5 trendów – projektowanie biur przyszłości

Raport powstał w połowie 2021 r. na podstawie badań i doświadczeń własnych, badań brytyjskiej firmy Leesman, raportu Przyszłości pracy wydanego przez World Economic Forum raportu Unily o projektowaniu zrównoważonych przestrzeni, wymianie wiedzy z pokrewnymi projektantami/ekspertami z USA i Niemiec oraz na podstawie innych merytorycznych publikacji z ostatnich 2 lat.

Workplace wyszczególniło pięć ważnych grup informacji, które organizacje powinny wziąć pod uwagę przy projektowaniu środowisk pracy.

Trend nr 1: wielowymiarowa elastyczność

Jeśli istnieje wyrażenie, które uczestnicy rynku nieruchomości odmieniają dzisiaj przez wszystkie przypadki, to jest nim bez wątpienia „elastyczność”. Rozwiązania typu flex w przestrzeniach pracy są obecnie najbardziej kluczowe dla organizacji biznesowych. Czym jest jednak „wielowymiarowa elastyczność”?

W czasie typowego funkcjonowania biura struktura firmy, liczba zespołów, ich wielkość i charakter wykonywanych prac potrafią w ciągu roku się zmienić nawet kilka razy, w mniejszym lub większym stopniu. Znany nam układ przestrzeni biurowej z początku millennium, który składał się z korytarzy i różnej wielkości pokoi, odchodzi powoli do lamusa. Kolejne iteracje tego modelu ewoluowały w formę, w której ścian było coraz mniej, a na popularności zyskiwały przestrzenie otwarte. W kolejnych latach open space zaczęto określać mianem kurzej fermy, a jego ukryte wady stały się destrukcyjne dla organizacji i komfortu pracy. Efektowny design w przestrzeniach wspólnych nie poprawił tej sytuacji.

Z pomocą przychodzi nam jednak elastyczność wielowymiarowa, w której zawierają się takie aspekty jak: architektura, meblowe rozwiązania mobilne, organizacja pracy i struktura procesów, technologie oraz biura satelickie i coworkingi. Elastyczność dla każdego jest czymś innym. Jednocześnie wielowymiarowa elastyczność w architekturze i rozwiązania mobilne w biurach to powoli oczywistość dla biznesu. Na różnych poziomach może pełnić różne funkcje – jako możliwość dostosowania fizycznej przestrzeni, stworzenie całego środowiska pracy gotowego na przyszłych użytkowników i ich różnorodne style pracy czy też podejście do budowania procesów organizacyjnych w hybrydowym świecie.

Rośnie również popularność zdecentralizowanego modelu pracy, w którym na ekosystem środowiska pracy składa się nie tylko biuro, ale również coworking, biura satelickie, hotele i kawiarnie. Jakie mogą być przykłady tych wdrożeń?

Modułowość stref pracy

Ważne, aby na początku procesu zaprojektować odpowiednie wariacje różnej wielkości modułów i aranżacji stref pracy. Przed rozrysowaniem planu najpierw powinno się stworzyć siatkę pomieszczeń do pracy indywidualnej, zespołowej i socjalizacji. Celem takiego podejścia jest przygotowanie organizacji na nisko kosztowe przebudowy w przypadku nagłych zmian w organizacji.

Nordea Bank / Warszawa / proj. Workplace / fot. Adam Grzesik

Mobilność w aranżacji

Ile razy spotkaliście się z tym, że w sali konferencyjnej krzesła nie mają kółek? Czy korzystaliście z budek telefonicznych? Gdy po lunchu brakowało wam energii, to czy skorzystaliście z biurka z elektryczną regulacją i opcji pracy na stojąco, aby się pobudzić? Właśnie o sprostanie takim wymaganiom powinniśmy się zatroszczyć i zadbać o dostosowanie aranżacji meblowej do indywidualnego poziomu komfortu w naszych przestrzeniach.

