Czy odgórne nakazy powrotu do stacjonarnej pracy zdołają uzasadnić utrzymywanie pustych biurek, czy rynek czeka nieuchronna fala renegocjacji długoterminowych umów? Odpowiedź wydaje się przesądzona – wygrają te organizacje, które przestaną przeliczać sukces na liczbę rozstawionych mebli, a zaczną projektować powierzchnie tak, by każdy metr kwadratowy po prostu miał biznesowy sens.
REKLAMA
Widmo w biurowcu. Czym są „szare metry kwadratowe”?
Pandemia COVID-19 gwałtownie przyspieszyła globalne przejście na pracę w trybie hybrydowym. Mimo że od tamtych przełomowych wydarzeń minęło już sporo czasu, znaczna część przedsiębiorstw wciąż funkcjonuje w przestrzeniach zaprojektowanych dla dawnej rzeczywistości. Chodzi o świat, w którym absolutnym standardem była fizyczna obecność niemal każdego pracownika w siedzibie firmy – od poniedziałku do piątku, przez pełne osiem godzin dziennie.
Dziś struktura dnia roboczego w większości organizacji wygląda zupełnie inaczej. Zespół liczący 100 osób nadal dysponuje pełnym zestawem ponad stu stanowisk pracy, podczas gdy w biurze jednocześnie pojawia się zaledwie 10–20% załogi dziennie. Pozostałe biurka, przestronne salki konferencyjne oraz strefy socjalne przez przeważającą część tygodnia świecą pustkami i pozostają całkowicie nieużywane.
Na papierze wszystko się zgadza – powierzchnia pozostaje formalnie wynajęta, najemca dysponuje lokalem, a oficjalny wskaźnik pustostanów w budynku wynosi zero. W rzeczywistości jednak znaczna część tych metrów kwadratowych staje się tak zwaną powierzchnią „szarą” – martwą operacyjnie i pozbawioną realnej wartości dla zespołu, lecz nieustannie generującą koszty utrzymania.
Pułapka długoterminowych umów i zamrożony kapitał
Głównym powodem, dla którego firmy nie mogą natychmiast dostosować skali zajmowanej przestrzeni do swoich realnych potrzeb, jest specyfika rynku nieruchomości komercyjnych. Najemcy są związani sztywnymi, wieloletnimi kontraktami, zawieranymi zazwyczaj na 5, 7, a niekiedy nawet 10 lat, które podpisywano w zupełnie innych realiach rynkowych i społecznych.
W efekcie powstaje wyrazisty paradoks ekonomiczny. Przedsiębiorstwa, które na co dzień w obszarach operacyjnych intensywnie szukają oszczędności, optymalizują procesy technologiczne i skrupulatnie liczą każdy grosz, jednocześnie co miesiąc przeznaczają ogromne budżety na utrzymanie stanowisk pracy, przy których nikt nie siedzi. Z perspektywy finansowej jest to kapitał bezpowrotnie zamrożony w aktywie, które przestało odpowiadać rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania dynamicznej organizacji.
Narzucane RTO i zjawisko „Shadow Hybrid”
I właśnie na tym tle rodzi się rosnąca w siłę presja ze strony kadry zarządzającej na powrót do biur, znana w świecie korporacyjnym jako polityka RTO (return to office).
Odgórne nakazy pracy stacjonarnej, najczęściej obejmujące wymóg obecności przez trzy lub cztery określone dni w tygodniu, są zazwyczaj oficjalnie uzasadniane troską o kulturę organizacyjną, potrzebą lepszej integracji zespołów, sprawniejszym przepływem informacji czy stymulowaniem kreatywności. Choć te czynniki bez wątpienia mają swoje merytoryczne uzasadnienie, niezwykle trudno zignorować czysto ekonomiczny podtekst całej sytuacji. Kiedy zarząd co miesiąc zatwierdza faktury za najem powierzchni biurowej, w naturalny sposób pojawia się pragmatyczne pytanie: „Skoro co miesiąc przeznaczamy na to ogromne budżety, dlaczego z tej przestrzeni nie korzystamy?”.
W efekcie wdrażana polityka RTO bywa czasami desperacką próbą sztucznego dopasowania nawyków i zachowań pracowników do istniejącej przestrzeni biura, zamiast podejmowania elastycznych działań w drugą stronę, czyli płynnego dostosowania metrażu do rzeczywistych potrzeb operacyjnych zespołu.
Taka konfrontacyjna strategia często wywołuje jednak skutki absolutnie odwrotne do zamierzonych przez zarząd. W organizacjach powszechnie powstaje zjawisko nieformalnej pracy hybrydowej. Zmuszeni do powrotu do biur pracownicy skrupulatnie odbijają karty wstępu na bramkach, spełniając formalne wymogi systemów kontroli obecności, ale ich realne zaangażowanie w pracę stacjonarną pozostaje znikome. Większość wewnętrznych spotkań i tak nadal odbywa się za pośrednictwem łączy wideo na platformach komunikacyjnych, ponieważ kluczowa część zespołu pracuje akurat z domu. W rezultacie biuro pozostaje „pełne” jedynie w oficjalnych raportach frekwencyjnych, podczas gdy jego merytoryczna efektywność biznesowa nie wykazuje żadnego wzrostu.
