Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

7 marca 2022

NR 1 (Luty 2022)

Co oznacza data driven dla nieruchomości biurowych?

0 80

Gdy rozmawiam o kulturze zarządzania danymi i konieczności, by data driven było kluczowym wskaźnikiem efektywności biznesowej, często słyszę, że dotyczy to głównie branży telekomunikacyjnej, mediów, logistyki, ale rzadko słyszę o budynkach. Co dla nich oznacza data driven?

W trakcie prac modernizacyjnych na powierzchni w sporym biurowcu nagle zanika napięcie. Ekipy branżowe oglądają się na „tych drugich”, project manager szuka przyczyny braku prądu, zaalarmowany administrator szuka winnych, zarządca budynku straszy karami za opóźnienia w oddaniu powierzchni, a rozdzielnia jak płonęła, tak płonie. Dwa dni później strażak prowadzi testy, by zezwolić na kontynuowanie prac. Oddymianie częściowo nie działa, jedna z klap trwa w bezruchu, nie reaguje na prośby ni groźby. Niby jest wpięta w system, ale nie dostaje impulsów. Inna klapa natomiast reaguje niczym w zastępstwie, co nie dziwi, bo to właśnie ona jest wpięta w system pod numerem tej, która nie działa. Dwie klapy o tej samej nazwie – jak to w ogóle możliwe? Wszystko jest możliwe, jeśli danych nie zweryfikował robot, tylko człowiek.

W innym biurowcu trwają ćwiczenia ewakuacyjne, miejsce zbiórki wyznaczone jest oczywiście pod gołym niebem, z którego leci mokra pacia, zwana pierwszym śniegiem. Korporaci w garniturach czy butach na obcasie przytupują, chcą jak najszybciej wrócić do biurek. Niestety, nic z tego, procedura zakłada bowiem zebranie przez tych, którzy koordynują ćwiczenia z ramienia najemcy, informacji o pełnym, czyli 100-procentowym opuszczeniu biur. I nic się nie zgadza. Nie wiadomo, czy osoby nieobecne na miejscu zbiórki pozostały w budynku (nie mogąc się wydostać z powodu zadymienia) czy po prostu wyszły wcześniej i poszły na lunch. Jeśli człowiek ma policzyć ludzi, to wiadomo, jak długo to trwa…

Człowiek jest, niestety, najsłabszym ogniwem działania procedur. Jest omylny, nieprecyzyjny, stronniczy i zapominalski. W dodatku potrafi być tylko w jednym miejscu na raz, bierze urlopy i jest coraz droższym pod względem znalezienia i utrzymania zasobem firm. Na szczęście tak jest, bo każdy jako pracownik chce być szanowany, a jego dobrostan i poziom satysfakcji mocno korelują z tym, jak bardzo jest kosztowny. Im droższy pracownik, tym większa szansa, że będzie wykorzystany należycie, zgodnie z jego unikalnymi kompetencjami, w kreatywny i inspirujący sposób, tworząc i dbając o produkt w zgodzie z własnym systemem wartości. Brzmi utopijnie, ale jest to tym bardziej możliwe, im więcej czynności żmudnych, odtwórczych, powtarzających się i stricte ewidencyjnych zostanie oddanych w ręce robotów.

W obu powyżej nakreślonych przykładach patowa sytuacja wynika z braku informacji: precyzyjnych, aktualnych, wiarygodnych, bezbłędnych i kompletnych. Takich, w których pan Jan nie zapomniał, pani Marii się nie pomyliło, panu Jackowi nie przestawiły się cyferki, pani Ewa nie przeoczyła…. Takie błędy wszak najczęściej właśnie popełnia człowiek, który jest znużony nieinteresującą czynnością. Natomiast komputer w takich działaniach jest w swoim żywiole – przekleja, kopiuje, porównuje, wyszukuje pionowo i podlicza salda. W ułamku sekundy i bezbłędnie, tylko że…

Jest jak w dowcipie o Chucku Norrisie, który zrobił wszystkie pompki: skąd system budynkowy ma wiedzieć, czy otworzył „WSZYSTKIE” klapy, albo czy wyszli „WSZYSCY OBECNI”. Systemy wszak są zasilane przez ludzi, którzy wprowadzają lub zaciągają dane, aktualizują je oraz interpretują. Na domiar złego to człowiek projektuje logikę systemową i oczywiście nie jest to ten sam człowiek, który później z niej będzie korzystał. Trudno mu więc wyobrazić sobie, ile błędów i jakich może popełnić wprowadzający (przykład ze zdublowaną nazwą klapy oddymiającej) lub w jak nieplanowany sposób będzie system wykorzystywany (systemy budynkowe mają za cel reagować w przypadku prawdziwego pożaru, tymczasem najczęściej używane są do ćwiczeń ewakuacyjnych). Idąc ścieżką humanizmu, czyli zatrudniania ludzi do prac niepowtarzalnych, kreatywnych, złożonych i strategicznych, i wiedząc, że nie ma odwrotu od wszechobecnej automatyki ani automatyzacji, branża budynkowa musi dbać o tworzenie silnej kultury wokół danych. Oznacza to zintensyfikowanie prac i zwielokrotnienie wydatków na rzecz cyklicznych i systematycznie aktualizowanych zakresów:

POLECAMY

  • inwentaryzacji zasobów i potrzeb;
  • kreślenia wizji bliższej i dalszej przyszłości budynków i danych je opisujących;
  • tworzenia planów strategicznych i regulacji je wdrażających;
  • nieustannego i szeroko zakrojonego opomiarowania strategicznych procesów w budynkach i analizy tempa zmian.

