Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

16 listopada 2020

NR 5 (Październik 2020)

Czy biuro przyszłości to przestrzeń do budowania relacji pracowników?

19

Od 12 marca 2020 r. rynek nieruchomości biurowych jest w trybie rewolucyjnej zmiany – takiej, która jeszcze nie ma jednoznacznego kierunku. Pierwsze tygodnie były jak „wstrzymanie oddechu”: nic się nie działo. Decyzje, które miały być podjęte o wynajmie i realizacjach projektowo-wykonawczych nowych powierzchni, zostały odłożone na bliżej nieokreśloną przyszłość. Kolejne tygodnie przyniosły szybkie przystosowywanie istniejących już powierzchni do warunków bezpiecznego biura, ograniczającego rozprzestrzenianie wirusa COVID-19. Teraz natomiast przyszedł czas, aby zastanowić się, jak będzie wyglądało biuro przyszłości – biuro, które będzie wspierać biznes w zwiększaniu jego dochodów w odpowiedzi na nowe potrzeby klientów i pracowników.

Po sześciu miesiącach pracy w trybie zarówno zdalnym, jak i mieszanym najemcy mają swoje wstępne wnioski i obserwacje. Pierwsze tygodnie to wielka mobilizacja pracowników, skupienie i zaskakująca dobra efektywność zawodowa. Kolejne tygodnie przyniosły większe rozluźnienie. Natomiast w ostatnim czasie coraz częściej mówi się o dużym spadku efektywności, dłuższym czasie realizacji zadań zawodowych, a wręcz o apatii pracowników. Najnowsze badania i analizy wpływu pandemii na życie w kontekście pracowników pokazują, że najbardziej brakuje im kolegów z pracy i osobistych spotkań.

Czy nowe biuro przyszłości ma być biurem, które odpowiada za relacje pomiędzy pracownikami?

Warto myśleć o biurze jako narzędziu budowania biznesu; narzędziu, które jak komputer czy smartfon dopasowane jest do konkretnego biznesu, a nawet wykonywanej konkretnej pracy. Dzisiaj już nie ma jednoznacznej odpowiedzi wyznaczającej jeden standard dla całego rynku projektowo-wykonawczego powierzchni biurowej. I tak jak potrzeby sprzętowe pracownika, którego zadania zawodowe to pisanie i komunikacja mailowa są inne od pracownika, który wykonuje trójwymiarowe modele 3D lub wielopłaszczyznowe obliczenia macierzowe, tak samo jest z potrzebami danego biznesu i oczekiwaniami, które stawia wobec przestrzeni biurowej. Warto taką analizę przeprowadzić w trzech perspektywach: biznesu, klienta oraz pracownika, aby zadbać o każdą ze stron, która oddziałuje na całą firmę.

Perspektywa biznesu

Bez biznesu nie byłoby interesu, przepływu pieniędzy, wymiany handlowej. Ta perspektywa to analiza i odpowiedź na pytania: co jest sercem tego mechanizmu? Co jest najważniejsze w tym biznesie? Co jest jego motorem napędowym? I dlaczego ten biznes zarabia? Być może to jest technologia, może produkt, a może są to ludzie, pracownicy? Czasem bywa tak, że sercem biznesu jest dział handlowy, który sprzedaje uniwersalny produkt. Produkt jest powtarzalny, z dużą konkurencją na rynku, a sercem biznesu są jego pracownicy, którzy dobrze sprzedają, przynosząc satysfakcjonujące dochody firmie.
Innym razem sercem biznesu może być dział logistyki lotniczej, który odpowiada za organizację prywatnych samolotów latających po całej Europie i świecie, oferujący szybkie połączenia, które satysfakcjonują klientów.

Są biznesy, gdzie najważniejszym aspektem są przestrzenie magazynowe lub serwerowe, wyposażone w najlepsze technologie niezbędne do prowadzenia firmy, pomieszczenia konferencyjne, w których negocjowane są i podpisywane wszystkie kontrakty z klientami w relacji B2B.

