Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

30 kwietnia 2021

NR 2 (Kwiecień 2021)

Digitalizacja w ludzkich rękach

25

Choć samo pojęcie „digitalizacja” wydaje się pozbawione czynnika ludzkiego, to przecież za każdym procesem digitalizacji zawsze stoi człowiek. A to oznacza, że kluczowy dla osiągnięcia sukcesu jest odpowiedni dobór osób, które nad tym procesem będą pracować i to na każdym jego etapie. Czy niepowodzenie na którymkolwiek z nich przekreśla szansę na udane zakończenie projektu? Oczywiście nie – wprost przeciwnie. Problemy pojawiające się w trakcie realizacji zadania stanowią jedynie elementy, które należy poprawiać, a samo ich się pojawienie może wręcz posłużyć za dobrą lekcję, nierzadko wskazującą nowy, właściwszy – niż pierwotnie zamierzony – kierunek.

Od czego zacząć?

Każda firma ma swój model działania, który wraz z jej rozwojem należy usprawnić lub zmienić. Wraz z rozwojem firmy taki moment nastąpił także w BPI Real Estate Poland, gdy się okazało, że usprawnienie i unowocześnienie pracy oraz automatyzacja procesów są niezbędne. BPI Real Estate Poland w 2016 r. rozpoczęło proces tzw. digital transformation od jasno określonych przez zespół potrzeb. Firma modelowo podeszła do całego procesu, który był – i nadal jest – wprowadzany etapami. Pracownicy zdefiniowali najważniejsze obszary działalności, które powinny zostać uporządkowane oraz zautomatyzowane. Następnie przeanalizowane zostały dogłębnie wszystkie elementy procesów biznesowych, co umożliwiło określenie niezbędnych funkcjonalności, które należy wdrożyć w nowych aplikacjach. Jednym z założeń było wdrożenie zasady jednkorotnego wprowadzania danych przez osoby odpowiadające za konkretny obszar biznesu. Celem była minimalizacja ryzyka błedu, skrócenie czasu przeznaczonego na dodawanie informacji, a także maksymalizacja korzyści polegających przede wszystkim na bieżącym dostępie do wiarygodnych informacji ze strony pozostałych zespołów. 

Wcześniej oczywiście, jak pewnie większość firm, korzystaliśmy z programów komputerowych, jednakże systemy te nie były ze sobą zintegrowane. Sprowadzało się to do pracy w kilku programach służących tylko tym zespołom, które bezpośrednio z nich korzystały, bez jakiegokolwiek przepływu informacji pomiędzy systemami. W efekcie tego w celu otrzymania pełnego obrazu działalności, firmy i tak pracują na wielu plikach Excel, do których dane są ręcznie „przeklejane” z systemów źródłowych. A na to w dzisiejszych czasach po prostu szkoda czasu. Obecne technologie dają nam szerokie możliwości wyboru narzędzi odpowiednich do profilu działalności każdej firmy. Dlatego na początku transformacji informatycznej, poza zdefiniowaniem potrzeb, należy zbadać rynek w zakresie dostępnych rozwiązań – gotowych lub szytych na miarę.

Kluczowy jest człowiek

Najważniejsze w procesie digitalizacji jest połączenie kilku aspektów: pozytywne nastawienie po stronie całego zespołu, a tym samym przyszłych użytkowników, wspierający projekt i project managera zarząd oraz dobór odpowiedniej osoby prowadzącej transformację informatyczną w firmie. Klucz do sukcesu stanowią tylko i aż te 3 elementy. Po stronie osoby prowadzącej projekt liczy się zrozumienie biznesu i potrzeb użytkowników finalnych oraz analityczne uporządkowanie wszystkich procesów, tworzące spójną całość. Niezbędne są również umiejętności związane z zarządzeniem projektem, tj. definiowanie priorytetów, ustalanie harmonogramów, współpraca z dostawcami.

Warunkiem koniecznym skutecznego wdrożenia zmian jest postawa i zaangażowanie pracowników. Jeśli w firmie planującej digitalizację pracują osoby otwarte i gotowe do nauki, tworząc pozytywnie nastawiony, młody zespół – jeśli nie zawsze wiekiem, to podejściem, to przeprowadzenie transformacji będzie przebiegać sprawniej. Co ważne, to zespół powinien dostrzegać konieczność zmian i współuczestniczyć od początku w projekcie usprawnienia narzędzi informatycznych. Ważne jest także rozwinięcie poczucia odpowiedzialności u osób odpowiadających za poprawność wprowadzanych danych. Przy pracy na 
w pełni zintegrowanych systemach informatycznych to ich działania mają wpływ na wielkie liczby, które potem są analizowane na samej „górze”.

