Koszty eksploatacyjne a opłaty eksploatacyjne
Część kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości ponosi właściciel, a część jest rozdzielana na najemców zgodnie z zapisami umów najmu. Wydatki związane z bieżącym utrzymaniem obiektu nazywamy kosztami eksploatacyjnymi. Grupa kosztów docelowo opłacana przez najemców to opłaty eksploatacyjne. Są one zwykle uiszczane w postaci miesięcznych zaliczek, które są rozliczane po zakończeniu roku budżetowego. Ewentualne nadpłaty są zwracane lub zaliczane na poczet kolejnych należności. Niedopłaty należy wyrównać. Jak wynika z powyższego, wysokość kosztów i opłat eksploatacyjnych jest istotna z punktu widzenia zarówno najemcy, jak i wynajmującego, czyli właściciela obiektu. Umowy najmu zawierają katalog kosztów wchodzących w skład opłaty eksploatacyjnej. Zwykle katalog ten jest otwarty i obejmuje wszystkie koszty bieżącego utrzymania nieruchomości. Zdarza się, że wyłączane są z niego koszty mediów, które rozliczne są z najemcami osobno na podstawie refaktur.
I tak oprócz czynszu za najmowaną powierzchnię najemcy osobno robią opłaty:
- eksploatacyjne,
- za media zużyte bezpośrednio przez nich,
- za media zużyte na bieżące funkcjonowanie nieruchomości (coraz częstsza praktyka).
Praktyka wyłączania z opłat kosztów mediów zużywanych przez cały budynek powoduje obniżenie wysokości stawek opłat eksploatacyjnych. Z jednej strony ma to na celu przejrzystość kosztów, z drugiej bywa zabiegiem marketingowym mającym za zadanie prezentację opłat eksploatacyjnych na jak najniższym poziomie. Będąc najemcą, warto pytać o pełen katalog kosztów i sposób obliczania oraz prezentacji opłat. Natomiast będąc właścicielem budynku czy wynajmującym, warto dbać o transparentność tej prezentacji.
Czynniki wpływające na poziom opłaty
Poziom opłat eksploatacyjnych jest zróżnicowany z uwagi na wiele czynników. Do głównych zalicza się położenie nieruchomości, jej wiek, stan techniczny, stopień zaawansowania technicznego, stopień zużycia czy formę władania gruntem. Czynniki te wraz z wieloma innymi stoją u podstaw tworzenia założeń budżetowych i budżetu opłat eksploatacyjnych. Założenia to informacje, które mają sprawić, by budżet był jak najbardziej spójny z rzeczywistością prawną, ekonomiczno-gospodarczą, rynkową.
Celem założeń jest przewidzenie zmian, które będą miały wpływ na koszty. Im trafniejsze założenia, tym bardziej trafne obliczenie kosztów. Właścicielom mającym więcej niż jedną nieruchomość założenia ułatwiają także zarządzanie nieruchomościami w ramach grup, czyli w portfolio obiektów. Do najważniejszych założeń należą:
- prawne, czyli przewidywane zmiany przepisów dotyczących przykładowo podatków, ubezpieczeń czy wynagrodzeń,
- ekonomiczno-gospodarcze, jak wskaźnik inflacji, kursy walut, tendencje rynkowe,
- inne, takie jak prognozy pogody przekładające się na koszty ogrzewania, chłodzenia, odśnieżania.
W jaki sposób tworzy się budżet kosztów eksploatacyjnych i co wchodzi w jego skład?
Jeśli właściciel kupuje/przejmuje nieruchomość z istniejącym budżetem, sytuacja jest mniej skomplikowana, niż kiedy trzeba stworzyć budżet od zera. Jeśli mamy gotowy budżet, to:
- W pierwszej kolejności powinniśmy zweryfikować zasadność poszczególnych pozycji budżetowych, czyli sprawdzić, czy faktycznie to, co jest zabudżetowane, ma pokrycie w rzeczywistości.
