5 trendów – projektowanie biur przyszłości

Raport powstał w połowie 2021 r. na podstawie badań i doświadczeń własnych, badań brytyjskiej firmy Leesman, raportu Przyszłości pracy wydanego przez World Economic Forum raportu Unily o projektowaniu zrównoważonych przestrzeni, wymianie wiedzy z pokrewnymi projektantami/ekspertami z USA i Niemiec oraz na podstawie innych merytorycznych publikacji z ostatnich 2 lat.

Workplace wyszczególniło pięć ważnych grup informacji, które organizacje powinny wziąć pod uwagę przy projektowaniu środowisk pracy.

Trend nr 1: wielowymiarowa elastyczność

Jeśli istnieje wyrażenie, które uczestnicy rynku nieruchomości odmieniają dzisiaj przez wszystkie przypadki, to jest nim bez wątpienia „elastyczność”. Rozwiązania typu flex w przestrzeniach pracy są obecnie najbardziej kluczowe dla organizacji biznesowych. Czym jest jednak „wielowymiarowa elastyczność”?

W czasie typowego funkcjonowania biura struktura firmy, liczba zespołów, ich wielkość i charakter wykonywanych prac potrafią w ciągu roku się zmienić nawet kilka razy, w mniejszym lub większym stopniu. Znany nam układ przestrzeni biurowej z początku millennium, który składał się z korytarzy i różnej wielkości pokoi, odchodzi powoli do lamusa. Kolejne iteracje tego modelu ewoluowały w formę, w której ścian było coraz mniej, a na popularności zyskiwały przestrzenie otwarte. W kolejnych latach open space zaczęto określać mianem kurzej fermy, a jego ukryte wady stały się destrukcyjne dla organizacji i komfortu pracy. Efektowny design w przestrzeniach wspólnych nie poprawił tej sytuacji.

Z pomocą przychodzi nam jednak elastyczność wielowymiarowa, w której zawierają się takie aspekty jak: architektura, meblowe rozwiązania mobilne, organizacja pracy i struktura procesów, technologie oraz biura satelickie i coworkingi. Elastyczność dla każdego jest czymś innym. Jednocześnie wielowymiarowa elastyczność w architekturze i rozwiązania mobilne w biurach to powoli oczywistość dla biznesu. Na różnych poziomach może pełnić różne funkcje – jako możliwość dostosowania fizycznej przestrzeni, stworzenie całego środowiska pracy gotowego na przyszłych użytkowników i ich różnorodne style pracy czy też podejście do budowania procesów organizacyjnych w hybrydowym świecie.

Rośnie również popularność zdecentralizowanego modelu pracy, w którym na ekosystem środowiska pracy składa się nie tylko biuro, ale również coworking, biura satelickie, hotele i kawiarnie. Jakie mogą być przykłady tych wdrożeń?

Modułowość stref pracy

Ważne, aby na początku procesu zaprojektować odpowiednie wariacje różnej wielkości modułów i aranżacji stref pracy. Przed rozrysowaniem planu najpierw powinno się stworzyć siatkę pomieszczeń do pracy indywidualnej, zespołowej i socjalizacji. Celem takiego podejścia jest przygotowanie organizacji na nisko kosztowe przebudowy w przypadku nagłych zmian w organizacji.

Nordea Bank / Warszawa / proj. Workplace / fot. Adam Grzesik

 

Mobilność w aranżacji

Ile razy spotkaliście się z tym, że w sali konferencyjnej krzesła nie mają kółek? Czy korzystaliście z budek telefonicznych? Gdy po lunchu brakowało wam energii, to czy skorzystaliście z biurka z elektryczną regulacją i opcji pracy na stojąco, aby się pobudzić? Właśnie o sprostanie takim wymaganiom powinniśmy się zatroszczyć i zadbać o dostosowanie aranżacji meblowej do indywidualnego poziomu komfortu w naszych przestrzeniach.

Organizacja pracy

Sukces przestrzeni pracy leży w samoświadomości indywidualnych potrzeb. Eksperci z Workplace podkreślają, że wykorzystanie rozwiązań mobilnych nie wystarczy do nazwania przestrzeni elastyczną. Jeśli użytkownicy nie będą mieli świadomości tego, co jest dla nich dobre, nie będą w stanie poprawnie wykorzystać mobilnych mebli, przenosić ich jak w reklamach firm meblowych ani dostosowywać do własnych preferencji. Kluczowe jest to, aby nauczyć pracowników, jak korzystać z rozwiązań technicznych oraz wdrożyć technologie, które pomogą nam w tym procesie zaznajamiania się z charakterem naszej pracy.

