Nowoczesne technologie, czyli jakie?
Zanim opowiem o sztuce wyboru, słowo wyjaśnienia, czym w ogóle są nowoczesne technologie przeznaczone dla obiektów komercyjnych. W branży nieruchomości na nowoczesne technologie dla budynków zwykle mówimy „PropTech”. PropTech to skrót od angielskiego słowa Property Technology, czyli technologia dla nieruchomości. Sformułowanie pojawiło się w języku branżowym kilka, jeśli nie kilkanaście lat temu i od tamtej pory zagościło w nim na dobre. PropTech jest terminem niezwykle pojemnym. Mieszczą się w nim wszelkiego rodzaju produkty i usługi, które w jakiś sposób można skojarzyć z szeroko pojętą technologią dla nieruchomości. Są wśród nich rozwiązania do zarządzania zużyciem mediów, systemami i instalacjami budynkowymi, ruchem osobowym, kołowym, segregacją odpadów, zajętością biurek, salek czy dostępnością parkingu…. długo by tak można jeszcze wymieniać.
Jak dobrze wybrać rozwiązanie PropTechowe?
Jak w tym gąszczu rozwiązań dokonać właściwego wyboru? Jak wybrać dla swojej nieruchomości najbardziej optymalne rozwiązanie? Odpowiedź brzmi: trzeba zacząć od zadawania właściwych pytań, czyli: dla kogo, po co i na kiedy wybór ma zostać dokonany.
Dla kogo wybieramy? – to pytanie kluczowe. Czy wybieramy dla siebie jako właściciela, zarządcy nieruchomości, czy kierujemy się potrzebami i oczekiwaniami naszego klienta, czy może głównego najemcy bądź najemców? W tym miejscu należy zastanowić się nad tym, jaką rolę PropTech ma pełnić dla poszczególnych odbiorców i wziąć ją pod uwagę na dalszym etapie wyboru. Następne ważne pytanie: Po co wybieramy? Powinniśmy zacząć od zdefiniowania potrzeby i/lub problemu do rozwiązania. To nie firma PropTechowa ma przyjść i powiedzieć: „właścicielu budynku, proponujemy to albo wdróżmy tamto”. To właściciel ma wiedzieć, co chce poprawić. Takie podejście pozwoli zaoszczędzić właścicielowi nieruchomości czas, energię i fundusze. Próby zgadywania, czy dana technologia się przyda czy nie i dopasowywanie rozwiązań na chybił trafił to najgorsze możliwe rozwiązanie.
Pamiętajmy, że PropTech ma nam służyć przynajmniej przez kilka lat. Dlatego powinniśmy przewidzieć możliwość jego wykorzystania i ewentualnej modyfikacji we wszelkich kluczowych dla budynku momentach, jak: modernizacja, przebudowa czy sprzedaż. Im więcej przewidzimy na etapie zapytania, tym sprawniej pójdzie nam etap wyboru i wdrożenia danego rozwiązania. Patrzmy szeroko i starajmy się uwzględnić wszelkie plany i ewentualności, które w przyszłości mogą przełożyć się na zakres i standard świadczonej usługi. Ostatnie pytanie: Na kiedy? Kiedy chcemy, żeby rozwiązanie zaczęło działać? Istotne jest, żeby termin ten skorelować z datami istotnych wydarzeń w życiu budynku, jak choćby zmiana firm serwisowych, ważne prace naprawcze czy remontowe. To pozwoli uniknąć chaosu organizacyjnego i zminimalizować ryzyka operacyjne i finansowe zarówno po stronie usługodawcy, jak i zleceniodawcy, czyli właściciela obiektu.
Bolączki przy wyborze PropTechu i jak im zaradzić
Główne bolączki przy wyborze PropTechu to mnogość rozwiązań, integracja i cyberbezpieczeństwo.
