Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

10 października 2020

NR 2 (Kwiecień 2020)

Jak przystosować organizację do pracy zdalnej?

21

11 marca 2020 r. najprawdopodobniej zapisze się w historii jako dzień rozpoczęcia rewolucji „miejsca pracy”. To dzień, w którym pracownicy, pracodawcy i firmy rozpoczęli globalną zmianę myślenia o stanowisku pracy. Najbliższe miesiące pokażą, czy ta zmiana wpłynie również na efektywność tej pracy i na jakość tworzonego produktu. I w jaki sposób wpłynie na realizowaną usługę w kontakcie z klientem. Być może okaże się, że zmieni się na lepsze, bo wzrośnie skuteczność i poprawi się poziom? 

Może szefowie, dyrektorzy, właściciele firm zrozumieją, że 8-godzinna kontrola pracowników jest zupełnie niepotrzebna, bo przychody firmy nie spadły? A może ograniczy to ilość potrzebnej powierzchni do najmu? 

Czas pokaże, bo rozwój sytuacji jest nieprzewidywalny, a rzeczywistość z poranka może nie być już prawdziwa wieczorem. Tym bardziej trudno jednoznacznie przewidzieć, co się wydarzy i jak zmieni się rynek wynajmu powierzchni biurowej. Warto skupić się na „tu i teraz” i rozwiązywać problemy, przed którymi zostaliśmy postawieni jako pracownicy, pracodawcy i firmy, czyli na stworzeniu odpowiednich warunków do pracy zdalnej, gdyż jedną z oczywistych zasad efektywnej i wysokiej jakości pracy jest wspierające otoczenie.

Praca zdalna według przepisów Kodeksu pracy (powstałego, przypomnijmy, w 1974 r., czyli w czasach Gierka) nie istnieje. I żadna nowelizacja tego aktu prawnego tego nie zmieniła. W nim znajdziemy tylko pojęcie telepracy, które można traktować jako podobne do pracy zdalnej. To określenie zaś pojawiło się dopiero kilka tygodni temu w specustawie o walce z koronawirusem. Wielu pracownikom jest ono jednak dobrze znane i powszechnie go używają, zamiennie z terminem „home office”. Telepraca jest elastyczną formą wykonywania pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, a przepisy BHP w sprawie organizacji miejsca pracy brzmią niejednoznacznie (art. 212 k.p.). Daje to wiele możliwości firmom w kwestii odpowiedzialności za stworzenie nowych warunków do pracy dla pracownika, który pracuje zdalnie, a w efekcie obniżenie standard stanowiska pracy. Tylko czy tak powinno być? 

Tworzenie nowych przestrzeni biurowych jest wieloetapowym procesem. Rozpoczyna się najczęściej od badania potrzeb, jakie stawiane są nowemu lub modernizowanemu miejscu. Analizuje się rozwój firmy, przewiduje potrzeby, ocenia istniejące zasoby. Czasem trwa to kilka miesięcy, innym razem decyzje podejmowane są bardzo szybko i autorytarnie, zgodnie z przedstawioną ankietą. Grupa specjalistów, na czele z architektami, sprawdza możliwości wybranej powierzchni, układając jak puzzle potrzebne pomieszczenia, z nadanymi funkcjami, na wybranym piętrze, w wybranym budynku, tworząc ostateczny spaceplan. Bywają też oczywiście sytuacje, gdy ten proces jest bardziej skomplikowany: kilka budynków, kilka powierzchni i kilkumiesięczny okres rozważania, który z tych budynków będzie najodpowiedniejszy. Kolejny znaczący etap to proces projektowy, gdzie inżynierowie we współpracy z architektami przystosowują się do potrzeb, ograniczeń i wymogów. Potrzeb najemcy, które zostaną uwzględnione, a są odzwierciedleniem wzorców, wymogów bezpieczeństwa, panujących zasad czy wartości firmy. Ograniczeń wynikających z budynku, jego standardu, możliwości i wydajności systemów elektrycznych, wentylacyjnych, klimatyzacyjnych, wodnych, cieplnych.

Wymogów stawianych przez przepisy i dobrą praktykę. Połączenie tych trzech perspektyw, czasem w detalach, jest niemożliwe, a odpowiedzialność na tym etapie jest wielostronna i wielopłaszczyznowa. Aranżowana przestrzeń podlega również wymaganiom, jakie zawarte są w przepisach Kodeksu pracy, sanepidu, BHP i ppoż. Jednoznacznie definiują one, jakie warunki mają panować w miejscu wykonywania pracy biurowej, to, jakie są dopuszczenia, a jakie można stosować odstępstwa. Przepisy te stanowią np. o tym, gdzie i jak należy ustawić biurka, w jakiej odległości od siebie; jakiej szerokości powinno być przejście między stanowiskami; jak szeroki ma być korytarz ewakuacyjny czy odległość miejsca pracy od okna, przez które z założenia jest dostęp do światła dziennego; ile powietrza przypada na jednego pracownika; jak należy oświetlić przestrzeń pracy i bliskie otoczenie; jaka temperatura jest najbardziej optymalna do pracy. I wiele, wiele innych kwestii, które wytyczają minimalny standard środowiska dla pracujących w tej przestrzeni ludzi. 

