Właściciel ma co do zasady prawo modernizować swój budynek, jednak zakres tego uprawnienia wyznaczają obowiązujące umowy najmu oraz prawa najemców do korzystania z wynajętych powierzchni. Te same prace mogą dla jednego najemcy oznaczać jedynie przejściowe utrudnienia, a dla innego – istotnie zakłócać prowadzenie działalności. W praktyce kluczowe jest więc ustalenie, gdzie przebiega granica dopuszczalnej ingerencji wynajmującego oraz jakie konsekwencje prawne powstają po jej przekroczeniu.
REKLAMA
Umowa najmu jako punkt odniesienia
Prawo własności daje właścicielowi szeroką swobodę w zakresie zarządzania nieruchomością. Oddanie lokalu w najem ogranicza jednak możliwość ingerowania w sposób korzystania z tej powierzchni przez okres obowiązywania umowy. Najemca uzyskuje prawo do używania określonego lokalu na warunkach uzgodnionych z wynajmującym. W praktycznym ujęciu umowy zazwyczaj pozwalają właścicielowi wejść do lokalu w razie awarii, zagrożenia, konieczności wykonania przeglądu lub prac dotyczących instalacji budynkowych. Uprawnienie to wiąże się z obowiązkiem wynajmującego do wykonywania napraw innych niż drobne nakłady, które zgodnie z przepisami obciążają najemcę, oraz do utrzymywania przedmiotu najmu w stanie przydatnym do umówionego użytku.
Natomiast w sporach związanych z remontem lub modernizacją podstawowym punktem odniesienia pozostaje umowa najmu. To ona najczęściej określa zakres uprawnień wynajmującego do prowadzenia robót, przebudowy części wspólnych, czasowego wyłączania instalacji, zmiany organizacji komunikacji w budynku czy uzyskiwania dostępu do lokalu. W praktyce znaczenie mają również postanowienia dotyczące standardu obiektu, dostępności mediów, miejsc parkingowych, wind, ramp załadunkowych oraz godzin dostępu do nieruchomości.
Klauzule dotyczące modernizacji bywają formułowane szeroko. Najemca może z góry zaakceptować prowadzenie określonych prac oraz związany z nimi poziom uciążliwości, pod warunkiem zachowania możliwości korzystania z lokalu w sposób odpowiadający jego przeznaczeniu. W umowach często pojawiają się przy tym takie pojęcia, jak: „istotne zakłócenie”, „rozsądne utrudnienia” czy „niezbędne prace”. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku wymaga każdorazowej oceny rzeczywistych skutków remontu.
Krótkotrwałe wyłączenie jednej z kilku wind w budynku biurowym może zostać uznane za typowe utrudnienie eksploatacyjne. Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy przez kilka tygodni wyłączona będzie jedyna winda towarowa obsługująca najemcę prowadzącego działalność wymagającą regularnych dostaw. Podobnie czasowe zamknięcie jednego z wejść do centrum handlowego może mieć ograniczone znaczenie dla części najemców, a dla sklepu położonego bezpośrednio przy tym wejściu może przełożyć się na istotne ograniczenie ruchu klientów.
Właśnie dlatego szeroka klauzula modernizacyjna nie rozstrzyga jeszcze wszystkich potencjalnych sporów. Umowa najmu stanowi więc jedynie punkt wyjścia do oceny zakresu uprawnień wynajmującego, ale ostatecznie duże znaczenie ma również to, jak modernizacja jest prowadzona w praktyce. Kluczowe znaczenie ma zatem sposób wykonywania uprawnień przyznanych wynajmującemu w umowie oraz rzeczywisty wpływ prac na możliwość korzystania z lokalu. W praktyce ocena ta powinna obejmować zarówno treść samej umowy, jak i organizację robót, zastosowane rozwiązania zastępcze oraz działania podjęte w celu ograniczenia uciążliwości po stronie najemcy. Innymi słowy, szerokie uprawnienie umowne do wykonywania robót nie przesądza jeszcze, że każda forma i skala ingerencji będzie dopuszczalna.
Kiedy uciążliwości przekładają się na roszczenia?