Mnogość rozwiązań
Za dużo opcji do wyboru to pierwsza podstawowa bolączka przy wyborze rozwiązania PropTechowego. Mnogość oferowanych rozwiązań i opcji powoduje, że dokonanie wyboru staje się niezwykle pracochłonne i czasochłonne. Wybór nie jest łatwy zarówno dla deweloperów, jak i właścicieli już istniejących budynków. Trudność w wyborze dotyczy nie tylko dużej ilości rozwiązań, ale też ich różnorodności. Ta różnorodność sprawia, że często niemożliwe staje się porównanie określonych rozwiązań 1:1. Inaczej mówiąc, nie możemy porównać jabłek do jabłek, gdyż każda firma PropTech ma typowe dla siebie rozwiązania, co z jej perspektywy ma swoje uzasadnienie. Skoro od firm PropTech oczekuje się innowacyjności, to dane rozwiązanie musi się na rynku wyróżniać. Pomocą w analizie rozwiązań mogą służyć zewnętrzni konsultanci specjalizujący się w inteligentnych technologiach. Połączenie ich pracy ze wsparciem ze strony obsługi technicznej nieruchomości to patent na efektywniejszy czasowo i finansowo wybór.
Integracja systemów
Integracja to słowo klucz do sukcesu rozwiązania PropTech i jednocześnie problem numer dwa przy jego wyborze. Większość firm zapewnia, że ich rozwiązania są kompatybilne z rozwiązaniami budynkowymi, a jeśli nie są, że można temu zaradzić. Zaradzić się da, owszem, prawie wszystkiemu, jednak mało która firma otwarcie przyzna, ile to będzie kosztowało. A integracja jest jednym z najdroższych elementów procesu wdrażania nowych technologii.
Co chce usłyszeć właściciel? Że będzie tanio i prosto, kiedy się zwróci i w czym pomoże, a pomóc ma zwykle w… oszczędnościach. W takiej sytuacji firmy PropTechowe dwoją się i troją, żeby udowodnić, że ich rozwiązania są w dobrej cenie, łatwe w integracji i że pomogą uzyskać oszczędności, a nawet zarobić. Podobnie jak w przypadku wyboru rozwiązań, tu również warto skorzystać ze wsparcia obsługi technicznej i konsultantów.
Uwaga, disclaimer! O co chodzi z tą integracją?
Żeby w istniejącym budynku wprowadzić rozwiązanie PropTech, inteligentną aplikację stosowaną z różnymi systemami, jak: community, kontrola dostępu, zapraszanie gości, obsługa wind czy wjazdu do garaży, należy dokonać integracji kilku tzw. wendorów, czyli dostawców różnych rozwiązań, jak choćby te wyżej wymienione. Stare budynki mają swoje systemy, które z reguły w ogóle nie integrują się z nowymi. W tym przypadku konieczna okazuje się modyfikacja czy tzw. upgrade starego systemu, a często nawet jego całkowita wymiana. Te działania oznaczają koszty rzędu setek tysięcy, a w przypadku rozbudowanych nieruchomości nawet milionów złotych nakładów kapitałowych. W nowym budynku integracja aplikacji może zostać dokonana na etapie budowy obiektu. Wydawać by się mogło, że w takiej sytuacji integracja PropTech w nowych nieruchomościach powinna być znacznie łatwiejsza niż w budynkach istniejących. Jest w tym sporo prawdy, jednak tu też sprawa się komplikuje. Dlaczego? Otóż nie w każdym przypadku o wyborze systemów decyduje generalny wykonawca obiektu. Zdarza się, że część z nich wybiera generalny wykonawca, a część wyłaniana jest w drodze osobnych przetargów. Każdy system jest integrowany inaczej i na innym poziomie. Wiele firm ma własne rozwiązania produktowe, czyli tzw. architekturę zamkniętą, ponieważ w swoim modelu biznesowym nie dopuszcza, żeby ktokolwiek się z nimi integrował. Dobrym przykładem pozwalającym zobrazować tę sytuację jest słynny Apple, który nie pozwala na używanie do integracji innych niż własne komponentów. W takim razie nasuwa się pytanie, czy nie można projektować budynków pod kątem wendorów, czyli wspomnianych wcześniej dostawców rozwiązań PropTech. Owszem można, tylko że w fazie projektowej nie podchodzi się od strony aplikacji, ponieważ koniec końców we wszystkich innych aspektach technicznych brak jest standaryzacji. To powoduje, że stworzenie jednego uniwersalnego rozwiązania jest wyjątkowo trudne, a w wielu przypadkach wręcz niemożliwe do wykonania.
