Rearanżacja biura to przedsięwzięcie angażujące wiele różnych podmiotów. W pierwszej kolejności to najemca i wynajmujący, czyli właściciel nieruchomości. Kolejny to zarządca – firma zewnętrzna, z której korzysta wynajmujący, bądź jak dzieje się coraz częściej – własny property manager pracujący bezpośrednio na pokładzie właściciela obiektu. Do tego dochodzi szereg innych interesariuszy, jak choćby firma remontowo-budowlana, generalny inwestor – w przypadku większych inwestycji czy kierownik techniczny obiektu.
REKLAMA
Jak bezpiecznie i sprawnie przeprowadzić prace rearanżacyjne? I jak w ten proces wpisują się zarządca i architekt? I wreszcie, dlaczego rola jednego i drugiego jest w tym przypadku niezmiernie istotna?
Mogłoby się wydawać, że skoro najemca robi rearanżację własnego lokalu, to nawet jeśli korzysta z pomocy wynajmującego, czyli właściciela nieruchomości, to udział zarządcy budynku jest w tym procesie zbędny. Nic bardziej mylnego. Zarządca, będąc osobą odpowiedzialną za obiekt z ramienia jego właściciela, jest zwykle mocno zaangażowany w temat aranżacji, czyli fit-outu, stosując nomenklaturę branżową. To zaangażowanie pojawia się już na etapie negocjowania umowy najmu bądź aneksu do niej, podpisywanych w przypadku zmian w przestrzeni biurowej. To wtedy z zarządcą są (a przynajmniej powinny być) konsultowane zagadnienia dotyczące charakteru i zakresu prac aranżacyjnych, ich terminu, wykonawców i innych niezbędnych szczegółów.
Ze swojej strony gorąco polecam, żeby na każdym z etapów rearanżacyjnych konsultować ich zakres i przebieg z zarządcą. Jego rola jest nie do przecenienia, jeśli chodzi o praktyczne podpowiedzi dotyczące przebiegu prac. Sugestie zarządcy pozwalają uniknąć nieprzemyślanych sytuacji kończących się zwykle niepotrzebnymi, dodatkowymi kosztami po stronie właściciela obiektu bądź najemcy. To samo dotyczy innych ryzyk, które nie zawsze muszą przekładać się bezpośrednio na uszczerbek finansowy, mogą natomiast być dotkliwe dla reputacji wynajmującego. Reputacja właściciela obiektu i postrzeganie jego marki wpływają także na proces wynajmu. Budynek bez najemców nie ma racji bytu, dlatego tak ważne jest, by to, co się w nim dzieje, było robione nie tylko zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, ale także logicznie i fachowo – z głową.
Zatem po kolei, czyli – mamy pomysł. Przyjmijmy na potrzeby tej publikacji, że najemca (firma o globalnym zasięgu) wynajmuje 5 tys. m2 na pierwszym piętrze budynku biurowego położonego w centrum Warszawy.
Obiekt powstał kilkanaście lat temu, funkcjonuje jako klasyczny budynek biurowo-usługowy, z handlem i usługami w parterze oraz powierzchniami biurowymi na wyższych kondygnacjach. Budynek znajduje się w obszarze zabudowy śródmiejskiej, w którym obowiązują ograniczenia dotyczące reklam, szyldów i ingerencji w wygląd elewacji. Dodatkowo, ze względu na charakter otoczenia, część zmian widocznych z zewnątrz może wymagać uzgodnień z właściwymi instytucjami miejskimi, a w pewnych przypadkach również konsultacji konserwatorskich. Najemca zajmuje tę powierzchnię od kilku lat. W momencie podpisywania umowy układ biura był dla niego wystarczający: dominował open space, kilka sal konferencyjnych, gabinety menedżerskie, kuchnia, niewielka serwerownia oraz zaplecze socjalne. Po pandemii model pracy w firmie znacząco się zmienił. Część zespołu pracuje hybrydowo, część wróciła do biura na stałe, a część pojawia się w siedzibie na zorganizowanych spotkaniach cyklicznych kilka razy w miesiącu. Firma dostrzega potrzebę dostosowania biur do aktualnych potrzeb. Zakres zmian wymaga działań kompleksowych, w różnych obszarach branżowych.
