Nowa era biur, czyli po co ta modernizacja?
Biura oddawane do użytku kilkanaście, kilkadziesiąt lat temu projektowano, mając na uwadze inną, ówczesną kulturę pracy i inne wymagania techniczne. W biurowcach dominowały układy gabinetowe, infrastruktura IT była mniej rozbudowana, a wymogi dotyczące instalacji – niższe. Dziś dominują moduły projektowane tak, aby uprościć przyszły podział powierzchni.
Właściciele nieruchomości, chcąc poprawić konkurencyjność budynku, wykonują szereg prac. Szczególną uwagę zwraca się wówczas na obniżenie kosztów eksploatacji i dokumentowanie działań w obszarze ESG. Najważniejsze jest jednak, aby modernizacja uwzględniała bezpieczeństwo pożarowe i aktualne przepisy techniczno‑budowlane. Tu nie ma drogi na skróty.
REKLAMA
Remont, przebudowa i zmiana sposobu użytkowania
Jeszcze przed przystąpieniem do prac kluczowa okazuje się znajomość procesu budowlanego i pojęć prawnych z nim związanych. Dobre ich zrozumienie umożliwia właściwą kwalifikację prac, co w dalszej konsekwencji wpływa na czas i koszty.
Niespodzianki związane z błędną inwentaryzacją czy braki w dokumentacji potrafią być niezwykle kosztowne i to nie tylko w wymiarze finansowym. Mogą one zmienić kwalifikację robót w trakcie ich trwania i doprowadzić do wydłużenia czasu realizacji inwestycji lub nawet do jej wstrzymania. Inne, równie poważne problemy, to podejrzenia o samowolę budowlaną oraz konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z poszerzeniem zakresu. Dokładność na etapie przygotowania inwestycji jest równie istotna jak etap wykonawczy, a czasem nawet bardziej.
Pomocne w ustaleniu, kiedy mamy do czynienia z remontem, a kiedy z przebudową, są definicje zawarte w ustawie:
- Remont to przywrócenie stanu pierwotnego powierzchni bez zmiany parametrów użytkowych i technicznych. Przykładem remontu jest np. malowanie lub wymiana wykładziny. Takie prace zwykle nie wymagają żadnej formalnej ścieżki.
- Przebudowa to roboty powodujące zmianę parametrów użytkowych lub technicznych (bez zmiany kubatury i powierzchni użytkowej). W biurach najczęstszy scenariusz przebudowy to np. zmiana układu ścian. Przebudowa zwykle wymaga zgłoszenia, ale w razie ingerencji w konstrukcję lub w ściany zewnętrzne konieczne może się okazać uzyskanie pozwolenia na budowę.
- Zmiana sposobu użytkowania następuje, gdy funkcja i warunki bezpieczeństwa ulegają zmianie (np. przekształcenie biura na gabinet lekarski). Prace te wykonywane są zwykle na zgłoszenie.
W praktyce może się też okazać, że realizując modernizację, część prac będziemy realizować trybem remontowym, a część będzie np. przebudową z powodu ingerencji w elewację. Kluczem do sukcesu jest tu wczesny audyt formalny. Architekt, branżyści i rzeczoznawca ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych muszą wspólnie ustalić ścieżkę postępowania. Należy przy tym zadbać o to, aby otoczyć się zespołem ludzi, którzy podchodzą do prac wielokierunkowo, rozumiejąc różnice między różnymi kategoriami prac. Drobny niuans, jak dodatkowa ścianka czy powiększenie okna, może przekształcić remont w przebudowę.
Matryca decyzji – zgłoszenie, pozwolenie czy zmiana sposobu użytkowania?
Po ustaleniu zakresu robót należy ustalić ścieżkę formalną, którą należy podążać. W praktyce biurowej inwestorzy i projektanci najczęściej mają trzy możliwości: zgłoszenie robót budowlanych, uzyskanie pozwolenia na budowę lub przeprowadzenie zmiany sposobu użytkowania. Wybór zależy tu przede wszystkim od zakresu ingerencji w budynek, a także od wpływu planowanych prac na bezpieczeństwo pożarowe i funkcję obiektu.
Zgłoszenie robót budowlanych jest stosowane w przypadku przebudowy o ograniczonym zakresie, czyli takim, które nie ingeruje w elementy konstrukcyjne budynku ani nie powoduje istotnych zmian w systemach bezpieczeństwa, takich jak np.: system sygnalizacji pożaru (SSP), dźwiękowy system ostrzegawczy (DSO) czy hydranty wewnętrzne.
