Back-office nieruchomości w firmach

Zgodnie z definicją mianem back-office określamy te procesy, które wspierają podstawowe działalności firmy:

• administrację,
• funkcje wspomagające podstawową działalność,
• procesy pomocnicze.
   

Back-office jest więc wszystkim tym, co potrzebne, by nasz biznes prawidłowo funkcjonował. Tym samym jest on komplementarny z front-office, zwyczajowo bardziej rozproszonym i opartym na bezpośrednim kontakcie z klientem.

Każda nieruchomość oznacza wiele działań wymaganych do jej utrzymania: rozliczeń, remontów, kontroli. Gdy ich liczba wzrasta, prawdziwym wyzwaniem staje się odpowiednie skoordynowanie nowych danych z ich dotychczasowym obiegiem w firmie. Aktualnie, kiedy model pracy rozproszonej jest normą, zarządzanie nieruchomościami nierzadko ma miejsce poza siedzibą firmy.

Praca zdalna ma także swoje wady i wymaga odpowiedniego dostosowania się ze strony zarówno pracowników, jak i pracodawców. Jak więc odpowiedzieć na potrzeby i wyzwania, by obie strony były zadowolone?

Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu ERP enova365. To nowoczesne, rozbudowane oprogramowanie do zarządzania, automatyzacji oraz cyfryzacji procesów w większej organizacji. Rozwiązanie uwzględnia model pracy – moduł Praca Hybrydowa, który ostatnio zdobył tytuł Best in Cloud Computerworld 2023 w kategorii „Najlepszy produkt zintegrowanej komunikacji” – pomagający zorganizować i monitorować pracę zdalną oraz rozproszoną.

– To rozwiązanie oparte na zadaniowości. Można je zastosować w większości działających na rynku podmiotów, również w branży nieruchomości. Umożliwia ono planowanie, delegowanie oraz wykonanie pracy. Daje możliwość ewidencjonowania momentu jej rozpoczęcia oraz zakończenia, a przede wszystkim jest zintegrowane z pozostałymi modułami enova365. Cała firma jest wpisana w jeden system, dzięki czemu unikamy rozproszenia informacji – tłumaczy Wojciech Smagło, zastępca kierownika projektu CRM enova365.

To jest dopiero początek tego, co ma do zaoferowania enova365.

Zalety wsparcia ze strony ERP

Charakterystyczną cechą systemu planowania zasobów w przedsiębiorstwie (ERP – enterprise resources planning) jest wspólna baza danych, która spina klamrą wszystkie nasze zasoby. Każdy z sektorów przedsiębiorstwa ma specjalny moduł. Nie musimy rozdrabniać się na kilka specjalistycznych oprogramowań – wystarczy zainwestować w jedno, które umożliwia różnorodną pracę na firmowej bazie danych.

Pierwsze skojarzenie z systemami ERP prowadzi nas do oprogramowania kadrowo-płacowego regulującego gospodarowanie finansami firmy. Dziś jednak rozwiązania ERP są znacznie bardziej rozbudowane. To narzędzia do zarządzania każdym elementem pracy przedsiębiorstwa, w tym nieruchomościami. W enova365 taka obsługa pojawiła się w październiku 2022 r. Od tego czasu rozwiązanie zaczęło być wdrażane w podmiotach, które reprezentują różne branże – od instytucji publicznych, kulturalnych przez biura rachunkowe po deweloperów.

Narzędzia ERP mają charakter całościowy – decydując się na nie, usprawniasz nie tylko back-office nieruchomości, lecz także wiele innych firmowych procesów. To jednak nie jedyna podstawa do różnorodnego stosowania enova365 Nieruchomości – swoją rolę odgrywa tutaj także łatwość wdrożenia.

Na zapleczu nieruchomości

Moduł Nieruchomości w enova365 powinien zadowolić większość podmiotów, które zarządzają nieruchomościami.

– Firma dostaje gotowe rozwiązanie. Wszystkie dodatkowe rzeczy, czyli dostosowanie funkcjonalności pod potrzeby biznesu, są najczęściej robione bezpośrednio już w opcjach związanych z nieruchomościami, do których użytkownik końcowy ma dostęp. Nie jest konieczne wsparcie firmy wdrożeniowej – mówi Krzysztof Oraczewski, kierownik projektu CRM enova365 i współtwórca rozwiązania Nieruchomości.