Z tym pomysłem najemca przychodzi do wynajmującego, czyli właściciela nieruchomości.
Najczęściej robi to drogą formalną, bo tego wymaga umowa najmu. W praktyce zdarza się, że wysyłkę e-maila/pisma z informacją poprzedza nieformalna rozmowa. Wszelkie zmiany przestrzeni muszą być dokonywane zgodnie z zawartą umową najmu. Już na etapie pomysłu należy zapoznać się z jej zapisami, żeby po złożeniu wniosku nie okazało się, że określony rodzaj prac jest w budynku zabroniony.
Wynajmujący chce wyjść naprzeciw oczekiwaniom najemcy i działając kompleksowo w zakresie formalnym i budowlanym, doprowadzić powierzchnie do potrzeb najemcy i aktualnych standardów. Zakłada całkowite odnowienie powierzchni, wymianę wyposażenia, zmianę identyfikacji wizualnej zgodną z globalnym rebrandingiem, powiększenie liczby sal spotkań, wydzielenie kilku pomieszczeń do pracy cichej oraz stworzenie większej strefy socjalnej. Chce również ograniczyć liczbę przypisanych biurek i wprowadzić bardziej elastyczny model korzystania z przestrzeni. W praktyce oznacza to częściowe wyburzenia ścianek działowych, postawienie nowych przegród, zmianę lokalizacji drzwi, przebudowę stref wejściowych, dostosowanie kontroli dostępu oraz ingerencję w instalacje elektryczne, teletechniczne, wentylacyjne i oświetleniowe. Firma planuje również rozbudowę serwerowni, ponieważ nowe wymagania IT i cyberbezpieczeństwa zakładają większą liczbę urządzeń, lepsze chłodzenie, dodatkowe zasilanie awaryjne oraz ściślejszą kontrolę dostępu.
Proces wyboru powierzchni biurowej lub usługowej zazwyczaj rozpoczyna się od oceny podstawowych parametrów: lokalizacji, metrażu, dostępności i kosztów najmu oraz ogólnej atrakcyjności przestrzeni. Najemca poszukuje miejsca, które odpowiada jego potrzebom operacyjnym, mieści się w założonym budżecie i zapewnia odpowiednie warunki do prowadzenia działalności. Jeżeli lokal spełnia te kryteria, decyzja o najmie często zapada stosunkowo szybko.
Z perspektywy architekta jest to jednak dopiero pierwszy etap weryfikacji. Odpowiednia powierzchnia i korzystna lokalizacja nie przesądzają jeszcze o tym, że planowana działalność może zostać wprowadzona do danego obiektu bezpiecznie, zgodnie z obowiązującymi przepisami i bez istotnych nakładów adaptacyjnych. Kluczowe staje się więc nie tylko pytanie, czy najemca zmieści się w danym lokalu, lecz przede wszystkim, czy określona funkcja może zostać prawidłowo wpisana w konkretny budynek, jego uwarunkowania techniczne, formalne i eksploatacyjne.
To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie. Innych rozwiązań projektowych wymaga klasyczna powierzchnia biurowa przeznaczona dla stałych pracowników, innych punkt obsługi klientów, lokal gastronomiczny, showroom, klub fitness, przedszkole w biurowcu czy przestrzeń administracyjna powiązana z zapleczem socjalnym zakładu produkcyjnego. Choć w potocznym rozumieniu wszystkie te funkcje mogą mieścić się w szerokiej kategorii usług, z perspektywy przepisów, bezpieczeństwa użytkowników, wymagań instalacyjnych oraz organizacji pracy budynku są to często zupełnie odmienne przypadki.
Szyld, wejście, dostawy – detale, które mogą zatrzymać projekt
Jednym z pierwszych tematów, które pojawiają się przy lokalach usługowych i biurowych, jest widoczność z zewnątrz. Najemca chce być zauważalny z ulicy, a wynajmujący chce zachować spójność budynku. Do tego dochodzą przepisy miejskie, ustalenia z urzędem miasta, wymagania konserwatora zabytków albo ograniczenia wynikające z uchwały krajobrazowej.