Przy ustalaniu sytuacji najemcy znaczenie ma również charakter prowadzonych prac. Inaczej należy traktować bieżącą naprawę lub usunięcie awarii, które służą przywróceniu prawidłowego funkcjonowania budynku, a inaczej szerszy remont, przebudowę czy modernizację podejmowaną w celu podniesienia standardu lub zmiany sposobu funkcjonowania obiektu. W praktyce granice między tymi kategoriami mogą się zacierać, zwłaszcza gdy przy okazji koniecznej naprawy właściciel decyduje się na wymianę instalacji albo rozwiązania technicznego na nowsze i bardziej zaawansowane.
Charakter prac wpływa również na ocenę dopuszczalnego poziomu ingerencji w sytuację najemcy. Przy nagłej awarii instalacji elektrycznej, wodnej czy przeciwpożarowej zakres możliwych utrudnień będzie co do zasady szerszy, szczególnie gdy szybkie wykonanie prac jest konieczne dla bezpieczeństwa lub dalszego funkcjonowania obiektu. Przy planowanej modernizacji właściciel ma zazwyczaj większą możliwość wcześniejszego zaplanowania robót, poinformowania najemców oraz zastosowania rozwiązań ograniczających ich uciążliwość.
Ponadto sam fakt wystąpienia niedogodności zazwyczaj nie wystarczy do powstania roszczeń. Znaczenie ma ich skala, intensywność, czas trwania oraz wpływ na działalność najemcy.
Dla biura problemem może być hałas utrudniający pracę i spotkania, długotrwała awaria klimatyzacji, brak dostępu do części powierzchni albo intensywne zapylenie. W sklepie szczególne znaczenie mogą mieć wygrodzenia zasłaniające witrynę, zamknięcie najbliższego wejścia do galerii czy wyłączenie ciągu komunikacyjnego kierującego klientów do lokalu. W przypadku obiektów magazynowych szczególne znaczenie ma zachowanie ciągłości operacyjnej – możliwość swobodnego dojazdu i obsługi transportu, korzystania z infrastruktury załadunkowej oraz zapewnienia nieprzerwanego działania podstawowych instalacji technicznych.
Jednocześnie spadek komfortu korzystania z budynku nie daje automatycznie podstawy do całkowitego wstrzymania płatności czynszu. Przykładowo, w biurowcu objętym modernizacją lobby najemcy przez kilka tygodni korzystają z wejścia bocznego, a recepcja zostaje przeniesiona do tymczasowej lokalizacji. Dojście do wind jest dłuższe, część parteru pozostaje wygrodzona, a organizacja ruchu w budynku jest mniej wygodna niż wcześniej. Jeżeli jednak dostęp do lokalu jest zachowany, windy funkcjonują, media są dostępne, a pracownicy i klienci mogą korzystać z biura bez istotnych ograniczeń, może powstać wątpliwość, czy doszło w ogóle do takiego ograniczenia przydatności lokalu, które uzasadniałoby obniżenie czynszu. Sama przejściowa niedogodność związana z funkcjonowaniem budynku w trakcie prac nie zawsze będzie wystarczająca do powstania takiego roszczenia.
Kto zapłaci za prace?
Odrębnym zagadnieniem pozostaje sposób rozliczenia kosztów remontu lub modernizacji. W przypadku nieruchomości komercyjnych sytuacja bywa bardziej złożona, ponieważ z efektów remontów, ulepszeń czy modernizacji korzystają również najemcy, a umowy najmu często przewidują ich udział w określonych kosztach związanych z utrzymaniem i funkcjonowaniem obiektu.
Samo uprawnienie wynajmującego do wykonania określonych prac nie przesądza jednak, czy i w jakim zakresie ich koszt może zostać przeniesiony na najemców. Przepisy nie ustanawiają w tym zakresie ogólnej zasady pozwalającej obciążyć najemcę kosztami modernizacji. Podstawą takiego rozliczenia powinny być przede wszystkim odpowiednie postanowienia umowy najmu.
Kluczowe znaczenie mają więc postanowienia dotyczące service charge, w tym definicja kosztów eksploatacyjnych, katalog kosztów wyłączonych z rozliczenia oraz zasady ujmowania wydatków związanych z większymi naprawami, wymianą urządzeń czy pracami o charakterze inwestycyjnym. Szczególnej uwagi wymagają wydatki, które prowadzą do podwyższenia standardu, zwiększenia wartości obiektu albo wprowadzenia nowych rozwiązań technicznych.