Niektóre firmy w tym procesie korzystają z usług specjalistów od ergonomii pracy, którzy swoją wiedzą dotyczącą korzystnych postaw ciała podczas pracy biurowej wspierają w doborze odpowiednich mebli czy oceniają funkcjonalność aranżacji. Inne przedsiębiorstwa współpracują z psychologami architektury i coachami biznesu, choć jeszcze jest to domena firm zagranicznych, bardzo świadomie zarządzanych i rozumiejących, jakie ograniczenia może tworzyć przestrzeń pracy dla zachowania skuteczności i efektywności. Skomplikowanie procesu wynika z potrzeb, celów, jakie chce firma osiągnąć, i obecnych możliwości, choćby finansowych.

Powodzenie projektu zależy od wiedzy ludzi, którzy w tym procesie uczestniczą, i tych, którzy o nim decydują. Natomiast w perspektywie dzisiejszej sytuacji wynikającej ze społecznej kwarantanny, przeniesienie warunków oraz standardów powierzchni biurowych do naszych domów, mieszkań jest niemożliwe. Szczególnie że przestrzenie relaksu, przestrzenie odpoczynku, jakie są w naszych domowych zaciszach, projektowane są zgodnie z zupełnie innymi zasadami, normami oraz przepisami prawa budowlanego. 

Jak dostosować przestrzeń w domu do pracy zdalnej?

Kodeks pracy oraz przepisy określające funkcjonowanie osoby wykonującej telepracę czy pracę zdalną w ogóle nie chronią takiego pracownika. Jedyne rozwiązanie to zadbać o niego z własnej inicjatywy. Wykonywana przez niego praca, w dłużej perspektywie czasu, może być po prostu gorsza. Prawo nie nakłada na pracodawcę takiego obowiązku. Jednak warto nauczyć pracowanika dobrych praktyk, pokazać zasady, z jakich dobrze jest korzystać, aby zachować jakość wykonywanej pracy, dobrą kondycję, ergonomię pracy i aby ciało szybko nie odczuło nieprawidłowej postawy siedzącej. Warto wytłumaczyć, dlaczego siedzenie na kanapie z laptopem na kolanach lub w jeszcze gorszej pozycji, czyli z laptopem na pufie przed kanapą, jest skrajnie nieodpowiedzialne i bardzo źle wpływa na organizm.

Należy zatroszczyć się o trzy obszary: o środowisko (czyli warunki, w jakich realizowana jest praca zdalna), o przestrzeń (czyli najbliższe otoczenie, w którym się ją wykonuje) i o produktywność (czyli umiejętności planowania i zarządzania czasem bez „szefa”, który w normalnej biurowej rzeczywistości przejmuje odpowiedzialność za tempo i czas pracy zadania).

Jak zadbać o środowisko pracy w domu?

W przestrzeni biurowej za środowisko i panujące warunki odpowiadają systemy instalacji budynkowych: wentylacja za dostarczenie odpowiedniej na jednego pracownika ilości świeżego powietrza i wymianę z powietrzem już zużytym; instalacja oświetlenia za odpowiednie oświetlenie powierzchni roboczej, które zależy od rodzaju opraw (źródła, odbłyśnika, przysłony) oświetleniowych, od rodzaju wykonywanej pracy lub funkcji pomieszczenia; instalacji klimatyzacji, aby utrzymać stałą temperaturę w miejscu pracy przy zmiennej temperaturze i nasłonecznieniu na zewnątrz budynku. W mieszkaniu o takie środowisko można zatroszczyć się, używając rozwiązań pośrednich. 

W większości budynków mieszkalnych (oczywiście wyłączając wysokie apartamentowce) za dostarczenie powietrza do mieszkań i domów odpowiada wentylacja grawitacyjna, która wykorzystując prawa fizyki, wprowadza w ruch powietrze. Podczas intensywnej pracy organizm człowieka potrzebuje kilkukrotnie (od 2,5 do 3 razy) więcej świeżego powietrza niż wtedy, kiedy odpoczywa. Dom lub mieszkanie z oczywistego przeznaczenia jest miejscem do relaksu i wyciszenia. Warto wprowadzić zasadę, że kilka razy dziennie, niezależnie od pogody na zewnątrz, krótko, ale intensywnie wietrzy się pomieszczenie. Najpierw przed rozpoczęciem pracy. Później w trakcie, być może wykorzystując czas na przerwy od pracy. W takim normalnym cyklu 8-godzinnej pracy ten rytuał należy powtarzać przynajmniej 4 razy. Zapewni to większą ilość tlenu i pomoże mózgowi wydajniej funkcjonować. 