Organizacja pracy

Sukces przestrzeni pracy leży w samoświadomości indywidualnych potrzeb. Eksperci z Workplace podkreślają, że wykorzystanie rozwiązań mobilnych nie wystarczy do nazwania przestrzeni elastyczną. Jeśli użytkownicy nie będą mieli świadomości tego, co jest dla nich dobre, nie będą w stanie poprawnie wykorzystać mobilnych mebli, przenosić ich jak w reklamach firm meblowych ani dostosowywać do własnych preferencji. Kluczowe jest to, aby nauczyć pracowników, jak korzystać z rozwiązań technicznych oraz wdrożyć technologie, które pomogą nam w tym procesie zaznajamiania się z charakterem naszej pracy.

Decentralizacja

Zespoły potrafią się szybko kurczyć i rozrastać. Odpowiedzią na wyzwania tego typu fluktuacji są przestrzenie coworkingowe i biura satelickie. Organizacja może przyjąć, że np. 70% przestrzeni wynajmuje na stałe, a 30% w coworkingach i biurach elastycznych. Jednak im więcej pracowników firma będzie chciała tam umieścić, tym większym wyzwaniem staną się kwestie związane z poufnością danych, adaptacją przestrzeni czy standardu budynku, a także z budowaniem kultury organizacji czy sprawnej komunikacji wewnętrznej. Z badań, które Workplace przeprowadził dla TDJ Estate wynika, że w miastach regionalnych świadomość tego, czym jest coworking i co oferuje, jest na bardzo niskim poziomie. Mali i średni przedsiębiorcy są bardzo pragmatyczni – wolą wynajmować mieszkania i domy, a korporacje boją się utraty prywatności i bezpieczeństwa danych.
Podane przykłady to dobry początek do zainicjowania zmian, które powinny nastąpić w obecnych środowiskach pracy. Kolejnym niezwykle istotnym aspektem są kwestie związane z dobrostanem pracowników, ergonomią, biofilią czy neuroróżnorodnością.

Trend nr 2: dobrostan i świadomość

Długofalowy stres, a co za tym idzie, zwiększająca się świadomość jego negatywnych skutków, zarówno fizycznych, jak i psychicznych, powinny motywować każdego inwestora i projektanta przestrzeni komercyjnych do lepszego zadbania o dobrostan pracowników. Wielu pracodawców zaczyna poważnie myśleć o zjawisku tzw. przebodźcowania atrakcyjnością pracowników w wielu biurach. W związku z tym korporacje w przyszłości będą zdecydowanie stawiać na wellbeing i faktyczny wpływ na zdrowie użytkowników danych przestrzeni niż na efekt „wow” wywołany np. zjawiskowym designem, dużą liczbą kolorów, bodźców czy nawet najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi.

W ostatnich dekadach w biurach tworzono coraz więcej przestrzeni typu open space. Takie środowiska pracy nie są zdrowe ani od strony psychologicznej, ani fizycznej. Stawiają bardziej na wizualny efekt niż wysokiej jakości parametry wpływające na komfort i produktywność, takie jak powietrze, naturalne światło, właściwa ilość bodźców sensorycznych (dźwięk, zapach, światło itp.). Co więcej, biura budowane są z najtańszych i często szkodliwych dla zdrowia materiałów. Dlatego tak ważne jest zrównoważone podejście do projektowania – to nowa normalność oparta na cyrkularności.

