Dołącz do czytelników
Brak wyników

TEMAT NUMERU

30 kwietnia 2021

NR 2 (Kwiecień 2021)

Wieloetapowy proces relokacji – jak przeprowadzić go bez straty dla firmy?

104

Przeprowadzka do nowej siedziby to wieloetapowy, skomplikowany proces, wymagający opracowania strategii i dobrego przygotowania. Stworzenie planu relokacji z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli uniknąć niepotrzebnego chaosu, wyeliminuje błędy, a przede wszystkim spowoduje, że biuro będzie operacyjne już od pierwszego dnia po przeprowadzce.

Decyzja o relokacji biura należy do jednych z ważniejszych decyzji biznesowych firmy. Nie tylko, dlatego że wymaga przeprowadzenia skomplikowanego procesu fizycznej zmiany siedziby – od tej decyzji może zależeć wizerunek organizacji, zaangażowanie i wydajność pracowników czy też kondycja finansowa firmy. Pamiętajmy, że dobre biuro to biuro, które sprzyja rozwojowi organizacji.

Dlaczego?

Najczęstszą przyczyną relokacji jest koniec umowy najmu dotychczasowej przestrzeni. Wysoka aktywność deweloperów na rynku biurowym w Polsce w ostatnich latach spowodowała, że wybór nowoczesnych powierzchni biurowych znacząco wzrósł. Już niemal standardem jest certyfikowanie nowo powstałych obiektów, co dodatkowo może zachęcać najemców do zmiany siedziby.
Innym powodem przemawiającym za przeprowadzką jest zmiana strategii organizacji. Można się spodziewać, że w efekcie pandemii aspekt ten w najbliższej przyszłości zyska na znaczeniu. Część firm już teraz rozważa zmianę modelu pracy na hybrydowy. Wprowadzenie go może skutkować albo zmniejszeniem zapotrzebowania na wynajmowaną powierzchnię, wzrostem zapotrzebowania na powierzchnie flex albo koniecznością zaaranżowania środowiska pracy stosownie do nowej rzeczywistości i potrzeb pracowników.
W ostatnim roku decyzje o relokacji często podyktowane były potrzebą poszukiwania oszczędności i długofalowej optymalizacji kosztów.

Kiedy i po co?

Proces planowania relokacji zaczyna się dużo wcześniej niż fizyczne przetransportowanie potrzebnych sprzętów. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, na ile wcześniej powinno się rozpocząć przygotowania. Zależy to m.in. od wielkości i charakteru organizacji, terminu zakończenia umowy najmu lub potrzeb związanych z konkretnym projektem. Na przeprowadzenie całego procesu od początku do końca dobrze jest mieć około roku, choć zdarzają się przypadki, gdy firmy rozpoczynają go już 3 lata przed wygaśnięciem umowy najmu.
Relokacja powinna być wynikiem dokładnej i przemyślanej analizy, a nie impulsu. Dlatego też na samym wstępie warto zadać sobie kilka kluczowych pytań: czy – a jeśli tak, to dlaczego – moja firma potrzebuje relokacji? Jakie korzyści przyniesie zmiana siedziby? Czy korzyści ze zmiany będą większe niż wyzwania, które ten proces przed nami postawi? Jak na tę perspektywę reagują pracownicy? Czego oczekują od przestrzeni, w której pracują?

Gdzie?