Cyberbezpieczeństwo
Cyberbezpieczeństwo to cichy bohater inteligentnych rozwiązań budynkowych. Dlaczego? Pandemia przyspieszyła automatyzację i cyfryzację niemal całego naszego życia. Ten trend wyjątkowo mocno dotknął nieruchomości, zwłaszcza tych o charakterze komercyjnym. Nie da się go już odwrócić. Postępująca cyfryzacja przyniosła ze sobą dużo dobrego w postaci ułatwienia i przyspieszenia wielu procesów w nieruchomościach, począwszy od awizacji ekip remontowych, po bardziej skomplikowane, jak: rozwiązania do zarządzania ruchem osobowym, zajętością salek i wieloma innymi parametrami budynku. Jednak wraz z blaskami cyfryzacji przyszły także jej cienie. Głównie chodzi o wrażliwość na ataki hakerskie. Tajemnicą poliszynela jest, że o cyberbezpieczeństwie w kontekście nieruchomości wiele się mówi, ale niekoniecznie wiele się robi. Mówiąc o bezpieczeństwie danych, zwykle mamy na myśli hasła do komputerów, do kont w banku, dane osobowe. Ale to wierzchołek góry lodowej. Poniżej przykłady tego, co należy chronić i co pomoże zobrazować skalę. Cyberochronie powinna podlegać dokumentacja budynku (plany instalacji, przyłączy), zabezpieczenia ppoż., kontroli dostępu (KD), telewizji przemysłowej (CCTV), systemy zarządzania energią, urządzenia. Jakie mogą być skutki braku skutecznych zabezpieczeń? Dla przykładu może zostać zhakowane sterowanie zasilaniem budynku, a to z kolei może skutkować brakiem prądu w budynku, brakiem ciepła w zimie, brakiem klimatyzacji w lecie. W automatyce budynku mogą być dokonane zmiany skutkujące uszkodzeniem urządzeń lub brakiem możliwości ich uruchomienia po awarii. Brak zasilania w budynku to brak możliwości korzystania z biur, nie wspominając o braku możliwości ich opuszczenia w skrajnych sytuacjach, bo i do tego może dojść w razie hakerskiego ataku. Dalsze skutki to straty finansowe i utrata reputacji właściciela nieruchomości. Nie mogąc korzystać ze swoich lokali, najemcy natychmiast zaczną składać wnioski o odszkodowania, zaprzestaną płacenia czynszu. Może się wydawać, że brzmi to surrealistycznie, a jednak jest to realne w obecnych czasach. Dobra wiadomość jest taka, że przed zhakowaniem można się zabezpieczyć. Pierwszy krok to zorientowanie się, jak wygląda cyberbezpieczeństwo naszej nieruchomości. Najlepiej jest zweryfikować listę wszystkich dostępów do budynku – z czego korzysta zarządca, obsługa techniczna, ochrona itd. Drugi krok to audyt cyberbezpieczeństwa i opracowanie wspólnie z audytorem planu na wprowadzenie polityki cyberbezpieczeństwa. Trzeci krok to wdrożenie polityki bezpieczeństwa w życie, bieżące jej weryfikowanie i wprowadzanie usprawnień, by była skuteczna w szybko zmieniającym się świecie technologii.