Kolejnym dość istotnym elementem tworzącym środowisko jest jakość i ilość oświetlenia. W przestrzeni domów wykorzystuje się oświetlenie pośrednie lub kierunkowe. Dzięki nim tworzy się grę światła i cienia, gdyż sprzyja ona atmosferze spokoju, odpoczynku oraz ociepla wnętrze. W miejscu pracy natomiast ważne jest oświetlenie bezpośrednie, o stałym natężeniu oraz stabilnej równomierności. Takie warunki też łatwo stworzyć w miejscu, w którym pracuje się zdalnie. Przy oświetleniu miejsca pracy ważne są dwa obszary: task area, czyli płaszczyzna robocza, oraz bliskie otoczenie. Aby zadbać o to drugie, wystarczy włączyć oświetlenie główne w pomieszczeniu. Do oświetlenia miejsca pracy można zaś wykorzystać lampkę nabiurkową lub dwie takie lampki. Ważne, aby warunki, jakie stworzy oświetlenie na płaszczyźnie pracy, były dobre dla pracy oka, czyli: 500 luksów minimalnego średniego natężenia oświetlenia na płaszczyźnie roboczej i 300 luksów w bliskim otoczeniu. Jest to bardzo proste do sprawdzenia dzięki darmowej aplikacji w smartfonie do pomiaru natężenia oświetlenia w punkcie. Przy okazji można zadbać o równomierność oświetlenia w kilku punktach, aby sprawdzić, czy jest zachowana. Wystarczy wykonać pomiar smartfonem w 4-5 punktach oddalonych od siebie o kilkanaście centymetrów i skontrolować, czy w każdym miejscu ta wartość nie odbiega znacząco od 500 luksów. Oczywiście dobór oświetlenia w pomieszczeniach biurowych jest bardziej skomplikowany i wymaga zwrócenia uwagi na większą liczbę czynników, takich jak barwa, rodzaj źródła światła, budowa oprawy, kolorystyka pomieszczenia, sufitu, ścian, podłogi, blatu biurka. Pomiary oświetlenia na płaszczyznach roboczych i pomieszczeniach biurowych wykonuje się zgodnie z przepisami zawartymi w normie oświetleniowej i wymaga dużej wiedzy do poprawnej interpretacji. Warto zadbać chociaż o odpowiedni poziom natężenia oświetlenia. Gdy parametry oświetlenia w miejscu pracy są niewystarczające, wystarczy dołożyć lampkę nabiurkową. 

Przy określaniu dobrego oświetlenia należy również wspomnieć o kontraście światła (kontraście luminacji), który bardzo negatywnie wpływa na pracę oka. Taki kontrast powstaje, kiedy luminacja płaszczyzny obserwowana jest różna od luminancji tła. Jest on bardzo pożądany i często wykorzystywany w projektowanych wnętrzach mieszkalnych. Zjawisko to pomaga w nadaniu głębi pomieszczeniom lub kształtu przedmiotom.

Jest też jednak uciążliwe dla wzroku i procesu widzenia oraz męczy mięśnie oka podczas intensywnej jego pracy. Przykładem takiego niekorzystnego kontrastu dwóch powierzchni jest praca przy włączonym monitorze i zgaszonym oświetleniu. Takie warunki dla pracy oka zwielokrotniają jego męczenie się i osłabienie, a w dłuższej perspektywie czasu zaburzenia widzenia i choroby wzroku. Tylko wiedza o korzystnych warunkach pracy zdalnej oraz dobrych praktykach umożliwia dbanie o organizm człowieka.

Tworząc najkorzystniejsze warunki do pracy zdalnej, wykorzystując możliwości, jakie ma pracownik w swoim miejscu zamieszkania, pomożemy mu bezpiecznie przejść ten okres społecznej kwarantanny. Nie narażając swojego organizmu na niepożądane skutki: ból, osłabienie, otępienie, nie będzie wykonywał mało efektywnej pracy o niskiej jakości.

Należy zatroszczyć się o trzy obszary: o środowisko (czyli warunki, w jakich realizowana jest praca zdalna), o przestrzeń (czyli najbliższe otoczenie, w którym się ją wykonuje) i o produktywność (czyli umiejętności planowania i zarządzania czasem bez „szefa”, który w normalnej biurowej rzeczywistości przejmuje odpowiedzialność za tempo i czas pracy zadania).

