Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

3 października 2020

NR 3 (Czerwiec 2020)

Powrót do przyszłości

16

Odmrożenie gospodarki postępuje, spadają kolejne ograniczenia związane z COVID-19 i zaczynają się powroty do biur. Proces powrotu pracowników do firm wzbudza jeszcze wiele kontrowersji.

W sieci można znaleźć wiele informacji dotyczących tego, jak przygotować biuro, stanowiska pracy czy nowe sposoby zarządzania. Wiele z tych rad dotyczy pierwszych tygodni i miesięcy po izolacji i pracy zdalnej.

Sytuacja jest płynna, jak cała ponowoczesność. Działania krótkoterminowe mają priorytet, ale nie powinny całkiem przysłonić planowania długoterminowego.

First things first

Celem tych przygotowań jest jak najszybszy, ale bezpieczny, powrót do efektywnego działania najważniejszych procesów w firmie. Zarządy chcą jak najszybciej zwiększyć przychody, podnieść obsługę klienta z podstawowego poziomu do tego, który jest ich celem strategicznym. Ważne jest też jak najszybsze przywrócenie prac w rozpoczętych projektach, działań sprzedażowych i oszacowanie możliwości pełnego lub częściowego zrealizowania założeń i planów biznesowych na rok 2020.

Jednocześnie powrót odbywa się w warunkach nieodwołanego stanu epidemii. Sytuacja prawna nie jest oczywista, trudno zdecydowanie odpowiadać na pytania o to, kto odpowiada za zachowanie bezpiecznego dystansu i niezbędnej higieny, co jest bezpieczne, a co higieniczne. Zasadą obowiązującą powinien być zdrowy rozsądek, racjonalne korzystanie z dostępnej wiedzy, dostosowanie podejmowanych kroków do rzeczywistych potrzeb i wymagań.

Należy przygotować zasady ruchu wchodzącego do biura i wewnętrznego po biurze, w miarę możliwości rozdzielając wejście od wyjścia, silniej monitorując wejścia i ograniczając je tylko do osób upoważnionych. Nadal dostępne powinny być środki dezynfekcji i inne wymagane produkty ochronne (rękawiczki, maseczki etc.). Tam, gdzie to uzasadnione, stoją podajniki, kamery termowizyjne, uruchamiane jest zdalne otwieranie drzwi.

W tworzeniu zasad ochrony szefowie muszą kierować się zarówno interesem i komfortem pracy załogi, jak i bezpieczeństwem pracowników, klientów i kontrahentów. Powinny zostać wdrożone nowe zasady utrzymania czystości i wprowadzone nowe środki chemiczne. Warto korzystać z wiedzy fachowców, by nie mnożyć wydatków na ozonowanie, zamgławianie ULV czy dezynfekcję, której efekty nie utrzymają się na tyle długo, aby wydatek ten był uzasadniony. Koszty tych działań nie mają być niskie, za to muszą być adekwatne do potrzeb.

Poza działaniami administratora budynku konieczne będzie opracowanie nowych zasad ruchu i korzystania z pomieszczeń, ogłoszenie ich i przeszkolenie załogi. Pracownik, który „nie może zakrywać ust lub nosa z powodu stanu zdrowia”, nie jest zobowiązany do przedstawienia zaświadczenia w tym zakresie. Czy decyzja o oddelegowaniu go do dalszej pracy z domu jest naruszeniem przepisów o mobbingu? Kto ma wracać do biur, a kto nie? Od czego to zależy? Znów odpowiedź uzależnia rozwiązania od wymagań i potrzeb, a to oznacza konieczność ich precyzyjnego zbadania. Bez rozmowy z pracownikami nie oszacujemy, jak rozumieją bezpieczeństwo. Mogą oni bardzo różnie oceniać poziom zagrożenia zdrowia, a ich obawy nie zawsze będą racjonalne. Jednocześnie, w bardzo zróżnicowany sposób będą podchodzili do preferencji pracy z biura lub kontynuacji pracy zdalnej. Wyważenie tych interesów i potrzeb będzie wymagało, być może, tymczasowej zmiany dotychczasowej struktury organizacyjnej, lub podziału zadań w obsłudze procesów.

W tworzeniu zasad ochrony szefowie muszą kierować się zarówno interesem i komfortem pracy załogi, jak i bezpieczeństwem pracowników, klientów i kontrahentów. Powinny zostać wdrożone nowe zasady utrzymania czystości i wprowadzone nowe środki chemiczne. Warto korzystać z wiedzy fachowców, by nie mnożyć wydatków na ozonowanie, zamgławianie ULV czy dezynfekcję, której efekty nie utrzymają się na tyle długo, aby wydatek ten był uzasadniony.

 

Zalecane są:

  • ruch jednokierunkowy – aby w korytarzach, o wymaganych przepisami budowlanymi, szerokościach 140 cm, móc zapewnić bezpieczny dystans,
  • rozsadzenie pracowników na wybranych biurkach (najczęściej jest to co drugie biurko), tak aby zapewnić dystans, a biurka „nieaktywne” pozbawić siedzisk lub zakryć folią, aby udaremnić przysiadanie się,
  • ograniczenie spotkań i zebrań, przekazywanie informacji i komunikatów w postaci infografik, plakatów lub nagranych wypowiedzi i zbieranie informacji zwrotnych komunikatorami czy ankietą,
  • ustalenie pracy zmianowej, o ile to możliwe, aby rozrzedzić zagęszczenie pracowników w biurach.