Pozwolenie na budowę jest konieczne w momencie, gdy planowane prace dotyczą elementów konstrukcyjnych budynku, ścian zewnętrznych oraz gdy modyfikowane są parametry stref pożarowych. W takiej sytuacji wymagane jest przygotowanie projektu budowlanego, który należy uzgodnić z rzeczoznawcą do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych.
Z kolei zmiana sposobu użytkowania jest wymagana wtedy, gdy zmienia się funkcja pomieszczenia/przestrzeni lub ich określone parametry mogące wpływać na poziom ryzyka. Przykładem jest sytuacja, w której zwiększa się liczba użytkowników, rośnie obciążenie ogniowe albo wprowadzana jest nowa funkcja technologiczna.
Warstwa przeciwpożarowa w praktyce fit‑out
Drogi ewakuacyjne i pojemność stref
W projektach aranżacyjnych nawet pozornie niewielkie zmiany mogą znacząco wpłynąć na warunki ewakuacji. Nowe ścianki działowe, boksy akustyczne do rozmów telefonicznych, rozbudowane zabudowy meblowe to tylko kilka z przykładów zmian, które potrafią niepostrzeżenie wydłużyć drogi dojścia ewakuacyjnego albo zawęzić korytarze. Dlatego każdą zmianę aranżacji należy poddać analizie pod kątem długości i szerokości dróg ewakuacyjnych, kierunków ewakuacji, wymiarów drzwi i liczby dostępnych wyjść. Jeśli pomieszczenia zmieniają funkcję, konieczne może być ponowne obliczenie dopuszczalnej pojemności strefy oraz wymaganych ilości i szerokości wyjść ewakuacyjnych. Dotyczy to m.in. sal konferencyjnych w sytuacjach, gdy fizycznie zwiększamy ich powierzchnię lub planujemy w nich wydarzenia dla większej liczby gości niż pierwotnie zakładano (np. powyżej 50 osób).
Odporność ogniowa przegród i stolarki
W nowoczesnych aranżacjach biurowych często stosujemy przeszklone systemy ścian działowych. W wielu przypadkach muszą one jednak spełniać wymagania w zakresie klasy odporności ogniowej, najczęściej w klasie EI 30 lub EI 60. Istotna jest tu zasada, aby ściana o określonej klasie odporności ogniowej była wyposażona w drzwi o tej samej klasie. Dotyczy to także okuć, samozamykaczy oraz prawidłowo wykonanych uszczelnień przejść instalacyjnych. Każdy z elementów tego systemu powinien posiadać odpowiednie właściwości potwierdzone stosownymi atestami i certyfikatami.
Warto też zwrócić uwagę, że nieco inaczej wymagania te są skonstruowane dla ścian oraz drzwi stanowiących oddzielenie przeciwpożarowe.
Instalacje HVAC i elektryczne
Zmiany w układzie wentylacji, klimatyzacji lub w przebiegu tras kablowych mogą wpływać na działanie instalacji technicznych związanych z bezpieczeństwem pożarowym. Dotyczy to między innymi klap odcinających w instalacjach wentylacyjnych czy zachowania szczelności przegród w przepustach kablowych. Budowa takich klap może wymagać ingerencji w sąsiadujące lokale, a nowa aranżacja może spowodować konieczność przeprogramowania systemu zarządzania budynkiem (BMS).
Oświetlenie ewakuacyjne i oznakowanie
Zmiany w układzie powierzchni wpływają również na rozmieszczenie elementów systemu ewakuacji. Powinien on odpowiadać aktualnemu przebiegowi dróg, zapewniając czytelność oznakowania w całej przestrzeni.
Ekspertyza przeciwpożarowa i odstępstwa – kiedy to jedyna droga?
W czasie planowania i realizowania prac modernizacyjnych zdarzają się sytuacje, w których spełnienie wszystkich aktualnych wymagań określonych w przepisach jest bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Dotyczy to szczególnie budynków istniejących, obiektów starszych i o nietypowej konstrukcji, a także obiektów zabytkowych. W takich przypadkach jedynym rozwiązaniem pozwalającym na legalne przeprowadzenie inwestycji jest przygotowanie ekspertyzy z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
Ekspertyza przeciwpożarowa to analiza obecnego stanu budynku wskazująca jednocześnie inne rozwiązania (tzw. rozwiązania zamienne), które zapewnią możliwie najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dokument opracowuje rzeczoznawca do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych we współpracy z projektantami branżowymi. Opracowanie obejmuje m.in.: ocenę warunków ewakuacji, podział na strefy pożarowe, odporność ogniową przegród, działanie instalacji przeciwpożarowych oraz możliwość prowadzenia działań ratowniczych.
