Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

1 marca 2021

NR 1 (Luty 2021)

Biuro jak drugi dom – bez zmiany w podejściu do projektowania przestrzeni pracownicy nie będą chcieli wracać

76

Rok temu nikt nie przypuszczał, jak bardzo i jak szybko zmieni się nasze życie codzienne, a w konsekwencji, jak zmieni się sposób wykonywania pracy. Dla wielu pracowników wiedzy zmieniło się miejsce codziennej pracy z biura na dom, a sposób i forma wykonywanej pracy wreszcie stały się w pełni elastyczne. Dla niektórych obserwatorów rynku te zmiany nastąpiły niespodziewanie. Wciąż są osoby, które próbują negować i zaklinać rzeczywistość, twierdząc, że wszystko wróci do normy. Tylko, czym jest ta norma?

POLECAMY


Praca zdalna coraz popularniejsza

Od wielu lat szkolimy się w elastyczności, zwinności i wielozadaniowości. Równocześnie na sile przybierają koncepty, takie jak wellbeing, mindfulness czy work life balance. Z jednej strony mamy życie w przyspieszonym tempie z ciągły doskonaleniem, z drugiej zaś ruch slow life. Zmiany, które się zadziały, mogły nas zaskoczyć pewnym impetem, ale czy to nie na te zmiany świat się przygotowywał od dawna? Czas wdrożenia przyspieszył, ale kierunek był znany i do przewidzenia. Sam postęp technologiczny przesunął społeczeństwo nie o rok, a o dekadę. Natomiast kompetencje cyfrowe to te, z których pracownicy wiedzy korzystają na autopilocie.

Dlatego w świecie, w którym wszystko można załatwić wirtualnie, naturalna się staje również praca w trybie zdalnym. Opinii na temat odpowiedniego podziału oraz równowagi między pracą z domu a tą wykonywaną z biura jest wiele. Można powiedzieć: co człowiek, to opinia. Amerykańscy badacze również nie są zgodni, co do tego, jak często i w jakim wymiarze w przyszłości będziemy pracować zdalnie, a w jakim z biura. W danych oraz ich interpretacjach też pojawiają się nieścisłości. Czytamy: „Zgodnie z badaniem Pew Reseach, w którym wzięło udział prawie 6 tysięcy respondentów – 71% Amerykanów wykonuje obecnie swoją pracę wyłącznie lub prawie wyłącznie z domu. Spośród tych, którzy obecnie nie wychodzą z domu do pracy 54% chciałoby utrzymać taki stan po pandemii” [1]. Badacze z Genslera twierdzą natomiast, że 70% Amerykanów chce przez większość tygodnia pracować z biura. Tylko 12% chce w pełni pracować zdalnie [2]. Kiedy przeanalizujemy dane źródłowe, możemy wówczas zobaczyć pełniejszy obraz uzyskany w badaniach: 44% Amerykanów chce pracować przynajmniej jeden dzień w tygodniu zdalnie, z czego prawie 20% chce, by były to trzy lub cztery dni w tygodniu. W skali całego badania natomiast 12% respondentów nie chce w ogóle wracać do biura. Równe 44% opowiada się za opcją, by pracować tylko z biura. Oznacza to, że większość respondentów – 56%, chce mieć możliwość choć jednego dnia pracy z domu w tygodniu i więcej.
 

Zdjęcia: Biuro firmy Cushman & Wakefield, projekt Massive Design.
Autor zdjęć: Szymon Polański


