Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

15 grudnia 2020

NR 6 (Grudzień 2020)

Dlaczego powinniśmy wrócić do biur?

52

COVID-19 nadał nową dynamikę dyskusji na temat roli biur i ich przyszłości. Praca zdalna stała się na tyle powszechna, że część przedsiębiorców zaczęła zadawać sobie pytanie: po co właściwie mi biuro, skoro praca na odległość zdaje egzamin? W rzeczywistości home office nie jest w stanie zastąpić biura – jest wiele kluczowych sfer, w których bezpośrednia interakcja między pracownikami jest niezbędna.

Koronawirus jest wciąż w ofensywie. Czy czeka nas kolejny pełny lockdown? Stawka jest wysoka – ponowne zamknięcie kolejnych sektorów gospodarki może doprowadzić do gigantycznego kryzysu, fali bankructw, wzrostu bezrobocia, drastycznego spadku przychodów państwa oraz wszelkich związanych z tym konsekwencji, które wpłyną na kondycję finansową i życiową miliona Polaków.

POLECAMY

Obronić gospodarkę

Gospodarka w Polsce w II kwartale 2020 r. skurczyła się o 8,2%, konsumpcja oraz inwestycje spadły o 10,9%. To twarde dane, z którymi trudno dyskutować. Istnieje ryzyko wystąpienia samospełniającej się przepowiedni – blokowanie reaktywacji biur może przełożyć się na ograniczenie zapotrzebowania na pracowników, co z kolei doprowadzi do zwolnień, a te – do dalszego pogłębienia kryzysu. Coraz bardziej powszechne są opinie sugerujące, że ponowny pełny lockdown to błąd, a związane z nim straty będą znacznie większe, niż korzyści.

Działania powinny mieć charakter precyzyjny i selektywny. Należy wdrożyć nadzwyczajne środki bezpieczeństwa tam, gdzie ryzyko jest największe, np. w instytucjach, w których przebywają osoby starsze. Zamykanie biur to droga donikąd – nie ma co się oszukiwać, praca zdalna jest mniej efektywna od pracy w biurze. Jak w takiej sytuacji wygenerować wartość w gospodarce, która będzie tak potrzebna, by wyjść z kryzysu? Kto ma to zrobić? – pyta retorycznie Janusz Filipiak, prezes Comarch S.A., jednej z największych polskich spółek z branży IT.

Nie tylko przedsiębiorcy sceptycznie patrzą na taką perspektywę. Zamykanie gospodarki krytykuje również część środowiska medycznego.

– Lockdown nie jest receptą na problemy związane z COVID-19. Na dłuższą metę przynosi więcej strat niż korzyści – generuje ogromne koszty ekonomiczne, ale również psychologiczne. Trzeba przede wszystkim dbać o własne bezpieczeństwo i zdrowie, wspierać organizm w budowaniu odporności, pilnować odpowiedniego leczenia chorób przewlekłych. I unikać kontaktu tam, gdzie to możliwe – mówi prof. Piotr Kuna, kierownik II Katedry Chorób Wewnętrznych Uniwersytetu Medycznego w Łodzi.

Po co właściwie są biura?

Rozwój powierzchni biurowych był odpowiedzią na potrzeby, które wygenerowała dziewiętnastowieczna rewolucja przemysłowa. Z czasem zaczęły pojawiać się teorie organizacji pracy badające jej efektywność. W zdecydowanej większości z analiz – od teorii inspirowanych hierarchicznym systemem przedstawionym w Zasadach naukowego zarządzania F.W. Taylora, po zorientowane na potrzeby pracownika badania przeprowadzone przez grupę naukowców z Harvardu z E. Mayo na czele1 – w centrum uwagi jest biuro. Jego zadaniem jest tworzenie warunków produktywnej pracy, ale również uwalnianie potencjału współpracy w zespole. Zgodnie z teorią motywacji C. Alderfera budowanie relacji to kluczowa po zapewnieniu sobie warunków egzystencji potrzeba człowieka – kontakt między pracownikami realizuje więc naturalną dla człowieka potrzebę socjalizacji i budowania więzi.

