Rynek biurowy dwóch prędkości. Co spadek pustostanów oznacza dla najemców, a co dla właścicieli biurowców

Pustostany biurowe w Warszawie i miastach regionalnych w 2026 roku

Według danych PINK na koniec czerwca 2026 r. współczynnik pustostanów w Warszawie wyniósł 8,5%, o 2,3 p.p. mniej niż przed rokiem. W strefach centralnych wolne było 4,8% powierzchni, w rejonie Ronda Daszyńskiego – według CBRE – tylko 3,6%, a na Służewcu 17%. Firma szukająca 2000 m² na Woli i firma szukająca tego samego metrażu na Mokotowie działają formalnie na jednym rynku, ale negocjują w zupełnie innych warunkach.

W ośmiu głównych miastach regionalnych średni wskaźnik wyniósł 17,3%, od 8,4% w Szczecinie do 22,2% w Katowicach. Także tam najemcy wybierają przede wszystkim nowe projekty, a właściciele starszych obiektów coraz częściej przygotowują pakiety zachęt.

Dlaczego czynsze za biura rosną mimo wolnych powierzchni

W Warszawie nowych biur prawie nie przybywa, a starszych ubywa. W samym I kwartale z rynku wycofano sześć budynków o łącznej powierzchni 31 tys. m², głównie w związku ze zmianą funkcji. Projekty w przygotowaniu mają terminy oddania na lata 2027–2028. Popyt tymczasem przyspieszył: w II kwartale firmy wynajęły 282,8 tys. m², ponad dwa razy więcej niż kwartał wcześniej.

Najemcy wybierają nowoczesne, dobrze skomunikowane budynki, więc wolna powierzchnia zbiera się w starszych obiektach poza centrum. Dlatego wysoki pustostan nie oznacza automatycznie tanich biur. W I półroczu czynsze najszybciej rosły w Katowicach (+3,5% r/r) i we Wrocławiu (+3,0%), czyli tam, gdzie wolnej powierzchni jest najwięcej. Stawki wyznaczają najlepsze budynki, a pustostan tworzą te, o które najemcy nie konkurują.

Biura do wynajęcia w Warszawie a pozycja negocjacyjna najemcy

Za powierzchnie wysokiej jakości w centrum Warszawy trzeba dziś zapłacić 23–30 euro za m² miesięcznie, poza centrum 14–19 euro. W najlepszych lokalizacjach zachęty są coraz skromniejsze. W budynkach z dużą ilością wolnej powierzchni różnica między stawką ofertową a czynszem efektywnym, czyli kosztem po wakacjach czynszowych i dopłacie do aranżacji, pozostaje wyraźna. Dodatkową pulę tworzy podnajem, zwykle szybciej dostępny i często tańszy od najmu bezpośredniego.

Punktem odniesienia dla najemcy powinien być więc wakat w konkretnej strefie i konkretnym budynku, a nie średnia dla miasta. Aktualne biura do wynajęcia w Warszawie, z podziałem na dzielnice i osobnymi filtrami dla podnajmu oraz biur serwisowanych, można porównać tutaj.

Kiedy zacząć szukać biura na wynajem w centrum Warszawy?

Firma potrzebująca większego modułu w centrum wybiera dziś spośród kilku budynków, a w części z nich zostały pojedyncze wolne moduły. Najemcy przestali odkładać decyzje, co zaostrza konkurencję o najlepsze powierzchnie. Najsilniejszą kartą w rozmowie z obecnym właścicielem pozostaje realna alternatywa, czyli przygotowany scenariusz przeprowadzki.

Doradcy wynajembiur.pl wskazują, że proces – od analizy potrzeb, przez przegląd powierzchni biurowych do wynajęcia i wizyty w budynkach, po negocjacje – trwa zwykle 3–6 miesięcy, a rozmowy najlepiej zaczynać około 9 miesięcy przed końcem umowy. Przy dużych metrażach w centrum trzeba doliczyć projekt i wykonanie aranżacji, dlatego harmonogram lepiej liczyć wstecz od planowanej daty przeprowadzki. Zestawienie ofert biur na wynajem z kilku miast w jednym miejscu pozwala porównać warunki, zanim najemca usiądzie do stołu z właścicielem.

Jak właściciel biurowca poza centrum może przyciągnąć najemców

Dla właściciela starszego obiektu poza centrum spadek średniego pustostanu w Warszawie niewiele zmienia. Jego konkurencją są budynki o podobnym standardzie w tej samej strefie, oferty podnajmu i biura serwisowane, a także powierzchnie, które zwolnią się w ciągu najbliższego roku.

Rabat pomaga pod warunkiem, że budynek przejdzie wstępną selekcję. Obiekt odrzucony z powodu słabej komunikacji, przestarzałych instalacji czy braku certyfikatu nie dostanie szansy na rozmowę o czynszu. Dużo daje utrzymanie obecnych najemców: według PINK renegocjacje odpowiadały w II kwartale za 52% warszawskiego popytu, więc rozmowę o przedłużeniu lepiej zacząć, zanim najemca zleci przegląd rynku. Pomaga też jasna informacja o całkowitym koszcie najmu, łącznie z opłatami eksploatacyjnymi, bo tak najemcy porównują oferty. Gdy te działania nie wystarczają, zostaje modernizacja, repozycjonowanie albo zmiana funkcji, czyli droga, którą wybrali już właściciele budynków wycofanych w tym roku z rynku.

Projekty biurowe w budowie trafią do Warszawy dopiero w latach 2027–2028, więc podział na dwie prędkości raczej się utrwali. Najemca zyska najwięcej, gdy oceni swoją pozycję na poziomie konkretnego budynku i zacznie działać z wyprzedzeniem. Właściciel zyska najwięcej, gdy najpierw sprawdzi, czy jego obiekt w ogóle trafia na listy najemców, a dopiero potem zacznie konkurować ceną.