- Po drugie powinniśmy zweryfikować, czy niczego nie brakuje.
- Wreszcie powinniśmy sprawdzić, czy są to stawki rynkowe, czy może za coś płacimy za mało, a za coś za dużo.
Od ogółu do szczegółu
W przypadku tworzenia budżetu od zera sytuacja się komplikuje. Brak bowiem punktów odniesienia. Od czego zacząć? Od głównych pozycji kosztowych, następnie stworzyć podpozycje i tak dalej.
Co zatem tworzy katalog kosztów eksploatacyjnych? Głównymi pozycjami kosztowymi są:
- media,
- podatek od nieruchomości i użytkowanie wieczyste,
- obsługa techniczna,
- ochrona i recepcja,
- zarządzanie nieruchomością,
- sprzątanie,
- ubezpieczenie,
- inne.
Media
W większości nieruchomości komercyjnych media stanowią największą część kosztów eksploatacyjnych. Ich udział w całości często przekracza 1/3 kosztów eksploatacyjnych. Media to nie tylko woda i prąd, jak się czasem pobieżnie przyjmuje. Są nimi także: doprowadzenie wody i odprowadzenie ścieków, zakup i dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub paliwa gazowego (zależnie od sposobu zasilania budynku).
Obecnie w większości budynków komercyjnych lokale, czyli powierzchnie zajmowane przez najemców, są osobno olicznikowane. W sytuacji gdy najemcy nie mają osobnych liczników, media powinny być rozliczane na podstawie uzgodnień zawartych w umowach najmu. W takich sytuacjach stosuje się zwykle dwa sposoby:
- ryczałt
- proporcje.
W przypadku ryczałtu najemca w określonych odstępach czasu płaci stałą kwotę. Gdy zastosowano proporcję, płaci za zużycie proporcjonalnie do zajmowanej przez siebie powierzchni. Wówczas kwoty opłat są różne w zależności od poziomu zużycia mediów w danym przedziale czasu.
Na rynku coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania pozwalające z możliwie największą dokładnością monitować zużycie mediów. Warunkiem dokładności danych jest szczegółowe olicznikowanie nieruchomości.
Podatek od nieruchomości i użytkowanie wieczyste
Podatek od nieruchomości zajmuje zwykle drugie miejsce na liście opłat eksploatacyjnych. Użytkowanie wieczyste (o ile występuje) jest na piątej lub szóstej pozycji w zależności od sposobu podziału kosztów. Podatek od nieruchomości co do zasady obejmuje wszystkie grunty, budynki lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Natomiast opłata z tytułu użytkowania wieczystego dotyczy wyłącznie obiektów położonych na gruntach objętych tą formą władania. Użytkowanie wieczyste znacznie podnosi koszty opłaty eksploatacyjnej, stanowiąc ok. 11% jej kosztów.
Serwisy: obsługa techniczna, ochrona, sprzątanie
Kolejne miejsca w katalogu opłat eksploatacyjnych zajmują: obsługa techniczna, ochrona i recepcja oraz utrzymanie czystości. Tak jak ma to miejsce w przypadku większości usług, największy koszt serwisów budynkowych to koszt personelu. W zależności od rodzaju nieruchomości i zakresu usługi wynosi on 70–80% jej kosztu. Z tego powodu coraz większą popularnością cieszą się rozwiązania pozwalające zminimalizować pracę ludzi. Znajdują one zastosowanie głównie przy czynnościach powtarzalnych, jak zdalny odczyt liczników czy awizacja gości. Coraz częściej tzw. inteligentne rozwiązania są także wykorzystywane do minimalizacji pracy służb budynkowych, skutkując możliwością redukcji etatów lub zmianami zakresu obowiązków personelu w celu optymalizacji kosztów.