Nie ma problemu nie do pokonania

Po określeniu potrzeb firmy przychodzi czas na wybór odpowiedniego oprogramowania oraz dostawcy. Należy zdecydować, które wdrażane moduły będą oparte na gotowych, rynkowych rozwiązaniach, a które zostaną napisane specjalnie dla zamawiającego. W naszym przypadku nie wszystkie początkowe wybory były właściwe, efektem czego była zmiana dostawcy i modyfikacja strategii. Po pierwsze zdecydowaliśmy się postawić na dostawców, którzy doradzą nam, jak najefektywniej dopasować istniejące programy do naszych potrzeb. Wybierając to rozwiązanie, zyskuje się przetestowane, sprawdzone programy i skraca czas ich wdrażania. Należy jednak pamiętać, że digitalizacja niesie za sobą potencjalną zmianę wewnętrznych procesów biznesowych z uwagi na niektóre ograniczenia gotowego oprogramowania. Takie decyzje zawsze rodzą obawy, ale doszliśmy do wniosku, że skoro u innych procesy te działają dobrze, to może warto skorzystać z ich doświadczeń. Finalnie w naszym przypadku okazało się, że korzystanie z gotowych, dopasowywanych do naszego biznesu rozwiązań tylko w niewielkim stopniu zmienia pierwotne założenia biznesowe, przynosząc dobre efekty.

Kolejnym ważnym elementem jest założenie, aby moduły zintegrowanego systemu pochodziły z „jednej rodziny” oprogramowania. Ułatwia to integrację danych i umożliwia pracę z jednym dostawcą. Widząc dynamikę rozwoju oraz powszechność rozwiązań, postawiliśmy w dużej mierze na Microsoft i tylko w jednym obszarze wybraliśmy IBM. Dzięki temu nasz zintegrowany system informatyczny opiera się na dwóch gigantach oprogramowania, którzy nieustannie rozwijają swoje produkty, oraz na dwóch dostawcach – ekspertach w swoich obszarach.

Tym, o co koniecznie trzeba zadbać, to zapewnienie przenoszenia wdrożonych rozwiązań pomiędzy dostawcami oprogramowania (w naszym przypadku Microsoft lub IBM). Dziś współpraca z wybranymi dostawcami może być wzorowa, ale życie lubi przynosić niespodzianki, na które każda z firm powinna być gotowa. Dlatego warto bardzo dokładnie weryfikować dostęp do kodu źródłowego i wszystkich modyfikacji, za które się płaci. Wybór powszechnie znanego oprogramowania z dostępem do kodu źródłowego modyfikacji pisanych specjalnie dla zamawiającego zapewni bezpieczeństwo wdrożenia i umożliwi dalszy rozwój.

Lista priorytetów

Kolejnym ważnym aspektem wdrożenia digitalizacji i automatyzacji procesów jest określenie priorytetów. Na początku warto ustalić, że wprowadzanie zmian będzie realizowane etapami, tj. moduł po module, gdyż nie można skutecznie wdrożyć wszystkich jednocześnie. Warto także stworzyć tzw. mapę drogową IT na lata, w których realizowany będzie proces digitalizacji. To zapewni przepływ informacji w firmie w zakresie tego, który moduł, dlaczego i kiedy zostanie wdrożony.

Dziś, na początku 2021 r. możemy już śmiało powiedzieć, że duża część automatyzacji pracy w BPI w Polsce już za nami. Jednak zgodnie z rozpisanym przez nas 3-letnim planem przed nami kolejne etapy digitalizacji. Na chwilę obecną uruchomiona została automatyzacja procesów obejmujących księgowość, marketing, sprzedaż, zarządzanie kosztami – fakturami, umowami i płatnościami oraz baza podstawowych dokumentów. Aktualnie finalizujemy raportowanie, budżetowanie oraz wyliczanie rentowności projektów, a także powszechne stosowanie podpisu elektronicznego. 

Wdrożenie rozpoczęliśmy od modułu księgowego, stanowiącego serce całego systemu, który stopniowo zasilany jest danymi z innych modułów. Trzon systemu stanowi rozwiązanie Microsoft, a jedynie około 10% funkcjonalności zostało stworzonych specjalnie dla nas. Automatyzacja realizowana dla działu marketingu łączy się na wielu etapach z tym, co zaplanowane zostało dla działu sprzedaży. Dzięki wprowadzonym zmianom mamy większą pewność, że klient otrzymuje od działu sprzedaży najistotniejsze dla niego informacje w jak najkrótszym możliwym czasie, a nasze promocje są skuteczne. Jednakże automatyzacja procesów sprzedaży ma znacznie szerszy wymiar i wykracza poza podpisanie umowy. Dlatego poszliśmy o krok dalej i wraz z generalnym wykonawcą wdrożyliśmy specjalną aplikację do odbiorów mieszkań. Ta aplikacja to prawdziwy strzał w dziesiątkę, doceniany zarówno przez pracowników, generalnego wykonawcę, jak i najważniejsze, naszych klientów.