Rozwiązania enova365 dla nieruchomości pozwalają:

• zarządzać bazą posiadanych nieruchomości o różnym typie, takim jak budynek, budowla, obiekt tymczasowy, grunt (działka),
• obsługiwać wszystkie procesy biznesowe realizowane w zakresie nieruchomości – od umów z najemcami czy wykonawcami aż po remonty,
• zintegrować zarządzanie nieruchomościami z innymi funkcjami przedsiębiorstwa, takimi jak finanse, fakturowanie czy inwentarz,
• wywiązać się z obowiązku przechowywania dokumentacji, m.in. badań technicznych, przeglądów, atestów, ubezpieczeń.
   

Zintegrowany system

Zarządzanie nieruchomościami w systemie ERP enova365 pozwala na obsłużenie wszystkich elementów firmy, które na którymś z etapów mają styczność z nieruchomościami.

– Moduł Nieruchomości ma powiązania z całym systemem ERP, m.in. z częścią handlową, księgową, inwentarzową czy projektową. Został stworzony po to, by ułatwić pracę w firmie, administrację i zarządzanie nieruchomościami, od strony zarządzania zarówno budynkami czy obiektami, jak i typowymi pracami administratorskimi, takimi jak zlecanie naprawy, fakturowania czy też planowanie remontów – opowiada Krzysztof Oraczewski. – Możemy wprowadzić do systemu wszystkie rodzaje nieruchomości, nawet nietypowe. Dla ułatwienia przygotowaliśmy 11 gotowych już definicji – od samych gruntów, działek, poprzez nowe budynki, lokale, a nawet budowle. Do każdej nieruchomości dodajemy specjalne parametry. Mamy możliwość podzielenia ich na mniejsze pomieszczenia, dodać liczniki. Widać zatem, że użytkownik otrzymuje gotowe rozwiązania, które może od razu skonfigurować pod swoje potrzeby. Ale w razie potrzeby dodaje swoje definicje nieruchomości. Każda kartoteka nieruchomości może więc wyglądać inaczej. Na przykład kartoteka piętra będzie zawierała informacje, w którym budynku się znajduje, jaka jest jego powierzchnia. Informacja o właścicielu budynku, w którym znajduje się opisywane piętro, będzie widniała w kartotece hierarchicznie ułożonej wyżej, czyli w kartotece budynku.

By w pełni korzystać ze zintegrowanego charakteru działania ERP, wystarczy dochować podstawowego warunku: spokoju i rozsądku w działaniu. Każde wdrożenie musi poprzedzić szczegółowa analiza celów i potrzeb firmy, do których dostosowany zostanie system ERP. Konieczna jest również dbałość o odpowiednie wsparcie techniczne. W wypadku enova365 zapewnia je rozbudowana sieć Autoryzowanych Partnerów wdrażających system na terenie całego kraju.

Korzyści dla back-office

System ERP automatyzuje wiele procesów administracyjnych, zapewnia potrzebne wytchnienie firmowemu back-office. Im mniej zasobów zaangażowanych w podstawowe elementy pracy, im lepsza kontrola przepływu danych, tym więcej jest czasu na rozwój przedsiębiorstwa. Wyeliminowane zostają również ludzkie błędy przytrafiające się pracownikom.

– Pamiętam dobrze czasy, w których każdy dokument musiał być w formie papierowej. Nawet faktura za usługi hostingowe zamawiane przez internet przychodziła w formie papierowego listu – wspomina Miłosz Papla, zastępca kierownika projektu Workflow w enova365.

Czym innym jest jednak wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej w kontaktach między przedsiębiorcami, państwem i osobami prywatnymi, a czym innym elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Tutaj nie wystarczy skrzynka mailowa ani miejsce na dysku komputera, w którym gromadzimy otrzymane faktury lub powiadomienia. Potrzebny jest system, który zadba o to, by odpowiednie dokumenty wewnątrz organizacji trafiały do kogo trzeba w określonym czasie i określonej formie.

Pierwszym przykładem elektronicznego obiegu dokumentów, który przychodzi do głowy, jest obieg faktur kosztowych. Dokument wprowadzany jest do systemu, akceptowany przez odpowiedzialne osoby, przyporządkowywany do określonej kategorii kosztów, a następnie księgowany i archiwizowany.