Analityka przestrzeni. Dni tradycyjnego biura są policzone?
Cała ta sytuacja tworzy ciekawy obraz z punktu widzenia rynku nieruchomości komercyjnych. Dla właściciela biurowca taki stan rzeczy nie stanowi na pierwszy rzut oka żadnego bezpośredniego problemu – lokator regularnie opłaca faktury, budynek teoretycznie żyje na papierze, a poziom komercjalizacji wynosi satysfakcjonujące 100%. Z szerszej perspektywy całej gospodarki i samych najemców mamy jednak do czynienia z marnotrawieniem zasobów finansowych i przestrzennych na masową skalę.
Taki stan zawieszenia nie będzie jednak trwał w nieskończoność. Rynek wkrótce zmierzy się z falą wygasających długoterminowych umów najmu, które były podpisywane jeszcze w realiach przedpandemicznych lub w trakcie trwania pandemii. Przygotowując się do nadchodzących renegocjacji, przedsiębiorstwa przestają polegać na intuicji i sięgają po zaawansowane narzędzia analityczne.
Nowoczesne technologie do monitorowania faktycznego wykorzystania biurek i sal konferencyjnych, cyfrowe systemy rezerwacji przestrzeni (tzw. hot-desking) oraz automatyczna analiza obecności pracowników pozwalają zarządom niezwykle precyzyjnie określić rzeczywiste zapotrzebowanie na metraż.
Wnioski płynące z tego typu audytów bywają dla dotychczasowego modelu rynku biurowego wręcz bezlitosne. Analizy z łatwością wykazują, że firma zatrudniająca 500 osób wcale nie potrzebuje stałej powierzchni odpowiadającej pięciu tysiącom metrów kwadratowych. Zamiast tego w zupełności wystarczy jej zaledwie dwa tysiące metrów, ale za to przestrzeni doskonale zaprojektowanej, elastycznej i ukierunkowanej na pracę warsztatową, kreatywną oraz integrację zespołu.
Oznacza to fundamentalną zmianę myślenia o roli biura – priorytetem przestaje być prosta liczba rozstawionych mebli, a staje się nim realna funkcja i wartość, jaką dana przestrzeń wnosi do organizacji.
Praca zdalna jako standard. Dokąd zmierza rynek?
Złudne byłoby myślenie, że elastyczność da się wycofać decyzją zarządu. Praca z domu przestała być traktowana jako pandemiczny benefit czy miły dodatek. Dla współczesnego pracownika, zwłaszcza w sektorach wysokich technologii, finansów czy usług profesjonalnych, możliwość pracy hybrydowej stała się fundamentem oferty, równie ważnym co opieka medyczna czy wynagrodzenie.
W procesach rekrutacyjnych sztywne wymaganie pracy w 100% stacjonarnej staje się dla wielu kandydatów czynnikiem dyskwalifikującym. Zmiana społeczna i kulturowa, która dokonała się w podejściu pracowników do modelu pracy, jest trudna do odwrócenia.
Trudno też oczekiwać całkowitej rezygnacji z biur stacjonarnych. Faza skrajnego, bezkrytycznego entuzjazmu pracą w 100% zdalną również bezpowrotnie minęła. Siedziba firmy pozostaje kluczowym punktem kotwicznym tożsamości organizacji – naturalnym miejscem skutecznego wdrażania nowych pracowników, budowania wzajemnego zaufania i sprawnego prowadzenia skomplikowanych projektów kreatywnych i warsztatowych. Zmienia się jednak fundamentalne pytanie, przed którym stają dzisiaj zarządy – nie dotyczy ono już tego, „czy” w ogóle potrzebujemy biura, ale „jakiego” biura naprawdę potrzebujemy.
Nowa miara wartości metra kwadratowego
Epidemia „szarych metrów kwadratowych” to bez wątpienia jedno z największych wyzwań, przed którym stanie cały rynek nieruchomości komercyjnych w najbliższych latach. Nie wynikają one bowiem z obecności klasycznych pustostanów, które od razu widać w oficjalnych raportach. Wręcz przeciwnie, są znacznie trudniejsze do zauważenia i zidentyfikowania. Wyzwanie to jest tym trudniejsze, że pozostaje niemal całkowicie niewidoczne z zewnątrz. Budynki przecież stoją, światła w oknach wieczorami się świecą, a comiesięczne faktury za najem niezmiennie opiewają na pełne kwoty.
Prawdziwy problem widać dopiero wtedy, gdy wejdziemy do środka obiektu i zrobimy rzetelny bilans tego, ile z tej wynajętej przestrzeni naprawdę tętni życiem, sprzyja efektywnej pracy i przynosi organizacji realną wartość biznesową.
Być może kolejny etap ewolucji rynku nie będzie polegał na próbach odgórnego ściągania pracowników do biurek. Wygranymi na tym transformującym rynku okażą się te firmy i ci deweloperzy, którzy przestaną przeliczać sukces nieruchomości na powierzchnię czy liczbę rozstawionych mebli, a zaczną projektować powierzchnie w sposób elastyczny, tak by każdy metr kwadratowy po prostu miał sens i odpowiadał potrzebom nowoczesnego zespołu.
| Tradycyjne biuro | Nowoczesne biuro hybrydowe |
|
|