Zarządzanie nieruchomością
Zarządzenie to usługa, której koszt wkalkulowany jest w opłaty eksploatacyjne. Wraz z upływem lat zakres obowiązków zarządców nieruchomości uległ znacznemu zwiększeniu. Kilkanaście lat temu zarządcy pełnili w Polsce funkcje typowo administracyjne. Obecnie katalog obowiązków property managera jest szeroki i oprócz bieżącego nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości obejmuje tworzenie budżetów kosztowych, udział w tworzeniu budżetów nakładów inwestycyjnych, negocjowanie krótkoterminowych umów najmu, sporządzanie rozbudowanych raportów analityczno-finansowych dla właściciela nieruchomości, udział w wycenach na potrzeby banków finansujących, w audytach technicznych, due dilligence, opracowywanie biznesplanów i strategii optymalizacji kosztów, wsparcie wynajmującego w maksymalizacji przychodów. Oprócz tego do zadań zarządcy należy też dbanie o relacje z wynajmującym, najemcami, serwisami budynkowymi i innymi podmiotami świadczącymi usługi na rzecz nieruchomości.
Ubezpieczenie
Polisa ubezpieczeniowa to kolejna ważna pozycja na liście opłat eksploatacyjnych. Koszty ubezpieczenia obejmują majątek nieruchomości w pełnym zakresie i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) nieruchomości. W wielu obiektach komercyjnych standardem jest włączanie do zakresu polis ubezpieczenia od zdarzeń z zakresu terroryzmu. Praktyka ta stała się powszechna po serii ataków terrorystycznych, które miały miejsce 11 września 2001 roku na terytorium Stanów Zjednoczonych. Wysokość ubezpieczenia zależy przede wszystkim od wartości nieruchomości oraz ilości obiektów objętych ubezpieczeniem, a także od poziomu franszyzy na poszczególne zdarzenia.
Pozostałe koszty eksploatacyjne zależą od rodzaju nieruchomości, jej stanu i zaawansowania technicznego oraz specyfiki. Zalicza się do nich m.in. drobne naprawy, usuwanie awarii, nadzór z zakresu bezpieczeństwa przecipożarowego., usługi DDD, utrzymanie zieleni, dekoracje codzienne i sezonowe.
Komentarz eksperta
Pani Agnieszka jako doświadczona specjalistka znana w branży trafnie opisała czym są koszty związane z utrzymaniem nieruchomości oraz w jaki sposób są rozliczane. Myślę, że ciekawym aspektem poruszonym w artykule jest sposób obniżania wysokości stawek opłat eksploatacyjnych przez niektórych Wynajmujących poprzez wyłączenia z nich zużycia mediów obiektu. W tym miejscu warto jednak zauważyć, że najemcy, w szczególności obiektów biurowych, często nie znają zasad rozliczania kosztów utrzymania nieruchomości. Przyczyną tego jest fakt, iż bycie najemcą nie jest ich główną sferą działalności, a jednym z wielu aspektów pozwalających osiągnąć założone własne cele biznesowe. Zdarzają się sytuacje kiedy nieświadomi najemcy, znajdujący się w trudnej sytuacji, zamiast negocjować sposób rozliczenia opłat eksploatacyjnych, negocjują wysokość samych zaliczek. Na nic zdaje się tłumaczenie Wynajmującego, że finalnie przy rozliczeniu będą i tak zobligowani do zapłaty części wyliczonej według swojego udziału. Zmniejszenie zaliczek gwarantuje bowiem wyższą jednorazową dopłatę przy rozliczeniu rocznym. Warto pamiętać, że na rynku funkcjonuje kilka sposób uchronienia się przed dopłatami przy rozliczeniu, jest to m.in. ryczałtowe opłacanie zaliczek na poczet utrzymania nieruchomości, które nie są finalnie rozliczane lub zastosowanie CAP’u, który zapewnia najemcy, że wysokość opłaty eksploatacyjnej po rozliczeniu nie będzie wyższa niż ustalona wartość procentowa sumy wpłaconych zaliczek.