Nawet niewielka tabliczka informacyjna wymaga uzgodnień. Jeszcze bardziej skomplikowane bywają szyldy, semafory, podświetlane logotypy czy reklamy. Podobne problemy pojawiają się przy organizacji dostaw, zaplecza i dostępu po godzinach pracy budynku. Salon meblowy może potrzebować szerszych drzwi i wygodniejszej drogi transportu. Lokal gastronomiczny będzie miał inne wymagania wentylacyjne niż klasyczne biuro. Siłownia może generować inne obciążenia konstrukcyjne i akustyczne. Market działający do późnych godzin potrzebuje innego modelu dostępu niż urząd czynny do 16:00.
To pokazuje, że powierzchnia nigdy nie funkcjonuje w oderwaniu od całego obiektu. Liczy się nie tylko wnętrze lokalu, ale też wejścia, windy, klatki schodowe, toalety, strefy wspólne, godziny otwarcia budynku, zasady kontroli dostępu i logistyka codziennego działania.
„Usługi” to zbyt ogólne pojęcie
W miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego często pojawia się szerokie określenie „usługi”. Dla wielu osób brzmi to jak zielone światło dla dowolnej działalności: biura, handlu, gastronomii, fitnessu, administracji czy edukacji. W praktyce każda z tych funkcji może oznaczać inne wymagania.
Forma usługi wpływa między innymi na liczbę miejsc postojowych, dostępność dla klientów, wymagania sanitarne, wentylację, instalacje, drogi ewakuacji i klasyfikację pożarową. Przedszkole w biurowcu nie jest po prostu kolejną usługą. To zupełnie inna kategoria zagrożenia ludzi i zupełnie inne wymagania projektowe.
Dlatego już na początku trzeba doprecyzować, jaka działalność ma być prowadzona w lokalu. Czy będzie to biuro dla stałych pracowników, czy przestrzeń, do której przychodzą klienci, czy punkt obsługi administracyjnej, czy miejsce sprzedaży, czy lokal gastronomiczny, czy przestrzeń fitness? Każda odpowiedź uruchamia inne konsekwencje formalne i techniczne.
Istniejący budynek ma swoje granice
Szczególnie wymagające są projekty w budynkach istniejących, które wracają na rynek po latach użytkowania przez jednego najemcę albo wymagają modernizacji po długim okresie eksploatacji. Przestrzeń, która przez 15 czy 20 lat działała jako biuro, niekoniecznie spełnia aktualne standardy. Zmieniły się przepisy, technologie, sposób pracy i oczekiwania pracowników. Inne są wymagania dotyczące oświetlenia, wentylacji, ergonomii stanowisk pracy, infrastruktury IT, cyberbezpieczeństwa, akustyki czy zarządzania budynkiem. Nawet jeśli funkcja pozostaje „biurowa”, zakres modernizacji może być znaczny.
Instalacje są jednym z najczęstszych ograniczeń. Może zabraknąć mocy elektrycznej, wydajności wentylacji, możliwości chłodzenia serwerowni, odpowiedniego zaplecza sanitarnego albo parametrów wymaganych dla gastronomii czy intensywnie użytkowanej przestrzeni usługowej. Do tego dochodzi pytanie, czy konstrukcja budynku wytrzyma nowe obciążenia, na przykład przy siłowni albo dużej liczbie urządzeń technicznych. Właśnie dlatego architekt nie analizuje wyłącznie ścian i układu pomieszczeń. Musi sprawdzić możliwości całego budynku: formalne, techniczne, instalacyjne, pożarowe i użytkowe.
Kolejny rozdział sposobu funkcjonowania przestrzeni biurowych
Współczesne biuro nie jest już prostym układem pokoi, korytarzy i sal konferencyjnych. Po pandemii wiele firm ponownie zaprasza pracowników do biur, ale musi stworzyć im warunki, które rzeczywiście uzasadniają powrót. Zmienił się również model pracy. Rośnie znaczenie przestrzeni wspólnych, miejsc do pracy cichej, pomieszczeń do rozmów online, stref odpoczynku, zaplecza socjalnego i dobrze zaprojektowanych kuchni. Firmy produkcyjne, które mają przy zakładzie część biurową, często potrzebują dodatkowo szatni, pomieszczeń regeneracji, przestrzeni wyciszenia czy zaplecza dla pracowników linii produkcyjnej.
