Dołącz do czytelników
Brak wyników

PROPERTY

14 lipca 2020

Rzeczywistość w budynkach biurowych po pandemii

71
Następuje stopniowe odmrażanie gospodarki po wprowadzeniu przez polski rząd kolejnych ograniczeń w jej funkcjonowaniu (najpierw od 13 marca, później 24 marca, a następnie 31 marca). Otwierają się kolejne segmenty rynku, a ludzie powoli „oswajają się” z nową sytuacją i starają się przystosować do funkcjonowania w miejscach publicznych na zupełnie nowych zasadach.

Pytanie o to, kiedy pracownicy powinni wrócić do biura, spędza sen z powiek pracodawcom. Po nagłej, wymuszonej zmianie formy świadczenia pracy, spowodowanej nietypową sytuacją zagrożenia pandemią, stanęli oni przed wyzwaniem związanym z powrotem do dawnych przyzwyczajeń, ale w zupełnie nowym wydaniu.

POLECAMY

Jak jest obecnie?

Pandemia koronawirusa bez wątpienia jest dla wielu przedsiębiorstw momentem przełomowym, w szczególności w kontekście globalnego wdrożenia pracy zdalnej w organizacji i umożliwienia pracownikom wykonywania swoich obowiązków bez wychodzenia z domu w bardzo szerokim zakresie. Konieczność natychmiastowego zareagowania na zaistniałą sytuację wymagała od firm niezwykłej elastyczności oraz umiejętnego zarządzania kryzysowego. Obecnie kluczowym aspektem mającym wpływ na decyzję o powrocie do biura lub całkowitej rezygnacji z takiej możliwości do momentu, gdy będzie bezpiecznie, jest analiza zagrożeń i korzyści, jakie wiążą się z powrotem do biura z perspektywy organizacji.

 

Po co wracać?

Wiele firm uważa, że przejście na pracę zdalną nie wpłynęło znacząco na wyniki i efektywność pracowników. Niektórzy menedżerowie zaczęli się więc zastanawiać, czy w obecnej sytuacji potrzebna jest im taka ilość powierzchni biurowej, skoro pracownicy dają sobie świetnie radę, wykonując swoje obowiązki z domu. Wyciąganie takich wniosków, w dłuższej perspektywie może być dość ryzykowne. Pamiętajmy, że pandemia zmusiła większość społeczeństwa nie tylko do zmiany formy pracy, ale również spowodowała lęki i poczucie niepewności u wielu osób. Niemalże każdy ma wśród swoich bliskich kogoś, komu zmniejszono wynagrodzenie lub kto w ogóle stracił pracę. Taka sytuacja powoduje, że pracownicy zamiast 8 godzin pracują 10 lub więcej, by pokazać swoją przydatność firmie, co w krótkim czasie przekłada się na większą produktywność. Jednak w dłuższej perspektywie może to być bardzo destruktywne społecznie, a skutki takich działań mieliśmy okazję zaobserwować w statystykach z końca kwarantanny w Chinach, gdzie wzrosła liczba rozwodów oraz odsetek osób z depresją.

Biuro zapewnia pracownikom podstawową infrastrukturę i narzędzia, które nie zawsze można przenieść i zaadaptować w przestrzeni domowej. Stanowiące podstawowe wyposażenie biura elementy pomagają w wykonywaniu obowiązków i mają znaczący wpływ na komfort pracy oraz jej efekty. Do narzędzi tych zalicza się nie tylko ergonomiczne stanowisko pracy, wyposażone w regulowane krzesło i biurko czy komputer służbowy, ale także szybki internet, dodatkowy, duży monitor, a nawet dobra, parzona w ekspresie kawa.

