22 PROPERTY Real Estate Magazine 1/2024 www.realestatemagazine.pl na pielęgnację zieleni wokół nieruchomości. Jeśli zakres oczekiwanych prac znacznie wykracza poza koszenie trawy i grabienie liści, wówczas należy się zastanowić, czy nie powierzyć go firmie wyspecjalizowanej w tym zakresie, chyba że firma sprzątająca korzysta z takiego podwykonawcy i jest to uzasadnione ekonomicznie. Kalkulacja kosztów Jak firmy sprzątające kalkulują koszty w ofercie na utrzymanie czystości w obiektach komercyjnych? Odpowiedź brzmi: różnie. Po pierwsze należy zwrócić uwagę, że w Polsce przelicza się koszty przez etaty, podczas gdy w zachodniej Europie liczy się metry kwadratowe. Dlaczego u nas jest właśnie taki system? Ma to uzasadnienie w historii sięgającej czasów PRL-u, kiedy to wyznawana była zasada, że im więcej ludzi, tym lepiej. Zasada ta odnosiła się zresztą nie tylko do ludzi, ale też do materiałów. Szło się w ilość, a nie w jakość. Niestety to podejście pokutuje w niektórych sytuacjach do dziś. W branży utrzymania czystości przejawia się np. w stosowaniu środków chemicznych. Nadal zdarza się nieprzeszkolony prawidłowo personel, który twierdzi, że im jest silniejsze stężenie środka, tym lepiej. Wiemy, że zwykle jest wręcz przeciwnie. Zbyt silny środek czyszczący może zrobić więcej szkód niż pożytku, a dwóch wykwalifikowanych pracowników bywa lepszych od kilku z przypadku. O tym szerzej za moment. Wróćmy do kalkulacji. Co do zasady kontrakt skalkulowany przez etaty powinien być tożsamy kosztowo z kalkulowanym przez metry. W praktyce bywa z tym różnie. Dlaczego? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba wyjść od technologii utrzymania czystości. Czym w ogóle jest technologia? W skrócie: technologia utrzymania czystości mówi co, czym i jak sprzątać, żeby to sprzątanie było skuteczne i efektywne kosztowo. Jak to działa w praktyce? By skalkulować koszt sprzątania, trzeba najpierw ustalić, który sprzęt będzie optymalny do sprzątania określonego w zapotrzebowaniu, czyli czy do danego obiektu potrzebujemy kilku dużych maszyn czyszczących czy może większej ilości mniejszych. Przy tym 1000 m2 1000 m2 nierówne. Inaczej sprząta się 1000 m2 biura, a inaczej hali magazynowej. Inaczej czyści się posadzkę epoksydowo- -żywiczną, inaczej gres, a jeszcze inaczej wykładzinę. Niewłaściwe dostosowanie sprzętu i technologii do obiektu może mieć kolosalne przełożenie zarówno na koszty, jak i na jakość usługi. Po ustaleniu ilości i rodzaju potrzebnego sprzętu oraz technologii można przystąpić do kalkulacji etatów. Nie na odwrót! Musimy wiedzieć, czym usługa będzie wykonana. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta. Co z tego, że założymy prawidłową liczbę etatów, a damy pracownikom nieodpowiednio dobrany sprzęt lub kiepskiej jakości chemię do sprzątania? Odpowiedź nasuwa się sama. Prócz sprzętu i technologii oraz etatów (osób sprzątających) przy kalkulacji należy też uwzględnić standard usługi i nadzór nad jej wykonaniem oraz szkoleń personelu. Standard usługi ma niebagatelne znaczenie, np. serwis dzienny wykonujący określone czynności jest również przewidziany na zdarzenia nieplanowane, takie jak padający śnieg/deszcz i wnoszenie go do środka na odzieży i obuwiu, rozlaną kawę, wzmożony ruch w toaletach. W obliczaniu kosztu usługi powinna także zostać uwzględniona konieczność nadzoru nad wykonywanymi pracami ze strony usługodawcy oraz szkoleń personelu. Żadna wiedza nie jest na zawsze. Pracowników należy cyklicznie szkolić, nie tylko dlatego, że zmieniają się środki czy technologia, ale również po to, żeby utrwalać w nich nawyki, dzięki którym pracują efektywniej. Nawet najlepsza ekipa sprzątająca nie będzie w stanie dostarczyć serwisu na wymaganym poziomie, jeśli nie otrzyma właściwych urządzeń i produktów. I tak koło się zamyka. Ale mamy w nim jeszcze tzw. nowe technologie wspierające pracę serwisu i jego nadzór. Nowoczesne rozwiązania wspierające usługę oraz ich realna użyteczność Na rynku istnieje wiele firm oferujących automatyzację procesów sprzątania. Dostępne są różne programy umożliwiające zdalne zarządzanie i kontrolę usługi. Na co zwrócić uwagę, decydując się na wybór któregoś z dostępnych rozwiązań? Przed zakupem produktu warto sprawdzić trzy parametry. Po pierwsze – czy jest on łatwy w obsłudze, intuicyjny. Po drugie – czy będzie kompatybilny z innym oprogramowaniem już funkcjonującym w obiekcie. Po trzecie – w jakim stopniu dane dostarczane przez oprogramowanie będą przydatne dla użytkownika: właściciela, zarządcy, kierownika technicznego, innych serwisów budynkowych, najemców. Do tego dochodzą inne istotne parametry, jak możliwość generowania raportów pod własne zapotrzebowanie, możliwość modyfikacji oprogramowania pod potrzeby klienta czy serwis, czyli tzw. obsługa posprzedażowa z momentem pojawienia się ewentualnych problemów z oprogramowaniem. Dobre jakościowo, przemyślane oprogramowanie pomoże zoptymalizować czas pracy personelu sprzątającego, podnieść standardy usługi, przekładając się nie tylko na koszty, ale również na tzw. consumer experience, czyli w tym przypadku zadowolenie najemców i innych użytkowników obiektu. Nowoczesne rozwiązania technologiczne co do zasady mają wspierać pracę ludzi, umożliwić efektywniejsze zarządzanie usługą, a często także obiektem poprzez monitoring pracy. Zdarza się, że po kilku tygodniach czy miesiącach obserwacji trendów widać, że można zredukować personel, a w jego miejsce wprowadzić nowoczesne urządzenia. Redukcja personelu jest delikatnym tematem, ponieważ zastępowanie ludzi przez maszyny zwykle pociąga za sobą wątki natury etycznej. Gdy jednak chodzi o ekonomikę usługi, to dane bywają nieubłagane i jeśli kalkulacja kosztu zakupu urządzenia i jego utrzymania pokaże, że zamiast trzech osób możemy
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==