 

 

Decentralizacja

Zespoły potrafią się szybko kurczyć i rozrastać. Odpowiedzią na wyzwania tego typu fluktuacji są przestrzenie coworkingowe i biura satelickie. Organizacja może przyjąć, że np. 70% przestrzeni wynajmuje na stałe, a 30% w coworkingach i biurach elastycznych. Jednak im więcej pracowników firma będzie chciała tam umieścić, tym większym wyzwaniem staną się kwestie związane z poufnością danych, adaptacją przestrzeni czy standardu budynku, a także z budowaniem kultury organizacji czy sprawnej komunikacji wewnętrznej. Z badań, które Workplace przeprowadził dla TDJ Estate wynika, że w miastach regionalnych świadomość tego, czym jest coworking i co oferuje, jest na bardzo niskim poziomie. Mali i średni przedsiębiorcy są bardzo pragmatyczni – wolą wynajmować mieszkania i domy, a korporacje boją się utraty prywatności i bezpieczeństwa danych.
Podane przykłady to dobry początek do zainicjowania zmian, które powinny nastąpić w obecnych środowiskach pracy. Kolejnym niezwykle istotnym aspektem są kwestie związane z dobrostanem pracowników, ergonomią, biofilią czy neuroróżnorodnością.

Trend nr 2: dobrostan i świadomość

Długofalowy stres, a co za tym idzie, zwiększająca się świadomość jego negatywnych skutków, zarówno fizycznych, jak i psychicznych, powinny motywować każdego inwestora i projektanta przestrzeni komercyjnych do lepszego zadbania o dobrostan pracowników. Wielu pracodawców zaczyna poważnie myśleć o zjawisku tzw. przebodźcowania atrakcyjnością pracowników w wielu biurach. W związku z tym korporacje w przyszłości będą zdecydowanie stawiać na wellbeing i faktyczny wpływ na zdrowie użytkowników danych przestrzeni niż na efekt „wow” wywołany np. zjawiskowym designem, dużą liczbą kolorów, bodźców czy nawet najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi.

W ostatnich dekadach w biurach tworzono coraz więcej przestrzeni typu open space. Takie środowiska pracy nie są zdrowe ani od strony psychologicznej, ani fizycznej. Stawiają bardziej na wizualny efekt niż wysokiej jakości parametry wpływające na komfort i produktywność, takie jak powietrze, naturalne światło, właściwa ilość bodźców sensorycznych (dźwięk, zapach, światło itp.). Co więcej, biura budowane są z najtańszych i często szkodliwych dla zdrowia materiałów. Dlatego tak ważne jest zrównoważone podejście do projektowania – to nowa normalność oparta na cyrkularności.

Trend nr 3: cyrkularność

Obecnie mówimy dużo o pandemii i zmianach, które wywołała. To tzw. czarny łabędź – nieprzewidziane zjawisko zmieniające dotychczasowe paradygmaty. Jednak prawdziwym wyzwaniem jest dla nas zbliżający się z daleka szary nosorożec – wysoce prawdopodobne oraz wysoce wpływowe, zaniedbane zagrożenie, jakim jest kryzys klimatyczny. W sektorze biurowym zatrważająca jest niska świadomość i motywacja do zmiany, a przecież się szacuje, że co roku ponad 8,5 mln odpadów z biur ląduje na wysypiskach – i to tylko w samych Stanach Zjednoczonych. Odpowiedzialności środowiskowej oczekują pokolenia wchodzące na rynek pracy i coraz bardziej świadoma społeczność obecnych pracowników. Wiedza o zagrożeniach klimatycznych już parę lat temu zaczęła rosnąć wśród projektantów oraz klientów Workplace, a razem z nią – chęć rozwiązywania problemów projektowych w modelu cyrkularnym. Musimy przecież pamiętać, że nie chodzi jedynie o odpady, które my jako użytkownicy biurowców wytwarzamy. Same fit-outy biurowe wciąż powstają w linearnym cyklu życia – średnio po 5 latach okresu najmu większość aranżacji idzie do kosza. Wyzwaniem jest więc zaprojektowanie tak uniwersalnych i ponadczasowych rozwiązań, które będą mogły przetrwać próbę czasu i być dostosowane do potrzeb różnych branż i odbiorców, tak aby jak najdłużej można było korzystać z danej przestrzeni.

Przy wdrażaniu podstaw ekonomii cyrkularnej powinna przyświecać nam idea less waste, która polega na największym możliwym ograniczeniu wpływu środowiskowego nowych projektów biurowych. Nazywamy to „less”, ponieważ obecnie nie ma szeroko dostępnych rozwiązań w branży meblowej i budowlanej, które można by zdefiniować jako zero waste. Jak wiemy, projektanci i inwestorzy muszą działać na podstawie obowiązujących przepisów prawnych i budowlanych, które nie ułatwiają implementacji proekologicznych rozwiązań, innowacyjnych materiałów, wykorzystywania ponownie surowców czy produktów z odzysku. Regulacje prawne, a raczej ich brak, to dziś największa bariera dynamicznej realizacji projektów o obniżonym lub zerowym śladzie środowiskowym.

Trend nr 4: sztuczna biurowa inteligencja

Interaktywne, reagujące biuro, przestrzeń sama dostosowująca się do użyt...