Zasoby i potrzeby

Zasoby danych dotyczących budynku to najczęściej projekty i specyfikacje z czasu wznoszenia obiektu, ale także dokumenty dotyczące zaleceń producenckich, gwarancji i książek serwisowych. Znacie takie straszydło jak „dokumentacja powykonawcza”? Jeśli znacie, to wiecie, że nie ma takich duchów, takiej amby, których by dłużej szukać ze świecą niż tych dokumentów. W sytuacjach awaryjnych i newralgicznych najczęściej wszystko się rozbija o brak aktualnych danych. Bo każdy dokument przestaje nim być, gdy traci aktualność. Nic nam po projekcie instalacji, jeśli nie zostały nań naniesione zmiany powykonawczo lub wręcz po modernizacji czy przebudowie. Tak więc inwentaryzacja tych źródeł wiedzy, przeprowadzana już w trakcie eksploatacji obiektu, obejmie zdefiniowanie kluczowych warstw informacyjnych, a następnie przecięcie ich chronologią zdarzeń. Najbogatsze we wskazówki są tu… zapisy księgowe. Wszystko bowiem, co zostało zmienione, musi mieć swoje odbicie w kosztach i zestawieniach szczegółowych do faktur.

Zinwentaryzowanie potrzeb może być nieco trudniejsze, bo zazwyczaj jest znacznie oszczędniej opisywane. Najlogiczniejszye wydaje się pójście drogą zakontraktowanych funkcjonalności i usług dostarczanych przez budynek swoim klientom. Tam bowiem wyrażone jest to, z czego budynek jest rozliczany i w związku z tym, jakie są potrzeby w zakresie dostarczania danych. Na drugim końcu jest właściciel obiektu i jego oczekiwania wyrażone we wskaźnikach zwrotu z inwestycji, po drodze znajdą się zaś wszelkie inne zobowiązania wynikające z umów z kontrahentami czy z przepisów prawa.

Wizje przyszłości

Przez zaznaczenie na linii czasu zapisanych w umowach i planach inwestycyjnych dat, w których ważne są zobowiązania, płynnie przechodzimy do snucia planów. Jeśli bowiem budynek ma stopy zwrotu skalkulowane w okresie 10 lat, a najdłuższa umowa najmu obejmuje 5 lat, to już dziś ważne jest systematyczne przygotowywanie się do nieznanych przyszłych zobowiązań. Może nie wiemy, jakich, ale pewne jest, że one nastąpią. Im więcej będzie więc zabranych danych, tym łatwiej będzie tę przyszłość przewidywać i się na nią szykować. Jednocześnie uzbrojeni w wiedzę fachowcy będą mogli proaktywnie tę przyszłość tworzyć: z dobrego zarządzania, zarówno nieruchomością, jak i danymi opisującymi jej efektywność , wynikać będzie bowiem jego silna pozycja rynkowa. Eksperckie media, choćby takie jak REM, szkicują trendy i wskazują priorytety. Jeśli więc z aktualnie trwających umów nie wynikają określone wymogi informacyjne, to gromadzenie i analizowanie tych danych może być niezbędne dziś, by jutro mogło być częścią oferty rynkowej. Mówiąc prosto: oprócz zebranych w pierwszym kroku źródeł wiedzy o budynku, definiujemy możliwe do uruchomienia źródła przyszłe. Może to oznaczać uruchomienie gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych, które choć dziś nie są wykorzystywane, to są nam dostępne, a może oznaczać zdefiniowanie bardzo prawdopodobnej przyszłej potrzeby informacyjnej i wskazanie możliwości zainwestowania zasobów w uruchomienie ich źródła (jakiegoś miernika, czujnika lub tylko algorytmu kalkulującego).