 

Jak zadbać o przestrzeń w miejscu pracy zdalnej?

Dobre przygotowanie przestrzeni do pracy w nowym miejscu jest jednym z czynników, który wpłynie przede wszystkim na wydajność pracy, szybką adaptację do nowych warunków oraz będzie mniej obciążające dla poczucia bezpieczeństwa. Z każdą zmianą wiąże się uczucie niepokoju. Dla jednych jest to motywujące do działania. Takie osoby są chętne i otwarte na nowe, ciekawe tego, co będzie później. W innych budzi to wewnętrzny lęk, bardzo często podświadomy, objawiający się niechęcią do zmiany, buntem wobec nowego działania. Tych drugich jest więcej. Szczególnie w takim momencie, kiedy zmiana miejsca pracy wiąże się ze strachem wynikającym z zagrożenia zarażeniem się wirusem COVID-19. Kolejnym elementem silnie budzącym niepożądane napięcie jest motywacja do pracy: „pracujemy, aby nasza firma przetrwała ten trudny czas”, „pracujemy, aby nas nie zwolniono”, „pracuję, bo mam kredyt, a nie mam oszczędności i nie mogę sobie pozwolić na niepracowanie”. Zwłaszcza pracodawca świadomy takich naturalnych schematów powinien zadbać, aby w tym okresie pracownik miał wiedzę, jak zatroszczyć się o tę część przestrzeni domowej, w której wykonuje pracę zdalną. 

Jednym z prostych sposobów jest wyznaczenie sobie miejsca i przypisanie mu funkcji biurowej. Może być to stół w kuchni czy biurko w pokoju dziecka, a najkorzystniej jest mieć własne pomieszczenie, które pełni funkcję gabinetu. Ważne, aby siedząc w takim miejscu, mieć możliwość postawienia nóg na podłodze ze stopami w całości przylegającymi. Przedramiona i łokcie należy oprzeć o powierzchnie blatu, żeby odciążyć barki i ramiona podczas pracy na klawiaturze. I zachować pozycję siedzącą ergonomiczną na tyle, na ile to możliwe. Praca z laptopem na kolanach lub z laptopem na pufie, stoliku kawowym jest wyniszczająca dla kręgosłupa.

Obciążenie odcinka lędźwiowego kręgosłupa w takiej pozycji wzrasta o ok. 195%. Dodatkowo przy pochylonym do przodu tułowiu, na skutek działania grawitacji i braku podparcia przez barki i wyprostowany kręgosłup  waga głowy zwiększa się pięć razy. Nacisk na organy wewnętrzne jest kilkukrotnie większy niż podczas prawidłowej postawy siedzącej na wyregulowanym krześle biurowym. Ograniczona praca przepony powoduje zmniejszenie objętości i zmianę kształtu klatki piersiowej, co zaburza proces prawidłowego wdychania i wydychania powietrza, które jest niezbędne do prawidłowego procesu aktywności umysłowej, zachowania koncentracji oraz wydajności.

Kiedy już zostanie wyznaczone takie miejsce, nawet czasowo, gdyż np. stół w jadalni pełni jeszcze inne funkcje, warto zagospodarować je tak, jak urządzone jest ono w biurze. Warto, by pojawiły się elementy, które przypominają to biuro i kojarzą się z nim: pojemnik na długopisy i zszywacze, kartki, notatniki, możliwość przyklejania postitów (małych kolorowych karteczek), często wykorzystywanych na stanowiskach pracy, a nawet ulubiony kubek z pracy czy podkładka pod myszkę z logo firmy. Tym bardziej należy uporządkować tę przestrzeń z elementów zupełnie niezwiązanych z pracą: zabawek dzieci, przypraw do jedzenia czy ulubionej książki i innych przedmiotów, które kojarzą się nam z wakacjami i przyjemnym odpoczynkiem. Wszystkie takie elementy nazywają się drzazgami1 w miejscu pracy, gdyż jako mikroukłucia dotykają podświadomości, a tym samym wpływają na emocje. Nasilają się wtedy żal, złość czy poczucie rezygnacji. W dłuższej perspektywie czasowej zwiększają uczucie niepokoju, ukrytego lęku i stresu, co negatywnie oddziałuje na jakość realizowanych zadań zawodowych, obniża poziom zaangażowania i wydajność. 

W pr...

Ten artykuł dostępny jest tylko dla Prenumeratorów.

Sprawdź, co zyskasz, kupując prenumeratę.

Zobacz więcej

Przypisy