Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

10 października 2020

NR 2 (Kwiecień 2020)

Jak przyjąć odpowiednią strategię zarządzania powierzchniami w budynkach biurowych?

16

W jednym z kompleksów biurowych zarządca wynajął jeden z budynków pierwszemu najemcy. Jeszcze przed ukończeniem budowy wiedział, że straci. Podczas audytu oszacowałem, że powierzchnie do umowy najmu są niewłaściwie wyliczone, co w efekcie zaniża powierzchnię najmu biur o 7%. Zarządca, nie chcąc drażnić kluczowego najemcy z sektora bankowego, pozostawił umowę na niekorzyść dla właściciela budynku i czeka, aż za kilka lat zmieni się najemca. Każdy właściciel biurowca w jak najszybszym czasie chce liczyć zyski z najmu. Zyski, na które wpływają powierzchnie. W artykule przedstawię strategię, którą stosuję u wielu właścicieli budynków, którzy cenią strategiczne zarządzanie powierzchniami, porządek w dokumentacji i transparentność przed najemcami. 

Nie zakładaj strat na starcie

Żeby przyjąć strategię, trzeba rozmawiać i przełożyć wiedzę na wymierne korzyści finansowe z tytułu najmu. Wymierne, czyli jakie? Dla jednego biurowca w Warszawie o powierzchni 80 tys. m2 wygenerowałem 2,3 mln zł więcej zysku rocznie z tytułu najmu. Wypracowana została dodatkowa powierzchnia na poziomie 3%, co dało powierzchnię 2400 m2. Dla wyobrażenia skali: średnio jest to powierzchnia jednego piętra! Właściciel skorzystał tylko z dwóch modyfikacji, dlatego osiągnęliśmy tylko 3%. Próba pomierzonych 6 mln m2 pokazuje mi, że można wygenerować dodatkowe 7% powierzchni najmu biur, a przy najmie biur w kamienicach nawet 13%. Zlecanie pomiaru powierzchni według przypadkowo wybranej normy bez przeanalizowania charakteru budynku to zakładanie strat w zyskach z najmu już na starcie. Strategiczne rozmowy na temat liczenia powierzchni najmu budynku lub całego portfela inwestycyjnego powinny odbywać się na etapie projektowania lub kupna biurowca. Jeśli nakreślam takie strategie, to proszę o zaangażowanie w rozmowy property, asset i lease managerów, architekta, prawnika oraz właściciela lub zarząd firmy. 

Wybierz partnera na lata

„Czysty” pomiar bez indywidualnego podejścia nie wygeneruje dodatkowych zysków. Koszty rzetelnie opracowanych strategii zwracają się w pół roku, a w kolejnych latach generują tylko zyski. Większość firm mierzących powierzchnie nie wysila się na próby zwiększenia zysków czy wprowadzenie oszczędności w podatkach od nieruchomości. Zwracam uwagę na oferty z drastycznie zaniżonymi cenami – no chyba że kogoś zadowalają kopiowane piętra albo przerysowywane powierzchnie z projektu zamiast rzeczywistego pomiaru. Często konkurencja, zwraca się o przeszkolenie w zakresie jakiejś normy, np. BOMA 2017, albo udostępnienie jej. Dostali zlecenie na pomiar powierzchni najmu, dokonali pomiaru i nie wiedzą, jak to opracować. Sam fakt, że ktoś podejmuje zlecenie, nie kierując się normą i nie znając jej zasad, jest poza moim rozumowaniem etyki biznesowej. Ja mogę uświadamiać, ale finalnie to od zamawiającego zależy, czy chce się skupić na szukaniu dużych oszczędności i zysków, czy woli mieć pomiar na sztukę. 

 „Czysty” pomiar bez indywidualnego podejścia nie wygeneruje dodatkowych zysków. Koszty rzetelnie opracowanych strategii zwracają się w pół roku, a w kolejnych latach generują tylko zyski.

 

Nie mieszaj norm i wypracuj strategię  

Po zapoznaniu się z charakterem obiektu oraz planami na przyszłość kolejnym krokiem jest propozycja pomiaru/kalkulacji powierzchni według jednej lub dwóch norm oraz zaproponowanie modyfikacji norm. Mają one na celu zwiększenie powierzchni najmu przy jednoczesnym zachowaniu zdrowego rozsądku w stosunku do praktyk rynkowych. Bardziej istotny od modyfikacji jest dobór norm. Do projektów budowlanych stosujemy normę PN-ISO 9836:1997. W dokumentacji projektowej pojawiają się pojęcia na pozór podobne jak w umowach najmu. W praktyce znaczą co innego, co niezmiennie zaskakuje prawników i zarządców sporządzających umowy.

Projekt budowlany nie służy do wyliczania powierzchni najmu oraz podatków, a niestety często się go do tego stosuje, co jest powszechnym błędem. Poza tym na rynku stosuje się szereg innych norm do celów najmu, pomiędzy którymi te same terminy obejmują zupełnie inne powierzchnie. Na próbie pomiaru 6 mln m2 powierzchni obserwuję, że najczęściej stosowanymi do celów najmu są normy BOMA (70%), Tegova i GIF. Nie powinno się też generalizować zasad liczenia powierzchni najmu, żeby ułatwiać sobie pracę. Biurowce o mieszanych funkcjach (np.: retail w parterze, magazyny na wybranych piętrach itp.) powinny być liczone przeznaczonymi dla siebie zasadami. „Wrzucanie” np. powierzchni handlowych w biurowcach w zasady pomiaru powierzchni biurowych powoduje straty w zyskach z najmu.   

Ustal zasady wyliczania współczynników

O tym, jak się wylicza współczynnik piętrowy i budynkowy, pisałem wielokrotnie. Wspomnę, że nie każdy wie, że na danym piętrze mogą być 2 lub 3 współczynniki piętrowe. Współczynnik budynkowy części biurowej, który jest przeważnie niewynajmowalny w swojej czystej postaci, czasem przerzucam na część retail biurowca. Nie każdy też wie, że współczynniki te modyfikuje się tak, żeby były zgodne z oczekiwaniami rynku (umowne). Po co zatem je wyliczać? Najemca chce znać współczynniki rzeczywiste przed podpisaniem umowy, a to, że zgadza się na wpisanie do umowy wartości umownej i stałej, to inna kwestia. Ustalenie umownego współczynnika stałego daje porządek w dokumentacji na lata. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jak współczynnik zmieni się za kilka lat (remonty lobby, likwidacje sal konferencyjnych, nowe szatnie dla rowerzystów itp.) i w jakim stopniu zaakceptuje go rynek. Każda nowa osoba, która będzie działać na rent rollu, gdzie będzie brakować rzeczywistych współczynników powierzchni wspólnych dla celów porównawczych, będzie nawarstwiała błędy. Widziałem rozbieżności rzędu 30-50%. Coraz częściej w biurach aranżuje się magazyny na piętrach ujemnych, a żadna norma nie dolicza do nich powierzchni wspólnej. Jest to nowa praktyka, którą z powodzeniem wdrożyłem w kilku obiektach w Warszawie.

Nie pomiar jest najważniejszy, a klasyfikacja

Jeśli wiemy, na jakich zasadach robimy pomiar, to ten jest tylko dopełnieniem kluczowych...

Ten artykuł dostępny jest tylko dla Prenumeratorów.

Sprawdź, co zyskasz, kupując prenumeratę.

Zobacz więcej

Przypisy