Kiedy potrzeba zostanie już zdiagnozowana, kolejnym krokiem powinien być wybór odpowiedniego miejsca, które będzie nową siedzibą firmy. Poszukiwanie nowego biura należy rozpocząć od analizy potrzeb firmy oraz oczekiwań względem wynajmowanej powierzchni w kilkuletniej perspektywie czasowej. Obok czynników, takich jak liczba pracowników i plany rekrutacyjne, warto wziąć pod uwagę trendy w zakresie optymalizacji i adaptacji przestrzeni biurowej, a spośród nich te, które wiążą się z wprowadzaniem elastycznego czasu pracy, home office oraz desk sharing. Proces zmiany lokalizacji stwarza firmom wiele nowych możliwości, zwłaszcza okazję do aranżacji nowej przestrzeni w taki sposób, by efektywnie wspierała pracowników firmy w realizacji jej celów biznesowych. By tak się stało, trzeba jednak odpowiednią ilość czasu przeznaczyć na stworzenie strategii oraz identyfikację potrzeb, celów, a także wyzwań, które stoją przed organizacją.
Choć pewne czynniki, którymi kierują się klienci przy wyborze nowego biura już od dłuższego czasu zyskiwały na znaczeniu, to ich rola w efekcie pandemii szczególnie wzrosła. Mowa głównie o systemach pozwalających zapewnić użytkownikom przestrzeni jak największy poziom bezpieczeństwa, np. aplikacje do kompleksowego zarządzania biurem czy rozwiązania bezdotykowe.
Coraz większe znaczenie zyskuje również proekologiczność budynku, certyfikaty, takie jak BREEAM czy LEED, potwierdzające, że nieruchomość jest przyjazna dla środowiska. Potencjalni najemcy zwracają uwagę także na nowoczesność zainstalowanych w obiekcie instalacji, w kontekście możliwości zarządzania polityką kosztów eksploatacyjnych, np. systemu BEMS czy HVAC.
Kolejną istotną kwestią jest to, by budynek miał dodatkowe funkcje przyjazne dla użytkowników, np. udogodnienia dla osób przyjeżdżających do pracy rowerem. Firmy coraz częściej zwracają uwagę na elastyczność wynajmowanej powierzchni i możliwości dopasowywania jej do dynamicznie zmieniających się potrzeb.

Analiza kluczem do sukcesu

Każda zmiana wymaga odpowiedniej koordynacji i zarządzania tą zmianą. Podstawowym zadaniem już na etapie planowania zmiany siedziby powinno być zatem wybranie menedżera projektu, który będzie odpowiadał za koordynację całości działań związanych z przeprowadzką wewnątrz firmy. Wyznaczenie konkretnej, doświadczonej osoby do tego zadania jest kluczowe dla sukcesu całej operacji.
Zgłaszają się do nas firmy, które proces relokacji przechodzą po raz pierwszy. Nie wiedzą, od czego zacząć ani jakie kroki po kolei należy wykonać. Naszym zadaniem jest pomóc im przejść jak najsprawniej przez ten newralgiczny moment w życiu organizacji.
Proces przeprowadzki powinien opierać się na ułożeniu z wyprzedzeniem odpowiedniego harmonogramu wraz z osią czasową, uwzględniającego wszystkie elementy przedsięwzięcia i indywidualne potrzeby firmy. Warto go przygotować już na pół roku przed faktycznym startem.
Następnie, w zależności od ustalonych ram czasowych, przechodzimy do etapu analizy. Może ona ograniczyć się jedynie do fizycznej przestrzeni, kiedy skupimy się na badaniu, co w obecnym biurze nie działa i jak sprawić, by nie powtórzyć tych samych błędów w nowym miejscu. W centrum naszych zainteresowań znajdzie się wówczas akustyka, różnorodność funkcjonalna biura, zwiększenie liczby sal spotkań czy zapewnienie pracownikom dostępu do światła i świeżego powietrza. W przypadku gdy tego czasu mamy więcej, warto pokusić się o zadanie głębszych pytań i zastanowić się, jak środowisko pracy może pomóc nam skuteczniej realizować nasze cele biznesowe. Jeśli jako organizacja chcemy być innowacyjni, zastanówmy się, co musimy zmienić, aby nasi pracownicy częściej wymieniali się pomysłami. Jeśli chcemy szybko reagować na zmiany na rynku, przyjrzyjmy się, jakie elementy obecnego środowiska i sposobu pracy nas spowalniają. Jeśli zadamy sobie takie pytania, w centrum naszych zainteresowań znajdzie się kultura organizacyjna, metody zarządzania i obowiązujące w firmie zasady. Nowe biuro będzie pełniło wówczas funkcję narzędzia wspierającego naszą organizację w realizacji jej celów. Sama przeprowadzka stanowić będzie natomiast okazję do zmiany tego, co na co dzień wydaje się niemożliwe do zmiany.
Przy łączeniu kilku lokalizacji w jedną konieczność zadawania głębszych pytań staje się jeszcze bardziej oczywista. Często bowiem się okazuje, że w odrębnych lokalizacjach wykształcają się odrębne kultury organizacyjne – kultury z własnymi zasadami, symbolami i lokalnymi legendami. Nawet najlepiej zaprojektowane biuro nie wystarczy, aby te odrębne plemiona zaczęły funkcjonować razem jako jeden, spójny organizm. Kluczową rolę w takich procesach odgrywa całościowe podejście do kształtowania doświadczeń pracowników. Należy ustalić, kim chcemy być jako organizacja, jakie zmiany chcemy wprowadzić i dlaczego. W tym celu przeprowadzamy np. warsztaty z zarządem i z pracownikami, dzięki czemu jesteśmy w stanie określić ich potrzeby i obawy związane z przyszłym miejscem pracy.
Obecnie firmy chcą wykorzystać to, czego nauczyły się podczas pandemii i stworzyć pewnego rodzaju hybrydę między modelem, który funkcjonował kiedyś, a tym, który został nam w dużej mierze narzucony przez aktualną sytuację epidemiczną. Pytania, z którymi zgłaszają się do nas klienci, dotyczą głównie tego, w jakich proporcjach łączyć pracę tradycyjną ze zdalną, jaki to może mieć wpływ na ich organizację oraz wynajmowaną przestrzeń.
Na podstawie tych wszystkich danych jesteśmy w stanie wybrać oraz zaprojektować przestrzeń, która wprowadzi firmę na nowy poziom funkcjonowania i pozwoli zaimplementować trwałą zmianę wspierającą określone cele biznesowe organizacji.