Taka analiza obejmuje także dotychczasowe ekspertyzy i odstępstwa (o ile takie istnieją) oraz proponuje środki kompensacyjne. Mogą to być na przykład dodatkowe systemy detekcji, instalacje oddymiania, zwiększona liczba czujek pożarowych lub tryskaczy albo zastosowanie innych rozwiązań technicznych, które poprawią bezpieczeństwo użytkowników.
Jeżeli proponowane rozwiązania odbiegają od wymagań określonych w przepisach, konieczne może być uzyskanie odstępstwa. Procedura ta wymaga uzgodnienia z właściwym komendantem Państwowej Straży Pożarnej. Ekspertyza stanowi wówczas podstawowy dokument uzasadniający zastosowanie rozwiązań zamiennych.
Procedura odstępstwa, choć bywa czasochłonna, okazuje się często jedyną drogą pozwalającą pogodzić wymagania formalne z realnymi możliwościami technicznymi obiektu. Decyzję o przygotowaniu ekspertyzy warto rozważyć możliwie wcześnie, najlepiej już na etapie koncepcji projektowej.
Najczęstsze błędy w procesie modernizacji
Unikanie błędów w procesie modernizacji umożliwia płynne przeprowadzenie prac. Każda potencjalna przeszkoda może wydłużyć czas realizacji, dlatego warto wskazać te elementy, na które należy zwrócić szczególną uwagę:
- zbyt późna konsultacja z rzeczoznawcą ppoż.,
- zwężanie korytarzy np. przez zabudowy meblowe i brak rezerwy na tolerancje montażowe w przypadku montażu drzwi,
- niespójność klas ogniowych – drzwi bez właściwej klasy w ścianie EI, nieuszczelnione przepusty,
- niedoszacowanie liczby osób w salach wielofunkcyjnych,
- brak identyfikacji błędów projektowo-wykonawczych poprzednich ekip lub niedokładna inwentaryzacja,
- brak aktualizacji dokumentacji powykonawczej – utrudnia serwis i kolejne fit‑outy.
Czy to już koniec? Zaplanuj niezaplanowane
W sytuacji gdy budynek od dawna nie był remontowany, po zakończeniu modernizacji możemy dostrzec inne (sąsiadujące) obszary, które wymagają zmiany. Zdarza się wówczas, że poszerzamy zakres prac o powierzchnie przyległe.
Brak planu dotyczącego „otoczenia” naszej inwestycji może wywołać prawdziwą lawinę kosztów i kolejnych koniecznych do wykonania prac. Dlatego już na początku procesu należy te słabe punkty zidentyfikować i wycenić, upewniając się przy tym, że i one zostaną poddane pełnej analizie przez zespół.
Dobrze zaplanowany fit-out obejmuje wszelkie zagadnienia od strony projektowej, pożarowej, wykonawczej i kosztowej. Im starszy jest jednak budynek, tym większe jest prawdopodobieństwo, że odkryjemy trudne do zidentyfikowania wcześniej problemy (np. przy rozbiórkach), dlatego warto przewidzieć dodatkowy budżet na takie nieplanowane prace.
Spośród różnych trudności warto też wspomnieć o opóźnieniach. W napiętych terminarzach niekiedy nie ma miejsca na błędy. To powoduje efekt domina, na którego szali stoi bezcenna waluta: dobre imię zarządcy i zadowolenie najemcy.
Podsumowanie
Kwestie budowlane i pożarowe to tylko część procesu fit-out. Obok nich pojawiają się również aspekty umowne (umowa najmu) i księgowe, które wzajemnie się uzupełniają.
Proces modernizacji biur to projekt, w którym estetyka i komfort muszą iść w parze z bezpieczeństwem. O powodzeniu przedsięwzięcia decyduje: wczesna diagnoza trybu inwestycji, rzetelne uzgodnienie przeciwpożarowe, gotowość do wykonania ekspertyzy i ewentualnych odstępstw, sprawna koordynacja (w relacji: zarządca, najemca, projektant, rzeczoznawca) oraz kompletna dokumentacja odbiorowa. Efekt końcowy to przestrzeń, która nie tylko wspiera efektywność pracy i ogranicza koszty, ale także spełnia wymagania prawa.
