Dokumentowanie przeglądów i kontroli obiektów budowlanych. Dokonywanie wpisów do książki obiektu budowlanego

Obowiązki te spoczywają na właścicielu lub zarządcy obiektu i mają charakter ciągły, niezależny od funkcji obiektu, stopnia jego wyposażenia technicznego czy intensywności użytkowania.

Utrzymanie obiektu budowlanego w należytym stanie technicznym wymaga podejmowania działań o charakterze zarówno organizacyjnym, jak i technicznym. Do podstawowych instrumentów realizacji tych działań należą okresowe kontrole stanu technicznego obiektu oraz przeglądy jego instalacji i urządzeń, przeprowadzane w terminach i zakresie określonych w przepisach prawa. Celem tych czynności jest nie tylko ocena aktualnego stanu technicznego elementów konstrukcyjnych i instalacyjnych, lecz również identyfikacja procesów zużycia, degradacji materiałów oraz innych zjawisk mogących w przyszłości prowadzić do powstania zagrożeń dla bezpieczeństwa użytkowników.

Proces eksploatacji obiektu budowlanego wiąże się z nieuniknionym oddziaływaniem czynników zewnętrznych oraz wewnętrznych, w tym obciążeń użytkowych, warunków atmosferycznych, zmian temperatury i wilgotności, a także skutków zdarzeń losowych, takich jak pożary, zalania, awarie instalacji czy uszkodzenia mechaniczne. Zdarzenia te, nawet jeśli nie powodują bezpośredniego wyłączenia obiektu z użytkowania, mogą prowadzić do stopniowego pogorszenia jego stanu technicznego. Z tego względu szczególnego znaczenia nabiera bieżące monitorowanie zmian zachodzących w obiekcie oraz ich rzetelna ocena przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe lub uprawnienia budowlane.

Wyniki przeprowadzonych przeglądów technicznych i kontroli okresowych stanowią podstawę do podejmowania dalszych działań utrzymaniowych, obejmujących prace konserwacyjne, naprawcze oraz remontowe. Działania te powinny być planowane i realizowane w sposób zapewniający nieprzerwane, bezpieczne użytkowanie obiektu, przy jednoczesnym uwzględnieniu zasad racjonalnej gospodarki nieruchomością. Należy przy tym podkreślić, że skuteczność systemu kontroli i utrzymania obiektu budowlanego zależy nie tylko od samego faktu przeprowadzania przeglądów, lecz również od właściwego udokumentowania ich przebiegu oraz wyników.

Dokumentowanie, czy to czynności kontrolnych, czy podejmowanych działań naprawczych wynikających z zaleceń pokontrolnych, pełni istotną funkcję informacyjną, organizacyjną i dowodową. Zgromadzona dokumentacja umożliwia odtworzenie historii eksploatacji obiektu, ocenę skuteczności zastosowanych rozwiązań technicznych oraz identyfikację powtarzających się problemów eksploatacyjnych. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kontroli prowadzonych przez organy nadzoru budowlanego, postępowań administracyjnych, a także w sytuacjach wymagających wykazania należytej staranności właściciela lub zarządcy w zakresie realizacji obowiązków ustawowych.

Centralnym elementem systemu dokumentowania stanu technicznego obiektu budowlanego jest książka obiektu budowlanego, stanowiąca urzędową ewidencję danych dotyczących przeglądów, kontroli, stwierdzonych nieprawidłowości oraz wykonanych robót budowlanych. Prawidłowe prowadzenie książki obiektu budowlanego wymaga systematycznego, kompletnego i zgodnego z przepisami dokonywania wpisów, a także archiwizowania dokumentów źródłowych, takich jak protokoły kontroli, opinie techniczne czy dokumentacja robót naprawczych i remontowych.

Należy podkreślić, że książka obiektu budowlanego nie pełni wyłącznie funkcji formalnej, lecz stanowi narzędzie realnie wspierające proces zarządzania bezpieczeństwem obiektu. Brak rzetelnej dokumentacji, opóźnienia w dokonywaniu wpisów lub ich niekompletność mogą prowadzić do utraty kontroli nad stanem technicznym obiektu, a w konsekwencji do zwiększenia ryzyka wystąpienia awarii lub zagrożeń dla użytkowników. Ponadto nieprawidłowe prowadzenie książki obiektu budowlanego może skutkować odpowiedzialnością administracyjną, a w określonych przypadkach również odpowiedzialnością cywilną lub karną.

Z uwagi na przedstawione uwarunkowania, zagadnienia związane z dokumentowaniem przeglądów i kontroli obiektów budowlanych, a także zasadami dokonywania wpisów do książki obiektu budowlanego, wymagają kompleksowego i systemowego ujęcia. Ich właściwe przedstawienie powinno uwzględniać zarówno aspekty techniczne, związane z oceną stanu obiektu i planowaniem działań utrzymaniowych, jak i aspekty prawne odnoszące się do obowiązków właściciela lub zarządcy oraz konsekwencji wynikających z nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji. Szczególny nacisk należy przy tym położyć na rolę dokumentacji technicznej jako elementu wspierającego zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania obiektów budowlanych oraz prawidłowe funkcjonowanie systemu nadzoru budowlanego.

Kontrole stanu technicznego obiektu budowlanego oraz jego instalacji i urządzeń technicznych

Podstawowe obowiązki właścicieli i zarządców obiektów budowlanych zostały określone w regulacjach prawnych rozdziału szóstego ustawy z dnia 07.07.1994 r. Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz. 418 z późn. zm.) oraz przepisach ustawy z dnia 29.08.2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r., poz. 101). Dyspozycje wspomnianych ustaw można podzielić na wytyczne związane z kontrolami dokonywanymi cyklicznie – przeglądy okresowe oraz dokonywane w związku z wystąpieniem określonych czynników i zdarzeń. Poniżej przedstawione zostało zestawienie, które zawiera pełne wyliczenie wraz z zakresem oraz częstotliwość przeglądów technicznych na podstawie przepisów art. 62 Prawa budowlanego i art. 23 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, którym poddawany powinien być obiekt budowlany oraz jego wyposażenie instalacyjne.

1. Art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo budowlane – kontrola okresowa stanu technicznego obiektu budowlanego przeprowadzana co najmniej raz na rok.
Zakres kontroli:

1. elementy budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występują...