Gdy nadchodzi godzina zero

Poza etapem strategicznym równie istotne jest poświęcenie uwagi kwestiom techniczno-operacyjnym. Jednym z kluczowych elementów jest wybór firmy przeprowadzkowej, która doradzi, w jaki sposób wykonać ją najefektywniej.
Warto wykonać inwentaryzację posiadanego sprzętu i wyposażenia. Pozwoli to zachować porządek w trakcie relokacji, jak również zaraz po niej, gdy każdy z pracowników będzie chciał jak najszybciej przystosować stanowisko pracy w nowym miejscu do swoich indywidualnych potrzeb.
Zmiana siedziby jest okazją nie tylko do pozbycia się zbędnych przedmiotów czy przestarzałych procedur – tworzy się również przestrzeń na wypróbowanie nowych możliwości. Może warto się zastanowić, czy dobrym pomysłem nie będzie wyprowadzenie archiwum na zewnątrz albo przyjęcie systemu tzw. gorących biurek, stanowiącego niezwykle aktualny temat w dzisiejszych czasach. W codziennej rutynie nie ma czasu na kwestionowanie status quo, za to planowana zmiana siedziby skłania do rozważenia różnych usprawnień i nowych rozwiązań.
Istotną kwestią jest również zadbanie o odpowiednie przygotowanie wszystkich przedmiotów, archiwów czy mebli do przeprowadzki. Jeśli posiadamy ważne dokumenty firmowe, szczególnie te zawierające wrażliwe dane osobowe, warto zabezpieczyć je w specjalnych pojemnikach z plombą. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nie weszły one w posiadanie osób trzecich. Odpowiednie posegregowanie rzeczy przed przeprowadzką oraz ponumerowanie opakowań ze sprzętem przyspieszy proces relokacji. To dobry moment na uporządkowanie dokumentacji, digitalizację, wdrożenie nowych procedur, które ułatwią obieg dokumentów w nowym biurze czy optymalizację procedur związanych z drukiem.
Wybierając konkretną datę przeprowadzki, warto mieć na uwadze to, by sam proces trwał jak najkrócej. W tym celu dobrze jest ustalić termin, np. na koniec tygodnia, co zmniejszy problem operacyjności biura do minimum. Wybór odpowiedniej daty, która odpowiednio wcześniej będzie znana wszystkim pracownikom, pozwoli dobrze przygotować się do całego przedsięwzięcia.

Zadbać o pracowników

Bardzo istotnym elementem procesu relokacji jest zadbanie o jasną, przejrzystą i otwartą komunikację wewnątrz firmy. Warto pamiętać, że przeprowadzka dla wielu osób jest doświadczeniem stresującym, zwłaszcza jeśli wiąże się dodatkowo ze zmianą modelu pracy, np. przejściem z systemu gabinetowego do otwartej przestrzeni biurowej czy wdrożeniem elastycznych rozwiązań. Kluczem do wyjścia z tej sytuacji jest dobra komunikacja. Informując w sposób transparentny o podejmowanych decyzjach oraz wyjaśniając ich powody, ucina się w zarodku spekulacje wynikające często z niewiedzy i obawy przed nieznanym, i tym samym nie daje szansy na rozprzestrzenienie się plotek.
Dobrym narzędziem komunikacyjnym jest intranet. Na wewnętrznej stronie firmy można np. zamieścić filmy z wypowiedziami członków zarządu, harmonogram działań oraz inne istotne informacje związane z przeprowadzką. Nie zdejmuje to bynajmniej odpowiedzialności z liniowych menadżerów – interakcje na poziomie zespołu roboczego również są bardzo istotne.
Nie mniej ważne są kwestie administracyjne, takie jak poinformowanie o zmianie siedziby odpowiednich urzędów, partnerów biznesowych, wprowadzenie zmian na korporacyjnej stronie internetowej czy chociażby wymiana wizytówek, na których uwzględniony jest nowy adres biura.
 