Z rozmów z moimi klientami oraz z kolegami z innych europejskich stolic wiem, że w Polsce i Europie tendencje są znacznie bardziej postępowe, niż jest to obserwowane w Stanach Zjednoczonych. Doskonale zebrane tendencje obrazuje raport naszej rodzimej firmy Pracuj.pl. Czytamy w nim: „Przynajmniej częściowo zdalnie po zakończeniu pandemii chce pracować aż 87% respondentów Pracuj.pl, którzy wykonują obecnie w ten sposób obowiązki. Co szczególnie istotne, choć wśród badanych wciąż dominują zwolennicy modeli hybrydowych (71%), zdecydowanie zwiększyła się liczba osób chcących pracować w pełni zdalnie (16%) lub z wyłącznie sporadycznymi wizytami w siedzibie firmy (48%). Zmalała natomiast grupa osób traktujących pracę zdalną jak benefit, dostępny w pojedyncze dni miesiąca (23%)” [3]. Czy to znaczy, że większość Europejczyków i Amerykanów już nigdy nie będzie chciała pracować z biura? Nic bardziej mylnego. Niemniej zdecydowana większość w następstwie pandemii znacznie częściej będzie chciała pracować z domu, a także korzystać z przywileju, jakim jest praca zdalna, do której w zapisie istniał dostęp jeszcze przed wybuchem zarazy. Natomiast, jak słusznie zauważono, praca zdalna nie będzie już traktowana, jako benefit w poszczególne dni miesiąca, ale jako ekwiwalent pracy z biura, jako coś równoważnego.

Pracownicy, którzy rozważają duży udział pracy zdalnej w całości wykonywanych przez nich obowiązków, koniecznie powinni krytycznie przyjrzeć się swojemu domowemu biuru. Kanapa i kawowy stolik nie wystarczą za miejsce pracy. Aby efektywnie wykonywać swoją pracę, trzeba skorzystać z profesjonalnych mebli biurowych. Ponadto warto zadbać o ustronny pokój. Na szczęście wiele firm decyduje się wypożyczać meble biurowe, takie jak krzesła i biurka, a część partycypuje w kosztach biurowego wyposażenia w domu. To pocieszające, że tymczasowe stanowiska pracy w domu przechodzą w układ bardziej przemyślany i komfortowy. Co jednak z tymi osobami, które w domu nie mają warunków do pracy lub po prostu nie chcą pracować z domu? Może warto zawalczyć o tych pracowników i zapewnić im komfortowe warunki do pracy w biurze? Dla tych natomiast, którzy lubią i chcą pracować z domu, biuro stanie się miejscem interakcji społecznych i będą je odwiedzać z mniejszą lub większą częstotliwością. Nie ma jednak większego sensu w ściąganiu pracowników na siłę do biura, warto zachęcać i oferować komfortowe warunki, ale nie zmuszać. Więc jak przyciągnąć niezdecydowanych lub tych, którzy odwiedzają biuro rzadko? Aby zrobić to skutecznie, warto zastanowić się nad dostępnymi już biurami i nad tym, co działa, a co nie, wyciągnąć wnioski i wzmocnić to, co pozytywne.

Biura – komfortowe miejsca pracy

Przez ostatnią dekadę wiele zmieniło się w powierzchniach biurowych, a uważni obserwatorzy mogli na bieżąco śledzić pewne trendy. Niektóre biurowe mody ewoluowały i z przykurzonych stały się całkiem świeże. Tak było z roślinami. Zaobserwowaliśmy odwrót od roślin w przypadkowych, nieprzemyślanych aranżacjach i szybki spektakularny powrót uporządkowanej roślinności, wspieranej całym konceptem, jakim jest biofilia. Gruntowną rewolucję przeszedł koncept pracy opartej na aktywności (activity based working), od modelu nastawionego na oszczędzanie powierzchni i jak największą optymalizację kosztów, do modelu, który pozwala wspierać użytkowników biura przez cały dzień ich biurowej aktywności.

Biuro z biegiem lat stawało się coraz bardziej domowe i coraz mniej biurowe. Nowoczesne biura projektowane są teraz, tak by pracownikowi było jak najwygodniej i aby intuicyjnie przestrzeń wspierała go przez cały dzień wykonywania obowiązków. Bardzo duży nacisk położony jest na doświadczenie użytkowników biur, każdy element, z którego korzystamy, powinien być jak najłatwiejszy w obsłudze. Rewelacyjnym przykładem są aplikacje do obsługi budynku biurowego, tzw. pilot do biura. Możemy mieć w nich wszystko: mapę powierzchni, rezerwacje sal spotkań i miejsc pracy, kartę dostępu, a także społeczność naszej firmy. Wszystko to jest napędzane przez grywalizację, dzięki czemu apki te nie leżą odłogiem na naszym smartfonie, a są używane równie często co LinkedIn czy Instagram.
 