Liczy się również światło dzienne, brak olśnień, ergonomia stanowiska, akustyka, jakość powietrza, wilgotność, temperatura, dostęp do zieleni, możliwość odpoczynku i łatwość codziennego korzystania z przestrzeni. Znaczenie mają również kwestie pozornie zewnętrzne wobec samego lokalu: dojazd komunikacją miejską, parking, miejsce na rower, korki, dostępność wejścia, bliskość usług i gastronomii. To, co kiedyś uznawano za dodatkowy komfort, dziś coraz częściej staje się elementem strategii employer brandingowej i ESG. Biuro jest miejscem pracy, które powinno wspierać efektywność, zdrowie i zaangażowanie ludzi. Źle zaprojektowane środowisko może przeciążać pracowników, obniżać ich koncentrację i utrudniać codzienne funkcjonowanie.
Technologia, bezpieczeństwo i BMS
Coraz większą rolę w projektowaniu biur odgrywa technologia. Systemy kontroli dostępu, zamki kodowe, rejestracja wejść i wyjść, monitoring, zarządzanie światłem, ogrzewaniem, chłodzeniem i wentylacją stają się standardem. BMS, czyli zautomatyzowany system zarządzania budynkiem, pomaga przygotować przestrzeń do przyjścia pracowników, ograniczyć zużycie energii i zapewnić komfort użytkowania. Nowoczesne biuro powinno działać intuicyjnie. Pracownik po wejściu i wykonaniu swojej pracy musi bezpiecznie opuścić przestrzeń bez konieczności ręcznego sterowania każdym systemem. Jednocześnie budynek musi pozostać zabezpieczony, szczególnie wtedy, gdy różni najemcy pracują w różnych godzinach.
Do tego dochodzą wymagania IT. Jeśli firma pracuje na danych, ma wewnętrzne serwery albo podwyższone wymagania cyberbezpieczeństwa, potrzebuje odpowiednio wydzielonych, chłodzonych i zabezpieczonych pomieszczeń. Serwerownia to nie szafa ustawiona w przypadkowym miejscu – to przestrzeń, która może wymagać osobnych rozwiązań pożarowych, instalacyjnych i dostępowych.
Rola sprawnego zarządcy
Warto już na etapie pomysłu zwrócić się do zarządcy, który z uwagi na swoje praktyczne doświadczenie i znajomość nieruchomości może podpowiedzieć, jak remont sprawniej przeprowadzić, ograniczyć koszty. Oczywiście mam tu na myśli sytuację, w której zarządca jest „współpracujący” i kompetentny. Z praktycznego punktu widzenia zarządcy powinno zależeć na dobrej relacji z najemcą, z jego przedstawicielami. Do nieodzownych elementów budujących tę relację należy regularny kontakt z najemcami pozwalający lepiej poznać biznes najemcy – jego oczekiwania i potrzeby. Dzięki temu zarządca ma szanse wyłapać trudności, które najemca może napotkać podczas wykonywania prac w nieruchomości.
Aranżacja biura jest jednym z najbardziej czasochłonnych i niewdzięcznych zajęć, które najemca musi wykonać. Zawsze w jakimś stopniu wpływa na prowadzoną przez najemcę działalność, często utrudniając jej prowadzenie bądź czasowo ją wyłączając, w rezultacie skutkując zmniejszeniem przychodu. A przychód najemcy jest nierozerwalnie związany z tym, jak płaci czynsz. To dlatego sprawne przeprowadzenie go przez prace aranżacyjne jest tak ważne zarówno z perspektywy najemcy, jak i wynajmującego.