KOMENTARZ EKSPERTA
Konrad Krusiewicz
Architekt, założyciel i CEO The Design Group

Firmy, które planują zmianę siedziby, muszą rozważyć wybór dobrego projektanta czy pracowni architektonicznej. Jest to niezbędny krok w procesie relokacji. Projektanci pomogą nie tylko w odpowiedniej aranżacji nowego miejsca, ale też i powiedzą, czy dana przestrzeń będzie odpowiadać potrzebom Klienta lub jak ją zmienić, by przestrzeń nie generowała dodatkowych kosztów w przyszłości. Dlatego współpraca ta powinna rozpocząć się jak najwcześniej, najlepiej jeszcze przed ostatecznym wyborem lokalizacji. Efekt końcowy będzie wtedy powalający zarówno pod względem designu, jak i ergonomii i funkcjonalności biura. Projekt wnętrz nowej siedziby trzeba potraktować więc jako inwestycję. W The Design Group pracujemy w dużej mierze dla wielkich korporacji, głównie z sektora BPO/SSC, które są wyjątkowo świadome tego, że biuro jest narzędziem wspierania pracy ludzi. Tu trzeba jednak pamiętać o tym, że pracodawcy nie kreują do końca środowiska pracy. Raczej odpowiadają na potrzeby zmieniającego się społeczeństwa, co jest wynikiem pewnego rodzaju globalnej rewolucji, którą tak naprawdę pandemia przyspieszyła. Bardzo szybko weszliśmy w erę online i zmniejszenia kontaktu międzyludzkiego. W nowych projektach, zauważyliśmy, że pojawia się więc oczekiwanie, by miejsca pracy były formowane na bazie nowych wytycznych opracowanych dzięki bardziej uważnemu podejściu do workplace strategy. Chodzi tu głównie o system hybrydowy, opartym o rozwiązania flexible. Dlatego właśnie coraz częściej nasi Klienci oczekują dziś od biur by były multifunkcjonalne, utylitarne i elastyczne, czyli takie, które będą dopasowywać się do użytkownika i podążać za nim. Tu pojawia się także niezwykle istotne podejście do projektowania skoncentrowanego na człowieku (Human Centered Design), która przyświeca naszemu zespołowi od zawsze. Oznacza ono środowisko przyjazne pod względem akustyki, oświetlenia, czy wszelkich rozwiązań audio-wideo i IT. 


Przeprowadzka to nie koniec

Choć może się wydawać, że proces przeprowadzki kończy się wraz z przeniesieniem wszystkich przedmiotów do nowej siedziby, warto popatrzeć na relokację szerzej i zadbać np. o integrację pracowników. W tym celu możemy np. przygotować mapki nowego biura i rozmieszczenia działów albo zorganizować specjalny event połączony ze zwiedzaniem nowej przestrzeni.
Często zapomina się również o procesie poadaptacyjnym, zbieraniu zwrotnych opinii od użytkowników przestrzeni na temat wprowadzanych zmian – czy wszystko działa? co można udoskonalić? Konsultacje z pracownikami nie tylko ułatwiają rozpoznanie problemów, ale działają dobrze na sam zespół, zwiększając jego zaangażowanie i identyfikację z nową przestrzenią pracy.
Przyjęcie hybrydowego modelu funkcjonowania skłoni zapewne wiele firm do zmiany siedziby. Nowe biura będą funkcjonowały inaczej niż przed pandemią, będą wymagały świeżego podejścia do komunikacji czy zaaranżowania przestrzeni. W tej sytuacji profesjonalne doradztwo może się okazać cenną pomocą w niełatwym procesie relokacji. Takie też wsparcie oferujemy naszym klientom.

Przypisy