienie razem z nimi ciężaru odpowiedzialności za realizację strategii firmy.

Zarówno krok drugi, jak i trzeci nie będą, oczywiście, działaniami jednorazowymi. Powinny być to raczej nawyki, na początku przez pewien czas wdrażane, a później konsekwentnie powtarzane przez cały okres pracy dla danej firmy.

Czy będzie to łatwe? Oczywiście, że nie. Wielu facility managerów powie zapewne: „Skąd mam wziąć na to czas, siły i zasoby?”. Jest to całkiem słuszne pytanie, bo przecież aby móc dostarczać wiedzę, trzeba ją najpierw pozyskiwać, a do tego potrzebujemy czasu. Jednak nowoczesny świat ewoluuje w trybie kosmicznym, a facility manager jest jednym z tych specjalistów, który absolutnie nie można pozwolić sobie na zostanie w tyle. Innymi słowy, rozwój zawodowy również powinien być jednym z jego podstawowych obowiązków. 

Jak znaleźć na to czas? Konieczne jest wyjście z poczucia samowystarczalności. Oczywiście w obszarach wsparcia, tzw. back-office, korzystanie z pomocy zewnętrznych usługodawców jest otoczone domniemaniem „chodzenia na łatwiznę” i rozrzutności. Jednak większość nowoczesnych firm korzysta z outsourcingu w większym lub mniejszym stopniu. Dlaczego więc krótkoterminowe korzystanie z dodatkowych rąk i głów dla podniesienia skuteczności usług świadczonych przez Facility Management miałoby być czymś innym?

Komentarz eksperta

Artur Morawski, dyrektor technicznej obsługi nieruchomości, Inwemer

Zaufanie. 80% pracy facility managera jest niewidoczna i dzieje się w obszarach, których na co dzień nie dostrzegamy. Dopiero gdy zaczynają być widoczne, stają się sygnałem, że w konstrukcji naszego procesu w organizacji coś lub ktoś nie działa prawidłowo. Facilty manager podejmuje codziennie dziesiątki decyzji na pograniczu wiedzy technicznej, operacyjnej i psychologii pracy zespołów (lub klienta). Naturalną chęcią osób zarządzających organizacją jest „posiadanie kontroli” nad tym obszarem, z czym często wiąże się powszechny grzech ingerencji w indywidualnie dostosowywany i zarządzany przez FM-a proces. Głęboka ingerencja to często wyraz naszego braku zaufania lub szacunku dla wiedzy pracownika. Zamiast ingerować post factum prościej jest włączać go w życie całej organizacji. 

aangażowanie. Facility manager z racji umiejscowienia w strukturze do pracy i akceleracji swoich działań potrzebuje wsparcia poszczególnych komórek organizacji. To osoby, u których złożony garnitur umiejętności zdobywanych poprzez doświadczenie (nie wiedzę akademicką) jest też potrzebny do rozwoju samej firmy. Podczas gdy szkielet organizacji twardnieje z każdym dniem, naturalną cechą FM-a jest odchudzanie i upraszczanie procesów. Pomiędzy sztywnymi zasadami działania naszej organizacji a obszarem działań facility managera zawsze znajdziemy przestrzeń do optymalizacji procesów. Angażowanie w nie FM-u niesie zawsze korzyści dla obu stron. 

Zauważanie. Większość z nas na swojej drodze zawodowej spotkało ludzi, którzy wzbogacili nasze doświadczenie samą swoją obecnością. Dostrzeganie pracy to także umiejętne pokazanie wpływu pracy facilty managera na poszczególne procesy oraz pokazanie szerokiego horyzontu decyzyjnego. Z tej kadry przecież rekrutować się będą nasi najlepsi partnerzy i naturalni następcy. 
 

 

Co możemy outsourcować?

Sami powinniśmy zajmować się tylko tym, co jest newralgiczne. Wracając do przykładu przeprowadzki: nie ma sensu samemu opracowywać układu funkcjonalno-przestrzennego. Niech zrobi to architekt, który zna się na tym lepiej. A czy w codziennym funkcjonowaniu biura facility manager powinien np. opracowywać zmiany w...

Ten artykuł dostępny jest tylko dla Prenumeratorów.

Sprawdź, co zyskasz, kupując prenumeratę.

Zobacz więcej

Przypisy