Przykładowo, usunięcie nieszczelności dachu albo naprawa niesprawnej windy co do zasady służy przywróceniu prawidłowego funkcjonowania budynku i mieści się w obowiązkach związanych z jego utrzymaniem. Inaczej może być oceniana przebudowa lobby, rozbudowa parkingu czy modernizacja części wspólnych podnosząca standard całego obiektu. W takich przypadkach umowa najmu (zwłaszcza długoterminowa) może przewidywać określony udział najemców w kosztach, zwłaszcza jeżeli modernizacja przynosi im wymierne korzyści. Jednak możliwość takiego rozliczenia powinna wynikać z postanowień umowy.
Obniżenie czynszu – najczęstsze roszczenie najemcy
Najbardziej naturalnym roszczeniem najemcy jest żądanie obniżenia czynszu za okres, w którym przydatność lokalu była ograniczona. Kodeks cywilny tworzy tutaj istotny punkt odniesienia. Mechanizm jest stosunkowo prosty – zmniejszenie możliwości korzystania z przedmiotu najmu może uzasadniać odpowiednią redukcję czynszu.
Najtrudniejszym elementem pozostaje ustalenie wysokości takiej obniżki. Przy ustalaniu wysokości obniżki warto zacząć od określenia, jaka część funkcjonalności lokalu została rzeczywiście utracona i przez jaki okres. Pomocne może być ustalenie, czy niedostępna była określona część powierzchni, czy ograniczenie dotyczyło kluczowej funkcji lokalu, np. wejścia dla klientów, strefy sprzedaży, sal konferencyjnych, rampy załadunkowej albo dostępu do instalacji niezbędnych do prowadzenia działalności. Znaczenie ma także liczba godzin lub dni, w których utrudnienie występowało, oraz możliwość korzystania z rozwiązań zastępczych.
Nie zawsze właściwe będzie przy tym proste przeliczenie obniżki według metrażu. Wyłączenie 20% powierzchni magazynu może mieć ograniczone znaczenie, jeżeli dotyczy strefy pomocniczej, natomiast niedostępność niewielkiej części lokalu może mieć znacznie większy wpływ, jeśli znajduje się tam jedyne wejście, recepcja albo zaplecze niezbędne do prowadzenia działalności. Punktem odniesienia powinien być więc przede wszystkim rzeczywisty spadek użyteczności lokalu, a nie wyłącznie liczba metrów kwadratowych objętych pracami.
Przykładowo, restauracja wynajmuje lokal o powierzchni 200 m² wraz z ogródkiem o powierzchni 80 m², który w sezonie letnim stanowi istotną część jej działalności. W związku z przebudową parkingu dostęp do ogródka zostaje całkowicie wyłączony przez dwa miesiące. Proste odniesienie do udziału powierzchni ogródka w całej wynajmowanej powierzchni może stanowić jeden z punktów wyjścia, ale warto uwzględnić również jego znaczenie gospodarcze. Jeżeli z danych sprzedażowych wynika, że w analogicznych miesiącach około 35% obrotu restauracji generowały stoliki zewnętrzne, taka informacja może stanowić istotny argument przy określaniu skali obniżki czynszu za okres wyłączenia ogródka.
Inny przykład dotyczy sklepu w centrum handlowym. Lokal pozostaje w całości dostępny, jednak przez miesiąc przebudowa pasażu powoduje zasłonięcie witryny i zmianę głównego ciągu komunikacyjnego. W takim przypadku powierzchnia lokalu nie daje użytecznego miernika. Znacznie większe znaczenie mogą mieć dane o liczbie osób przechodzących przed lokalem, spadku liczby transakcji lub obrotów w porównaniu z analogicznym okresem, a także skala ograniczenia widoczności sklepu. Jeżeli ruch klientów w tej części galerii spadł przykładowo o 30%, może to stanowić jeden z elementów uzasadniających wysokość żądanej redukcji.
Jeszcze inaczej można podejść do biura, w którym przez trzy tygodnie prowadzone są prace powodujące wyłączenie dwóch z sześciu sal konferencyjnych. Jeżeli pracownicy nadal mogą korzystać ze stanowisk pracy, a spotkania mogą odbywać się w pozostałych pomieszczeniach, wpływ na funkcjonalność lokalu będzie stosunkowo ograniczony. Gdyby jednak wyłączona została cała strefa spotkań z klientami, a najemca musiał wynajmować sale konferencyjne poza budynkiem, argument za większą obniżką czynszu staje się wyraźnie silniejszy.