Kontynuując przykład remontu przytoczony w niniejszym artykule, przechodzimy do części formalnej – najemca przedstawia zarządcy główne założenia swojej inicjatywy, czyli:
- całkowite odnowienie powierzchni – wymiana całości wyposażenia,
- częściowe wyburzenia ścianek działowych,
- wstawienie nowych drzwi w innych miejscach niż poprzednio, w tym wejściowych do lokalu,
- posadowienie reklamy świetlnej na
- zajmowanym w ramach umowy najmu tarasie,
- rozbudowa serwerowni.
W związku z tak rozbudowanym zakresem remontu zarządca już na etapie pierwszej rozmowy powinien przekazać najemcy informacje, które ułatwią stronom komunikację, a na dalszym etapie pozwolą sprawniej uzyskać wymagane zgody, opinie i pozwolenia.
Dlaczego architekt powinien wejść do procesu wcześnie?
Największą wartością architekta w procesie najmu jest umiejętność połączenia trzech perspektyw: potrzeb biznesowych najemcy, możliwości technicznych budynku i wymagań formalnych wynikających z przepisów. Najemca myśli o swojej działalności. Wynajmujący myśli o komercjalizacji powierzchni. Urzędy i rzeczoznawcy patrzą przez pryzmat regulacji. Architekt musi te światy połączyć, przy okazji rozwiązując wszystkie wymagania budowlano-techniczne i koordynację instalacyjno-branżową.
Jego zadaniem jest sprawdzić, czy planowana funkcja mieści się w budynku, jakie dokumenty będą potrzebne, jakie są ograniczenia, co można zoptymalizować i jakie decyzje warto podjąć przed podpisaniem umowy. Czasem najlepszą rekomendacją będzie potwierdzenie, że lokal dobrze nadaje się do planowanej funkcji. Czasem konieczne jest wskazanie warunków, które trzeba wpisać do umowy, a czasem uczciwe przekazanie informacji, że dana powierzchnia nie jest dobrym wyborem, bo koszty albo ryzyka będą zbyt duże.
W tym miejscu warto rozróżnić dwa modele wsparcia projektowego: architekta działającego in-house, czyli po stronie właściciela lub zarządcy obiektu, oraz zewnętrznego biura projektowego zaangażowanego do konkretnego procesu rearanżacji. Architekt in-house wnosi do procesu znajomość budynku: jego dokumentacji, standardu technicznego, wcześniejszych przebudów, ograniczeń instalacyjnych, procedur właścicielskich oraz typowych ryzyk eksploatacyjnych. Dzięki temu może szybko ocenić, czy proponowane rozwiązania są możliwe do wdrożenia, zgodne ze standardem obiektu i bezpieczne dla jego bieżącego funkcjonowania.
Zewnętrzne biuro projektowe koncentruje się natomiast na potrzebach najemcy. Analizuje model pracy organizacji, wymagania funkcjonalne, ergonomię, identyfikację wizualną oraz komfort użytkowników. Jego zadaniem jest zaprojektowanie przestrzeni, która odpowiada rzeczywistemu sposobowi działania firmy.
Istota merytorycznej pomocy ze strony architekta
Po uzgodnieniu warunków prowadzenia prac, sfinalizowaniu formalności – umowa z wykonawcą, nadzór inwestorski, najemca finalnie rozpoczyna rearanżację w terminie 6 miesięcy od złożenia zapytania o zgodę na prace do wynajmującego.
Charakter i zakres prac w tym przypadku wymagał pozwolenia na budowę. Strony zdecydowały, że prace będą prowadzone przez firmę fit-outową wybraną w konkursie ofert przez wynajmującego i że to wynajmujący będzie stroną umowy z wykonawcą. Jest to najczęstszy model wykonywania prac w nieruchomościach biurowych. Nieoddawanie wyboru wykonawcy najemcy i niepowierzanie mu pełnomocnictwa do działania w imieniu wynajmującego/właściciela nieruchomości najczęściej podyktowane jest koniecznością panowania nad tym, co dzieje się w budynku. W przypadku budynków biurowych najemcy nie mają też zwykle wykonawców, z którymi stale współpracują, jak to ma miejsce dla odmiany w obiektach handlowych.