Każda firma jest inna, wręcz unikatowa, nawet jeśli oferuje usługę lub produkt uniwersalny. Każda firma może być zarządzana według innych wartości, z inną kulturą pracy, mimo że należy do jednej organizacji. Ta analiza ma wyłonić potrzeby, które są najważniejsze w budowaniu kapitału i zwiększaniu dochodów firmy. Tutaj nie ma znaczenia, jaki kolor będzie dominował w tej przestrzeni, tylko czy on jest dla tego biznesu potrzebny.

Perspektywa klienta

Nie ma biznesu bez kupującego. To, co zmieniło się w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, to sposób, w jaki klient kupuje. Zwiększyło się zaufanie do transakcji zakupowych online, a spadła sprzedaż bezpośrednia, co oznacza, że zmieniły się przyzwyczajenia i nawyki klientów. Patrząc na przestrzeń biurową, warto się zastanowić, czy nasz klient ma jeszcze potrzebę, aby nas odwiedzić? Być może nie potrzebujemy przestrzennych sal konferencyjnych do osobistych spotkań z klientem. A być może nasz klient ma jakieś obawy, dlatego nie przychodzi do biura. Być może w perspektywie przyszłości jest to chwilowe i wprowadzenie rozwiązań identyfikowanych z bezpiecznym biurem, rozwiązań, które zapewnią poczucie bezpieczeństwa dla naszego klienta, pozwolą wrócić klientowi do starych nawyków zakupowych.
Perspektywę klienta bada się z jego udziałem poprzez indywidualnie przygotowaną i dopasowaną do biznesu ankietę. Perspektywa klienta to głęboka analiza potrzeb, jakie realizuje przestrzeń biurowa wobec klienta, ściśle związana z całą strategią sprzedaży i strategią wizerunkową firmy. Przestrzeń biurowa jako narzędzie w biznesie przede wszystkim ma stymulować klienta do realizacji zakupu, zwiększać jego zaufanie do marki i budować odbiór autentyczności biznesu. I pomimo że w czasach COVID-19 spotkania i sprzedaż bezpośrednia zostały wstrzymane, to klient dalej ma potrzebę sprawdzenia, jak wygląda realizacja jego usługi, a nawet sprawdzenia, czy firma sprzedająca online istnieje też w realu. Ma to na celu sprawdzenie jej autentyczności i zweryfikowanie jej wiarygodności. Być może teraz dla klienta nie będzie ważne to, gdzie jest lokalizacja firmy, ale wciąż ważne będzie to, jak biuro tej firmy wygląda.

Perspektywa pracownika

Nigdy nie była tak bardzo istotna i tak bardzo oddziałująca na kształt przestrzeni biurowej jak teraz – w czasach COVID-19. Największą zmianę funkcjonowania odczuli pracownicy. Ich świat nawyków, przyzwyczajeń, schematycznych zachowań został zmieniony bez ich świadomego wyboru. Po sześciu miesiącach pracy zdalnej powstały nowe nawyki pracy w domu. W tak krótkim okresie zbudowały się dwa systemy zachowań: „ja w biurze”, „ja w domu”.

Analizując perspektywę pracownika i jego wymagań, jakie stawia przestrzeni biurowej, warto zastanowić się, jak je zintegrować i czy pracownik chce łączyć te dwie postawy zawodowe. Niektórzy pracujący w biurze będą chcieli dalej czuć się jak w domu, gdzie będą wygodne kanapy i domowy design. Inni wręcz będą dążyć do tego, aby przestrzeń była typowym biurem z rzędami biurek i surową, chłodną kolorystyką. Taka analiza potrzebuje szczerej rozmowy z każdym pracownikiem i dobrej znajomości pracodawcy każdego z pracowników.