Co się dla kogo liczy, czyli oczekiwania właściciela, najemców i innych użytkowników
Oczekiwania właściciela nieruchomości
W rozwiązaniach PropTechowych dla właściciela budynku liczy się pięć elementów: cena, łatwość implementacji, wspomniana integracja z istniejącymi systemami i instalacjami, łatwość użytkowania i wartość dodana (dla właściciela i użytkownika).
Właściciel chce zobaczyć liczby
Skoro właściciel ma zainwestować w rozwiązanie duże środki finansowe, to chce zobaczyć dane i tu się zaczynają schody, albo i nie, ale to zależy od firmy i jej podejścia. Większość firm PropTechowych ma ze swoimi klientami podpisane umowy o zachowaniu poufności. Krótko mówiąc, firma nie ma prawa udostępniać danych, dzięki którym mogłaby podjąć rzeczową rozmowę z nowym klientem na temat wpływu produktu lub usługi na koszty bądź przychody klienta. Dodatkowo uzyskanie tego typu danych wymaga lat analiz na porównywalnych obiektach, a takich analiz jeszcze nie posiadamy. Zmuszeni jesteśmy zatem w dużej mierze bazować na rachunku prawdopodobieństwa. Z jednej strony dlatego, że rynek tego typu rozwiązań jest relatywnie młody, z drugiej – brak jest niezależnego podmiotu, który miałby takie dane zbierać i analizować. Jak rozmawiać o sensowności wprowadzenia danego rozwiązania, skoro nie można omówić konkretów? Dla właściciela nieruchomości bazowanie na zapewnieniach i przewidywaniach jest jak wróżenie z fusów. Część firm próbuje to obejść, prezentując estymacje, które niekoniecznie znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistości. Inwestora najlepiej przekonać liczbami, ale skoro tych brak, to jak?
Rola Key Performance Indicators (KPI)
Na przykładowe KPI nieruchomości komercyjnej składają się: poziom wynajęcia, czynsze (zapłacone), footfall (ilość odwiedzających), obroty, wydatki, zadłużenie, opłaty eksploatacyjne, opłaty marketingowe, najem. Czy i jak na te czynniki mogą przełożyć się nowe technologie i czy te dane są mierzalne? Żeby o tym mówić, należy wyjść od analizy KPI i określenia obszarów problemów, z którymi mamy do czynienia.
Poziom wynajęcia
Problem: Najemcy wyprowadzają się, nowi nie przychodzą.
Czy PropTech może mieć wpływ na wynajem budynku? Owszem. Od czasu pandemii ilość najemców kierujących się przy wyborze lokalizacji rozwiązaniami PropTechowymi zwiększyła się. Dotyczy to zwłaszcza dużych międzynarodowych korporacji, które coraz częściej decydują się na najem lokalu bądź biura, kierując się zastosowanymi w budynku rozwiązaniami technologicznymi. Sytuacja wygląda podobnie w przypadku krótkoterminowych umów najmu, jak i najmu nośników reklamowych czy infrastruktury teleinformatycznej. Tutaj rozwiązania PropTech przyciągają klientów z uwagi na charakter przedmiotu umowy, którym może być multiaktywna tablica reklamowa czy inne technicznie zaawansowane rozwiązanie podpięte pod system umożliwiający zdalny monitoring nośnika. Jednak – podobnie jak w przypadku standardowych umów najmu – oszacowanie, w jakim stopniu rozwiązanie PropTech wpływa na poziom wynajmu, nadal bywa trudne z uwagi na wspomniany wcześniej brak danych. Jeszcze inaczej sytuacja ma się, jeśli chodzi o poziom wynajęcia parkingu. Opłaty za miejsca parkingowe nie mieszczą się w kategorii najmu lokalu, a co za tym idzie, ich wynajęcie nie jest obwarowane określonymi obowiązkami i formalnościami. Dzięki temu można wyodrębnić część obiektu (parkingu) na rzecz zewnętrznych użytkowników, którzy będą z niego korzystać na zasadach podobnych do parkingów publicznych, czyli uiszczając opłatę za bilet. Ta sytuacja sprawia, że rozwiązania PropTech mogą wesprzeć wynajmujących w monitoringu zajętości, a poszukujących miejsc – w informowaniu o dostępności. Ta funkcjonalność PropTech może pomóc w uzyskaniu dodatkowego źródła przychodu. Miejsca rozpoznawane jako niewynajęte, wystawione na „wolny rynek”, dzięki PropTech mogą wygenerować dodatkowy przychód. Skutkować to może uzyskaniem ponad 100% przychodu z parkingu przy założeniu, że budynek udostępni wszystkie miejsca niezajęte w danym przedziale czasowym. W tym przypadku, podobnie jak w pozostałych, PropTech zwiększa prawdopodobieństwo powiększenia przychodu, jednak z oczywistych względów nikt nie da gwarancji na ponadnormatywne obłożenie parkingu, czyli znowu spekulujemy.