W praktyce pomocne jest więc zestawienie kilku elementów: udziału wyłączonej powierzchni, znaczenia danej funkcji dla działalności najemcy, czasu trwania ograniczenia, liczby godzin, w których faktycznie występowało, dostępności rozwiązań zastępczych oraz danych pokazujących wpływ utrudnienia na wykorzystanie lokalu. Takie podejście pozwala przełożyć ogólne pojęcie „ograniczenia przydatności lokalu” na bardziej konkretną kalkulację.
Odszkodowanie wymaga pokazania konkretnej szkody
Drugą kategorią potencjalnych roszczeń są roszczenia odszkodowawcze. Z perspektywy praktycznej obniżenie czynszu i odszkodowanie odpowiadają na dwa różne problemy. Obniżenie czynszu dotyczy zmniejszonej przydatności samego lokalu. Odszkodowanie służy naprawieniu dalszej szkody poniesionej przez najemcę, przykładowo kosztu powierzchni zastępczej, dodatkowej logistyki albo zniszczonego towaru. Przy roszczeniu odszkodowawczym zdecydowanie większe znaczenie zyskują także: przyczyna zakłócenia, sposób organizacji robót oraz działania podjęte przez wynajmującego w celu ograniczenia jego skutków.
Najemca może wykazywać, że wskutek nienależytego wykonywania umowy przez wynajmującego poniósł konkretną szkodę: musiał wynająć powierzchnię zastępczą, przenieść pracowników do coworkingu, opłacić dodatkowy transport, zorganizować tymczasowy magazyn albo ponieść inne koszty wynikające z zakłóceń.
Tego rodzaju wydatki są zazwyczaj stosunkowo łatwe do udokumentowania. Znacznie większe trudności pojawiają się przy roszczeniach dotyczących utraconych korzyści.
Jeżeli najemca twierdzi, że remont galerii spowodował spadek obrotów sklepu o 35%, trzeba ustalić rzeczywistą przyczynę tego spadku. Znaczenie mogą mieć wyniki z analogicznego okresu roku poprzedniego, dane o sprzedaży pozostałych sklepów, zmiany w asortymencie, sezonowość, działania marketingowe oraz natężenie ruchu klientów w obiekcie.
Znaczenie ma również sposób zachowania samego najemcy. Jeżeli możliwe było ograniczenie szkody poprzez skorzystanie z wejścia zastępczego, czasowe przeniesienie części działalności albo inne dostępne rozwiązanie organizacyjne, brak podjęcia takich działań może wpływać na zakres dochodzonego odszkodowania.
Czy remont może pozwolić najemcy wyjść z długoterminowej umowy?
Najdalej idącym skutkiem sporu związanego z modernizacją może być wcześniejsze zakończenie najmu. Ryzyko to ma szczególne znaczenie w przypadku kluczowych najemców związanych z obiektem długoterminowymi umowami.
Prawo do wypowiedzenia najmu bez zachowania terminów może powstać wtedy, gdy wady uniemożliwiają przewidziane w umowie używanie rzeczy, a wynajmujący – mimo zawiadomienia – nie usuwa ich w odpowiednim czasie albo ich usunięcie nie jest możliwe. Próg zastosowania tego uprawnienia jest więc wyraźnie wyższy niż w przypadku obniżenia czynszu. Czasowe utrudnienia związane z modernizacją mogą prowadzić do roszczeń finansowych, natomiast wypowiedzenie umowy wymaga zazwyczaj zakłócenia o znacznie poważniejszym charakterze.
W konkretnym sporze kluczowe znaczenie będzie miała skala ograniczenia możliwości korzystania z lokalu. Przykładowo, czasowe prowadzenie prac w części pasażu centrum handlowego może utrudniać dostęp klientów do sklepu, ale przy zachowaniu możliwości jego normalnego funkcjonowania będzie zazwyczaj oceniane jako ograniczenie użyteczności lokalu. Inaczej może wyglądać sytuacja, w której w związku z przebudową całe skrzydło obiektu zostaje na kilka tygodni zamknięte, a klienci nie mają faktycznej możliwości dotarcia do lokalu.
Podobnie w przypadku restauracji – czasowe ograniczenie liczby miejsc dla gości albo wyłączenie ogródka może wpływać na skalę prowadzonej działalności. Znacznie poważniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy prowadzone prace powodują długotrwałe odcięcie wentylacji, dostępu do zaplecza kuchennego albo innych instalacji niezbędnych do przygotowywania posiłków. W takim przypadku lokal może utracić możliwość realizowania swojej podstawowej funkcji.