Strategia i procedury

Naturalnym krokiem kolejnym jest teraz opisanie przyszłych celów. Przewidując sytuację na rynku nieruchomości w horyzoncie czasu, w którym założono zyskowne funkcjonowanie obiektu, wytyczamy mapę drogową życia budynku i wskazujemy, jakie wartości powinny przybrać określone wskaźniki w coraz bardziej odległym czasie. Chodzi oczywiście zarówno o wskaźniki finansowe, opisujące skuteczność biznesową i opłacalność inwestycji w nieruchomość, jak i o jakość. I tak jak w przypadku finansów sprawa wydaje się prosta, bo do przewidzenia są „tylko” dwie strony: prawa i lewa – wpływy i koszty, tak jakość może być wyrażana bardzo różnorako, a wpływ na nią będzie miał nie tylko ogólny kształt gospodarki i rynku nieruchomości, ale też zmieniające się prawo, technologie, trendy społeczne i decyzje polityczne. I tu w sukurs przychodzą dane, a właściwie ich duża ilość i systematyczna analiza. Otóż, coraz częściej strategiczne kierunki wytyczane są nie w trakcie odbywających się od wielkiego dzwonu burz mózgów, ale podczas zwykłych codziennych obserwacji zachowywania się poziomów odczytów, wskaźników, wyników nowych wyliczeń. Na podstawie dużej ilość danych możemy bowiem tworzyć nowe odsłony modeli analitycznych, oglądać je malejąco i rosnąco, wyciągać średnią i medianę, porównywać styczeń z lipcem i obecny styczeń z minionym. Różnorodność ujęć praktycznie nie ma końca, ograniczona będąc tylko ludzką wyobraźnią. A najciekawsze wnioski skutkujące przyszłymi decyzjami mogą płynąć z najdziwniejszych zestawień i porównań, zwłaszcza jeśli uwzględnione zostaną w nich wyniki obserwacji zachowań ludzi. Zapytani pracownicy nigdy nie dadzą prawdziwej odpowiedzi – albo będzie niepełna, albo będzie błędną interpretacją lub opinią, a wręcz może być celowo wprowadzającą w błąd konfabulacją. Czytniki i mierniki natomiast podają tylko fakty, a od ich bogactwa i wnikliwej interpretacji zależy poziom rzeczywistej wiedzy o sposobach korzystania z obiektu.

Badania u podstaw

Do czasu kiedy obliczenia stały się dzięki komputerom dziecinnie proste i błyskawiczne, można było zastanawiać się, po co to w ogóle mierzyć. Pracochłonność nie była bowiem uzasadniona wynikiem – a z pewnością nie często. W trzeciej dekadzie XXI wieku jednak liczenie jest tak oczywiste jak oddychanie, a płynna ponowoczesność uruchamia instynktowne otaczanie się danymi. Co by nas miało nie zaskoczyć w nadchodzącym czasie, to uzbrojeni w informacje, dane i wykresy będziemy na tyle silni, by się z tym mierzyć. No właśnie: mierzyć. Ale też czyścić, strukturyzować, archiwizować, kategoryzować, znajdować znaczniki, po których dane można łączyć w ciągi, logiczne powiązania, po których można je zestawiać i porównywać. Czym się różni piętro pierwsze z kantyną i kawiarnią od piątego z call centre i od ósmego z serwerownią i pomieszczeniami technicznymi? Pod względem podatku od nieruchomości od ziemi, na której stoi budynek, piętra te nie różnią się niczym. Jeśli chodzi o koszta energii, różnią się znacznie, a różnice stają się coraz bardziej spektakularne, gdy dołączymy porę dnia, dzień tygodnia, porę roku czy też rozbicie na instalacje prądowe i HVAC. Szczegółowa analiza pokaże, czy zasadne jest zainwestowanie w dodatkowe czujki lub urządzenia sterujące, pompy ciepła lub rekuperatory, termoizolacje lub geotermię czy dodatkowe buforowanie. Nie jest bowiem ważna cena ani koszt instalacji wybranego rozwiązania, jeśli nie towarzyszy tej danej równoważąca dana o oszczędności, a tę trzeba wyliczać z istniejących baz danych o wykorzystaniu energii w budynku, właśnie na różnych piętrach, w różnych porach dnia, tygodnia i roku z uwzględnieniem dostosowania możliwych cenników różnych dostawców energii, okresów zobowiązań i taryf.

Budowanie coraz bardziej pełnego i złożonego modelu analitycznego opartego na coraz szerzej zakrojonych źródłach danych wydaje się być nieuchronne, konieczne i zbawienne. Nie musi natomiast oznaczać ciężkiej finansowo ani wdrożeniowo inwestycji w systemy. Ogólnodostępne narzędzia, choćby klasy Power BI Microsoftu, dają obecnie tak rozległe możliwości za tak niewielkie pieniądze, że niekorzystanie z nich przy jednoczesnym braku zaawansowanych rozwiązań zakrawa o sabotaż. Uzmysłowienie sobie tego przestawia w mgnieniu oka postrzeganie i koncentruje uwagę na zatrudnianiu właściwych osób, stawianiu im właściwych celów, zadawaniu dziesiątek pytań o wynik i rezerwowanie czasu na analizę. To już definitywny koniec papierowych zestawień, pracowników, którzy „są tu od początku i tylko oni wiedzą”, zagubionych segregatorów z projektami, nieopisanych elementów systemów i nieprzypisanych do żadnej kategorii instancji danych i zdarzeń. Ucyfrowienie musi objąć wszystkie czynności budynkowe, poza składaniem noworocznych życzeń i serdecznym, choć analogowym, uśmiechem na przywitanie. A im więcej policzą komputery, tym więcej będziemy mieli czasu na dbanie o relacje i równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Przypisy