– Na przykład jeśli firma ma lokale pod wynajem, wystawia dokument umowy handlowej. Jej wzór zostaje przypisany do danego lokalu. Za pomocą obiegu dokumentu handlowego umowy, na podstawie której cyklicznie są wystawiane faktury VAT, a która później jest przypisana do umowy oraz do danej nieruchomości, jak również z danej nieruchomości, mamy możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży. Tak samo jak umowa: jest on widoczny zarówno w module Nieruchomości, jak i w module Handel – tłumaczy Krzysztof Oraczewski.

Zalety przechodzenia na elektroniczne dokumenty wykraczają zatem daleko poza oszczędności na papierze i tonerze.

– Prawdziwa korzyść dotyczy uporządkowania procedur w firmie i skrócenia czasu obsługi – wyjaśnia Miłosz Papla. – Każdy dobrze przygotowany elektroniczny obieg dokumentów wymaga sprecyzowanych zasad przetwarzania: jakie działania będą podjęte, kto je wykona i w jakim czasie. Wprowadzenie elektronicznego obiegu pozwala na zlokalizowanie i usunięcie tzw. wąskich gardeł, czyli miejsc czy osób, które wstrzymują prace. Kolejnym dużym zyskiem jest możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności. Uzupełnianie danych, wysyłkę mailingu, generowanie raportów – wszystko to można zautomatyzować – zapewnia ekspert.

Działalność operacyjna związana z zarządzaniem nieruchomościami to nie wszystko. System enova365 pozwala również analizować rentowność wynajmu przy wsparciu modułu Business Intelligence.

– Warto analizować koszty utrzymania nieruchomości z wykorzystaniem Business Intelligence enova365. Jest on wyposażony w standardowe merytoryczne modele danych, dzięki którym możliwe jest monitorowanie danych, np. z zakresu zarządzania nieruchomościami. Dzięki nim użytkownicy zapoznają się z listą wszystkich posiadanych nieruchomości, mogą zweryfikować, które z nich aktualnie są wynajmowane, jakie występowały w nich zdarzenia. Dzięki raportom dostępnym w Business Intelligence szybko można zweryfikować koszty utrzymania nieruchomości, a w przypadku posiadania lokali pod wynajem poznać przychody z tytułu wynajmu. Zestawienie obu tych kwot pozwoli na bieżąco monitorować rentowność wynajmu. Każdy użytkownik może również tworzyć własne raporty i kluczowe wskaźniki efektywności zgodnie z indywidualnymi potrzebami analitycznymi – opowiada o możliwościach modułu Business Intelligence Mateusz Cich, kierownik projektu Business Intelligence enova365.

Widać zatem, że system ERP niesie ze sobą konkretne korzyści: krótszy czas realizacji zadań, zwiększone bezpieczeństwo, porządek w dokumentach, bardziej precyzyjny przepływ informacji oraz w dłużej perspektywie – oszczędności.

Wśród korzyści z posiadania poukładanego back-office zarządzania nieruchomościami można wymienić:

• automatyzację powtarzalnych czynności,
• generowanie raportów i zestawień analitycznych,
• powiązanie z modułami enova365,
• elastyczne dostosowanie do potrzeb użytkownika,
• rejestr dokumentów związanych z nieruchomościami,
• eliminację błędów użytkownika,
• oszczędność czasu dzięki kontroli przepływu informacji,
• zarządzanie wieloma typami nieruchomości z jednego miejsca.
   

Podsumowanie

enova365 Nieruchomości to rozwiązanie dla wszystkich firm, niezależnie od tego, w jaki sposób korzystają z nieruchomości. Narzędzie to obsłuży zarządzanie gruntami, lokalami, działkami, powierzchnią magazynową czy… zbiorami muzealnymi. Uniwersalny charakter pomaga mu dopasować się do różnorodnych branż i zaspokoić potrzeby niemal dowolnych podmiotów. Gładkie włączenie back-office w zarządzanie nieruchomościami daje więcej miejsca na rozwój, oszczędza czas i eliminuje błędy, otwierając nowe perspektywy. Wystarczy spokojnie określić potrzeby i podjąć decyzję o wdrożeniu.