Trend nr 3: cyrkularność

Obecnie mówimy dużo o pandemii i zmianach, które wywołała. To tzw. czarny łabędź – nieprzewidziane zjawisko zmieniające dotychczasowe paradygmaty. Jednak prawdziwym wyzwaniem jest dla nas zbliżający się z daleka szary nosorożec – wysoce prawdopodobne oraz wysoce wpływowe, zaniedbane zagrożenie, jakim jest kryzys klimatyczny. W sektorze biurowym zatrważająca jest niska świadomość i motywacja do zmiany, a przecież się szacuje, że co roku ponad 8,5 mln odpadów z biur ląduje na wysypiskach – i to tylko w samych Stanach Zjednoczonych. Odpowiedzialności środowiskowej oczekują pokolenia wchodzące na rynek pracy i coraz bardziej świadoma społeczność obecnych pracowników. Wiedza o zagrożeniach klimatycznych już parę lat temu zaczęła rosnąć wśród projektantów oraz klientów Workplace, a razem z nią – chęć rozwiązywania problemów projektowych w modelu cyrkularnym. Musimy przecież pamiętać, że nie chodzi jedynie o odpady, które my jako użytkownicy biurowców wytwarzamy. Same fit-outy biurowe wciąż powstają w linearnym cyklu życia – średnio po 5 latach okresu najmu większość aranżacji idzie do kosza. Wyzwaniem jest więc zaprojektowanie tak uniwersalnych i ponadczasowych rozwiązań, które będą mogły przetrwać próbę czasu i być dostosowane do potrzeb różnych branż i odbiorców, tak aby jak najdłużej można było korzystać z danej przestrzeni.

Przy wdrażaniu podstaw ekonomii cyrkularnej powinna przyświecać nam idea less waste, która polega na największym możliwym ograniczeniu wpływu środowiskowego nowych projektów biurowych. Nazywamy to „less”, ponieważ obecnie nie ma szeroko dostępnych rozwiązań w branży meblowej i budowlanej, które można by zdefiniować jako zero waste. Jak wiemy, projektanci i inwestorzy muszą działać na podstawie obowiązujących przepisów prawnych i budowlanych, które nie ułatwiają implementacji proekologicznych rozwiązań, innowacyjnych materiałów, wykorzystywania ponownie surowców czy produktów z odzysku. Regulacje prawne, a raczej ich brak, to dziś największa bariera dynamicznej realizacji projektów o obniżonym lub zerowym śladzie środowiskowym.

Trend nr 4: sztuczna biurowa inteligencja

Interaktywne, reagujące biuro, przestrzeń sama dostosowująca się do użytkownika, cyfrowy asystent naszego środowiska pracy – sztuczna inteligencja w świecie nieruchomości to śmiała nazwa jak na raczkujący w praktyce sektor, jednak jest to bez wątpienia jedna z kluczowych tendencji kształtujących współczesne biura. Zarządzanie całymi budynkami, pojedynczymi powierzchniami biur oraz społecznością, która się w nich znajduje, jest coraz bardziej smart. Z badań przeprowadzonych przez Workplace i z rozmowy z ekspertem branży prop-tech – Bartkiem Dobrowolskim – wynika, że na rynku nadal jest miejsce na dobre rozwiązanie integrujące inteligentne systemy do zarządzania biurem.

– Przed pandemią średnie wykorzystanie przestrzeni biurowej nie przekraczało 50%. Czy po pandemii będzie lepiej? Organizacje dalej nie wiedzą, jak wiele osób będzie pracować zdalnie i w jakim wymiarze. Takim środowiskiem pracy nie da się więc zarządzać ręcznie ani poprzez słabej jakości oprogramowanie. Są na rynku rozwiązania, które już cieszą się dobrą opinią, choć nie są jeszcze kompletne – to np. SpaceOS czy Zonifero. Te dwie platformy umożliwiają m.in. rezerwację biurek, salek czy parkingu przez telefon. Można przez nie również zgłaszać usterki, a także zamawiać jedzenie z lokalnej restauracji i nie czekać w kolejce. To tylko nieliczne funkcjonalności, a podobnych aplikacji na świecie jest co najmniej 10 (wyżej wymienione są inwencją naszych polskich programistów).