A co dalej?

Wszystkie decyzje podjęte teraz mają charakter przejściowy. Oparte są na aktualnie dostępnych informacjach o wirusie i o efektywności pracy zdalnej, odpowiadają aktualnym potrzebom wynikającym z obecnego kształtu procesów biznesowych i wdrożone zostały w ramach dostępnych środków i zasobów, często pod dużą presją czasu i mogą być nieprecyzyjne. 

Preferencje pracowników w zakresie dystansowania się i zapewnienia komfortu bezpieczeństwa nie tylko różnią się między branżami, poziomami stanowisk czy uwarunkowaniami rodzinnymi. To, że każdy z pracowników na pytanie o to „czy ta odległość jest bezpieczna”, odpowie inaczej, to tylko wierzchołek góry lodowej. Ta ocena, i idąca za nią potrzeba, będzie ewoluować w czasie. Domownicy tracą pracę lub z home office przechodzą znów do biura, otoczenie każdego pracownika pracującego zdalnie stale się zmienia. Można założyć, że strach przed wirusem będzie malał u większości, wraz z oswojeniem myśli o nim, ale wśród tych, którzy mają wrażliwych domowników będzie niezmiennie silny. A ponieważ jest nieracjonalny, to będzie musiał być uwzględniony w decyzjach dotyczących miejsca pracy.

Efektywność pracy w wielu przedsiębiorstwach nie tylko nie spadła w pierwszych tygodniach pracy zdalnej, ale wręcz wzrosła. Mówi się o efekcie „wszystkich rąk na pokładzie”, słynnej polskiej umiejętności współpracy w obliczu zagrożenia oraz zwykłej mobilizacji i gotowości do poświęceń jako alternatywie dla utraty pracy. Z drugiej strony, trudności w wykonywaniu zadań – przy jednoczesnej obecności pracującego zdalnie małżonka i zdalnie nauczanych dzieci – odnotowali nie tylko pracujący z kuchni czy kanapy, ale także ich współpracownicy, słysząc zakłócenie rozmów telefonicznych lub nie mogąc zgrać terminów telekonferencji. Ci, którzy cieszyli się z braku konieczności bycia przy biurku codziennie punktualnie o 09:00, mogą zatęsknić za tą rutyną, a ich wcześniejsza chwilowa euforia wynikała ze zmiany i nowości. Jaka jest prawdziwa, długoterminowa efektywność takiej pracy? Czy zmienia się z czasem i w miarę odmrażania miast?

Kolejnym elementem na nią wpływającym jest ergonomia środowiska pracy. Jak długo pracownik telemarketingu lub infolinii może pracować z wanny? Jak bardzo wzrośnie absencja wynikająca ze schorzeń kręgosłupa lub krążenia związanych z pracą na laptopie trzymanym na kolanach? Wyposażenie biur, wysokość biurek, ustawienia foteli pracowniczych, odległość oczu od monitora i kąt jego nachylenia regulowane są zarówno przepisami BHP, jak i wewnętrznymi regulacjami firm. W domu pracownik ma do dyspozycji takie warunki, jakie ma, i pracodawca może nie mieć na nie wpływu, nawet gdyby chciał. Jeśli dojdzie do porozumienia pracodawcy z pracownikiem, by doposażyć domowe miejsce pracy, rozpoczną się dyskusje z księgowością i weryfikowanie skutków podatkowych.

Home office może wpływać nie tylko na wydajność, ale i na innowacyjność, kreatywność, umiejętność rozwiązywania problemów – może być to wpływ zarówno negatywny, jak i pozytywny.

 

Pandemiczna izolacja udowodniła, że wiele czynności służbowych można wykonywać zdalnie, nawet tych, o których nigdy wcześniej tak nie myślano. Tego się już nie da „od-dowodnić”, dokonał się bezprecedensowy skok napędzany strachem – jedną z podstawowych cech pierwotnych, wynikających z instynktu przetrwania. Strach ten już blednie, zmienia się w lęk, ale dokonanej zmiany już nie cofniemy. Dalsza cyfryzacja procesów będzie się dokonywać jeszcze intensywniej, ograniczona jedynie nakładami finansowymi, lub otoczeniem prawnym. Wymuszone przez #zostańwdomu opuszczenie strefy komfortu przez bardziej konserwatywną część społeczeństwa, zintensyfikowało korzystanie z usług elektronicznych i e-commerce, które wcześniej było udziałem tych bardziej postępowych. Nie wrócimy nigdy do „normalności”, bo choć będzie normalnie, to nowa normalność będzie zdecydowanie bardziej cyfrowa. Dla biur...

Ten artykuł dostępny jest tylko dla Prenumeratorów.

Sprawdź, co zyskasz, kupując prenumeratę.

Zobacz więcej

Przypisy