Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

26 marca 2020

NR 1 (Luty 2020)

Activity Based Working

66

Oczywiste jest, że im bardziej zadowoleni jesteśmy z miejsca, w którym pracujemy, tym lepiej i efektywniej pracujemy. Naprzeciw naszym potrzebom, o których możemy sobie nie zdawać nawet sprawy, wychodzi idea Activity Based Working.

Activity Based Working to coś, co odpowiada na nasze potrzeby

Jak często zmieniasz miejsce pracy w biurze? Często przez cały dzień pracujemy z tego samego miejsca, jedynie w razie spotkań czy konsultacji udajemy się do sal konferencyjnych. Nie sprzyja to zwiększeniu naszej satysfakcji z pracy ani zdrowiu. Osiem godzin dziennie spędzonych za biurkiem w tej samej pozycji może przysporzyć kłopotów zdrowotnych. Nowe pokolenia pracowników coraz częściej nie chcą tak spędzać dnia pracy. Wolą pracować zdalnie, nie w każdej firmie jest to jednak możliwe. Często różne pokolenia przyzwyczajone są do różnej kultury pracy. Dlatego ważne jest też zapewnienie wyboru w tej kwestii.

Oczywiste jest, że im bardziej zadowoleni jesteśmy z miejsca, w którym pracujemy, tym lepiej i efektywniej pracujemy. Naprzeciw naszym potrzebom, o których możemy sobie nie zdawać nawet sprawy, wychodzi idea Activity Based Working.

Większy komfort pracy to wyższa efektywność

Wydaje się, że w dzisiejszych czasach, kiedy tempo pracy jest niezwykle wysokie, zwiększanie produktywności musi wiązać się z rozmaitymi szkoleniami czy zmianą metodyki pracy. Te rzeczy oczywiście mogą pomóc, ale tak prosta rzecz jak możliwość zmiany stanowiska, przy którym pracujemy, także może zwiększyć naszą efektywność. Activity Based Working (dalej: ABW) to idea elastyczności miejsca pracy, mówiąca ona o tym, że jeśli pracownicy zmieniają w zależności od zapotrzebowania stanowisko, na którym pracują, zwiększają swoją efektywność. Nie chodzi oczywiście o zmianę jednego biurka na drugie. To koncepcja, która zakłada szeroki wybór miejsc, w których możemy pracować w ciągu dnia. Od zamkniętej dźwiękoszczelnej budki telefonicznej, przez standardowe biurka, po miejsca na kształt kawiarni, gdzie będziemy mogli usiąść z laptopem w wygodnym fotelu. 

Uniwersalne biuro nie istnieje

Często ABW wiązane jest ze sposobem aranżacji wnętrz. Ale dobra aranżacja to tylko niejako efekt uboczny świetnie wdrożonej idei ABW. Również mylnie utożsamia się tę ideę z ograniczeniem liczby biurek i w efekcie stanowisk pracy, co pociąga za sobą redukcję kosztów. Biurek jako takich faktycznie prawdopodobnie będzie mniej, jednak samych stanowisk na pewno nie, wręcz przeciwnie.

Jakie więc powinno być idealne miejsce pracy? Nie ma na to pytanie jednej słusznej odpowiedzi. Jednego dnia możemy potrzebować osobnego pokoju, w którym nikt nie będzie nam przeszkadzał, kolejnego możemy chcieć pracować, siedząc obok kolegów na kanapie z kawą i ciastkiem na stoliku. Czasem możemy też chcieć przeprowadzić poufną rozmowę z klientem, do czego najlepiej przyda się dźwiękoszczelna budka telefoniczna. Czy nie byłoby więc idealnie, jeśli w każdej chwili moglibyśmy pracować, wybierając spośród tych wszystkich miejsc? To obiecuje idea ABW. Zamiast jednego stałego miejsca pracy, ABW zapewnia dowolność w jego wyborze, zależnie od czynności, jaką wykonujemy, i nastroju, jaki mamy. Ważna jest także równość wyboru, dlatego każdy powinien móc wybierać spośród tych samych miejsc. 

Pierwsza była firma IBM

Activity Based Working to nie jest, jak mogłoby się wydawać, nowa koncepcja. Jej początki sięgają lat 70. XX w. Prawdopodobnie pierwszym miejscem pracy, w którym ją zrealizowano, było biuro IBM. Nową sytuację inżynierowi z początku przyjęli niechętnie. Nie mieli już swoich osobistych stanowisk pracy, tylko wiele dzielonych wspólnie, z których mieli korzystać w zależności od potrzeb. Był tam zwykłe biurka, wieloosobowe ławki, a także miejsce kompletnej ciszy. Po wnikliwiej analizie okazało się, że nowa koncepcja wpłynęła na polepszenie się komunikacji i zadowolenia w zespole. Zwrócono też jednak uwagę, że sama idea może wywoływać niechęć i strach wśród osób, które wdrożenie w nią mają dopiero przed sobą. Eksperyment IBM był jednak odosobnionym przypadkiem. Zaczęło się to zmieniać w latach 80. wraz z pojawieniem się pierwszych laptopów. Pisał też o tym w swojej książce Franklin Becker, wskazując, że żadne pojedyncze stanowisko pracy nie jest w stanie zaspokoić potrzeb, jakie mają ludzie podczas spełniania różnych zadań. Jednak dopiero lata 90. to gwałtowny rozwój tej idei. Pierwszymi firmami, które zaczęły stosować ideę ABW, były firmy z branży IT i konsultingowej. Koncepcja ta dotknęła nie tylko firmy prywatne, ale także instytucje publiczne w takich państwach, jak Dania czy Holandia. W dzisiejszych czasach, dzięki wszechobecnemu dostępowi do sieci, smartfonów, laptopów i brakowi papierowej dokumentacji, wprowadzenie tej idei w życie jest znacznie łatwiejsze.