Jeśli chodzi o sensory, dzięki którym organizacje mogą badać wykorzystanie przestrzeni, godnymi polecenia platformami są Disruptive Technologies oraz Verge Sense. Dobrą platformą do analityki danych z tych sensorów jest Infogrid, który selekcjonuje producentów sensorów ze świata. Koszt tego typu rozwiązań zaczyna się od ok. 10% rocznego kosztu wynajmowanego biura z wyposażeniem. W ocenie specjalistów z Workplace taka inwestycja szybko może się zwrócić dzięki lepszemu wykorzystaniu przestrzeni. Użytkownicy tracą ponadto mniej czasu na znalezienie tego, czego potrzebują, np. przestrzeni do danego rodzaju aktywności w konkretnym ustawieniu.

Trend nr 5: hybrydowa społeczność

Przejście na hybrydowy model pracy uwypukliło wyzwania związane z poczuciem przynależności i zaangażowaniem pracowników. Rozproszenie spowodowało rozluźnienie więzi między pracownikami oraz osłabione poczucie przynależności do organizacji. Obniżyły się morale, a co za tym idzie, znacząco wzrosła fluktuacja. Firmy sięgnęły po talenty zagraniczne – skoro można pracować w domu, to nie trzeba ograniczać się jedynie do specjalistów z lokalnego rynku.

W autorskich badaniach Workplace, jak również w tych tworzonych we współpracy z firmą Leesman, pracownicy potwierdzają lepszą efektywność w pracy zdalnej, ale widzą też nadchodzące wypalenie oraz frustrację odosobnieniem i koniecznością pracy w trybie mieszanym. Tu często brak jest polityk wspierającej organizację pracy czy kulturę komunikacji.

Kluczowym aspektem w budowaniu kultury pracy hybrydowej jest zrozumienie komunikowanych przez pracowników potrzeb i obaw, w których na pozór kryje się sporo sprzeczności. Niektórzy, pracując w domu, zaznali więcej wolności i swobody w organizacji swojej pracy, mają elastyczne godziny pracy, są efektywniejsi, bo w przeciwieństwie do biura mają lepsze warunki do skupienia. W związku z tym nie chcą do biur wracać. Z drugiej strony w biurze łatwiej jest szybko skonsultować problem z innymi, złapać kolegów czy koleżanki ad hoc, zrobić świetną burzę mózgów, porozmawiać przy kawie czy zwyczajnie poczuć się częścią drużyny.

Dużym wyzwaniem staje się więc budowanie społeczności hybrydowej, które powinno opierać się na różnorodnych preferencjach, na zrozumieniu potrzeby elastyczności i mobilności oraz na demokratycznym dostępie do informacji w organizacji. Tożsamość firmowej społeczności w rozproszeniu sama się nie wytworzy i wymaga wysiłku wszystkich jednostek oraz zespołów.

Wykluczenie z komunikacji, problemy z wymianą informacji i współpracą nad zadaniami kreatywnymi, a przede wszystkim brak kontaktów na żywo ze współpracownikami to bardzo poważne mankamenty pracy zdalnej. Firmy próbują stworzyć nowy model organizacji pracy. Niektórzy wykonali już optymalizację swoich powierzchni, a inni ją planują, licząc na spore oszczędności.

Jednak zanim podejmie się odgórne decyzje co do redukowania przestrzeni biurowych, trzeba pochylić się nad kwestią strategii środowiska pracy i odpowiedzieć na parę pytań: czy organizacja ma możliwość zbudować środowisko #remotefirst czy zdane jest ze względu na sposób zarządzania na #officefirst? jaką swobodę w decyzji o powrocie do biura firma pozostawia swoim pracownikom?

Organizacje muszą zdecydować, w jakim stopniu zależy im na budowaniu tożsamości i kultury firmy w przestrzeni biura, gdzie zespoły wymieniają się wiedzą i czerpią ze spontaniczności spotkań, swobody kontaktów na żywo. Bez względu na decyzje należy budować elastyczne środowisko pracy, bo sytuacja będzie się zmieniać.