Kolejny wdrożony moduł wspiera nas w procesie zarządzania kosztami. Zależało nam, aby moduł kosztowy był dostępny nie tylko dla księgowości, ale także by każda osoba w firmie mogła zatwierdzać umowy i faktury; sprawdzić, czy dana faktura została zapłacona; przez kogo dana pozycja kosztowa została zlecona lub zatwierdzona i na podstawie jakiej umowy. Dzięki temu zyskaliśmy pełną kontrolę kosztów i budżetów w firmie, a zarządzanie umowami, fakturami, płatnościami jest teraz przejrzyste i dużo prostsze. Zakończyliśmy także pierwszy etap centralizacji bazy dokumentów w firmie.

Obecnie automatyzacji podlega raportowanie. Dzięki dostępnym zdigitalizowanym danym niektóre działy już mogą – a docelowo będą mogły wszystkie – generować potrzebne dla nich raporty poprzez jedno kliknięcie. Kolejnym krokiem jest automatyzacja budżetowania i bieżącego wyliczania rentowności projektów, która została uruchomiona w marcu br. Nowy rok rozpoczynamy wdrożeniem podpisu elektronicznego opartego na bardzo prostym rozwiązaniu niewymagającym od kontrahenta posiadania szczególnego oprogramowania. Podpisywanie dokumentów odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail z dodatkowym kodem weryfikacyjnym wysyłanym za pomocą SMS. Na liście zadań zaplanowanych w tym roku mamy kontynuację wdrażania rozpoczętych wcześniej modułów oraz wdrożenie tych, które czekają na swoją kolej. Jednak już dziś wiemy, że digitalizacja to nie jest proces, który można zrealizować „od do”. Zmieniające się uwarunkowania zewnętrzne, a także rosnące wymagania rynku powodują, że rosną także nasze oczekiwania. Plany BPI Real Estate Poland zakładają wsparcie automatyzacji procesów przy zakupach działek, dalsze raportowanie oraz pełną digitalizację bazy dokumentów, której rozbudowa pozwoli stworzyć wirtualny sekretariat.
 

BPI Real Estate Poland

Belgijski deweloper należący do grupy CFE; na polskim rynku działa od 2009 r. Firma specjalizuje się w kompleksowej realizacji innowacyjnych projektów deweloperskich, przemyślanych i dopasowanych do potrzeb rynku. Misją BPI jest aktywne kształtowanie przestrzeni miast. BPI Real Estate w Polsce realizuje inwestycje w Poznaniu, Warszawie, Wrocławiu oraz Trójmieście. Deweloper w 2020 r. zakończył budowę czterech inwestycji, oddając na polski rynek blisko 730 mieszkań. Aktualnie firma przygotowuje się do realizacji kolejnych projektów.

Wdrożenie i co dalej?

Digitalizacji nie można zamknąć jak przeczytaną książkę. W automatyzacji procesów najważniejszy jest ich ciągły monitoring, a ich wdrożenie to jedynie pierwszy krok, który w sposób naturalny pociąga za sobą konieczność ciągłej aktualizacji, wynikającej m.in. ze zmieniających się przepisów prawa. Należy monitorować dobre wykorzystywanie wdrożonych aplikacji, dostępność i przyjazność wsparcia technicznego, a także jak przebiegają szkolenia i komunikacja z użytkownikami. Liczy się także stały skład zespołu wdrożeniowego, zapewniający poczucie bezpieczeństwa i szybkość reakcji. Z kolei rola project managera nie sprowadza się jedynie do wdrożenia poszczególnych modułów. Wprawdzie to tylko jedno stanowisko, ale łączące wiele aspektów. Project manager nie tylko nadzoruje wdrożenie i testuje działania aplikacji, ale także pełni rolę łącznika pomiędzy użytkownikiem a wsparciem technicznym dostawcy, często stanowiąc tzw. pierwszą, wewnętrzną pomoc. Z mojego doświadczenia wynika, że projekt manager, będący na co dzień najbliżej użytkowników, czy to poprzez wsparcie techniczne, czy to szkolenia, lepiej rozumie potrzeby zespołu, wie, które funkcjonalności w programach się sprawdzają, a które rozwiązania wymagają poprawek. Wtedy też łatwiej określić dalszy kierunek skutecznego rozwoju informatyzacji w firmie.

Przypisy