Activity Based Working to idea elastyczności miejsca pracy, mówiąca o tym, że jeśli pracownicy zmieniają w zależności od zapotrzebowania stanowisko, na którym pracują, zwiększają swoją efektywność.

 

Idea ABW to swoboda wyboru stanowiska pracy

Nadrzędnym celem wprowadzania ABW jest zwiększenie efektywności całej firmy. Zbadanie, jak ta  koncepcja wpływa na zwiększenie produktywności, jest trudne. Panuje jednak powszechne przekonanie, że zwiększa produktywność pracowników. Sprzyja też zmianie myślenia kadry kierowniczej, która powinna skupiać się na wynikach pracy podwładnych, a nie na samej ich obecności w biurze. Elastyczność przestrzeni biurowej sprawdzi się także w razie konieczności zmian struktur firmy. Łatwiejsze wdrożenie zmian pozwoli na szybsze osiągnięcie zakładanej produktywności. Podstawową wartością idei ABW jest założenie, że każdy powinien móc swobodnie wybierać, jeśli chodzi o narzędzia i stanowisko robocze. Sprzyja to pozytywnym doświadczeniom pracowników, którzy pracują chętniej i wydajniej.

Pokolenie Z

 

Obecnie rynek pracy jest bardzo trudny dla pracodawców. Często trudno znaleźć pracownika, który spełniałby wymagania. Działa to jednak także w drugą stronę: to pracownicy mają coraz większe wymagania względem pracodawców. Ci drudzy, żeby je spełniać, muszą dostosowywać się do współczesnego rynku pracy. Na rynek wchodzi teraz najmłodsze pokolenie, które nie chce pracować według utartego schematu 9-17, spędzając 8 godz. za biurkiem. Zależy im na większym wpływie na działalność firmy, chcą też móc decydować o swoich godzinach pracy czy narzędziach, z jakich korzystają. Pokolenie Z to oczywiście nie jedyne obecne na rynku pracy. Najliczniejszą grupą jest pokolenie X, drugą w kolejności pokolenie Y, wciąż jeszcze na rynku pracy obecne jest też pokolenie baby boomers. Wyzwanie stanowi pogodzenie interesów wszystkich, mających różne wymagania pokoleń. W tak różnym środowisku sprawdzi się koncepcja ABW, której jednym z celów jest odpowiedź na potrzeby wszystkich. 

Zwiększenie elastyczności

Biura zgodne z ABW są niezwykle elastyczne. Nie istnieje ścisłe przypisanie pracownika do miejsca pracy, przez co wszelkie rotacje stanowisk roboczych odbywają się znacznie szybciej i płynniej. Pracownicy nie muszą pakować i przenosić wielu rzeczy między miejscami. Wspólna przestrzeń to także większa interakcja, która sprzyja lepszej integracji. Praca wśród ludzi zwiększa kreatywność, możliwość poddawania pomysłów pod dyskusję i ulepszania ich. Dzięki pracy ramię w ramię zmniejsza się także dystans pomiędzy kierownictwem a podwładnymi. Nowoczesne biuro to takie, którego pracownicy cieszą się lepszym zdrowiem i samopoczuciem. Człowiek nie jest stworzony do siedzenia przed biurkiem przez wiele godzin. Częste poruszanie się i zmiana pozycji zmniejszają ryzyko wystąpienia chorób układu krążenia i problemów z kręgosłupem. Udostępnienie biurek przystosowanych do pracy na stojąco i foteli z szeroką możliwością regulacji także wpłynie korzystnie na zdrowie pracowników. 

Activity Based Working jest eko

Współcześnie, we wszystkich dziedzinach życia ważne jest stawianie na rozwiązania przyjazne środowisku. Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa może temu sprzyjać. Podstawowym czynnikiem, który zmniejsza oddziaływanie na środowisko, jest bardziej efektywne wykorzystywanie tej samej przestrzeni, na wykonywanie tych samych zadań będzie potrzebna mniejsza ilość miejsca. Pociąga to za sobą mniejsze zużycie energii potrzebnej na ogrzewanie, oświetlenie czy klimatyzację. Mniejsza przestrzeń robocza to także ogólnie mniejsze zapotrzebowanie na materiały budowlane, których produkcja i transport wpływa na środowisko.

 

Cele często są źle określane

Jak każde działanie, także realizacja ABW musi mieć swoje cele. Często tę koncepcję wiąże się z redukcją kosztów. Może to być jednym z celów, jednak na pewno nie powinno być celem nadrzędnym, gdyż może to mieć odwrotne do założonych konsekwencje. Po pierwsze, wysyła to zły sygnał do pracowników, po drugie – nastawienie się na obcięcie kosztów może skutkować przeludnionym biurem, w którym efektywność pracy po prostu spadnie. Redukcja kosztów przychodzi jako naturalny skutek realizacji ABW i wiąże się z zaoszczędzeniem 20-40% środków związanych z utrzymaniem stanowisk pracy.  

Nie ma idealnego wzorca 

Nie da się przedstawić jednego i idealnego przepisu na stworzenie...

Czasopismo jest dostępne dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałów pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy