Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

30 kwietnia 2021

NR 2 (Kwiecień 2021)

Biuro na nowe czasy – jak je zaaranżować?

78

Od 9 miesięcy rynek biurowy funkcjonuje w nowej rzeczywistości. Wspólnym mianownikiem większości podejmowanych działań stało się bezpieczeństwo. Trudno mówić tu o trendzie – to raczej fundamentalna potrzeba, której zaspokojenie jest podstawowym warunkiem skutecznego powrotu pracowników (lub chociaż ich części) do biur. Kontekst COVID-19 i reguły dotyczące działań prewencyjnych mających na celu przeciwdziałanie infekcji wirusem wpłynął na zmianę podejścia do aranżacji biur. Co się zmieniło? Jakie działania powinni podjąć pracodawcy, by stworzyć pracownikom optymalne warunki powrotu do biur?

Zarówno eksperci doradzający na rynku nieruchomości komercyjnych, jak i architekci specjalizujący się w aranżacjach powierzchni biurowych są zgodni: zapowiadanie zmierzchu ery biur jest bezpodstawne. Opinia ta wynika z obserwacji realiów pracy w ostatnich miesiącach. Praca zdalna, która w ostatnich miesiącach stała się szczególnie popularna, nie rozwiązuje problemu. Biura były, są i będą potrzebne, ponieważ wspierają produktywność i pełnią ważną funkcję socjalizacyjną. Trudno stworzyć zespół i zapewnić mu optymalne funkcjonowanie na odległość. Takie rozwiązanie sprawdza się, gdy ma charakter doraźny i wynika z obiektywnych przesłanek, np. lockdownu. Na dłuższą metę pracownicy potrzebują miejsca, w którym mają lepszy dostęp do współpracowników, przełożonych i informacji, które tworzy kulturę organizacyjną firmy i buduje poczucie przynależności. Kluczowym wyzwaniem jest więc zrewidowanie roli biura w nowych realiach i dostosowanie jego aranżacji i wyposażenia do wymogów związanych z nowymi okolicznościami.
Otoczenie, w którym funkcjonuje biznes, dynamicznie się zmienia. Na ten moment trudno przewidzieć, w jakim kierunku rozwinie się pandemia, jak będą kształtowały się zasady funkcjonowania społecznego, jaką formę będą miały obostrzenia. Dlatego szczególnie ważna staje się umiejętność szybkiego i skutecznego reagowania na nowe realia. To warunek, by zapewnić organizacji warunki umożliwiające kontynuowanie działalności operacyjnej przy jednoczesnej minimalizacji przestojów czy strat wynikających z trudnych do przewidzenia czynników obiektywnych. Biura muszą stać się możliwie najbardziej elastyczne i tworzyć maksymalnie bezpieczne warunki dla pracowników. Będą oni skłonni dobrowolnie wrócić do pracy w biurze tylko wtedy, będą czuli się tam przynajmniej tak bezpiecznie, jak podczas pracy w domu. Kierunek jest jasno zdefiniowany – aktualny trend kieruje projektantów i architektów bardziej w stronę „home” niż „office”. Przyszłością są biura dostosowane do hybrydowego modelu pracy, łączącego pracę stacjonarną i zdalną. W konsekwencji rola powierzchni biurowej zmieni się.

Atut #1: produktywność

Ograniczona produktywność to jeden z głównych zarzutów, jakie stawia się pracy zdalnej. Wynika to z wielu względów – trudności z oddzieleniem sfery prywatnej od zawodowej i zachowaniem dyscypliny organizacyjnej, obecności wielu elementów rozpraszających czy niskiej ergonomii stanowiska pracy w domu. Potwierdzają to dane – przygotowany przez pracownię architektoniczną Concept Space raport „Przyszłość aranżacji biura. Co się zmieni?” informuje, że 33% ankietowanych specjalistów i managerów zadeklarowało spadek produktywności po przejściu na pracę zdalną, a tylko 28% było przekonanych, że ich produktywność nie zmniejszyła się. Projektując biuro należy w związku z tym położyć nacisk na wszelkie elementy, które podkreślają przewagę powierzchni biurowej nad pracą w domu. Oprócz aranżacji, o której będzie mowa później, o efektywności decyduje wiele elementów dodatkowych – nowoczesne, wygodne i dostosowane do anatomii fotele, regulowane biurka, odpowiednie, dostosowane do pory dnia i rodzaju wykonywanych zadań oświetlenie, zaawansowane systemy izolacji akustycznej czy łatwy, mobilny dostęp do infrastruktury sprzętów biurowych.

Atut #2: relacje

Bezpośredni kontakt pomiędzy pracownikami, który nie jest możliwy w pracy zdalnej, sprzyja kreatywnym interakcjom. Biuro w jeszcze większym stopniu stanie się więc miejscem spotkań, burzy mózgów i zderzania ze sobą koncepcji wspierających rozwój organizacji. Zaoferuje pracownikom możliwość rozwijania relacji w zespołach i tworzenia wynikającej z nich wartości dodanej, co jest szczególnie trudne w pracy z domu. Biuro realizuje w tym przypadku kluczową potrzebę, jaką jest socjalizacja, przebywanie w grupie ludzi i tworzenie wspólnoty. Tę potrzebę widać w wynikach badań – tylko 10% osób ankietowanych przez EY Polska uważa, że nigdy nie wrócimy do realiów sprzed pandemii lub zajmie to wiele lat, a aż 54% Polaków spodziewa się powrotu do „normalnego” trybu pracy po ustaniu pandemii.
Co zrobić, by dostosować przestrzeń biurową do nowej roli?

Cel: bezpieczeństwo i elastyczność

Jedno jest pewne – open space w formie, jaką znamy z ostatnich lat, to przeszłość. Taka aranżacja nie zapewnia możliwości stosowania zasad dystansu społecznego i nie zabezpiecza pracowników przed infekcją. Nie oznacza to powrotu do układu gabinetowego – jest on mało efektywny, a przede wszystkim – nieelastyczny. Przyszłość należy do rozwiązań modułowych, które umożliwiają organizacjom szybką adaptację do nowych warunków. Dają one najwięcej możliwości, sprzyjają przy tym zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom i zabezpieczają firmy przed paraliżem, wynikającym np. z masowych kwarantann. Jak to działa w praktyce? Projektując biuro modułowe trzeba zacząć od strategicznego space planu. To praca, która angażuje architekta, management i dział HR w firmie. Należy się zastanowić, w jaki sposób podzielić personel na zespoły i zmiany, by z jednej strony móc sprawnie realizować cele firmy, z drugiej – zachować możliwość szybkiej izolacji zespołów i odseparowania ich od siebie w razie potrzeby. Trzeba przewidzieć różne scenariusze i być na nie zawczasu przygotowanym.
Jak sprawić, by powierzchnia biura była elastyczna? Oprócz odpowiedniego rozplanowania poszczególnych funkcji przestrzeni kluczowe jest zastosowanie elementów, które w łatwy i szybki sposób można przemieścić na powierzchni i zmienić w ten sposób jej układ. Umożliwiają to m.in. ścianki modułowe czy mobilne biurka, meble i stacje robocze. Wokół stanowisk pracy będzie więcej wolnej przestrzeni, by pracownicy w biurze mogli zachować zasady social distancingu. Dąży się do stworzenia systemu komunikacji jednokierunkowej w biurze, by pracownicy niepotrzebnie nie stykali się ze sobą. Aranżacja musi ułatwiać pracę projektową w zespołach roboczych – stąd więcej sal spotkań, również takich, które umożliwiają komunikację online. Zmieniło się również podejście do powierzchni wspólnych, takich jak kuchnie czy strefy relaksu. Tam, gdzie to możliwe, taką powierzchnię dzieli się na mniejsze, przypisane do konkretnych zespołów. Dzięki temu pracownicy mogą z niej korzystać nie narażając się na niepotrzebny kontakt z członkami innych zespołów. To nie zawsze możliwe – czasem brakuje miejsca, by zaaranżować kilka osobnych kuchni czy jadalni. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zastosowanie innych mebli. Social tables ustępują miejsca odseparowanym, jednoosobowym stolikom, które umożliwiają stosowanie zasad dystansu społecznego na powierzchni wspólnej. Standardem w biurach staje się wyposażenie i procesy zwiększające poziom bezpieczeństwa – stacje dezynfekcji rąk, punkty pomiaru temperatury przy wejściach czy regularne ozonowanie powierzchni

Technologia

Zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa w biurze sprzyjają nowe technologie.Nowoczesne budynki wyposażone są w systemy zarządzania BMS, które śledzą ruch pracowników w budynku. Dzięki temu można uniknąć koncentracji dużych grup na niewielkiej powierzchni, a w razie wykrycia infekcji – zidentyfikować, z kim dana osoba miała kontakt i w szybki sposób wyizolować tę grupę osób. To znacząco ogranicza ryzyko masowych kwarantann i przypadkowego narażenia się na kontakt z osobą zakażoną. Szczególnie popularne w ostatnich latach technologie dotykowe, choć będą odgrywały istotną rolę jeszcze przez wiele lat, są w odwrocie – priorytetem stało się unikanie kontaktu, zwłaszcza ze sprzętami czy powierzchniami, z których korzysta dużo osób. Pojawiają się nowe rozwiązania umożliwiające zarządzanie infrastrukturą i dostępem do biur na odległość, często z wykorzystaniem internetu rzeczy (IoT). Biura coraz lepiej znają swoich użytkowników. Rozwijana jest koncepcja smart office, której kluczową cechą jest interaktywność. Coraz więcej urządzeń, np. klimatyzacja czy system oświetlenia, rozpoznaje zwyczaje pracowników i w automatyczny sposób dostosowuje ustawienia do ich preferencji. Ma to wiele zalet – ogranicza konieczność fizycznego kontaktu ze sterownikami tych urządzeń i ułatwia funkcjonowanie na powierzchni. Ogranicza również koszty – poszczególne elementy infrastruktury są włączane tylko wtedy, gdy są potrzebne, redukując tym samym zużycie energii. Automatyzacja sprzyja również optymalizacji dostaw i zachowaniu ich ciągłości – np. dozowniki płynów dezynfekcyjnych czy mydła zawczasu sygnalizują, że należy uzupełnić zapasy.
 


KOMENTARZ EKSPERTA
Marek Rychter
Product Manager marki Hushoffice

Przestrzenie postpandemiczne będą funkcjonować głównie w systemie hybrydowym. Jedną z wariacji tego założenia jest model Hub & Club. Zgodnie z nim, biura i siedziby firm będą stanowić przede wszystkim centra integracyjne dla pracowników oraz miejsca do ważnych spotkań biznesowych. Codzienną pracę przeniesiemy w znacznym stopniu do domu. Sam projekt biura powinien być maksymalnie „elastyczny”, aby pozwalać na łatwe i szybkie przearanżowanie przestrzeni zgodnie z aktualnymi potrzebami. W Hushoffice projektujemy kabiny akustyczne do pracy w skupieniu, które dobrze to obrazują. Z założenia są mobilne. Jeśli w biurze zmieni się liczba pracowników lub z innych względów zajdzie potrzeba przearanżowania miejsca pracy – pody Hush przemieścimy w wygodny sposób za pomocą wózka paletowego w kilka minut.

Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy jest równie istotną płaszczyzną, dlatego np. każdą z kabin Hush pokrywamy obecnie powłoką antybakteryjną i przeciwwirusową na najczęściej dotykanych powierzchniach. Jest aktywowana światłem – zarówno naturalnym, jak i sztucznym. Dzięki aktywnemu tytanowi, eliminuje wszelkie mikroby ze swojej powierzchni. Co więcej, światło w kabinie uruchamia się automatycznie, więc powłoka jest aktywowana przy każdym wejściu do kabiny. Automatycznie włącza się również system cyrkulacji powietrza. Dzięki niemu w kilka minut powietrze w kabinie jest całkowicie wymienione. Proces trwa od około 1,5 do 4 minut, w zależności od wielkości kabiny. 

Kabiny akustyczne wpływają także na zachowanie odpowiedniej izolacji między pracownikami, ponieważ przebywając w kabinie jesteśmy oddzieleni od pozostałych współpracowników fizyczną barierą – szybą lub ścianą.


