Według badania przeprowadzonego przez firmę Knight Frank koszt utrzymania czystości to między 6 a 9% całkowitych kosztów eksploatacyjnych biurowca (źródło: Koszty i opłaty eksploatacyjne w budynkach biurowych w latach 2011–2019). Gdzie szukać oszczędności? Odpowiedzi są nieoczywiste... Zwróćmy uwagę na eliminowanie błędów, które w długofalowej perspektywie, mogą generować największe koszty.
700-tysięczna armia
Sektor usług porządkowych rośnie w siłę. W Europie w branży utrzymania czystości działa 277 tys. firm, a zatrudnienie sięga 4 mln osób (źródło: European Cleaning and Facility Services Industry). W Polsce wartość rynku szacowana jest na 17 mld zł, a zatrudnienie na 700 tys. Zmienia się też oblicze branży. Sprzątanie, mimo że wydaje się usługą prostą, ewoluuje pod ciężarem oczekiwań. Wymagania zarządców, administratorów, ale także klientów czy pracowników poszczególnych obiektów rosną, a to wymusza zmiany operacyjne.
Pierwsza linia frontu
Warto zacząć od przyjrzenia się strukturze. Pierwsza (i najważniejsza) linia frontu to personel sprzątający. Pracownik, który fizycznie wykonuje usługę sprzątania, jest kluczowy i pomimo powszechnych wyobrażeń, nie może nim być każdy. Usługi porządkowe wymagają kompetencji: znajomości systemów dozowania, obsługi maszyn, wiedzy z zakresu materiałoznawstwa. Nieprzeszkolony personel może spowodować realne szkody i przez swoją nieefektywność podnosić całościowy koszt usługi. Oczywiście, większość firm sprzątających ubezpiecza się na okoliczności ewentualnych zniszczeń. Jednak nawet milionowa polisa OC nie zrekompensuje straconego czasu i nerwów.
Materiałoznawstwo i pole minowe
Aktualnie w naszym kraju budowanych jest ponad milion mkw. nowoczesnej powierzchni biurowej. W 2019 roku powstało ok. 745 tys. m2 powierzchni tego typu (źródło: Savills). Firmy sprzątające mają zatem pełne ręce roboty i muszą stawić czoło wyzwaniom. Nowe biurowce klasy A to obiekty wymagające, wyposażone w specyficzne materiały, wykonane z kamieni naturalnych na przykład marmur lub granit oraz syntetycznych takich jak kompozyty i konglomeraty. Są to powierzchnie trudne w utrzymaniu, podatne na przebarwienia. Wymagają impregnacji i odpowiednich środków chemicznych. Tutaj konieczna jest merytoryczna konsultacja z technologiem, który przetestuje środek i dobierze bezpieczną chemię do danej powierzchni. Przy całościowym sprzątaniu budynku potrzebne są środki o różnej kwasowości i różnym pH. Przy wymagających obiektach technolog musi przeszkolić personel: do czego jest konkretny produkt? Jak ma być używany? W jakim stężeniu? Taką wiedzę musi posiadać każda osoba sprzątająca.
Systemy dozowania
Środki dobrane przez technologa do rodzaju czyszczonych powierzchni to nie wszystko. W przypadku koncentratów ważny jest także sposób dozowania. Rynek proponuje całą gamę metod dozowania środków chemicznych. Kluczowe jest wyselekcjonowanie takiej metody lub systemu, który najlepiej odpowie na potrzeby danego obiektu. Przyjmuje się, że środki generują jedynie 3% kosztów usługi, jednak ten wskaźnik rzutuje na pozostałe elementy. Skuteczna chemia potrafi skrócić czas pracy personelu. Jednak należy pamiętać, że nieodpowiednie dozowanie podnosi nawet 30% kosztów chemii na danym obiekcie. Przy małych obiektach, gdzie pracują jedna lub dwie osoby, nasadka lub pompka dozująca, która jest dedykowana dla danego produktu i instalowana na nim w zupełności spełni oczekiwania. Przy dużych obiektach lepiej sprawdzą się automatyczne systemy dozujące.