Architekt pomaga zarządcy i wynajmującemu ocenić, czy planowana rearanżacja jest wyłącznie zmianą aranżacyjną, czy też wpływa na parametry użytkowe i techniczne lokalu lub budynku. Weryfikuje, czy projektowany układ ścian, drzwi i pomieszczeń nie pogarsza warunków ewakuacji, czy nowe funkcje nie wymagają dodatkowych wydzieleń oraz czy proponowane rozwiązania są możliwe do wykonania bez naruszenia standardu obiektu.
Pomoc architekta nie polega więc wyłącznie na ocenie estetyki czy układu funkcjonalnego. Jego zadaniem jest przełożenie pomysłu najemcy na język wymagań technicznych, formalnych i użytkowych. To architekt we współpracy z projektantami branżowymi, rzeczoznawcami i kierownikiem technicznym obiektu wskazuje, które elementy projektu można zaakceptować bez dodatkowych procedur, które wymagają doprecyzowania, a które powinny zostać uzależnione od uzyskania określonych zgód lub decyzji.
Kiedy wystarczy zgoda właściciela, kiedy zgłoszenie, a kiedy pozwolenie na budowę?
Przy fit-outach biurowych kluczowe jest prawidłowe określenie charakteru planowanych prac. Inne konsekwencje formalne ma zwykłe odświeżenie wnętrza, inne remont, przebudowa, ingerencja w instalacje czy zmiana sposobu użytkowania lokalu. Jeżeli zakres ogranicza się do wymiany wyposażenia, malowania, zmiany wykładzin czy odświeżenia recepcji, a prace nie wpływają na parametry techniczne i użytkowe budynku, zazwyczaj wystarczająca będzie zgoda właściciela wynikająca z umowy najmu oraz procedur obowiązujących w obiekcie.
Inaczej należy ocenić prace, które mogą wpływać na ewakuację, bezpieczeństwo pożarowe, warunki pracy, instalacje budynkowe, obciążenia, części wspólne albo sposób korzystania z powierzchni. W takich przypadkach konieczna jest analiza projektowa, techniczna i formalna. Może się okazać, że wymagane będzie zgłoszenie robót, pozwolenie na budowę albo zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania.
Pozwolenie na budowę może być konieczne zwłaszcza przy ingerencji w konstrukcję, elewację, dach, tarasy, piony instalacyjne, strefy pożarowe lub części wspólne. Zgoda właściciela ani akceptacja zarządcy nie zastępują wówczas wymaganej procedury administracyjnej. Zgłoszenia mogą wymagać również niektóre prace instalacyjne, montażowe lub elementy reklamowe. Dlatego przy reklamie świetlnej na tarasie należy sprawdzić nie tylko umowę najmu, ale też przepisy budowlane, lokalne regulacje dotyczące reklam, ewentualne wymogi konserwatorskie i sposób montażu.
Osobno należy traktować zmianę sposobu użytkowania. Może ona wystąpić nawet wtedy, gdy najemca nadal mówi o „biurze”, ale w praktyce wprowadza funkcję wpływającą na bezpieczeństwo pożarowe, warunki pracy, wymagania sanitarne, obciążenia lub instalacje.
Nawet pozornie prosta rearanżacja może uruchomić konsekwencje formalne, techniczne i organizacyjne. Dlatego zarządca oraz architekt powinni zostać włączeni do procesu jak najwcześniej. Dzięki dialogowi i sprawnemu zarządzaniu fit-out nie jest przypadkową ingerencją w wynajmowaną powierzchnię, lecz uporządkowanym, bezpiecznym i profesjonalnie prowadzonym procesem.
Konsultantkami tekstu były Anna Kanonowicz – Dyrektor Zarządzający i Ewa Szpotowicz – Project Manager w Grupie RB, wielobranżowym biurze projektowym z blisko 20-letnim doświadczeniem w kompleksowej obsłudze inwestycji budowlanych. Praktyka Grupy RB jest skoncentrowana na wspieraniu rozwoju biznesu inwestorów, poprzez dostosowanie usług do dynamicznych potrzeb rynku. Wieloletnie doświadczenie, ponad 600 zaprojektowanych obiektów, ogólnopolski zasięg, wielobranżowy zespół oraz know-how umożliwiają realizację nawet najbardziej wymagających projektów.
