Najistotniejszym i najbardziej oczywistym czynnikiem w procesie wyboru miejsca jest lokalizacja biura. Ważne, by była ona dogodna zarówno dla pracowników, jak i klientów firmy. Warto zwrócić uwagę na to, czy jest dobrze skomunikowana i łatwo dostępna dla wszystkich, a także czy wokół niej znajdują się często odwiedzane miejsca, takie jak banki, restauracje czy sklepy.
Bardzo duże znaczenie w procesie wyboru biura ma czas. I to jemu właśnie należy poświęcić najwięcej uwagi. Wybór nowego miejsca pracy warto zaplanować ze sporym wyprzedzeniem zwłaszcza w umowach terminowych, które trwają 3–7 lat. Najlepiej planować nowy najem już w połowie czasu trwania bieżącej umowy najmu. Odpowiednie wyprzedzenie pozwoli na właściwe zorientowanie się w rynku biurowym, zapoznanie z jego zmianami, nowymi ofertami, które są na nim dostępne. Dobre planowanie natomiast umożliwi lepsze spenetrowanie rynku i dokładniejszą ocenę jego możliwości. Zabezpieczenie odpowiedniego czasu pozwoli też zachować czujność, dzięki której można będzie wybrać najbardziej optymalne dla firmy rozwiązanie spośród dostępnych na rynku. Z pewnością odpowiednie planowanie wpłynie na jakość wyboru.
Czas jest także ważny ze względu na okres związany z przygotowaniem biura. Dziś proces ten wydłużył się w porównaniu do wcześniejszych lat i zajmuje zwykle 4–8 miesięcy. Okres ten należy uwzględnić w harmonogramie przygotowań.
Oczywistym, ale nierzadko zapominanym działaniem jest sprawdzenie warunków obowiązującej umowy najmu i związanego z nią okresu wypowiedzenia, ponieważ często umowy przedłużane są automatycznie. Świadomość zapisów umowy jest podstawą do podjęcia odpowiednich kroków.
Wraz z rozwojem strategii dotyczących motywowania zatrudnionych niesłychanie istotny staje się sam głos pracowników, dla których miejsce pracy ma kluczowe znaczenie. Ważne jest, by przy wyborze lokalizacji poznać ich preferencje, uwzględnić oczekiwania i potrzeby. Takie podejście wpłynie pozytywnie na wzajemne relacje i motywację i z pewnością zadziała na pracowników zachęcająco. Dobra lokalizacja, atrakcyjna w odczuciu pracownika, dodatkowo może oddziaływać na motywację długoterminowo, budując swojego rodzaju przyzwyczajenie do otoczenia i możliwości pozapracowych, jakie ono daje. Zależnie od wielkości firmy warto korzystać z narzędzi, które pomogą zbadać oczekiwania pracownicze względem wyboru nowej lokalizacji.
Dobrą praktyką jest także weryfikacja aranżacji biura pod kątem stref relaksu i wypoczynku nie tylko celem jej optymalizacji kosztowej, ale także celem oceny intensywności użytkowania tych części biura. Zadaniem zarządu powinno być sprawdzenie potrzeb związanych z korzystaniem z tych powierzchni. Jeśli strefy te nie są wykorzystywane przez pracowników zgodnie z pierwotnym ich założeniem, to wówczas korzystne byłoby dopasowanie się do tego trendu. Warto przyjrzeć się sposobom korzystania z przestrzeni biurowej i tych miejsc, w których pracownicy spędzają zazwyczaj wolny czas. Według obserwacji niektórych ekspertów związanych z branżą nieruchomości komercyjnych strefy te często nie spełniają swoich wcześniejszych założeń. Korzystanie z nich przez pracowników w wielu przypadkach przestało być popularne. W takich sytuacjach warto rozważyć zmiany i zaplanować współczesną przestrzeń biurową inaczej. Rozwiązaniem może być rezygnacja z części powierzchni relaksu na rzecz powiększenia kuchni, która jest najczęstszym, naturalnym miejscem spędzania wolnego czasu. Kuchnia to także doskonałe miejsce do integracji, ponieważ konsumpcja sprzyja zachowaniu luźnej atmosfery. Kojarzy się ona także z domem. W takim swobodnym otoczeniu ludzie lubią spędzać ze sobą czas, a to sprzyja spontanicznemu nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji.
Podsumowując, wynajem powierzchni biurowej to ważna decyzja, która może wpływać na sukces firmy. Po uwzględnieniu powyższych czynników można mieć większą pewność, że wybrane biuro spełni wymagania i zapewni odpowiednie warunki pracy.