Na przestrzeni lat koncepcje aranżacji i wyposażenia biur odzwierciedlały zmieniające się koncepcje zarządzania i ewoluowały, tak by możliwie jak najskuteczniej realizować powyższe cele. Podobnie będzie i tym razem – w realiach pandemii.

Rolą uczestników rynku biurowego – inwestorów, właścicieli budynków, architektów, dostawców mebli i wyposażenia i doradców – jest stałe monitorowanie i antycypowanie potrzeb najemców. COVID-19 to kolejny impuls do zmian, z którymi branża sobie z pewnością poradzi. Wiemy, jak sprawić, by biura z jednej strony były bezpieczne, a z drugiej wspierały firmy w tworzeniu warunków sprzyjających produktywności, którą bardzo trudno utrzymać w realiach pracy zdalnej.

Praca zdalna – uzupełni biuro, ale go nie zastąpi

Po fali pierwszych entuzjastycznych reakcji pracowników i firm na przejście w tryb pracy zdalnej przyszedł czas na trzeźwą ocenę sytuacji. Choć metoda ta sprawdza się w czasie kryzysu, nie można traktować jej jako rozwiązania długoterminowego. Dlaczego?

W biurze dostęp do współpracowników jest lepszy, wymiana informacji szybsza, a koordynacja zadań – sprawniejsza. Nie sposób też budować kultury organizacyjnej i ducha współpracy podczas spotkań wirtualnych.

Przygotowany przez pracownię architektoniczną Concept Space raport Przyszłość aranżacji biura. Co się zmieni? informuje, że 33% ankietowanych specjalistów i menadżerów zadeklarowało spadek produktywności po przejściu na pracę zdalną, a tylko 28% było przekonanych, że ich produktywność się nie zmniejszyła. Aż 82% respondentów przyznało, że nie miało odpowiednio przygotowanego stanowiska do pracy zdalnej. Dla 30% istotnym problemem było nawiązywanie nowych kontaktów z klientami. Zdaniem ponad połowy ankietowanych w badaniu CMS pt. Reset rynku nieruchomościowego. Nieruchomości biurowe po pandemii w czasie epidemii motywacja i entuzjazm do wykonywanych zadań osłabły; 40% z nich uważa powrót do biura za najlepsze rozwiązanie, kolejne 40% wskazuje na system łączący biuro z pracą zdalną.

Jak zaznaczają eksperci EY, przy ocenie produktywności w pracy zdalnej nie można ograniczać się do perspektywy pracownika – trzeba również spojrzeć na efektywność pracy zespołów oraz na przebieg procesów. Istotnym problemem jest rotacja kadr. W realiach pracy zdalnej nowi pracownicy mogą mieć duży problem z onboardingiem, czyli skutecznym wdrożeniem się.

Kierunek: model hybrydowy

Kluczowym zadaniem dla firm jest wdrożenie modelu, który łączy pracę zdalną ze stacjonarną i wykorzystuje wszystkie atuty biura. Celem jest stworzenie pracownikom środowiska umożliwiającego efektywne wykonywanie przez nich codziennych obowiązków. To istotne nie tylko z perspektywy organizacji, ale również jej pracowników – sprawnie funkcjonująca firma to stałość zatrudnienia i stabilność wynagrodzeń. Praca w grupie sprzyja też wzajemnej mobilizacji i poprawia jakość wykonywania obowiązków, także tych rutynowych. Biuro wzmacnia team spirit i poprzez inicjowanie interakcji tworzy klimat kreatywnej współpracy. Sami pracownicy dostrzegają kluczową rolę biura i bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami. Tylko 10% osób ankietowanych przez EY Polska uważa, że nigdy nie wrócimy do realiów sprzed pandemii lub zajmie nam to wiele lat. Ale aż 54% Polaków spodziewa się powrotu do „normalnego” trybu pracy po ustaniu pandemii. Jednocześnie tylko 9,3% z nich zamierza częściej uczestniczyć w wideokonferencjach wewnątrz organizacji (średnia światowa – 42%). Wniosek? Polacy potrzebują biur, by mieć odpowiednie warunki do pracy.

