Dołącz do czytelników
Brak wyników

FACILITY

28 czerwca 2022

NR 3 (Czerwiec 2022)

Aranżacja powierzchni biurowych. Na co warto zwrócić uwagę, aby wszystko poszło zgodnie z planem?

0 179

Każdy, kto remontował mieszkanie czy dom, wie, że to skomplikowany proces. Aranżacja powierzchni biurowej jest jeszcze bardziej kompleksowa. Dlatego warto odpowiednio się do niej przygotować i zdawać sobie sprawę z ewentualnych trudności, z którymi być może przyjdzie się zmierzyć, tym bardziej że realia na rynku fit out w ostatnich miesiącach się zmieniły.

Kosztorys – dziś aktualny, ale czy jutro też?

Ceny materiałów budowlanych i wykończeniowych od dłuższego czasu rosną, a ich dostępność bywa bardzo ograniczona. Oznacza to, że gwarancję ceny można obecnie uzyskać na bardzo krótki czas – często tydzień lub dwa. Jak się zabezpieczyć przed brakiem przewidywalności w tym zakresie? Naszym zdaniem kluczową kwestią jest znajomość rynku i aktualnych możliwości. Bazujemy na tej wiedzy już od pierwszej fazy każdego projektu – znamy orientacyjną dostępność poszczególnych materiałów i wiemy, których elementów w danym okresie unikać, by nie dopuścić do przestoju. Nasze projekty uwzględniają te ograniczenia, dzięki czemu minimalizujemy ryzyko braku najważniejszych elementów aranżacji. Gdy sytuacja rynkowa i dostępność materiałów zmienia się w trakcie realizacji, nasz project manager kontaktuje się z klientem, by na bieżąco wprowadzać niezbędne zmiany i zachować płynność procesu, a tym samym jego terminowość. Zdajemy sobie sprawę z tego, że każde opóźnienie generuje straty dla klienta. Wykorzystujemy naszą wiedzę i doświadczenie, by unikać takich sytuacji.

POLECAMY

Elastyczność i dobra orientacja na rynku

Zmiany cen i dostępności materiałów na rynku mają wiele przyczyn – to między innymi inflacja, problemy z łańcuchami dostaw, rosnące koszty energii czy wahania popytu. Oznacza to, że nawet w przypadku sprawnie prowadzonych projektów może się okazać, że koszty wzrosły na skutek zmiany cenników lub dany materiał nie jest dostępny w satysfakcjonującym terminie. Kluczowa staje się wówczas elastyczność – zarówno po stronie projektantów, jak i właściciela budynku oraz klienta. Wszystko oczywiście zależy od tego, jak ważny jest dany komponent – łatwiej wymienić krzesła w kuchni niż panele ścienne w kolorach zgodnych z wymaganym brand bookiem firmy. W każdej sytuacji da się jednak znaleźć konstruktywne rozwiązanie, o ile obie strony są otwarte na zmiany. Naszym wspólnym celem jest ukończenie projektu w terminie. Czasem sytuacja wymusza na nas wprowadzenie zmian, jednak dzięki doświadczeniu zdobytemu podczas realizacji dziesiątek różnych projektów wiemy, w którą stronę pójść w przypadku danego problemu. Zawsze staramy się znaleźć rozwiązanie, które będzie optymalne finansowo. Nie jest sztuką zaproponowanie zamiennika z najwyższej półki cenowej, który radykalnie podwyższy kosztorys – rzecz w tym, by uzyskać podobny efekt, minimalizując dodatkowe nakłady. Przy odpowiedniej orientacji na rynku można uzyskać bardzo dobrą jakość w satysfakcjonującej cenie.

Koordynacja i wymiana informacji

Równie ważną kwestią, co prowadzenie prac zgodnie z harmonogramem, jest odpowiednia komunikacja między pracownią architektoniczną, klientem i właścicielem budynku. Pozwala ona uniknąć nieporozumień i niespodzianek, czyli na przykład takiej sytuacji, w której klient decyduje się na dokonania kluczowych zmian w projekcie, gdy jest już na to za późno. Dlatego tak ważna jest rola project managera – osoby, która koordynuje projekt oraz informuje klienta o postępach prac i finalizowaniu kolejnych jego etapów. Zadaniem PM jest informowanie, kiedy dana zmiana jest możliwa do wykonania – dzięki takiej wymianie informacji można uniknąć wielu kosztownych i frustrujących dla obu stron problemów. Decyzja o modyfikacji instalacji klimatyzacji czy innych zmianach w infrastrukturze, gdy ekipa wykańcza ściany, generuje dodatkowe koszty i wydłuża czas realizacji. Dotyczy to zwłaszcza koncepcji aranżacji biura – wiele firm zmienia ją na skutek nowych modeli pracy wynikających z popularyzacji pracy zdalnej, na przykłąd ograniczając strefę pracy biurowej na rzecz przestrzeni wspólnych. To etap, który powinien definitywnie zakończyć się przed rozpoczęciem prac.

Stawiaj na sprawdzonych partnerów

Wykonawca to jedno z najważniejszych ogniw każdego projektu. Warto zdawać sobie sprawę, że firmy budowlane i wykończeniowe borykają się obecnie z poważnymi problemami. Odczuwalny z ostatnich latach niedobór pracowników w tej branży dodatkowo się pogłębił w ostatnich tygodniach. Szacuje się, że nawet 25–30% pracowników z Ukrainy zdecydowało się wrócić do kraju. Przekłada się to na ograniczone możliwości przyjmowania nowych zleceń przez firmy, a tym samym na dłuższe terminy ich realizacji, a czasem wręcz odmowy. Sytuację tę próbują wykorzystać inne, często niesolidne podmioty, czego konsekwencją są błędy, niedociągnięcia, a przede wszystkim opóźnienia. Starają się one wypełnić lukę na rynku i nierzadko składają obietnice bez pokrycia, które są bardzo kuszące dla zleceniodawców. Warto jednak trzymać się priorytetów – korzystać z rekomendacji i współpracować wyłącznie z solidnymi partnerami, którzy zostali wcześniej sprawdzeni przez pracownię architektoniczną. Jak to ma miejsce w biznesie, kluczową wartością przy realizacji projektów aranżacji jest przewidywalność. Tu nie ma miejsca na ryzyko ani improwizację – stawka jest zbyt duża, a opóźnienia i konieczność poprawiania wykonanych już prac są dużym problemem, zwłaszcza w sytuacji, w której klient musi w określonym terminie opuścić dotychczasową lokalizację i przeprowadzić się do nowego biura. Gdy nie jest ono gotowe na czas, pojawia się chaos – konieczność wynajęcia tymczasowej powierzchni, wieloetapowe przeprowadzki itp. Trudno w takich okolicznościach mówić o satysfakcji klienta. Aby uniknąć takich sytuacji, współpracujemy wyłącznie z partnerami, którzy gwarantują nam rzetelność i niezawodność. A jak radzimy sobie z wydłużonymi terminami? Decydujące jest odpowiednie planowanie i koordynacja. To rola naszego zespołu doświadczonych i dobrze zorientowanych w realiach specjalistów i project managerów, którzy są w stałym kontakcie z wykonawcami, znają ich harmonogramy i wiedzą, z usług której ekipy mogą w danym momencie skorzystać.

Przypisy