Czynsze (zapłacone)
Problem: Płatności.
Trudno dopatrywać się wpływu PropTech na same płatności. Technologie mogą natomiast wesprzeć właścicieli w monitorowaniu sytuacji, analizie trendów czy alarmowaniu w razie braku wpłaty w terminie. To może pomóc w minimalizacji ryzyk, ale bezpośredniego wpływu na same płatności mieć nie będzie. Podobnie dzieje się w przypadku footfallu i obrotów, choć można dyskutować o wpływie PropTech na poziom odwiedzalności danego obiektu, a co za tym idzie – obrotów. Jednak tu także brak danych. Zatem rola PropTech będzie w tym przypadku bardziej odtwórcza, podobnie jak przy monitoringu płatności.
Wydatki (koszty i opłaty eksploatacyjne, nakłady inwestycyjne)
Problem: Zbyt wysokie wydatki.
Wpływ PropTech na koszty jest najbardziej realny i jednocześnie mierzalny. Możliwość regulowania harmonogramów pracy urządzeń i monitoring konsumpcji mediów to typowe przykłady wykorzystania nowych technologii do optymalizacji kosztów. Obszar ten jest też najlepiej zweryfikowany, m.in. dlatego, że posiada najdłuższą historię. Skuteczność rozwiązań PropTech najłatwiej udowodnić na przykładzie redukcji etatów. Niestety, bo biorąc pod uwagę aspekt etyczny, niekoniecznie jest to dobry argument. Takie są jednak fakty i tu nie potrzeba spekulacji. Dobrze to obrazuje przykład recepcji budynku. Automatyzacja recepcji umożliwia zmniejszenie liczby pracowników odpowiedzialnych za rejestrację gości. Porównując koszty rozwiązania ze zmniejszonym składem obsługi, łatwo obliczyć, czy i od kiedy rozwiązanie spłaci się i zacznie nadpłacać. Analiza budżetu pod kątem zatrudnianego personelu versus możliwości redukcji etatów na poszczególnych kategoriach kosztowych jest tym, co faktycznie można zmierzyć i zweryfikować.
Obszary optymalizacji
Przyjrzyjmy się przez chwilę obszarom optymalizacji kosztów. Zależnie od przyjętego kryterium wyróżnimy różne obszary optymalizacji. I tak, przyjmując kryterium kosztowe, będą to budżety kosztów (kosztów i opłat eksploatacyjnych, nakładów inwestycyjnych itp.), kierując się kryterium relacji, wyróżnimy obszary na linii właściciel (wynajmujący) – najemcy, właściciel – serwisy itp. Które obszary wymagają w przypadku naszej nieruchomości działań pomocowych, naprawczych? Na to pytanie również powinniśmy odpowiedzieć, zanim rozpoczniemy rozmowę z firmą oferującą nowe technologie.