Meble i wyposażenie

Atrakcyjny wygląd, funkcjonalność i ergonomia to nie wszystko – nowoczesne meble biurowe muszą być również bezpieczne. Ich powierzchnie powinny być łatwe w dezynfekcji i odporne na działanie płynów odkażających. Coraz bardziej popularne stają się materiały, które można w łatwy i skuteczny sposób czyścić i mają przy tym ekologiczny charakter, np. ekoskóra. Duży nacisk kładzie się na dostosowanie specyfiki mebli biurowych do nowych standardów pracy. Muszą być mobilne i uniwersalne, by w razie potrzeby można było je szybko przemieścić i wkomponować w nowy układ biura. Podobnie z salami spotkań – kluczową cechą jest ich elastyczność i możliwość dostosowania do bieżących potrzeb. To możliwe dzięki mobilnym ściankom, które szybko i skutecznie mogą podzielić przestrzeń na mniejsze moduły. Coraz więcej spotkań czy konferencji odbywa się online. Ich efektywność jest uzależniona od jakości połączenia i przekazu, dlatego firmy inwestują w nowoczesny sprzęt multimedialny czy odpowiednie tła w salach. Wyraźnym trendem w designie mebli biurowych jest próba ich ocieplenia – celem tych zabiegów jest stworzenie przyjaznej atmosfery w biurze, zbliżonej klimatem do pracy w domu. Pojawia się również więcej naturalnej zieleni.

Gra na czas

W obliczu zmieniających się realiów pracodawców czeka wiele wyzwań niemal na każdej płaszczyźnie ich profesjonalnej aktywności. Zmieniają się modele pracy, warunki jej wykonywania czy organizacja funkcjonowania zespołów. Jednym z kluczowych warunków adaptacji do nowej rzeczywistości jest stworzenie odpowiedniego środowiska pracy. To niezbędne, by pracownicy wrócili do biur z przekonaniem, że są w nich bezpieczni. To również kluczowe z perspektywy celów biznesowych firm. Odpowiednia aranżacja biura jest warunkiem zachowania produktywności, a ta w trudnych czasach będzie decydować o kondycji, wynikach i pozycji organizacji na rynku. Im szybciej ten proces zostanie zainicjowany, tym większa szansa, że pracownicy poczują się w nowych warunkach bezpiecznie, a managerowie zrealizują swoje cele i przeprowadzą firmę przez trudny okres minimalizując straty.
 

CASE STUDY 

Pracownia Projektowa Concept Space miała przyjemność współpracy z Maspex – największą polską firmą prywatną w branży spożywczej. Jest także jedną z największych firm tego sektora w Europie Środkowo-Wschodniej.
Wraz z dynamicznym rozwojem i dbałością o wizerunek , firma zdecydowała się na zmianę warszawskiego biura, przenosząc swą siedzibę do zabytkowego budynku w Praskim Centrum Koneser. Decyzja o takiej lokalizacji stanowiła wyzwanie projektowe – chcieliśmy stworzyć zarówno nowoczesne biuro dynamicznie rozwijającej się dużej firmy, a jednocześnie projektując dążyliśmy do zachowania niepowtarzalnego, zabytkowego charakteru tego miejsca. Dzięki temu powstało jasne, przejrzyste wnętrze, w tonacji bieli i szarości. W aranżacji wykorzystaliśmy istniejące stylizowane okładziny lamperyjne i gzymsy, zmieniając im kolorystykę z ciemnobrązowych na białe, odciążając znacznie ich odbiór. We wnętrzach zaprojektowaliśmy grafiki nawiązujące do profilu firmy, a także jego historycznych korzeni i szerokiego zasięgu ogólnoświatowego. Również wyposażenie meblowe oraz oświetlenie w stylu loftowo/przemysłowym nawiązywać miało do stylizowanej, a jednocześnie nowoczesnej formy biura.
Pracownicy bardzo pozytywnie odebrali nową przestrzeń biurową, która dawała dużo więcej możliwości do rozwoju. Funkcjonalności i ponadczasowe rozwiązania wykorzystane w projekcie będą dobrze się prezentowały przez cały okres najmu.

 

Przypisy