Komentarz eksperta


Beata Dziedzic
Co-Founder & CTO, Kierownik B+R, 4Nature System


Pandemia spowodowała, że firmy przestawiły swój model funkcjonowania. Szukamy mądrych rozwiązań, które pozwolą na powrót do biura z zachowaniem doświadczenia home office. Bezpieczeństwo oraz miejsce do pracy indywidulanej będzie ważne dla pracowników, natomiast dla inwestorów łatwość reorganizacji biura. Jednego z dominujących kierunków zmian upatruję w swojej branży czyli biophilic design. Rozumiany dosłownie jako natura we wnętrzach biurowych, które będzie wspierać well-being człowieka i jego zdrowie psychiczne. Właściwie zaprojektowane, elastyczne biuro to mniej problemów i wydatków na etapie jego użytkowania. W 4Nature System dostrzegamy potrzebę tworzenia wewnętrznych ogrodów, w których aranżowane będą spotkania lub będą miejscem pracy indywidualnej. Wolnostojące mobilne ogrody wertykalne z funkcją mebla i ścianki działowej pozwolą podzielić dotychczasowe open space bez drastycznej ingerencji w kulturę pracy. W ten sposób uda się zapewnić komfort i bezpieczeństwo pracownikom oraz przeprowadzić ich przez proces adaptacji do nowej rzeczywistości. 

Pomagamy naszym Klientom tworzyć ponadczasowe biofiliczne aranżacje w oparciu o linię mebli z wbudowanymi ogrodami wertykalnymi. Dobrze zaprojektowana, systemowa zieleń pozwoli uniknąć problemów z rozmieszczeniem przysłowiowych doniczek w biurze i późniejszą pielęgnacją roślin. Dzięki wykorzystaniu wertykalności i systemowemu podejściu wprowadzamy znacznie więcej uporządkowanej żywej roślinności, najbliżej miejsca pracy człowieka wywierając zauważalny wpływ na jego dobrostan. Im więcej zieleni tym lepszy odbiór przestrzeni przez pracowników i lepsze warunki mikroklimatyczne w biurze. Technologia IoT oraz dedykowane aplikacje powinny wspierać Office Managerów w zarządzaniu biurem, zatem czynności powtarzalne i łatwe należy automatyzować m.in. podlewanie żywej roślinności w biurze, co pozwoli ograniczyć ilość wizyt osób spoza organizacji. Niezmiernie ważnym jest wybór dobrej jakości produktów, które nie dość, że zapewnią długotrwałą funkcjonalność, to będą na tyle elastyczne, aby można je było dostosowywać do zmieniających się potrzeb w całym cyklu życia biura.


Trendów czy biurowych mód jest bardzo dużo – w zasadzie, co rusz możemy mówić o czymś nowym. Czym więc się warto kierować, by za np. dwa lata nie być rozczarowanym? Odpowiedź brzmi: komfortem i wygodą, a także ponadczasowością. Lubię myśleć, że biuro jest jak dom czy mieszkanie. Kiedy je urządzamy, dbamy o każdy detal. Przestają być ważne lub całkowicie tracą na znaczeniu inne zakupy, bo wszystko chcemy inwestować w nasze miejsce. Dzięki takiemu porównaniu łatwiej jest też pokazywać użytkownikom, dlaczego warto dbać o przestrzeń, która nas otacza. Tych podobieństw pomiędzy domem i biurem jest więcej. Tak jak w domu, często i w biurze miejscem tętniącym życiem jest kuchnia – miejsce, gdzie jemy i możemy rozmawiać nie tylko o tym, co przełomowe, ale także o tym, co dzieje się blisko nas, codziennie. Dlatego tak mile widziane przez użytkowników są kuchnie z dostępem do światła dziennego i wyborem różnych miejsc do siedzenia, od małych stolików, po duże kanapy. To tutaj tworzą się pierwsze więzi oparte na zainteresowaniach i sprawach, które nas łączą. To dzięki kuchni często łatwiej jest rozwiązać jakąś sprawę, gdy już wiadomo, z kim porozmawiać. A bez wątpienia łatwiej jest wymieniać się informacjami czy wskazówkami z osobami, które znamy, a to jest przecież tak cenne w pracy. Patrząc na kuchnie i jadalnie, projektanci coworkingów i kawiarni, zaczęli intencjonalnie tworzyć nieformalne miejsca kawiarniane, w których chce się przebywać i rozmawiać. Dlatego coraz częściej w biurach spotykamy przestrzenie nieformalne podobne do tych, które możemy spotkać w coworkingach lub kawiarniach; miejsca, gdzie możemy porozmawiać ze współpracownikami mniej formalnie, pracować ramię w ramię lub samemu, ale w przyjemniejszym i ładniejszym otoczeniu (to nie to samo, co praca w często nieciekawym wizualnie open space). Te przestrzenie w biurach cieszyły się i wciąż cieszą niesłabnącą popularnością. Warto je zastosować, by zwiększyć różnorodność miejsc, z których korzystać mogą pracownicy. Oprócz tego, tego rodzaju miejsca wspaniale spajają współpracowników, budują ducha wspólnoty i integrują wewnątrz firmy. To jest właśnie jeden z przykładów, dlaczego nie warto kompletnie rezygnować z biura. Tworzenie nieformalnych więzi pomiędzy pracownikami jest znacznie szybsze i łatwiejsze, gdy możemy spajać, też poprzez przestrzeń fizyczną. Projektowanie tzw. serca biura jest ważne i warto w nie zainwestować, ale nie stanowi całego biura.
 