Rola ankiet, czyli jak zbadać oczekiwania najemców, gości, serwisów budynkowych
Po pierwsze zdefiniuj problemy, z którymi boryka się budynek. W ich określeniu pomogą ankiety i konsultacje. Ankietować warto najemców, osoby opiekujące się budynkiem, jak: zarządca i kierownik techniczny oraz inne serwisy budynkowe (ochrona, utrzymanie czystości). Należy pytać osoby, które faktycznie zajmują się danym budynkiem i mają na jego temat wiedzę. Przykładowo, jeśli chcemy zrobić wywiad z serwisem sprzątającym, to o budynek należy pytać pracowników danego obiektu, a nie odległą i znającą go z opowieści kadrę wyższego szczebla. Pytając osoby na wyższych stanowiskach, możemy oczywiście uzyskać pewne istotne dane, ale najważniejsze informacje otrzymamy od osób przebywających w budynku na co dzień i znających go jak własną kieszeń, jak: personel sprzątający, technicy czy agenci ochrony. To, kogo pytamy, jest równie ważne jak to, o co pytamy. Dobrze skrojone, przemyślane pytania pozwolą na uzyskanie przydatnych, wartościowych odpowiedzi. O co pytać? O problemy. I nie bać się tych pytań ani odpowiedzi. PropTech to reakcja na problemy. Jak skutecznie zareagować, kiedy nie znamy problemów budynku i jego użytkowników? Nasze własne spostrzeżenia i to, co słyszymy, to jedno, a to, co widzą i czego doświadczają użytkownicy budynku, to drugie.
Rola zarządcy i służb budynkowych
Czy zarządcy nieruchomości aktywnie uczestniczą w wyborze rozwiązań PropTechowych? Wydawałoby się, że powinni. Kto zna budynek lepiej niż jego zarządca? W praktyce konsultacje rozwiązań z zarządcami nie są jednak regułą. Wynikać to może z obawy blokowania przez zarządców wprowadzania nowych technologii do nieruchomości. Obawa ta bywa uzasadniona, ponieważ dla zarządów wdrażanie PropTech w budynku to dodatkowy obowiązek w już istniejącej długiej liście zadań. Roli zarządcy w zdefiniowaniu problemów i słabych punktów nieruchomości nie sposób przecenić, dlatego powinien być zaangażowany w proces wyboru rozwiązań PropTech. Jak jednak zachęcić do tego zarządcę mającego i tak dużo innych obowiązków? Najprostszym rozwiązaniem będzie zagwarantowanie, że PropTech służył będzie także jemu i że zostanie za to premiowany, a nie tylko rozliczany w razie niepowodzeń.
Po przeprowadzeniu ankiet, aktywnym zaangażowaniu zarządców w proces... przejrzyj każdy wiersz budżetowy, każdą komórkę.
Mapowanie PropTech
Wyniki ankiet należy zmapować z konkretnymi pozycjami w budżecie, jeśli takie istnieją, a jeśli ich nie ma, należy je założyć. W ten sposób uzyskamy mapę dla implementacji PropTech. Zobaczymy miejsca-drogowskazy, które wskażą obszary wymagające wsparcia określonych rozwiązań PropTechowych. Dopiero z taką analizą w ręku można konstruktywnie rozmawiać z firmami oferującymi rozwiązania PropTechowe.
Podsumowanie
Chcesz wprowadzić PropTech w swoim budynku? Zdefiniuj problem i szukaj rozwiązania, a nie na odwrót. Przyjrzyj się KPI, zankietuj personel, zaangażuj zarządcę i zdefiniuj problemy. Rozpocznij rozmowy z dostawcami PropTech dopiero wtedy, kiedy będziesz przygotowany. To jest uczciwe, efektywne i profesjonalne podejście do wdrażania nowych rozwiązań. Takiego podejścia i takich nowych technologii w waszych nieruchomościach życzę.