Wynajem powierzchni każdej nieruchomości odbywa się na podstawie Umowy Najmu, która jest wynikową ustaleń pomiędzy stronami. Nie mniej jednak zawsze powinna polegać na partnerskiej współpracy i zaufaniu, które stworzy przyjazne środowisko biznesowe dla obu stron.
Mateusz Gramza
Property Manager, NAI Estate Fellows
Koszty a rodzaj budynku
Główny katalog kosztów jest stały dla większości nieruchomości komercyjnych. Jednak budżet centrum handlowego będzie nieco inny niż magazynu czy biurowca. I tak w obiektach handlowych budżet kosztów w dużej mierze stanowią wydatki związane z utrzymaniem części wspólnych, podczas gdy w biurowcach ta kwota jest zdecydowanie mniejsza. W magazynach – najmniej skomplikowanych pod kątem budowy obiektach komercyjnych, budżet jest również najmniej skomplikowany. To nie oznacza, że ludzie, którzy nad nim pracują i go realizują, mają mniej pracy niż ci, których budżety są karkołomne. Każdy asset, property czy facility manager i każdy usługodawca ma swoje obowiązki. Wykonywanie każdego zawodu na dobrym poziomie wymaga nakładu pracy i zaangażowania. Piszę o tym po to, żeby podkreślić wagę każdego zawodu, o której często zapominamy, będąc po tzw. drugiej stronie. Świadczenie każdej z usług dotyczących nieruchomości komercyjnych wiąże się z odpowiedzialnością i różnymi rodzajami ryzyka. Na co dzień współpracuję z ludźmi ze strony inwestorów, zarządców, usługodawców. To sprawia, że spoglądam na rynek nieruchomości komercyjnych szerzej niż kiedykolwiek. Mówi się, że nieruchomości to ludzie – i to prawda. Zależy mi na tym, aby cykl publikacji, który rozpoczynam w Real Estate Magazine, pomógł firmom świadczącym usługi dla branży nieruchomości lepiej się nawzajem zrozumieć i w rezultacie przyczynił się do zwiększenia uważnych dyskusji pomiędzy stronami.
Od jakiegoś czasu wiele mówi się o nieustannej presji czasu i ceny – zwłaszcza ceny. Z jednej strony deklaruje się jakość, z drugiej domaga niskiej ceny. Usługodawcy dwoją się i troją, by sprostać rosnącym wymaganiom klientów i rosnącej konkurencji.
Żyjemy z czasach nadpodaży produktów, usług i w erze ich kopiowania. Czy wszystkim jest trudno? Nie. Sytuacja firm zależy od rodzaju świadczonych usług, momentu, w którym się znajdują jako organizacja versus otocznie rynkowe – i od wielu innych czynników. Jednak zdecydowanej większości firm nie jest łatwo. Chcemy zarabiać więcej, mniej pracować, mieć więcej czasu wolnego, by jakość miejsc, w których pracujemy była dobra, a otoczenie miłe. To czysta ekwilibrystyka, niełatwa do pogodzenia.
Wierzę jednak, że dzięki temu, co myślimy, jak widzimy nasze otoczenie, w tym konkurencję, i co z tym faktem robimy, może zrobić różnicę.
W kolejnych odcinkach sezonu będę rozbrajała poszczególne kategorie opłat eksploatacyjnych na czynniki pierwsze. Wyjaśnię, jak postrzegają je asset managerowie, a jak zarządcy i wreszcie firmy świadczące usługi i dostarczające produkty oraz rozwiązania na potrzeby nieruchomości komercyjnych. Opowiem też, w którym miejscu w tym procesie znajdują się najemcy – bo przecież nic o nich bez nich. Jeśli chcecie poznać tzw. drugą stronę medalu, to koniecznie bądźcie ze mną na łamach kolejnych wydań REM.