Zdjęcia: Biuro firmy Cushman & Wakefield, projekt Massive Design. Autor zdjęć: Szymon Polański


Kolejnym kluczowym, choć często traktowanym po macoszemu, biurowym elementem jest stanowisko pracy indywidualnej, przy którym spędzamy 90% czasu w zwykły dzień pracy. Być może brzmi to jak banał, ale ergonomiczne krzesło, regulowane biurko i monitor na wysokości wzroku to klucz do efektywności. A przecież na produktywności zależy wszystkim pracodawcom. Zostało udowodnione, że biurka z regulowaną wysokością podnoszą produktywność o 45%, warto zawalczyć nie tylko o efektywność, ale też o zdrowie pracowników. Siedzący tryb życia może prowadzić do rozwinięcia wielu chorób, m.in. schorzeń układu krążenia czy narządu ruchu. Stąd warto niwelować te zagrożenia, tym samym osiągając lepsze wyniki. Ponadto od kilku lat pracodawcy nieustannie walczą o dobrostan psychofizyczny pracowników, tzw. wellbeing. Został stworzony nawet specjalny certyfikat dla budynków, który ma na celu dbałość o zdrowie i dobre samopoczucie ich użytkowników. Niezależnie od tego, czy w biurze mamy przypisane czy nieprzypisane biurka, stanowiska pracy powinny być ergonomiczne i z dobrym dostępem do światła dziennego. Kiedy zapewnimy je pracownikom, na pewno zyskamy dodatkowe punkty jako pracodawca, a biuro stanie się znacznie bardziej atrakcyjnym, zdrowym i efektywnym miejscem wykonywania pracy.

Nie oznacza to, że tylko samymi biurkami powinna być wypełniona przestrzeń biurowa. Należy jednak najpierw zadbać o podstawy, następnie o całą resztę. Tak jak w nawet najbardziej skomplikowanych przepisach kulinarnych musimy zacząć od solidnej bazy, np. aromatycznego bulionu, tak samo w biurach zacznijmy od „esencji” – miejsc indywidualnej pracy. Ustalmy standard i przejdźmy do całej reszty. Uważam, że w tak kosztownych inwestycjach, jakimi są biura, warto inwestować tylko w to, co zwiększa efektywność, wpływa pozytywnie na samopoczucie lub ten wpływ ma przynajmniej neutralny. Dlatego warto przemyśleć układ pomieszczeń, a także dobór mebli i dodatków, z których będą korzystać zarówno goście, jak i pracownicy. Przestrzenie, które często podnoszą i jakość, i efektywność wykonywanej pracy, to bardzo często gęsto rozlokowane pokoje cichej pracy, a także niewielkie, ustronne salki do spotkań. Od lat wiemy, że najczęstsze spotkania to te, które liczą maksymalnie do 4 osób i zgodnie z tą wiedzą warto by najwięcej salek było dedykowanych właśnie takiej grupie osób.