Współcześnie technologia umożliwia nam pracę z dowolnego miejsca na Ziemi, a samo biuro stało się czymś więcej niż tylko przestrzenią fizyczną – pełni przede wszystkim funkcję społeczną. Tylko spotkania „w realu” dają możliwość budowania relacji z innymi, umożliwiają efektywną wymianę wiedzy, naukę i wdrażanie innowacji w firmie. Wiele lat temu firma Yahoo, w ramach eksperymentu, pozwoliła swoim pracownikom pracować zdalnie bez ograniczeń, chcąc zweryfikować, jaki będzie miała ona wpływ na przedsiębiorstwo. Po dogłębnej analizie okazało się, że rozwiązanie w tak szerokim zastosowaniu było niebezpieczne dla firmy i przynosiło więcej strat niż korzyści. Niektórzy pracownicy nie pojawili się w biurze przez cały rok, a o ich istnieniu wiedzieli nieliczni. Kluczowym argumentem za powrotem do biura było zmniejszenie liczby interakcji między pracownikami, co wpływało na zmniejszoną innowacyjność i konkurencyjność firmy na rynku. Inny element, na który warto zwrócić uwagę, to znaczny spadek identyfikacji pracowników z firmą, co w dłuższej perspektywie wpływało na pogorszenie wyników oraz znaczny wzrost otwartości na zmianę pracodawcy.

Znaczne ograniczenie kontaktu z innymi ludźmi i brak socjalizacji może wpływać na pogorszenie samopoczucia, a to – z kolei – może skutkować spadkiem efektywności oraz jakości wykonywanej pracy.

Jak przygotować biuro?

Gdy odpowiemy już sobie na pytanie o korzyści płynące z powrotu do biura, należy przyjrzeć się możliwym zagrożeniom i możliwościom jego reorganizacji. Rzeczywistość biurowa, podobnie jak nasza codzienność, uległa zmianie, a szereg przepisów i procedur bezpieczeństwa, wprowadzonych w wyniku pandemii, zostanie z nami na dłużej. Pracodawcy i zarządcy budynków stają więc przed wyzwaniem polegającym na dostosowaniu powierzchni biurowej do nowej codzienności.

Jedną z podstaw w reorganizacji biura, a zarazem istotą autorskiej koncepcji międzynarodowej firmy doradczej Cushman & Wakefield, o nazwie „Six Feet Office”, jest rozplanowanie przestrzeni w taki sposób, aby zapewnić bezpieczne odległości między pracownikami – zarówno przy indywidualnych stanowiskach pracy, jak i w przestrzeniach wspólnych – oraz ograniczenie liczby punktów dotyku w przestrzeni biurowej. W procesie dostosowywania biura do nowych wymogów wykorzystuje się nie tylko rozwiązania technologiczne, ale też proste rozwiązania praktyczne. Przykładem takich działań jest rozróżnienie stref dla pracowników kolorową wykładziną, stosowanie komunikatów poziomych i naklejek informujących o zasadach bezpieczeństwa, ograniczenie liczby stanowisk pracy i miejsc siedzących w salach konferencyjnych, ale też montowanie bezdotykowych włączników światła i wdrażanie aplikacji pomagających kontrolować ruch w przestrzeni biurowej. Zasady dystansowania społecznego będą obowiązywać również w windach i recepcjach budynków biurowych.

Zasada „czystego biurka”, która w wielu miejscach pracy była popularnym hasłem jeszcze przed pandemią, teraz przybiera na znaczeniu, podobnie jak każda z zasad dotycząca dbania o czystość w przestrzeni biurowej. Oczywistą kwestią jest zwiększenie częstotliwości sprzątania i dezynfekcja przycisków, klamek i barierek. Co więcej, środki dezynfekujące staną się wyposażeniem każdego stanowiska pracy, by pracownicy przed rozpoczęciem i po zakończeniu wykonywania obowiązków mogli wyczyścić miejsce, z którego korzystali.

Zmiany wprowadzane w budynkach biurowych i nowe zasady postępowania dostosowane do nowych warunków będą obowiązywać nie tylko pracowników, ale tak...

Ten artykuł dostępny jest tylko dla Prenumeratorów.

Sprawdź, co zyskasz, kupując prenumeratę.

Zobacz więcej

Przypisy