W każdym przypadku decydujące będzie więc ustalenie, czy prace jedynie ograniczają sposób korzystania z lokalu, czy prowadzą do utraty jego zasadniczej funkcjonalności. To właśnie ten poziom ingerencji będzie miał kluczowe znaczenie przy ocenie, czy najemca może poprzestać na roszczeniach finansowych, czy też w grę wchodzi wcześniejsze zakończenie stosunku najmu.
Jak przygotować modernizację, żeby ograniczyć ryzyko roszczeń?
Ograniczenie ryzyka sporów z najemcami zaczyna się już na etapie planowania inwestycji. Przy większych projektach modernizacyjnych warto przeprowadzić przegląd obowiązujących umów najmu i zestawić wynikające z nich ograniczenia z planowanym zakresem robót.
Dla całego obiektu pomocne może być przygotowanie jednej matrycy obejmującej m.in. uprawnienia wynajmującego do prowadzenia prac i wejścia do lokali, wymagane terminy zawiadomień, zasady dostępu do nieruchomości, standard mediów i części wspólnych, dopuszczalne przerwy serwisowe, szczególne wymagania techniczne poszczególnych najemców, zasady obniżenia czynszu, prawa wypowiedzenia oraz sposób rozliczania kosztów modernizacji. Zestawienie tych informacji z harmonogramem robót pozwala odpowiednio wcześnie zidentyfikować miejsca, w których plan inwestycji może kolidować z prawami konkretnych najemców.
Kolejnym elementem jest odpowiednia organizacja prac. W zależności od rodzaju obiektu może to oznaczać prowadzenie najbardziej uciążliwych robót poza godzinami jego największego wykorzystania, zapewnienie alternatywnego wejścia, utrzymanie dostępu do kluczowej infrastruktury, rozłożenie wyłączeń instalacji na krótsze okresy albo udostępnienie powierzchni zastępczej. Znaczenie ma również kolejność wykonywania poszczególnych etapów robót, zwłaszcza gdy ich kumulacja mogłaby istotnie ograniczyć funkcjonowanie najemcy.
Osobnego potraktowania wymaga komunikacja. Najemca powinien z odpowiednim wyprzedzeniem wiedzieć, jakie prace są planowane, kiedy wystąpią największe utrudnienia i jakie rozwiązania zastępcze zostaną wprowadzone. W praktyce problemy często eskalują wtedy, gdy informacja o zmianie organizacji obiektu pojawia się dopiero na krótko przed rozpoczęciem robót albo gdy najemca nie ma wyznaczonej osoby, do której może zgłaszać bieżące problemy.
Właściciel może również sięgać po rozwiązania ograniczające skutki prac bez konieczności sprowadzania całej rozmowy do rabatu czynszowego. W zależności od sytuacji może to być tymczasowa powierzchnia zastępcza, dodatkowe oznakowanie kierujące klientów do lokalu, inne miejsca parkingowe, czasowa zmiana organizacji dostaw albo relokacja części działalności w obrębie obiektu lub portfolio właściciela.
Przy dużej modernizacji warto więc traktować zarządzanie relacją z najemcami jako jeden z elementów projektu inwestycyjnego. Wcześniejsza analiza umów, odpowiednie ułożenie harmonogramu, przejrzysta komunikacja i przygotowanie rozwiązań zastępczych mogą istotnie ograniczyć ryzyko późniejszych roszczeń i ułatwić rozwiązanie problemów, które pojawią się już w toku prac.
Modernizacja to także projekt kontraktowy
Przy modernizacji funkcjonującej nieruchomości trzeba uwzględnić prawa najemców na równi z harmonogramem technicznym przedsięwzięcia.
Poziom dopuszczalnych utrudnień będzie różny w zależności od konkretnej powierzchni i prowadzonej w niej działalności. Dlatego umowy najmu warto potraktować jako jeden z podstawowych dokumentów projektu modernizacyjnego. Ich wcześniejsza analiza pozwala ustalić obszary ryzyka, zaplanować odpowiednią organizację robót i przygotować komunikację z najemcami.
Kilka godzin analizy na początku projektu może przełożyć się na ograniczenie późniejszych żądań obniżenia czynszu, roszczeń odszkodowawczych i sporów dotyczących możliwości wcześniejszego zakończenia umów. Przy dużej modernizacji może to mieć wymierną wartość finansową dla całego przedsięwzięcia.
https://staniekandpartners.pl/