Jak bezpiecznie wracać do biur?

Nie powinno się zadawać pytania, czy wracać do biur. Trzeba się zastanowić, jak to zrobić w odpowiedzialny i bezpieczny sposób. Dane wskazują na to, że to możliwe. Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Piotra Łagowskiego, Senior Directora w WeWork Poland, we Francji do biur WeWork wróciło aż 80% najemców. Niskie statystyki powrotów do biur w Polsce nie wynikają więc z obiektywnych utrudnień – to raczej kwestia decyzji i jej odpowiedniej realizacji. Jak w takim razie zaaranżować powierzchnię biurową i zorganizować pracę, by pracownicy czuli się bezpiecznie?

– Powierzchnia biurowa powinna być przede wszystkim elastyczna, by w razie potrzeby można było szybko zmienić jej układ. Rozwiązaniem są modułowe ścianki działowe i mobilne meble. Kluczowa jest możliwość szybkiego podzielenia personelu na mniejsze zespoły. To zwiększa poczucie bezpieczeństwa, ponadto ograniczone możliwości kontaktu zapobiegają paraliżowi całej organizacji w przypadku ewentualnej kwarantanny – mówi Monika Szawernowska, Prezes Concept Space.

Mniejsze biura? Niekoniecznie

Czy w związku z popularyzacją pracy zdalnej powierzchnie biur radykalnie się zmniejszą?

Część firm, choć z pewnością nie wszystkie, ograniczy zajmowaną powierzchnię biurową. Szacujemy jednak, że ewentualne spadki nie będą przekraczały 10–15% i będzie to przede wszystkim powierzchnia zabezpieczona na potrzeby przyszłego rozwoju firm. Choć w biurach będzie przebywać mniej osób niż dotychczas, będą one potrzebowały więcej przestrzeni w związku z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego. Nowym standardem są procedury sanitarne: stacje dezynfekcji rąk, ozonowanie wnętrz, regularne czyszczenie oraz dezynfekcja blatów i powierzchni wspólnych czy środki ochrony osobistej.

Z technologią bezpieczniej

Sprzymierzeńcem firm i właścicieli budynków w procesie powrotu do biur jest technologia.

– Nadzwyczajne sytuacje wymagają nadzwyczajnych środków. Wspólnie z naszymi partnerami opracowaliśmy cały arsenał najnowocześniejszych technologii, które zostaną zaimplementowane w najnowszych projektach biurowych Ghelamco: The Warsaw HUB i Warsaw UNIT. Pozwolą one w najwyższym stopniu zadbać o bezpieczeństwo naszych najemców, ich pracowników i gości, nie tylko w czasie pandemii COVID-19, ale także w przypadku podobnych zagrożeń w przyszłości – mówi Jarosław Zagórski, dyrektor handlowy i rozwoju firmy Ghelamco Poland.

Cel: minimalizować straty

Priorytetem w obecnej sytuacji jest zachowanie racjonalnego podejścia. Nie siedzimy zamknięci w domach. Chodzimy na zakupy, korzystamy z usług, produkcja w fabrykach trwa. Dlaczego więc nie korzystać z biur, które mają tak istotny wpływ na kondycję gospodarki? Trudno znaleźć sensowne uzasadnienie takiego stanu rzeczy. Trzeba zrobić wszystko, by wykorzystać do maksimum wszelkie możliwości ograniczenia ekonomicznych skutków pandemii. Musimy minimalizować straty na każdym możliwym froncie. Niebawem może się okazać, że eksperyment z pracą zdalną znacząco i trwale pogorszył wskaźniki produktywności. Co wtedy? Co jeżeli okaże się, że jest za późno i zaczną się masowe zwolnienia? Pytanie, czy możemy sobie pozwolić na takie ryzyko.

 

  1. http://yadda.icm.edu.pl/baztech/download/import/contents/BPB1-0052-0010-httpwww_wa_pb_edu_pluploadsdownloadsarchitektura--numer-4---2011--artykul-iv.pdf

Przypisy