Komentarz eksperta


Marek Rychter
Product Manager marki Hushoffice


Na kształt biur w nowej rzeczywistości będzie wpływała ich odpowiednia aranżacja i dostosowanie do nowego stylu pracy hybrydowej. W konsekwencji zmianie ulegnie ich dotychczasowa struktura organizacji i de facto ten proces będzie wpływał na wszystkie pozostałe elementy. Wciąż będą rozwijać się takie koncepcje, jak np. Hub & Club. To model, w którym centralne biuro służy przede wszystkim do socjalizowania się, spotykania się z klientami czy pracy grupowej, wymagającej kontaktu bezpośredniego. W myśl tej idei pracownicy mogą korzystać także z elastycznych przestrzeni do pracy na żądanie lub będą pracować z domu.

Nowa struktura klaruje także świeże spojrzenie na wyposażenie biura, zwłaszcza w myśl idei Pivot Space. Według niej przestrzenie wspólne mają być łatwe w reorganizacji, wpływając tym samym na swoją wielofunkcyjność. Kluczem do efektywnego zastosowania tej koncepcji są meble gwarantujące wspomnianą „mobilność”, tak aby np. pomieszczenie do pracy grupowej móc szybko przekształcić w audytorium lub strefę relaksu.

W Hushoffice obserwujemy też coraz większe zainteresowanie kabinami akustycznymi. Bezsprzecznie wpisują się w model Pivot Space, ponieważ zmiana ich położenia w biurze zajmuje dosłownie kilka minut, a zgodnie z koncepcją Plug & Play są gotowe do użycia zaraz po podłączeniu do źródła prądu. Zapewniają użytkownikom biura np. miejsce do komfortowych tele- i wideokonferencji, bez obawy o hałas czy utratę prywatności.

Pracownicy będą chcieli wracać do biur, które zaoferują rozwiązania niedostępne podczas pracy w trybie HO. To choćby biurka o regulowanej wysokości, wpływające korzystnie na zdrowie fizyczne. Potrzeba nam także miejsc przyjaznych wideokonferencjom czy pracy w grupie, wspieranych funkcjonalną infrastrukturą, np. stołami projektowymi. Pandemia sprawiła również, że bardziej tęsknimy za naturą. Trend biofilii mocno ugruntował swoją pozycję w biurach.


Czynnikiem, który łączy dobrze zaprojektowane biura, może być skorzystanie z usługi planowania przestrzeni pracy, w której często pomagam organizacjom. Na etapie planowania i badania potrzeb razem ze zleceniodawcą i szerszym lub węższym gronem reprezentantów firmy sprawdzamy, w jaki sposób dana organizacja operuje, jakie elementy w biurze są niezbędne, które będą mile widziane, a które raczej się nie sprawdzą. Dlatego zachęcam Państwa, by przed powrotem do biura porozmawiać, choćby z kolegami z zespołu, o tym, które przestrzenie w biurze są waszymi ulubionymi, a które wybieracie w ostatniej kolejności. Nawet takie proste ćwiczenie może pomóc odkryć, na co warto stawiać, a co warto pominąć w przyszłym projekcie. Jeśli firma ma ambicje, by zachęcać pracowników do częstszej obecności w biurze, warto też, gdy to już będzie bezpieczne, odwiedzić inne zaprzyjaźnione biura i porozmawiać o przestrzeni. Agencja doradztwa może pomóc w zorganizowaniu takiej wizyty. Bardzo  zachęcam do tego, by o biurze i jego wnętrzu myśleć jak o domu. To, co nas otacza, na co dzień kształtuje naszą perspektywę, a także nastrój. Warto poświęcić chwilę, by pomyśleć, które elementy chcemy wzmacniać, a które eliminować.

  1. https://www.propertynews.pl/biura/ponad-polowa-amerykanow-pracujacych-zdalnie-chce-home-office-na-stale,87776.html za: https://www.pewsocialtrends.org/2020/12/09/how-the-coronavirus-outbreak-has-and-hasnt-changed-the-way-americans-work/
  2. https://www.gensler.com/research-insight/blog/insights-from-genslers-u-s-work-from-home-survey-2020
  3. Pół roku nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rynku pracy, Pracuj.pl

     

Przypisy