Z jednej strony widoczny jest spadek efektywności pracy, a z drugiej pojawiły się nowe potrzeby, które pracownicy zauważyli w swoim codziennym życiu zawodowym, pracując w domu. Nie mam złotego środka ani uniwersalnej recepty dla wszystkich biznesów. Nie istnieje jednoznaczna odpowiedź: „tylko biuro bezpieczne z ustawionymi co dwa metry biurkami” czy „więcej przestrzeni do budowania relacji, jak chillout room”. Tutaj bardziej znaczenie mają: stanowisko, obowiązki zawodowe, archetyp osobowości pracownika i cechy psychiczne, talenty, możliwości pracy w domu.

Przebywanie we wspólnej przestrzeni sprzyja budowaniu wspólnego zaangażowania, wspólnej misji w realizowaniu celu zawodowego czy po prostu budowania wzajemnych przyjaźni i relacji. I jest to niezaprzeczalny fakt. Do powstania dobrych więzi potrzebujemy jako ludzie uruchamiać nasze neurony lustrzane, które pozwalają nam uczyć się schematów wspólnych zachowań. Potrzebujemy czuć zapach drugiej osoby, w którym przenoszone są feromony, dzięki którym identyfikujemy stan psychiczny. Potrzebujemy widzieć mikronapięcia twarzy i odruchy bezwarunkowe ciała, które podświadomie pomagają nam rozpoznać stojącego obok człowieka. Przez słuchawkę telefonu lub relacje online nie mamy możliwości w pełni realizować tych potrzeb. Jednak nie każdy pracownik, w nie każdym biznesie będzie potrzebował takich więzi do realizowania swojej pracy na dobrym poziomie efektywności zawodowej. Te potrzeby są bardzo indywidualne. Analiza potrzeb przestrzeni biurowej z perspektywy pracownika powinna tę indywidualność uwzględnić.

Era patrzenia na pracownika

Nowe biuro przyszłości ma za zadanie sprostać trzem perspektywom i ich potrzebom. To, co się w ostatnim czasie zmieniło, to znaczenie trzeciej perspektywy, czyli indywidualnych potrzeb pracownika. Uważam, że rozpoczęła się era patrzenia na pracownika poprzez jego indywidualne potrzeby, jego talenty, uwarunkowania psychiczne i typ osobowości, które mają być realizowane w przestrzeni biurowej lub nie.
I to nie przyszłość tylko rzeczywisty fakt, który już wiele firm od lat realizuje, jednak do tej pory działo się to w mikroskali. Spójność i komplementarność pracowników, odpowiadające na potrzeby biznesu, są kluczem do skalowania biznesów i osiągania większych przychodów. Dobra znajomość potrzeb swojego biznesu, swoich klientów i pracowników pozwala doskonale zarządzać biznesem i w czasie pandemii dostosować się do warunków rynku. To właśnie te firmy najszybciej wewnętrznie przystosowały się do zmiany warunków pracy. To te firmy nie tracą na efektywności pracy, tylko zyskują na odkrywaniu nowych produktów, tworzeniu nowych usług odpowiadających na potrzeby klienta i jego bardzo szybko zmieniające się nawyki. Bez dobrze działającego biznesu nie ma potrzeby wynajmowania przestrzeni biurowej. Bez rozumienia jej znaczenia i wartości, biuro jest kosztem, który w czasach kryzysu jest minimalizowany. Rolą przestrzeni biurowej jest pomaganie i wspieranie każdego biznesu w odpowiedzi na rewolucyjne zmiany. Być może dla jednych firm będzie to biuro umożliwiające szybką zmianę aranżacji, a dla innych – nacechowane samymi atrybutami bezpieczeństwa pracy. A być może to nowe biuro przyszłości będzie jedynie miejscem do wewnętrznych spotkań i budowania wzajemnych głębokich relacji.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, czy biuro to przestrzeń do budowania relacji pracowników. Dla jednej firmy tak, ale dla innej nie.
A twoje biuro w jaki sposób spełnia potrzeby: twojego biznesu, twoich klientów i twoich pracowników?

Przypisy