Uzbrojenie w dobry sprzęt
Dzięki dobrze dobranej i odpowiednio dozowanej chemii jesteśmy w stanie skrócić czas wykonywania usługi. W obecnych realiach walczymy, aby wykonywać usługę jak najszybciej. Jak możemy się domyślić, koszty ludzkie w usłudze sprzątania są najwyższe. Udział chemii, jakościowe mopy, ścierki i sprzęty takie jak maszyna szorująco-zbierająca, zamiatarka automatyczna czy myjka ciśnieniowa przekładają się na jakościowe wykonanie usługi. Dobra mechanika + jakościowa chemia pozwalają działać oszczędnie i ekologicznie. Możemy sprzątać nawet z zimną wodą, w zdecydowanie krótszym czasie.
Ludzie i działania taktyczne
Pomimo najlepszej chemii i mechaniki nie da się świadczyć profesjonalnej usługi sprzątającej bez doświadczonego i dobrze przeszkolonego zespołu. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, jak firma troszczy się o wszystkich pracowników sprzątających i czy inwestuje w ich szkolenia. Koszt ludzki to około 70–80% całej usługi, jednak jak zaznacza Łukasz Radzikowski, manager operacyjny Fresh Facility: nie szukamy oszczędności w obszarze kadrowym. Nie chcemy, aby zespół pracował na minimalnych stawkach, to obniża jakość usługi, przyczynia się do rotacji personelu.
Dogodne płace dla personelu sprzątającego pozwalają wypracować sieć zaufanych osób, dzięki czemu zapewniamy ciągłość usługi, jesteśmy w stanie organizować zastępstwa w sytuacji przypadków losowych czy zwolnień L4 – dodaje Anna Gałowicz, koordynator odpowiedzialny za personel realizujący usługę w obiektach Lobos, Triforum, TDJ czy Knight Frank.
Dress code, czyli istota umundurowania
Osoby pracujące w obiekcie są także jego wizytówką. Prezencja jest istotna szczególnie w trakcje serwisu dziennego. Osoby mające kontakt z pracownikami czy klientami stosują dress code i są szkoleni do pracy „w tle”. Jeśli takie jest życzenie klienta, personel sprzątający może być ubrany w dedykowany uniform pasujący do standardu danego biurowca czy obiektu.
Błędy na polu bitwy
Matowienie posadzki, łuszcząca się powłoka, odbarwienia, odłożony nadmiar chemii – to wyniki źle dobranego środka myjącego, skutki nieprawidłowego dozowania, czy błędnej techniki mopowania. Już od wejścia można rozpoznać zaniedbania, ale należy pamiętać, że skutki złej techniki sprzątania mogą być widoczne w dłuższej perspektywie, po 2–3 latach. Niekonserwowane i niszczone powierzchnie są często nie do odratowania. Dlatego ważne jest systematyczne, gruntowne doczyszczenie powierzchni, które różni się od codziennego mycia.
Operacja „zima”
Błędem często okazują się także nietrafione kalkulacje i bagatelizowanie okresu zimowego. Zarówno zarządcy, jak i firmy sprzątające mają tendencję do zakładania zbyt małych środków na kwestie odśnieżania, odladzania i posypywania chlorkiem. Profesjonalna firma sprzątająca racjonalne przygotuje się do zimy, co pozwoli uniknąć np. awaryjnego używania soli. Sól może powodować zniszczenia powierzchni betonowych i kostki wokół budynku, dlatego zawsze rekomendujemy droższy i bezpieczniejszy chlorek wapnia/magnezu.
Dowodzenie
Czy przed błędami można się uchronić? Z pomocą doświadczonego koordynatora TAK! Jak wiemy, w ramach firmy sprzątającej działają osoby bezpośrednio wykonujące usługę – i to one są najważniejsze – ale za całą logistyką i planowaniem stoi żmudna praca koordynatora obiektu. Osoba odpowiedzialna za jakość realizowanej usługi jest wsparciem dla Property Managerów i Administratorów nieruchomości. To przede wszystkim pierwsza linia kontaktu. Koordynator reaguje na potrzeby na bieżąco i wspiera zarządców w awaryjnych sytuacjach. Co ważne nad jakością pracy koordynatora czuwa Manager Operacyjny. Kilkustopniowa kontrola pomaga likwidować niedociągnięcia i problemy, zanim jeszcze zostaną one zauważone przez zarządcę.
Błędy w usługach porządkowych, szczególnie w biurowcach klasy A, A+ kosztują najwięcej. Warto postawić na działania prewencyjne, wykorzystać wiedzę i umiejętności specjalistów. Profesjonaliści zadbają o sterylność obiektu, podniosą jego prestiż, zadbają o powierzchnię, tak aby reprezentatywność obiektu została zachowana na długo.
